UNIVERSIDAD DE OVIEDO Se acompaiia al presente escrito Circular de fecha 5 de noviembre de 2004, relativa a las compulsas que se realizan en esta Universidad. En Oviedo, a 8 de noviembre de 2004. Personal funcionario de Administraci6n y Servicios ‘Se rege su difuston mediante su publicecin ex los tablones de anunciosUniversipab DE Oviedo CIRCULAR Sobre las compulsas que se realizan en la Universidad de Oviedo. ANTECEDENTES El articulo 27 del Reglamento de Organizacion y Funcionamiento del Registro de la Universidad de Oviedo de 27 de junio de 2002 (BOPA, 24 de septiembre de 2002) dispone: “Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o actividad edminstrativa requieran Ja aportacién de copias compulsadas 0 cotejadas de documentos originales, el ciudadano podra ejercer su derecho a la inmediata devolucién de estas uitimos por las oficinas de Registro en las que se presenta la solictud, escrito 0 comunicacién a fa que debe acompaifar la copia compulsada, con independencia del érgano, entidad o Administracién destinataria. Las oficinas de Registro inicamente compulsarén 0 cotejarén copias de documentos originales que acompaiien escritos, solicitudes 0 comunicaciones presentadas ppor el ciudadano para su registro. Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportard, junto con el documento criginal, una copia del mismo. La oficina de Registro realizara el cotejo de los documentos y copias comprobando la identidad de sus contenidos, devolveré el documento original al ciudadano y uniré la copia, una vez diligenciada con un sello 0 acreditacién de compulsa, ala solicitud, escrito o comunicacién a los que se acomparia para su remision al destinataro. El sello 0 acreditacion de compulsa expresaré la fecha en que se practicé, asi como la identiticacién del organo y de la persona que expiden la copia compulsad Las copias compulsadas 0 cotejadas tendran la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que en ningin caso acrediten la autenticidad del documento original. Estas compulsas y cotejos de documentos seré gratuitos, salvo lo dispuesto por normas de rango legal y reglamentario.” Este precepto es desarrollado en el apartado Noveno de la Instruccion del Secretario General de fecha 3 de septiembre de 2002, por la que se clarfican algunos preceptos de la aludida disposicién reglamentaria, que establece: “El personal adscrito al Registro General y a los Registros Auxiiares, limitaran su funcién de compulse a aquellos documentos que acompafien escrifos que vayan a ser registrados. La funoién de compulsa puede ser ejercida por cualquier funcionario, en la medida en que su significacion es fa de simple comprobacién de que la copia coincide con el original, de modo que en un intento de racionalizacion, y siguiendo el crterio de la materia sobre la que verse la documentacién cuya compulsa se solcta, seran los funcionarios adserites a las Secretarias de los Centros quienes compulsen la documentacién de los estudiantes, los funcionarios adscrtos al Servicio de Gestion del PDI quienes compulsen la documentacién del PD), el personal adscrito al Servicio de Gestién de Personal quienes compulsen la documentacién del P.A.S., etc CCeulr sobre as compusas ques rea2an en l Universidad de Oviedo osri2008 1UNIVERSIDAD DE OvIEDO La Unica disposicién que hasta e! momento prevé el abono de una cantidad por la realizacion de una compulsa es el Decreto de Precios Publicos, en relacion a las compulsas que efectiian los funcionarios de las Secretarias de los Centros de documentacién de estudiantes para la realizacién de estudios, conducentes a le expedicion de ttulos oficiales de validez en todo el terrtoro nacional. En Jos demas casos, en tanto una disposicién legal 0 regiamentaria establezca otra cosa, las compulsas, como en otras Administraciones, serén gratuitas.” La puesta en vigor de los preceptos transcritos, cuyo contenido, aunque denso, no ofrece dudas, ha resucitado consultas relativas a las compulsas. No se trata de que las nuevas normas en si mismas hayan creado incertidumbre, pero siendo la accion de compulsar frecuente, y variopinta en cuanto a su objeto, y, porqué no decilo, en ocasiones tediosa, los interrogantes que han llegado a la Secretaria General son abundantes. A titulo de ejemplo: Se pregunta qué documentos se pueden compulsar, si sélo cabe hacer compulsas de documentos para trémites internos de la Universidad o si, por el contrario, cabe compulsar documentos que vayan a surtir efectos en otras Administraciones o Instituciones diferentes, si sélo pueden compulsar los funcionarios piblcos, si debe exigirse el pago de un precio por las compulsas que se efectien... Las respuestas a los interrogantes apuntados pretenden sintetizarse en las siguientes lineas, que se dirigen a quienes por su condicion algunas o muchas veces han de compulsar documentacion, Por todo lo expuesto, procedo a dictar, en ejercicio de las competencias que le atribuye a este Secretario General el articulo 63.2.4) de los Estatutos de la Universidad de Oviedo la siguiente CIRCULAR 1. Compulsar es cotejar una copia con el documento original para determinar su exacttud, aftadiendo a la misma un sello o acreditacion que dara fe de su identidad con el original. Una copia compulseda fiene la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que en ningin caso acredite la autenticidad del documento original. No debe Confundirse una copia compulsada con una copia auténtica, dado que esta Ultima no sélo acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, sino que tiene efectos cerificantes, pues garantiza la autenticidad de los datos contenidos en este iitimo. Asimismo, los efectos de las copias auténticas no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales, produciendo idénticos efectos frente a las Administraciones Pilblicas y los teroeros. 2. La tarea de compulsa en tanto tarea administrativa comesponde a los funcionarios publicos, si bien determinadas autoridades 0 cargos de responsabilidad de la Universidad pueden compulsar copias de documentos por razon de ostentar dicha condicién, aunque carezcan de lade funcionario pilblica 3, Las compulsas que deben ser realizadas por el personal adscrito a las oficinas de Registro Se refieren exclusivamente a aquella documentacion que los interesados desean acompaftar a un escrito que va a ser objeto de registro, Estas compulses son gratuites, Circular sobre fas compulas que serealzan en le Universita de Oviedo ost 2004