Prof. Dr. Ir. Musa Hubeis, MS, Dipl.

Ing, DEA
 Dokumentasi SMM
Struktur Dokumen SMM – Yang umum dibuat

PEDOMAN
Level I MUTU
Kebijakan

Acuan kerja
Level II PROSEDUR SISTEM
sistem

Level III PROSEDUR OPERASIONAL/ Acuan kerja

INSTRUKSI KERJA operasional

• Rekaman
Level IV FORMULIR
• Data

ISO 9001: 2008 tidak mengatur struktur baku dokumen !!!

Dokumentasi SMM
Jenis-jenis dokumen SMM – Formulir-formulir

Merupakan pendukung pelaksanaan prosedur atau Instruksi

Kerja
Formulir yang telah diisi disebut Rekaman mutu dan diperlukan
sebagai bukti dilaksanakannya Prosedur atau Instruksi Kerja
ISO 9000 merupakan tantangan bagi perusahaan, Why?

Karena kurang akrabnya perusahaan dengan konsep di bawah ini :

• Penciptaan struktur manajemen
• Penetapan persyaratan
• Persetujuan & perumusan prosedur
• Pengambilan tindakan koreksi
• Pelaksanaan audit internal
• Kecendurungan Th- 90-an
Standardisasi dan sistem nasionalnya
• Keterkaitan antar industri
• Keterkaitan secara internasional

• Pengakuan antar negara

• Kegiatan standardisasi regional
• Harmonisasi Standar
• Standar Internasional

• Memperbaiki kualitas hidup masyarakat

• Masalah Lingkungan hidup dunia
• Perkembangan IPTEK
• Sertifikasi, Akreditasi dan Mutu
• Pengendalian Mutu
Pemahaman mengenai mutu sbg proses inspeksi yang mengambil tempat
persis sebelum pelanggan menerima barang/jasa

• Pemastian Mutu
Konsep Mutu sbg sesuatu yang menggerakkan kerja dari organisasi mulai
dari awal sampai akhir

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Gb. Segitiga Sistem Perencanaan & Kebijaksanaan

Manajemen Mutu Tk 1
Tk II Manajer & Prosedur
Tk III Tugas
• PERENCANAAN DAN KEBIJAKSANAAN
TK. Perencanaan & pembuatan kebijakan dari organisasi di mana
keputusan strategi dibuat ( mengenai arah, maksud, dan organisasi)
> Manajer senior

• MANAJER DAN PROSEDUR

Menginterprestasikan kebijakan mutu dan mengembangkan prosdur yang
dapat digunakan oleh setiap orang/staf
> Manajer Operasional

• TUGAS
Dilaksanakan oleh pekerja, yang akan mengikuti prosedur dari kebijakan
yang telah dibuat.
 IMPLIKASI SMM + MMM

Gb. Manual manajemen mutu

untuk Dokumentasi SMM Manual kebijakan Mutu
Tk 1

Tk II Manual Prosedur Mutu

Tk III Referensi tempat kerja

Keterangan :
Bagian yang di arsir adalah dokumentasi yang terdapat pada
Manual manajemen mutu
• Manual Kebijakan Mutu
Mencangkup seluruh kebijakan mutu dan rencana yang
datang dari pucuk pimpinan
• Manual Kebijakan Mutu
Mencangkup semua prosedur yang dikembangkan dan
diterapkan di tk madya dalam organisasi ( Manual
Operasi/ Prosedur Manajemen)
Dokumentasi SMM
Jenis-jenis dokumen SMM – Prosedur Sistem

ISO 9001: 2008 mensyaratkan 6 prosedur sistem untuk:

1. Pengendalian Dokumen
2. Pengendalian Rekaman Mutu
3. Audit Internal
4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai
5. Tindakan Koreksi
6. Tindakan Pencegahan

Prosedur sistem biasanya mengatur kegiatan yang

melibatkan lebih dari satu bagian/departemen dari
organisasi
Dokumentasi SMM
Jenis-jenis dokumen SMM – Dokumen non-prosedur

1. Kebijakan Mutu

2. Sasaran Mutu

3. Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab fungsi-

fungsi kunci dalam SMM

4. Interaksi antara proses – proses yang terkait

dengan SMM

5. dll
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM

Tahap penyusunan dokumen SMM

Pembentukan tim penyusun dokumen SMM
Perencanaan penyusunan dokumen SMM
Persiapan penyusunan dokumen SMM
Penyusunan dokumen SMM
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM

1. Pembentukan tim penyusun dokumen SMM

 Melibatkan personil yang secara langsung terlibat dalam
pelaksanaan pekerjaan
 Penyusunan pedoman mutu : Dikoordinir oleh Manajemen
 Penyusunan Prosedur: Melibatkan departemen/bagian terkait
 Tim terdiri dari wakil setiap bagian/departemen & dikoordinir
oleh wakil manajemen
 Setiap anggota tim diberi pelatihan yang memadai
 Pelatihan Interpretasi ISO 9001 : 2000
 Pelatihan Penyusunan Dokumen SMM
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM

2. Perencanaan penyusunan dokumen SMM

 Harus mendapatkan dukungan manajemen; komitmen,
keuangan, waktu, sumber daya
 Tetapkan:
 Tujuan penerapan SMM
 Jadwal penyelesaiannya
 Kebutuhan sumber daya; anggaran, personil, fasilitas
 Tugas dan tanggung jawab setiap anggota tim
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM

3. Persiapan penyusunan dokumen SMM

 Identifikasi standar dan persyaratan yang akan diacu oleh SMM
 Tetapkan ruang lingkup kegiatan yang akan dicakup dalam SMM
 Identifikasi aturan organisasi dalam sistem dokumentasi (jika ada)
 Identifikasi prosedur relevan yang sudah ada
 Tetapkan struktur dokumentasi, pengelompokan dokumen
menurut level-nya dan keterkaitan diantaranya
 Tentukan format dokumen SMM yang akan dibuat
 Tentukan tatacara identifikasi dokumen SMM yang akan dibuat;
biasanya penomoran merupakan cara yang efektif
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM
4. Penyusunan dokumen SMM
 Tetapkan kegiatan yang akan didokumentasikan
 Tetapkan cara penulisan dokumen; uraian kalimat atau diagram alir
atau gambar atau checklist atau kombinasi diantara keempat cara
 Buat urutan dan hirarki dokumen
 Buat draft dokumen yang diperlukan
 Komunikasikan kepada fungsi terkait untuk mendapatkan umpan
balik
 Perbaiki draft dokumen dan lakukan uji coba dokumen
 Simpulkan cara terbaik untuk dokumentasi
 Lakukan penyempurnaan dokumen berdasarkan hasil uji coba
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM – Penyusunan Pedoman Mutu

1. Rancang kerangka, format dan struktur pedoman mutu

2. Tunjuk penanggung jawab penyusun pedoman mutu
3. Tafsirkan persyaratan standar ISO 9001: 2000 dan rumuskan
kebijakan organisasi untuk tiap elemen kunci standar
4. Identifikasi personil yang tepat untuk menyusun uraian kebijakan
organisasi atas tiap elemen kunci standar
5. Susun konsep pedoman mutu
6. Lakukan tinjauan atas konsep yang telah dibuat
7. Perbaiki konsep berdasarkan hasil tinjauan
8. Terbitkan pedoman mutu
 AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN

Mulai

Dosen 1 1 )
Persensi/Daftar Hadir
Mengambil Daftar Hadir di
loker masing-masing Dosen

Dosen 2

Mengidentifikasi keperluan
penggunaan perangkat media

3
Tidak
Setuju?

Ya

Dosen/Mahasiswa 4 4) Formulir/buku
Meminjam perangkat multi peminjaman alat
media ke bagian peminjaman
Ya

Dosen/Mahasiswa 5 5) Kegiatan belajar

mengajar :
Melakukan kegiatan belajar · Kegiatan pra
mengajar pembelajaran
· Penyampaian materi
· Evaluasi
· Penutup
Dosen/Mahasiswa 6
Mengembalikan perangkat
media dan presensi

Petugas Tata Usaha 7 7)

Persensi/Daftar Hadir
Mengarsipkan Presensi/
Daftar Hadir

Selesai
 DOKUMEN
NO. URAIAN KEGIATAN PELAKSANA
TERKAIT

4.1 Identifikasi Ketidaksesuaian

4.1. Setiap terjadi ketidaksesuaian baik produk maupun proses Seluruh Pegawai Laporan
1 harus segera dilaporkan kepada Koordinator Satuan Tindakan
Pendidikan dan /atau wakil manajemen. Perbaikan
Catatan: Ketidaksesuaian dapat terjadi karena keluhan dan
pelanggan, produk yang tidak sesuai dengan Pencegahan
persyaratan, dan sumber-sumber ketidaksesuaian
lainnya yang dapat menyebabkan menurunnya mutu
produk.
4.2 Tindaklanjut atas Ketidaksesuaian

4.2. Wakil Manajemen memastikan dilakukannya peninjauan atas Wakil Manajemen Laporan
1 ketidaksesuaian yang dilaporkan, bila diperlukan dapat Tindakan
mengundang penanggung jawab area dan/atau personal Perbaikan
dari bagian terkait. dan
Pencegahan

4.2. Hasil peninjauan ini harus dapat menentukan penyebab dari Wakil Manajemen Laporan
2 ketidaksesuaian yang terjadi telah teridentifikasi dengan Tindakan
jelas dan tepat. Perbaikan
dan
Pencegahan
4.2. Wakil Manajemen beserta dengan bagian terkait harus Wakil Manajemen Laporan
3 memastikan tindakan apa yang harus dilakukan untuk Tindakan
menyelesaikan ketidaksesuaian yang terjadi dan Perbaikan
memastikan penerapannya. dan
Pencegahan
DIAGRAM RINCIAN PROSEDUR PERIJINAN BP2T
PENETAPAN
VERIFIKASI

PEMBUATAN
PERMOHONAN DAN
SEKSI

VERIFIKASI DRAFT SK DAN

CEK KELENGKAPAN HASIL NOTA DINAS
&

LAPANGAN
PENDAFTARAN

IDENTIFIKASI PENYERAHAN BERKAS

SEKSI

DATA & MENCETAK PEMOHON

PENDAFTARAN TANDA TERIMA
PEMOHON
PELAYANAN

PENYERAHAN BERKAS
SEKSI

VERIFIKASI MENGISI
REKOMENDASI PEMOHON
BERKAS LEMBAR
PERIJINAN
PEMOHON KONTROL
WASDAL

MENYIAPKAN PENCETAKAN
BERKAS VERIFIKASI & PENINJAUAN VERIFIKASI PENYERAHAN
PETUGAS INPUT HASIL &
PEMOHON AUTORISASI LANGSUNG HASIL BERKAS
PENINJAU DATA AUTORISASI
SURAT PERINTAH LAPANGAN PENINJAUAN
HPL
SEKRETARIAT

KEARSIPAN

PENANDATANGANAN &
&

PENYERAHAN PENOMORAN PENETAPAN

& SEKBAN DAN KABAN
PENGARSIPAN