Gestão de contratos:

como garantir eficiência e

agilidade com o apoio
da tecnologia

Gestão de contratos: como garantir eficiência e agilidade com o apoio da tecnologia 1

 Sumário
. Introdução

1. A importância da tecnologia 2. Como a tecnologia pode

para a inovação na área apoiar a gestão de contratos
jurídica

3. O que considerar em uma 4. Passos para uma gestão de

solução de gestão de contratos eficiente
documentos

. Conclusão

. Sobre a Teclógica

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 Introdução
Já reparou que, em algumas empresas, as mesas estão sempre lotadas de
papéis? Ou que existem salas e espaços enormes para arquivar documentos? No
meio disso, estão documentos importantes que, se perdidos, podem trazer muita
dor de cabeça para qualquer negócio.

Isso ocorre porque a gestão de contratos é ainda um grande desafio para as

empresas. Muitas desconhecem o ciclo de vida de um contrato e não contam com
um fluxo de trabalho bem definido, nem mesmo uma solução para o controle e a
atualização de documentos jurídicos.

De acordo com a Agência Nacional de Gestores de Contratos (ANGC),

cerca de 90% das empresas ainda utilizam apenas o e-mail para gerir seus
documentos. Em 75% delas, nenhuma metodologia é utilizada.

Sabemos que a gestão de contratos é um processo fundamental para o meio

corporativo. Afinal, ela garante que empresas e parceiros mantenham uma
relação saudável com o cumprimento de suas obrigações, além de representar
uma segurança jurídica para as partes envolvidas. Dessa forma, uma gestão
ineficiente é um grande risco para a administração empresarial.

Neste material, vamos mostrar como a tecnologia contribui para a inovação

empresarial e a gestão de documentos jurídicos, além de oferecer dicas práticas
para escolher uma solução tecnológica certeira e gerenciar contratos de modo
eficiente.

Boa leitura!

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 1. A importância da tecnologia para
a inovação na área jurídica

Inovar na advocacia inclui pensar em novas formas de se relacionar com clientes

e em novas práticas de trabalho colaborativas, que se traduzam em agilidade nos
processos. Isso tudo sem abrir mão da segurança que o relacionamento entre clientes e
advogados exige.

A inovação assume o significado de inovar em sua essência, ou seja, atribuir uma nova
perspectiva ou solução para algo já existente. Atividades como redação, aprovação
e assinatura de contratos, cartas e procurações são algumas que fazem parte do
cotidiano dos advogados e que podem se beneficiar dessa cultura de inovação.

De fato, administrar diariamente um grande número de documentos é um desafio. Por

isso, os escritórios de advocacia e setores jurídicos devem ficar atentos aos avanços
tecnológicos e buscar mais eficiência no atendimento aos clientes e às demandas
cotidianas.

Neste mercado cada vez mais competitivo, as inovações tecnológicas auxiliam a

otimizar todos esses processos, visando agilidade e cumprimento de prazos com
eficiência. Afinal, tempo é um recurso valioso para todos os profissionais, especialmente
da área jurídica.

2. Como a tecnologia pode apoiar

a gestão de contratos

Para ter um escritório ou departamento jurídico competitivo, é preciso ser ágil e

eficiente, com competência para resolver as demandas dos clientes. Ao unir tecnologia,
conhecimento e experiência, você estará com certeza no caminho certo!

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 Confira alguns processos importantes que podem
se beneficiar do apoio da tecnologia:

Aplicação do CLM
(Contract Lifecycle Management)
É essencial que toda a equipe envolvida conheça o ciclo de vida dos contratos.
Manualmente, porém, todo este processo acaba se tornando moroso. Muitas vezes, os
prazos definidos ou planejados para cada fase não são cumpridos. Aqui a tecnologia
entra como uma ferramenta de apoio, deixando de lado os processos antes definidos
apenas em papel.

O armazenamento — especialmente na nuvem — é outra vantagem da tecnologia

aplicada ao CLM, já que evita perdas de materiais e mantém um histórico completo das
documentações e de cada etapa do ciclo de vida do contrato.

Definição do fluxo de trabalho

Aprovações, revisões e prazos podem ser definidos dentro do sistema e atribuídos aos
responsáveis. Isso garante que os prazos serão cumpridos, já que há mais clareza no fluxo
e concentração do trabalho em uma única plataforma.

Com um sistema de gestão de contratos, é possível ainda mensurar e acompanhar

melhor o Acordo de Nível de Serviço (SLA). A tecnologia torna mais fácil medir os
indicadores de performance e reduzir riscos, atrasos ou outras questões que precisem ser
tratadas com antecedência.

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 Controle de KPIs para a gestão de contratos
Os indicadores de performance da área da gestão de contratos irão apoiar os gestores
na tomada de decisões para a melhoria do trabalho.

Métricas, como eficiência no ciclo de vida do contrato, precisam fazer parte da rotina. É
importante lembrar que os KPIs estão relacionados a um número e um prazo, por isso é
preciso contar com dados confiáveis para a mensuração do trabalho.

Otimização do espaço de armazenamento

Seja em ambiente físico ou mesmo no e-mail, as documentações acabam ocupando
espaço ou se perdem.
Neste caso, a tecnologia, através de sistemas na nuvem, mantém os materiais em
ambiente seguro, com fácil acesso e disponível online.

Alinhamento de toda Segurança das

a equipe
Quando a gestão de contratos ocorre
em um local que não é dedicado a
isto, ou mesmo de forma física, há uma
grande chance de que versões diferentes
do documento estejam tramitando.
Isso reduz a segurança, bem como a
agilidade na execução das etapas de
aprovação.
Um sistema dedicado a este trabalho
traz mais clareza e controle em relação
a versões, além de indicação de
responsáveis por cada etapa, acabando
com este problema.
informações
A tecnologia pode apoiar sua empresa a
criar uma política de acesso mais clara.
Apenas quem realmente pode acessar
determinados arquivos contará com
login, por exemplo, para entrar em um
ambiente online.
Outro benefício é que um sistema
de gestão de contratos pode ser
configurado de acordo com a
necessidade da empresa. O gestor pode
definir o perfil dos acessos, liberando
apenas as informações necessárias para
cada etapa.

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 Relacionamento com o cliente

Com uma gestão eficiente de contratos e o apoio da tecnologia, é possível

realizar não só uma avaliação permanente da performance da equipe
como também mitigar riscos para evitar problemas futuros. É também uma
segurança para que toda a equipe esteja alinhada em relação às últimas
negociações e cláusulas estabelecidas.

Ao adotar, por exemplo, uma solução exclusiva para a gestão de

contratos, os envolvidos conseguem aplicar de forma otimizada e
bem direcionada processos de feedback com clientes, fornecedores e
parceiros, para então melhorar o trabalho como um todo.

Outros benefícios

De modo geral, as tecnologias auxiliam na reestruturação do fluxo de

trabalho, na automação de tarefas e na redução do tempo gasto na
gestão de documentos. Tudo para que os advogados possam se dedicar
ainda mais a outros processos em andamento.

Nesse sentido, é possível mencionar vários outros benefícios de uma gestão

de documentos jurídicos feita por meio de softwares específicos. Veja:
• Redigir os documentos de forma colaborativa entre advogado e cliente;
• Evitar o acúmulo e a duplicidade de documentos;
• Minimizar riscos de extravio;
• Diminuir as chances de perdas e retrabalhos;
• Facilitar e agilizar a localização dos itens sempre que necessário;
• Evitar que alguma etapa do processo fique parada em um setor ou em um
profissional específico;
• Otimizar a gestão das áreas administrativa, jurídica, de suprimentos e outras.

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 3. O que considerar em uma solução
de gestão de documentos

A gestão de documentos jurídicos (como contratos, cartas e procurações) muitas vezes

envolve várias partes da instituição e até mesmo escritórios jurídicos terceirizados. Por
isso, você deve considerar uma solução que garanta o cumprimento de prazos, promova
o alinhamento da equipe e torne os processos de aprovação mais simples.

Descubra alguns fatores que você deve analisar ao escolher uma tecnologia para gestão
de contratos:

Mobilidade Facilidade de uso

Verifique se o software que você Opte por ferramentas que não precisem
está avaliando é 100% online e se tem ser instaladas e sejam fáceis de usar.
acesso via dispositivos móveis, como
smartphones e tablets. Lembre-se de que não são só os
profissionais do escritório que irão
Cada vez mais, o home office e a utilizar essa tecnologia. Todas as partes
descentralização dos espaços de que revisam, aprovam e assinam os
trabalho vão exigir ferramentas que documentos precisam ter acesso ao
acompanhem os profissionais onde software do seu escritório e saber utilizá-
estiverem. lo. Se a ferramenta for muito complicada,
não terá adesão.
Segurança
Verifique se o software que você está avaliando é 100% online e se tem acesso via
dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

Cada vez mais, o home office e a descentralização dos espaços de trabalho vão exigir
ferramentas que acompanhem os profissionais onde estiverem.

Personalização
É importante que o software de gestão de documentos jurídicos tenha a possibilidade de
construir documentos sob medida para cada necessidade, com um editor de texto fácil de
ser utilizado.

Dois pontos importantes são a possibilidade de inserção de imagens e gráficos e a

habilidade de correção de texto em diferentes idiomas. É fundamental também avaliar se o
software permite a inclusão de anexos, minutas, aditivos e outras mudanças.

Acompanhamento e controle
Um bom software de gestão de documentos jurídicos deve permitir a visualização prática do
fluxo de aprovação: onde o documento está parado, por onde já passou e por quais pessoas
ainda deverá ser validado.

É importante ainda que o sistema seja capaz de armazenar o histórico de tudo o que
aconteceu com o contrato ou os demais documentos durante esse processo: quem realizou
determinada tarefa, quando a realizou e se todas essas ações foram validadas pelas
pessoas responsáveis. Isso permitirá avaliar as ações e garantir que o prazo máximo para
cada etapa seja respeitado.

O processo de vigência também deve ser controlado pelo sistema. Assim, é possível
monitorar datas importantes e receber avisos sobre períodos de renovação e rescisão, além
de registrar mudanças relacionadas aos valores e acréscimos de aditivos.

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 4. Passos para uma gestão
de contratos eficiente

Agora que você já sabe como escolher a solução de gestão de contratos ideal para o
seu negócio, fica mais fácil organizar os documentos jurídicos da sua empresa de forma
simples, garantindo mais tranquilidade no dia a dia.

Veja algumas dicas para colocar em prática uma rotina mais otimizada e eficiente:

Priorize a organização
Os contratos são elementos importantes para coordenar o relacionamento entre
empresa e parceiro. Ao longo de todo o período de parceria, é normal ter mudanças
de cláusulas e aditivos, o que certamente aumenta a quantidade de papel, dificulta a
armazenagem e a consulta dos documentos.

Dessa forma, a tecnologia pode ser uma grande aliada da empresa. Um software, por
exemplo, pode ajudar no arquivamento desses contratos. Assim, é possível encontrar
com facilidade os documentos necessários e agilizar novas negociações ou até mesmo
possíveis pendências entre as partes.

Automatize o fluxo de trabalho

Quem trabalha com gestão de contratos sabe que a formulação de um documento
demanda tempo e costuma envolver diversas partes. Um contrato, por exemplo, pode
passar pelas mãos de diretores, gestores de suprimentos, responsáveis pela área
financeira e advogados de todas as partes envolvidas. Quando baseado em troca de
e-mails e papéis, esse processo torna-se ainda mais moroso.

Para deixar o trabalho mais rápido e evitar que prazos sejam perdidos, a melhor
alternativa é automatizar esse processo. Nesse caso, a tecnologia pode ser usada para
criar um ambiente integrado ao qual todos os envolvidos tenham acesso, agilizando as
etapas de elaboração, correção, consideração e aprovação do contrato.

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 Acompanhe a questão financeira
Além dos prazos — que podem envolver a quantidade de
mercadorias fornecidas —, também é preciso ficar atento aos
aspectos financeiros do contrato. Nele podem estar definidos
prazos de pagamento para entrega de mercadorias ou garantias
monetárias para o cumprimento de acordos comerciais.

Assim, é preciso acompanhar de perto o cumprimento dessas

cláusulas para evitar dívidas ou problemas desnecessários. Mais
uma vez, é importante utilizar ferramentas que permitam o rápido
acesso a documentos, facilitando seu acompanhamento.

Fique atento à renovação

Contratos chegam ao fim. Nesse momento, é preciso decidir pelo
encerramento do vínculo ou pela renovação da parceria. É a
melhor forma de garantir uma transição tranquila e certificar-se
de que todas as etapas foram cumpridas pelas partes.

Além disso, na hora de encerrar ou renovar o contrato, não se

esqueça de anexar o antigo documento. Com tudo assinado,
armazene o documento (em meio digital, por exemplo) e
deixe-o sempre disponível caso aconteça alguma ação judicial
inesperada.

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 Conclusão
Para ter mais eficiência na geração e na automatização de contratos, a utilização de um
sistema de gestão contribui com maior controle e segurança para as partes envolvidas.
Sem falar na agilidade que traz para o processo, desde a criação até a assinatura de um
contrato.

Assim, o uso da tecnologia permite à equipe criar documentos padronizados, para

serem usados por qualquer pessoa que precise de contratos, aditivos, procurações
etc. Além disso, documentos disponíveis eletronicamente podem ser acessados pelos
colaboradores da empresa, que, seguindo as minutas, conseguem elaborar seus arquivos.
Posteriormente, os advogados validam o conteúdo e liberam sua impressão.

O resultado é um maior controle na elaboração e na aprovação de contratos e aditivos,

além de agilidade na manutenção dos documentos e na realização de controle eletrônico
dos contratos e da sua vida útil. Outro ganho importante é a redução significativa dos
custos que envolvem horas de trabalho e imprevistos com possíveis ônus ocasionados
por uma gestão falha de contratos.

A partir desses pontos, podemos ver como as novas tecnologias auxiliam na identificação
de pontos de gargalo dentro das empresas. Afinal, elas permitem avaliar onde há
necessidade de melhorias para que o fluxo de trabalho volte à normalidade.
É fundamental, portanto, escolher corretamente a sua tecnologia para a gestão de
documentos jurídicos, buscando tornar o processo de aprovação cada vez mais
transparente e apoiar o controle de custos na empresa.

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 Sobre a Teclógica
Fundada há mais de 20 anos, a Teclógica é uma empresa especializada na Gestão de
TI e Negócios. Oferecemos ao mercado serviços de desenvolvimento e gerenciamento
de aplicações, além de produtos para os mais diferentes segmentos, como construção
civil, comunicação corporativa e gestão de contratos. Com sede em Blumenau (SC), a
empresa atua em todo o território nacional e na América Latina.

Mais do que tecnologia de informação, a Teclógica é o resultado de compromisso,

dedicação, relacionamento e excelência.

Conheça nosso trabalho

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