MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Bogotá D.C., Septiembre de 2017

Código: D-DS-ME-PD-00-01 Versión: 01

Fecha de actualización: Rige a partir de su publicación en el SIG.
CONTENIDO

1. OBJETIVO DEL MANUAL SIG

2. ¿QUÉ ES EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL?
3. MARCO ESTRATÉGICO DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL (MEN)
4. PROPÓSITO SUPERIOR 2025
5. VISIÓN Y MISIÓN
6. VALORES
7. MAPA DE ACTORES DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
9. INTEGRACIÓN DEL SGC EN EL COMPONENTE OPERATIVO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN VERSIÓN 2
10. DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MEN
11. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MEN
12. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MEN
13. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MEN
14. RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MEN
15. MAPA DE MACROPROCESOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN
16. MACROPROCESOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN
17. SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL MEN
18. ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL MEN
19. PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
20. ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE MACROPROCESOS DEL MEN VS. REQUISITOS DE LOS MODELOS REFERENCIALES
21. ANEXO 2. REDISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SIG AL MAPA DE PROCESOS 2016-2017

0
OBJETIVO

• El presente manual tiene como objetivo describir el Sistema

Integrado de Gestión del Ministerio de Educación Nacional,
herramienta al servicio del cumplimiento de los requisitos de
las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, el
Decreto 1072 de 2015 para el SGSST y el Decreto 1078 de
2015 y Decreto 2573 de 2014 para el SGSI; así como su
aplicación y articulación con el Modelo Estándar de Control
Interno (MECI), con un enfoque orientado hacia los clientes
internos y externos del Ministerio.

1
¿QUÉ ES EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL?

El Ministerio de Educación Nacional es una entidad

pública, ente Rector del Sector Educación del Estado
Colombiano, creado mediante la ley 7ª de agosto 25
de 1886, identificado con el nombre de Ministerio de
Educación Nacional, según lo dispuso la Ley 56 de 1927
y cuyas funciones se señalan en el Decreto 5012 del 28
de diciembre de 2009 y el decreto 854 de 2011, y las
señaladas por la Ley.

Tomado de la Página Web del

Ministerio

2
MARCO ESTRATÉGICO DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL (MEN)

«El marco estratégico del Ministerio de Educación para el período 2015-2025

establece la estructura que permitirá avanzar hacia lograr que Colombia sea el
país más educado de América Latina, y alcanzar los objetivos estratégicos del
cuatrienio en materia educativa plasmados en el Plan Nacional de Desarrollo
2014-2018, Todos por un nuevo País, Paz, Equidad y Educación. Bajo este
marco, el presente documento define el propósito superior de la entidad al
2025, su visión y la del sector educativo al 2018, la ratificación de la misión y la
definición de principios de acción, objetivos estratégicos, iniciativas,
programas y proyectos del ministerio»

Tomado de la Página Web del

Ministerio

3
PROPÓSITO SUPERIOR 2025

"Colombia será el país más educado de América Latina en el

2025": En el 2025 Colombia tendrá un sistema de educación
de alta calidad para todos. La educación generará igualdad
de oportunidades y desarrollo económico, permitiendo la
transformación social del país, mayor equidad y la
consolidación de la paz. Participarán de este proceso -en el
cual la Educación será la principal prioridad nacional- los
padres de familia, los niños y jóvenes, profesores, gobierno,
y la sociedad civil. Habrá una financiación adecuada para
tener la mejor educación de América Latina.

Tomado de la Página Web del

Ministerio

4
VISIÓN Y MISIÓN

VISIÓN
En el 2018, el Ministerio de Educación es la entidad líder del Gobierno Nacional, con reconocimiento internacional, que atrae
a los mejores talentos y está 100% orientada a hacer de Colombia el país más educado de América Latina en el 2025. Es una
entidad innovadora, creativa, eficiente, generadora de investigación y conocimiento para el país y para el mundo. Es una
entidad ejemplar por su ejecución.
Este propósito se logrará gracias a la renovación de una cultura organizacional que le ha apostado a una estructura de trabajo
más flexible y horizontal, donde es posible equilibrar vida y el trabajo y donde prima la confianza y el compañerismo.
Sus funcionarios se sienten orgullosos y felices de trabajar en el MEN para lograr una mayor productividad y eficiencia.
Promueve un balance entre la vida personal y profesional de sus funcionarios, con un ambiente organizacional moderno,
incluyente y generador de espacios y sentimientos de bienestar. Todo esto la convierte en la entidad más deseada para
trabajar.

MISIÓN
Lograr una educación de calidad, que forme mejores seres humanos, ciudadanos con valores éticos, competentes, respetuosos de lo
público, que ejercen los derechos humanos, cumplen con sus deberes y conviven en paz. Una educación que genere oportunidades
legítimas de progreso y prosperidad para ellos y para el país.

Lograr una educación competitiva, pertinente, que contribuya a cerrar brechas de inequidad y en la que participa toda la sociedad.

5
VALORES

VALORES INSTITUCIONALES DE
VALORES DEL CÓDIGO DE INTEGRIDAD
AMBIENTE LABORAL - MEN

Mística: Sentido y amor por

lo que hacemos.

Respeto: Fundamental para

Confianza: Creer en los
generar un ambiente
demás, confiar en nuestro
trabajo y en nuestros laboral armónico, en el que
se reconozca y comprenda al
grupos de interés.
otro.
Tomado del DAFP

6
MAPA DE ACTORES DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

7
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Decreto
5012 de
2009

8
INTEGRACIÓN DEL SIG EN EL COMPONENTE OPERATIVO DEL MODELO
INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN VERSIÓN 2

«El Sistema de Gestión, creado en el

artículo 133 de la Ley 1753 de 2015,
que integra los Sistemas de Desarrollo
Administrativo y de Gestión de la
Calidad, es el conjunto de entidades y
organismos del Estado, políticas,
normas, recursos e información. cuyo
objeto es dirigir la gestión pública al
mejor desempeño institucional y a la
consecución de resultados para la
satisfacción de las necesidades y el goce
efectivo de los derechos de los
ciudadanos. en el marco de la legalidad
y la integridad.»

Decreto
1499 de
2017

9
DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MEN

El Sistema Integrado de Gestión- SIG, es la

MODELO INTERNO DE PLANEACION ESTRATEGICA
armonización de los Macroprocesos del MEN, (MIPE)
los cuales de manera interrelacionada Sistema Gestión Sistema Gestión de
garantizan a través de su planeación, ejecución Seguridad de la la Calidad (SGC)
y control, el cumplimiento de todos los Información
requisitos externos, internos y legales que (SGI)
aplican a la entidad, logrando ISO
permanentemente el mejoramiento del ISO
27000 9001
desempeño institucional, demostrado en el
cumplimiento de los objetivos y en la SISTEMA
INTEGRADO
generación de confianza con el enfoque DE GESTION
permanente de la optimización de los servicios (SIG)
y resultados del MEN. El SIG ha permitido de Decreto 1072 –
manera contundente enfocar los esfuerzos y OSHAS 18001 ISO
resultados hacia los servicios, a través de la 14000
eficiencia permanente de sus macroprocesos,
proyectos y programas. Sistema Gestión Salud
Sistema Gestión
y Seguridad en el
Ambiental (SGA)
trabajo (SSST)
Aprobado
Resolución MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
9862 de
2017 (MECI)
10
ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
DEL MEN

ALCANCE DEL SIG

El alcance del Sistema Integrado de Gestión cubre

todos los macroprocesos definidos por Ministerio EXCLUSIONES
de Educación Nacional. El alcance se establece, así:
NTC ISO 9001:2008: No aplican exclusiones.
«Diseño y prestación de Servicios en Definición de
Políticas y Normatividad, Desarrollo de Proyectos, NTC ISO 14001:2004: No aplican exclusiones.
Asistencia Técnica, Distribución y Seguimiento de
Recursos Financieros, Suministro y Divulgación de Decreto 1072 de 2015: No aplican exclusiones.
información, para el fortalecimiento de la
Educación en Colombia. También el servicio de Decreto 1078 de 2015: No aplican exclusiones.
Atención de Trámites de Aseguramiento de Calidad
para la Educación Superior». Decreto 2573 de 2014: No aplican exclusiones.

El SIG se
implementa en
todas las sedes
físicas del MEN

11
POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MEN

La política del SIG se desarrollará a través de los siguientes

• El MEN se compromete a modelos referenciales:
implementar, sostener y mejorar
continuamente el SIG, articulando
sus procesos de manera armónica
y complementaria; para dar Calidad
cumplimiento a los requisitos del
Modelo Integrado de Planeación y
Gestión y demás normatividad
legal aplicable, con el fin de
Seguridad y
garantizar la eficacia, eficiencia, Salud en el
Ambiental
efectividad y el respeto por el Trabajo
medio ambiente en el logro de los
objetivos institucionales y la
satisfacción del cliente y partes
interesadas. Seguridad
Control
de la
Interno
Información
Aprobado
Resolución
SIG 2017

12
POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MEN

• Diseñando y ejecutando estrategias que satisfagan las necesidades de los grupos de interés, prestando servicios que
Calidad cumplen con los estándares definidos y que contribuyan al cumplimiento de la misión y visión del Ministerio.

• Orientado a mejorar el desempeño ambiental de la entidad, contribuyendo a la protección del medio ambiente, la
prevención de la contaminación ambiental por medio de la identificación de aspectos que pueden producir impactos
Ambiental significativos, el establecimiento de controles operacionales que permiten responder a la entidad a las condiciones
ambientales cambiantes, mejorando su desempeño en cumplimiento de las obligaciones legales.

Seguridad y Salud en • implementando ambientes de trabajo en condiciones de seguridad para el bienestar de las personas, gestionando los
riesgos cuyo impacto se vea reflejado en la salud de los colaboradores y ejecutando actividades para la prevención de
el Trabajo acciones y enfermedades de origen laboral.

• Identificando y minimizando los riesgos a los cuales se expone la información, garantizando la confidencialidad, integridad
Seguridad de la y disponibilidad de la misma en la entidad; orientada a la continuidad de las operaciones del Ministerio de Educación
Nacional, la administración de riesgos y la consolidación de una cultura de seguridad garantizando el cumplimiento de los
Información requisitos legales y contractuales vigentes.

• Implementar acciones encaminadas al desarrollo de los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación por
Control Interno medio de la gestión de riesgos y auditorías internas, con el fin de prevenir desviaciones y la implementación de mejoras de
forma oportuna.

Aprobado
Resolución
SIG 2017
13
OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MEN

• Aumentar los niveles de satisfacción del cliente y partes interesadas.

• Fortalecer la prestación de los servicios orientados al mejoramiento de la cobertura, calidad, eficiencia
y pertinencia de la educación.
• Fortalecer el desempeño de los macroprocesos y procesos establecidos en el Ministerio de Educación
Nacional.
• Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol y de evaluación para garantizar la mejora
continua.
• Mejorar el desempeño ambiental en cumplimiento de las obligaciones legales y otras aplicables;
previniendo la contaminación y contribuyendo a la protección del medio ambiente.
• Proteger la seguridad y salud de los servidores y colaboradores del Ministerio de Educación Nacional,
previniendo enfermedades y accidentes laborales y promoviendo hábitos de vida saludables.
• Proteger los activos de información de amenazas internas y externas que puedan afectar la privacidad,
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Ministerio.
• Facilitar el cumplimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y la mejora en los resultados
de los índices de buen gobierno. Aprobado
Resolución
SIG 2017

14
RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL
MEN

Las responsabilidades del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de

Educación Nacional se encuentran en:

Decreto 5012 de 2009:

«Por el cual se modifica la
estructura del MEN, y se
determinan las funciones
de sus dependencias»
Manual de Funciones del Procesos y
MEN Procedimientos del SIG.
Modificado mediante resolución 1780
Resolución del SIG
de 2017

15
MAPA DE MACROPROCESOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN

Aprobado
Resolución
7950 de
2006

16
MACROPROCESOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN

MACROPROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL: Orientan, evalúan y

hacen seguimiento a la gestión del Ministerio

MACROPROCESO OBJETIVO DEL MACROPROCESO PROCESOS ASOCIADOS

PLANEACIÓN Establecer el direccionamiento estratégico sectorial e institucional mediante la 1. Planeación Financiera y presupuestal
formulación de los planes requeridos en el largo, mediano y corto plazo, 2. Planeación sectorial e institucional
armonizados con las políticas públicas, la definición y gestión de las 3. Seguimiento a planes, proyectos y recursos
necesidades presupuestales, la formulación de proyectos y el seguimiento a
planes, proyectos y recursos, con el fin de desarrollar la capacidad institucional
para generar valor en el sector educativo.
EVALUACIÓN Fortalecer el autocontrol, evaluación y mejora en el desempeño institucional 1. Gestionar Planes de Mejoramiento
2. Realizar evaluación independiente
3. Realizar seguimiento y retroalimentación a la
gestión
MEJORAMIENTO Mantener y mejorar la operatividad del Sistema Integrado de Gestión del MEN, 1. Modernizar estructura organizacional
a través de la optimización de los Macroprocesos, Procesos, Subprocesos 2. Planear, desarrollar y mejorar procesos
Servicios y Programas ambientales 3. Realizar la caracterización ambiental
4. Mantener información del SIG
5. Administrar riesgos
6. Realizar seguimiento y retroalimentación a la
gestión

17
MACROPROCESOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN
MACROPROCESOS MISIONALES: Contribuyen directamente al
cumplimiento de la misión del Ministerio
MACROPROCESO OBJETIVO DEL MACROPROCESO PROCESOS ASOCIADOS
DISEÑO Y Liderar la definición de políticas públicas en educación mediante el análisis de referentes y 1. Diseño de Instrumentos
FORMULACIÓN DE requerimientos, la articulación de las partes interesadas, la implementación de las estrategias de 2. Formulación de Políticas Publicas en Educación
POLÍTICAS participación y el diseño de los instrumentos de implementación de la política, con el fin de responder
PÚBLICAS EN a una necesidad, a una problemática o potenciar una oportunidad para la sociedad.
EDUCACIÓN
IMPLEMENTACIÓN Garantizar el logro de los objetivos y metas propuestos en materia de educación, MEDIANTE la 1. Asistencia Técnica
DE POLÍTICAS distribución de recursos, gerencia de proyectos y la prestación del servicio de asistencia técnica, PARA 2. Distribución de Recursos
PÚBLICAS EN lograr una educación con calidad. 3. Asistencia Técnica
EDUCACIÓN
MONITOREO Y Verificar, en forma directa o a través de las ETC., según sea su competencia, que la prestación del 1. Habilitación del ingreso de administradores y prestadores
ASEGURAMIENTO servicio educativo se cumpla en condiciones de calidad, dentro del ordenamiento constitucional, legal y del servicio educativo y acreditación de alta calidad
reglamentario MEDIANTE la revisión de las propuestas educativas, para habilitar la prestación del 2. Gestión de solicitudes de certificaciones, convalidaciones,
servicio por parte de los actores, la acreditación de alta calidad, la expedición de certificaciones, la validaciones y legalizaciones
convalidación de títulos, el monitoreo del sector, la debida atención de las quejas y reclamos, y 3. Atención de quejas y reclamos del servicio educativo
ejerciendo la inspección y vigilancia de los actores del sistema educativo. 4. Monitoreo Del Servicio Educativo
5. Vigilancia y Control del servicio Educativo
GESTIÓN, Garantizar la participación y el cumplimiento de la política educativa MEDIANTE la caracterización de 1. Gestión de Cooperación y gobernanza de partes
ARTICULACIÓN Y las partes, el fortalecimiento institucional para la participación, la promoción y fortalecimiento de la interesadas
ALIANZA DE LAS participación y la gestión, cooperación y gobernanza (convenios, el trabajo interinstitucional y alianzas 2. Fortalecimiento Institucional para la Participación
PARTES públicas y privadas a nivel nacional e internacional) CON EL FIN de Asegurar la articulación de las partes 3. Promoción y fortalecimiento de la participación
INTERESADAS interesadas en los diferentes niveles de participación y escalas territoriales.
GESTIÓN DEL Capitalizar el conocimiento crítico del sector educativo MEDIANTE su identificación, generación, 1. Gestión de data
CONOCIMIENTO procesamiento, almacenamiento y transferencia PARA soportar la solución de problemas y la 2. Gestión activos de conocimiento
DEL SECTOR innovación en el sector. 3. Generación de la Base de Conocimiento
4. Identificación de Conocimiento

18
MACROPROCESOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN
MACROPROCESOS DE APOYO: Brindan soporte, generan metodologías, herramientas y recursos para el
buen funcionamiento y operación de los procesos de direccionamiento y control y misionales

MACROPROCESO OBJETIVO DEL MACROPROCESO PROCESOS ASOCIADOS

GESTIÓN DE Garantizar la difusión e intercambio oportuno, transparente y eficaz de mensajes e información 1. Planeación de la Comunicación
COMUNICACIONES del MEN con los diferentes grupos de interés MEDIANTE la formulación, diseño y ejecución de 2. Gestión de Comunicación corporativa y Organizacional
planes y estrategias de comunicación (organizacional, corporativa, informativa, y de medios de 3. Gestión Gestión de la Comunicación Informativa
comunicación), la asesoría en comunicación para la movilización, el relacionamiento y las 4. Gestión Medios de comunicación y contenidos para la
acciones de divulgación y de sensibilización, CON EL FIN de entregar insumos para la toma de WEB
decisiones y contribuir al posicionamiento de la política educativa nacional y del cumplimiento
de los objetivos del MEN.
GESTIÓN Brindar el soporte a todas las dependencias del MEN, en la gestión de comisiones de servicio, 1. Gestionar Eventos
ADMINISTRATIVA gestión de recursos físicos, control operacional ambiental, gestión de eventos y la operación de 2. Gestionar Control Operacional Ambiental
servicios administrativos, con calidad, oportunidad y transparencia orientadas a optimizar los 3. Gestionar Recursos Físicos
recursos asignados, preservando la orientación al resultado y la vocación de servicio. 4. Gestionar comisiones de servicio
5. Gestionar Operaciones de Servicios Administrativos
GESTIÓN DE Contar con servidores públicos competentes para el ejercicio de las funciones propias del MEN, 1. Seleccionar y vincular el talento humano
TALENTO HUMANO mediante la definición de las políticas y procesos de selección, vinculación y desarrollo del 2. Evaluar el desempeño del talento humano
personal de acuerdo con los requisitos establecidos en las leyes vigentes; además de lograr ser 3. Administrar el vínculo laboral
un proceso de alto valor para los servidores del MEN y reconocido como un referente de 4. Desarrollar integralmente el talento humano
gestión del Talento Humano en el sector público en Colombia. 5. Gestionar la desvinculación laboral
6. Resolver Asuntos Disciplinarios
7. Realizar Inducción y Reinducción al Talento Humano
8. Gestionar la Seguridad y Salud Laboral
CONTRATACIÓN Adquirir los bienes, servicios y obras requeridos por la entidad mediante procesos de selección 1. Precontractual
objetiva, garantizando el cumplimiento de los principios y la normatividad vigentes de la 2. Contractual
Contratación pública, con el fin de contribuir al desarrollo de los programas, proyectos y a los 3. Pos contractual
objetivos estratégicos del Ministerio de Educación Nacional.
19
MACROPROCESOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN

MACROPROCESOS DE APOYO: Brindan soporte, generan metodologías, herramientas y recursos para el

buen funcionamiento y operación de los procesos de direccionamiento y control y misionales

MACROPROCESO OBJETIVO DEL MACROPROCESO PROCESOS ASOCIADOS

ATENCIÓN AL Gestionar las solicitudes formuladas por las partes interesadas, a través de los diferentes 1. Atención al Ciudadano
CIUDADANO canales que opera la Unidad de Atención al Ciudadano, con el propósito de satisfacer sus 2. Monitoreo de la Atención al Ciudadano
necesidades y expectativas, con criterios de eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia, en 3. Procesamiento de la Solicitud
cumplimiento de la misión institucional y de la política Nacional de Servicio al Ciudadano.
GESTIÓN JURÍDICA Orientar al Ministerio desde la perspectiva jurídica en la formulación de políticas y toma de 1. Atender Asuntos Contenciosos
decisiones y defender intereses del estado. 2. Atender consultas jurídicas y proyectos de acto
administrativo
3. Ejercer Jurisdicción Coactiva
GESTIÓN Optimizar el uso y ejecución de los recursos financieros y la información financiera del MEN 1. Administrar Ciclo Financiero de Egresos
FINANCIERA 2. Administrar ciclo financiero de ingresos
3. Efectuar Procesos Contables
4. Efectuar seguimiento y control presupuestal
GESTIÓN DE Brindar el soporte a todas las dependencias del MEN, en la gestión de comisiones de servicio, 1. Diseño de Servicios TIC
SERVICIOS TIC gestión de recursos físicos, control operacional ambiental, gestión de eventos y la operación de 2. Estrategia de Servicios TIC
servicios administrativos, con calidad, oportunidad y transparencia orientadas a optimizar los 3. Operación de servicios TIC
recursos asignados, preservando la orientación al resultado y la vocación de servicio. 4. Transición de servicios TIC
GESTIÓN Gestionar la administración y manejo de los documentos producidos y recibidos por el 1. Gestión y trámite de los documentos
DOCUMENTAL Ministerio de Educación Nacional, con el propósito de garantizar la consulta, conservación, 2. Producción Documental
disposición y preservación de la memoria institucional a través de la aplicación de las normas y 3. Organización y Transferencia Documental
técnicas archivísticas vigentes, dando apoyo al cumplimiento de los objetivos de la Entidad. 4. Disposición Final de Documentos
5. Planeación Documental

20
SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL MEN

Para facilitar la administración de la

información del SIG se desarrolló el Sistema
de Información del SIG que contiene toda la
información relacionada con la base
documental y recoge los mecanismos de
evaluación establecidos incluyendo la
Evaluación del Desempeño del SIG y los planes
de mejoramiento (correctivos y preventivos).

El sistema de información se encuentra

disponible en la intranet y en la web del
Ministerio para la consulta y acceso de todos
los servidores de la entidad. Adicionalmente a
la información, este cuenta con la mesa de Todos los documentos
del SIG se encuentran
ayuda para canalizar las solicitudes de los en el Sistema de
servidores del MEN, frente al SIG. A Información del
Sistema Integrado de
continuación, se presentan los módulos de Gestión del MEN
información del SIG:

21
ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
DEL MEN

• PASO 1: Ingresa a través de la

Intranet o la Página Web
Opción 2. Página Web:
Ministerio, Información institucional, Sistema
Integrado de Gestión SIG.
Opción 1. Intranet:
Pagina principal, sección inferior https://www.mineducacion.gov.co/portal/Ministerio/Informaci
izquierda: on-Institucional/135295:Sistema-Integrado-de-Gestion-SIG

https://sig.mineducacion.gov.co/its-gestion/portal/index.php

22
ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
DEL MEN

• PASO 2: Ingresa tu usuario y

contraseña

23
ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
DEL MEN

• PASO 3: Escoge
el Macroproceso a
consultar.

24
ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
DEL MEN

PASO 4:
Selecciona el
botón
«Documentación»

25
ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
DEL MEN

• PASO 5:
Selecciona el
documento a consultar

26
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS NTC ISO 9001 / NTC ISO 14001

CONTROL DE DOCUMENTOS AUDITORIAS INTERNAS

«Control de Documentos «Auditorías internas al SIG
D-FT-ME-PD-02-01» A-FT-GD-PD-00-01»

CONTROL DE REGISTROS
«Actualización de las Tablas de PRODUCTO NO CONFORME * Aplica
solo a
Retención Documental – TRD «Producto / Servicio No Conforme * NTC ISO
9001
A-FT-GD-PD-00-01» D-FT-ME-MI-02-01»

ACCIONES CORRECTIVAS / Evaluación del **

Establece
ACCIONES PREVENTIVAS Desempeño del SIG ** la
Revisión
«Planes de Mejoramiento por la
D-FT-EV-PM-00-01» D-FT-EV-EI-02-01 Dirección

27
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS NTC ISO 14001

CONTROL OPERACIONAL / PREPARACIÓN

Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
ASPECTOS AMBIENTALES
«Identificar y valorar aspectos e impactos
«Definir programas y control operacional ambiental
D-FT-ME-CA-01-01» D-FT-ME-CA-03-01/ Implementar controles
operacionales ambientales A-FT-GA-CA-00-01 /
Ejecutar y Monitorear Programas ambientales A-FT-
GA-CA-00-02 / DS - Plan de Gestión Integral de
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Residuos A-DS-GA-CA-01-01 /Plan de Emergencias y
«Evaluar el Desempeño del SIG Contingencias / “Ficha Técnica Elaboración, revisión y
D-FT-EV-SG-02-01 » actualización de la Matriz de identificación de peligros,
valoración de riegos y determinación de controles”»

COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA

DE CONCIENCIA / REQUISITOS LEGALES Y OTROS / EVALUACIÓN
«Procedimiento de competencia,
DEL CUMPLIMIENTO LEGAL
formación, toma de conciencia y «Identificar y evaluar requisitos legales ambientales
comunicación» D-FT-ME-CA-02-01»
« Realizar inducción y reinducción al
Talento Humano. A-FT-TH-IR-00-01/
Capacitación del Talento Humano A-FT- COMUNICACIÓN
TH-DE-01-01 / ««Procedimiento de competencia, formación, toma de
Definir programas y control conciencia y comunicación»
operacional ambiental D-FT-ME-CA- Gestión de Contenidos y Administración de los Medios
03-01 » Internos A-FT-CM-OR-00-01 / Generación, radicación y
distribución de las comunicaciones internas A-FT-GD-
PR-00-03 / Recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones externas A-FT-GD-PR-00-01 /
Identificar y valorar aspectos e impactos D-FT-ME-CA-
01-01»
28
ANEXOS

ANEXO 1.
Correspondencia entre
macroprocesos del MEN
Vs. requisitos de los
modelos referenciales

ANEXO 2.
REDISTRIBUCIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN DEL
SIG AL MAPA DE
PROCESOS

29
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Macroproceso Proceso Nombre del Control de Cambios Fecha de Publicación
Documento
El Manual del Sistema Integrado de Gestión, en el proceso
de Planeación, se modificó hasta la versión 17 con el
código D-DS-PL-PI-04-01.

De la versión 17 del Manual del Sistema Integrado de

Gestión en el Macroproceso de Planeación a la versión 1
del documento en el Macroproceso de Mejora, se realizan
los siguientes cambios:
Manual del
Sistema  Se rediseña la presentación del Manual en forma
Integrado mas gráfica.
Planear, de Gestión  Se elimina la reseña histórica.
Rige a partir de su publicación en el
1 Mejora desarrollar y del  Se incluye que es el Ministerio de Educación Nacional
SIG
mejorar procesos Ministerio  Se actualizan los valores
de  Se incluye el Mapa de actores del MEN.
Educación  Se incluyen los Modelos referenciales del Sistema
Nacional Gestión Salud y Seguridad en el trabajo y el Sistema
Gestión Seguridad de la Información.
 Se establece que no se aplican exclusiones para las
normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y la
normatividad aplicable a los Modelos referenciales
del Sistema Gestión Salud y Seguridad en el trabajo y
el Sistema Gestión Seguridad de la Información.

 CONTINUA

30
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Macroproceso Proceso Nombre del Control de Cambios Fecha de Publicación
Documento
CONTINUACIÓN

 Se incluye la integración del SIG en el marco del

Modelo Integrado de Planeación y Gestión, de
acuerdo con el Decreto 1499 de 2017.
 Se actualiza la Política del SIG y los objetivos del SIG.
 Se relacionan los documentos oficiales en los que se
Manual del
establecen las responsabilidades del SIG.
Sistema
 Se eliminan las caracterizaciones de los
Integrado
macroprocesos.
Planear, de Gestión
 Se referencian los macroprocesos con sus objetivos y Rige a partir de su publicación en el
1 Mejora desarrollar y del
procesos asociados. SIG
mejorar procesos Ministerio
 Se actualiza la información referente a los
de
procedimientos obligatorios de la norma NTC ISO
Educación
9001:2008 y NTC ISO 14001:2004
Nacional
 Se elimina el numeral de planeación, documentación
e implementación del SIG.
 Se elimina el numeral de evaluación y mejora
continua del SIG.
 Se establece la Correspondencia entre
macroprocesos del MEN Vs. requisitos de los
modelos referenciales como un anexo del Manual.

30
REGISTRO DE APROBACIÓN

Registro de aprobación

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Diana Carolina Avila Pinzón Nombre Lidy Milene Pedraza Parra Nombre Gloria Rocio Pereira Oviedo
Jenny Rocío Gómez Gualdrón
Marcela Borda Rodriguez
Leonardo Santos Chacon
Cargo Contratista SDO Cargo Coordinadora Grupo Fortalecimiento Cargo Subdirectora de Desarrollo
del SIG – SDO Organizacional.
Profesional Especializado SDO
Profesional Especializado SDO
Oficial de Seguridad de la
Información

31
 ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE MACROPROCESOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL VS. REQUISITOS DE LOS MODELOS REFERENCIALES

REQUISITOS APLICABLES
MACROPROCESO
ISO 9001/2008 MECI 1000 ISO 14001/2004 DECRETO 1072 DE 2015 ISO 27001:2013

Módulo de control de planeación y gestión Componente Direccionamiento 2.2.4.6.4-2.2.4.6.5-2.2.4.6.6-

4.1 - 5.1 - 5.2 - 5.3 - 5.4 - 5.5 - 6.1 - 7.1 - 6.2.
PLANEACIÓN Estratégico Elementos: Planes y programas, Indicadores de Gestión, Políticas de 4.1-4.2 2.2.4.6.12-2.2.4.6.19-2.2.4.6.20-
7.2 - 7.3 - 7.5.1- 8.2.4 8.1
Operación. 2.2.4.6.21-2.2.4.6.22

9 - 9.1
Módulo de Evaluación y seguimiento Componente Autoevaluación Institucional
9.2 - 9.3
EVALUACIÓN 5.1 - 5.6 - 8.2.2 - 8.2.3 - 8.2.4 - 8.4 - 8.5 Elemento Autoevaluación Componente: Auditoría Interna Elemento Auditoría 4.5.3-4.5.5- 4.6 2.2.4.6.29-2.2.4.6.30-2.2.4.6.31
10 -10.1 - 10.2
Interna Componente Planes de Mejoramiento Elemento Plan de Mejoramiento

2.2.4.6.4-2.2.4.6.5-2.2.4.6.8- 6.1 -6.1.1 - 6.1.2 - 6.2

4 - 5.1 - 5.4 - 6.1 - 7.1 - 8.1 - 8.2.3 - Módulo de control de planeación y gestión Componente Direccionamiento 4.3.- 4.3.1-4.3.2-4.3.3-4.4-4.4.1-
MEJORAMIENTO 2.2.4.6.11-2.2.4.6.12-2.2.4.6.14- 8.2 - 8.3 -
8.2.4 - 8.3 - 8.4 - 8.5 Estratégico Elemento: Modelo de operación por 4.4.2- 4.4.4-4.4.5-4.5.2
2.2.4.6.28-2.2.4.6.13- 10.1 - 10.2

DISEÑOY FORMULACIÓN DE POLÍTICAS 7.1 - 7.2 - 7.3 - 7.5 - 8.2.3 - 8.2.4 - 8.3 -
Módulo de control de planeación y gestión N.A. N.A. N.A.
PÚBLICAS EN EDUCACIÓN 8.4

IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS
7.1 - 7.2 - 7.5 - 8.2.3 - 8.2.4 - 8.3 - 8.4 Módulo de control de planeación y gestión N.A. N.A. N.A.
PÚBLICAS EN EDUCACIÓN

MONITOREO Y ASEGURAMIENTO 7.1 - 7.2 - 7.5 - 8.2.3 - 8.2.4 - 8.3 - 8.4 Módulo de control de planeación y gestión N.A. N.A. N.A.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 7.1 - 7.2 - 7.5 - 8.2.3 - 8.2.4 - 8.3 - 8.4 Módulo de control de planeación y gestión N.A. N.A. N.A.

GESTIÓN Y ARTICULACIÓN DE PARTES 7.1 - 7.2 - 7.3 - 7.5 - 8.2.3 - 8.2.4 –

Módulo de control de planeación y gestión N.A. N.A. N.A.
INTERESADAS 7.38.3 - 8.4

ATENCION AL CIUDADANO 5.2 - 5.5 - 7.2 - 7.5 - 8.2.1 - 8.2.4 Módulo de control de planeación y gestión 4.5.4 2.2.4.6.13 N.A.

5.2 - 5.3 - 5.5.1 - 5.5.3 - 7.2.3 - 8.2.3. - 7.3

GESTIÓN DE COMUNICACIONES Eje transversal de información y comunicación 4.4.3 2.2.4.6.14-
8.2.4 7.4

7.1
CONTRATACION 7.4 - 8.2.3 - 8.2. Módulo de control de planeación y gestión 4.4.6 2.2.4.6.28
7.2

Módulo de control de planeación y gestión Eje transversal de información y

GESTIÓN DE TECNOLOGIA 5.4.2 - 6.1 - 6.3. - 7.1 - 7.5 - 8.4 NA N.A. 7.1
comunicación

Módulo de control de planeación y gestión Eje transversal de información y

GESTIÓN JURIDICA 7.1 - 7.2 – 7.5 - 8.2.3 - 8.3 NA N.A. N.A.
comunicación

Módulo de control de planeación y gestión Componente: Talento Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 6.2.1 - 6.2.2. - 6.4 - 7.5 - 8.2.4 Elementos: Acuerdos, compromisos y protocolos éticos y desarrollo del talento 4.4.2 - 4.4.7 2.2.4.6.11 7.2
Humano

GESTION FINANCIERA 6.1 - 7.1 - 7.5 - 8.2.3. - 8.2.4 - 8.4 Módulo de control de planeación y gestión N.A. N.A. 7.1

2.2.4.6.25-2.2.4.6.33-2.2.4.6.34-
GESTION ADMINISTRATIVA 6.1 - 6.3 - 7.6 Módulo de control de planeación y gestión 4.4.6- 4.4.7- 4.5-4.5.1- 4.5.2 7.1
2.2.4.6.8-2.2.4.6.12

GESTION DOCUMENTAL 4.2.4 - 7.5 - 8.2.4 Módulo de control de planeación y gestión 4.4.3- 4.5.4 2.2.4.6.13 7.5.3
 ANEXO 2. REDISTRIBUCIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN DEL SIG AL MAPA DE
PROCESOS
OBJETIVO DE LA REDISTRIBUCIÓN

El objetivo de la redistribución de la
documentación es completar el
rediseño del Mapa de Procesos
iniciada en el año 2012, que
permita optimizar el número de
procesos y facilite la apropiación
por los Servidores del MEN
PLAN DE MIGRACIÓN

No. Actividad Responsable Fecha Entregable

1 Realizar plan operativo del SIG SDO Junio 2017 Plan Operativo
2 Realizar diagnóstico SIG SDO Julio 2017 Aulas situacionales
3 Revisar el despliegue del mapa de SDO Agosto 2017 Mapa de Procesos / Matriz de
procesos y la plataforma documental Excel con la redistribución
documental
4 Realizar propuesta del rediseño de la SDO Septiembre Presentación de rediseño de la
documentación 2017 documentación
5 Realizar proyección del acto SDO Septiembre Propuesta Resolución SIG
administrativo del SIG (Formalizar 2017
mapa de proceso y Política SIG)
6 Presentar para revisión y aprobación SDO Septiembre / Acta de Comité de Desarrollo
Resolución SIG (incluye propuesta del Octubre 2017 Administrativo / Resolución SIG
Mapa de Procesos y Política SIG), en aprobada
Comité de Desarrollo Administrativo
PLAN DE MIGRACIÓN

No. Actividad Responsable Fecha Entregable

7 Realizar despliegue del Mapa de SDO Octubre – Presentación de rediseño de la
Procesos con los líderes de calidad Diciembre documentación / Listas de
2017 asistencia
8 Realizar proceso contractual de SDO Diciembre Contrato / Cronograma de
migración documental 2017 migración
9 Realizar cargue de la documentación SDO Marzo 2018 Plataforma SIG actualizada
del SIG en el aplicativo
10 Realizar socialización del Mapa de SDO Junio 2018 Presentación de rediseño del
Procesos y documentación del SIG en Mapa de Procesos y
todo el Ministerio documentación / Listas de
asistencia
11 Realizar estrategia de evaluación, SDO Julio 2018 Encuesta
participación, entendimiento y
apropiación del Mapa de Procesos
REDISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
DEL SIG
 MAPA DE PROCESOS

EVALUACIÓN APOYO MISIONAL ESTRATÉGICO

IR
IR
IR
IR
PROCESOS ESTRATÉGICOS

GESTIÓN DE
GESTIÓN DE
PLANEACIÓN PROCESOS Y
COMUNICACIONES
MEJORA

GESTIÓN DE GESTIÓN DE
COOPERACIÓN SERVICIOS TIC

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1. PROCESO: PLANEACIÓN

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Planeación Proceso: Planeación

Ficha Técnica Documentos

PROCESO PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS
(Procedimiento) Soporte

1. Documento 1. Planeación institucional y sectorial

Planeación 1. Desagregación de recursos
Soporte - Guía 2. Anteproyecto de presupuesto y
Financiera y 2. Anteproyecto de para el Trámite de desagregación de recursos 1.1. Formulación del Plan de Acción
presupuestal presupuesto Vigencias Futuras 3. Formulación de proyectos 2.1 Trámite de Vigencias Futuras
4. Seguimiento a planes y proyectos 4.1 Seguimiento al Plan de Acción
1. Planeación Institucional 5. Distribución de recursos (Conectividad /
Educación Superior / Universidades
1.2. Planeación Integral del Públicas. Art. 87 Ley 30 / Universidades
Planeación SIG 1. Manual del Públicas por Votaciones / Sistema General
sectorial e 2.3. Formulación de Sistema Integrado de Participaciones)
institucional proyectos de Gestión 6. Recopilación y consolidación de datos de
3.4. Plan de Acción Anual las fuentes primarias del sector educativo.
5. Planeación Sectorial- 7. Procesamiento y auditoría de datos de los
sistemas del MEN para la generación de
reportes estadísticos sectoriales.

1. Seguimiento al Plan de 8. Evaluación de requerimientos de datos y

Acción Anual reportes estadísticos del sector educativo.
Seguimiento a 9. Liberación de reportes e indicadores
1.2. Seguimiento a plan
planes, proyectos y sectoriales
estratégico sectorial
recursos 10. Gestión de recursos de regalías
3. Seguimiento a plan
estratégico institucional

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Total Documentos Actualmente: 12 Total Documentos Propuestos: 13
2. PROCESO: GESTIÓN DE PROCESOS Y MEJORA

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Mejora Proceso: Gestión de Procesos y Mejora
Ficha Técnica Documentos
PROCESO MANUALES PROCEDIMIENTOS GUÍAS INSTRUCTIVOS
(Procedimiento) Soporte

1. Administración del riesgo

1. DS-Establecer 1. Manual del 2. Revisión por la dirección
cargas de trabajo SIG
1. Actualizar planta de personal - 3. Elaboración y control de
Estructura organizacional 2. Guía de documentos
Administración de 1. Administración
2. Actualizar y Controlar 4. Control operacional de del riesgo
Riesgos
Información del SIG. sistemas integrados
3. DS - Matriz de
3. Administrar aplicación de 5 Gestión de planes de
requisitos legales
modelos de gestión. mejoramiento
ambientales
4. Administrar certificaciones del 6. Identificación y tratamiento
4. DS - Matriz
Mejora

SIG del producto servicio no

contratos con
5. Definir programas y control conforme
responsabilidad
operacional ambiental. ambiental 7. Identificación y evaluación
6. Establecer cargas de trabajo de requisitos legales 6.1.
5. DS - Identificación
ambientales
7. Identificar y evaluar requisitos Identificación y y tratamiento
legales ambientales valoración de 8. Toma de conciencia de PSNC
8. Identificar y valorar aspectos e aspectos e impactos 9. Levantamiento de activos 7.1. Programas
impactos ambientales de la información Ambientales
9. Administrar riesgos 6. DS- 10. Gestión y plan de
Estructuración tratamiento de riesgos de
10. Planear diseño rediseño
Modelo Conceptual seguridad de la información
mejoras a procesos
7. DS - Estructura 11. Gestión de incidentes de
Documentación SIG seguridad de la información.

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Total Documentos Actualmente: 17 Total Documentos Propuestos: 15
3. PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Gestión de Comunicaciones Proceso: Gestión de Comunicaciones
Ficha Técnica
PROCESO
(Procedimiento) MANUALES PROCEDIMIENTOS PROTOCOLOS

1. Asesoría en comunicaciones a eventos

Gestión de Comunicación institucionales y protocolo
corporativa 1. Manual de 1. Diseño y ejecución 1. Asesoría en
2. Manejo de Imagen Corporativa comunicaciones, de campañas comunicaciones,
imagen corporativa y (Externas e internas) protocolo y eventos
oficios institucionales.
Gestión de Comunicación 1. Gestión de Contenidos y administración de 2 Gestión de
Organizacional los medios internos contenidos y atención
a medios de
comunicación.
1. Diseño y ejecución de campañas
3. Edición y
2. Edición y Producción de contenidos para las
Gestión de la Comunicación producción de
redes sociales
Informativa contenidos para las
3. Edición y Producción de contenidos para la redes sociales y pagina
página Web web
4. Gestión de
1. Monitoreo de medios, redes sociales y de contenidos y
Gestión Medios de imagen corporativa administración de los
comunicación 2. Gestión de Contenidos y atención a medios medios internos
de comunicación 5. Monitoreo de
medios, redes sociales
1. Atención de solicitudes de divulgación vía y de imagen
brief corporativa
2. Formulación y evaluación del plan
Planeación de la comunicación
estratégico de comunicaciones Institucional
3. Formulación de lineamientos de
comunicación Sectoriales

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Total Documentos Actualmente: 11 Total Documentos Propuestos: 7
4. PROCESO: GESTIÓN DE ALIANZAS

Situación Actual:
Macroproceso: Gestión Articulación y Alianzas de las Partes Situación Propuesta
Interesadas Proceso: Gestión de Alianzas

Ficha Técnica Documentos

PROCESO PROCEDIMIENTOS
(Procedimiento) Soporte

Fortalecimiento
1. Fortalecimiento institucional
Institucional para la
para la participación
Participación 1. Seguimiento a la gestión de cooperación del MEN
2. Identificación de necesidades y oportunidades para a gestión de
cooperación
Promoción y 3. Gestión de la Cooperación con Fuentes Privadas y no
1. Promoción y Fortalecimiento
Fortalecimiento de la
de la Participación Gubernamentales Nacionales e Internacionales
Participación
4. Gestión de la cooperación con fuentes oficiales bilaterales y
multilaterales.
1. Seguimiento a la gestión de 5. Gestión de la Cooperación hacia otras instituciones y Países
cooperación del MEN 6. Gestión Cooperación y Gobernanza de Partes Interesadas
2. Identificación de necesidades y
oportunidades para a gestión de
cooperación
Gestión de 3. Gestión de la Cooperación con Fuentes 1. Documento
Cooperación y Privadas y no Gubernamentales Soporte - Mapa de
Gobernanza de Nacionales e Internacionales Red de Relaciones
Partes Interesadas 4. Gestión de la cooperación con fuentes MEN
oficiales bilaterales y multilaterales.
5. Gestión de la Cooperación hacia otras
instituciones y Países
6. Gestión Cooperación y Gobernanza de
Partes Interesadas

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Total Documentos Actualmente: 9 Total Documentos Propuestos: 6
5. PROCESO: GESTIÓN DE SERVICIOS TIC

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Gestión de Servicios TIC Proceso: Gestión de Servicios TIC
Ficha Técnica
PROCESO Documentos Soporte
(Procedimiento)
1. Gestión Catálogo de Servicios y
Niveles de Servicio
Diseño de 2. Gestión de Proveedores PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS
DS - Guía para realizar estudio de precios
Servicios TIC
3. Gestión de disponibilidad
4. Gestión de capacidad
1. Gestión al plan estratégico de
tecnología de la información y las 1. Gestión Catálogo de Servicios y 1. Política de uso y creación de
comunicaciones Niveles de Servicio contraseñas seguras
Estrategia de
1.2. Gestión de Arquitectura DS- Manual de políticas de servicios TIC 2. Gestión de disponibilidad 2. Modelo de Operación
Servicios TIC
Empresarial TIC
2.3. Definición y Diseño de 3. Gestión de capacidad 3. Guía Soporte de Tercer Nivel
Políticas TIC 4. Gestión de Arquitectura 4. Guía Gestión de Solicitudes
1. Lineamientos del Comité de Cambios Empresarial TIC 5. Lineamientos de Gestión de
1. Gestión de entrega “CAB” 5. Gestión de operaciones Vulnerabilidades
Transición de 1.2. Gestión de Configuración 2. Metodología Gestión de Proyectos OTSI (Solicitudes, incidentes y 6. Lineamientos de Copias de
servicios TIC 2.3. Gestión de Proyectos 3. Lineamientos del Comité de Cambios de problemas) Respaldo, Recuperación de Activos
3.4. Gestión de Cambios Emergencia “ECAB”
6. Gestión de Seguridad Informáticos
4. Lineamientos de Gestión de Cambios
Informática 7. Lineamientos de Borrado Seguro
1. Política de uso y creación de contraseñas seguras 7. Gestión de entrega y destrucción de la Información
1. Gestión de
Solicitudes 2. Modelo de Operación / 3. Guía Soporte de Tercer Nivel 8. Gestión de Configuración 8. Lineamientos de Gestión de
2. Gestión de 4. Guía Gestión de Solicitudes / 5. Lineamientos de Gestión de Medios Removibles
Operación Incidentes Vulnerabilidades / 6. Lineamientos de Copias de Respaldo,
9. Gestión de Proyectos
de Recuperación de Activos Informáticos / 7. Lineamientos de 9. Lineamientos de Gestión de
3. Gestión de 10. Gestión de Cambios
servicios
Problemas Borrado Seguro y destrucción de la Información Acceso
TIC
4. Gestión de 8. Lineamientos de Gestión de Medios Removibles 10. Lineamientos de Gestión de
Seguridad 9. Lineamientos de Gestión de Acceso / LOGS
Informática 10. Lineamientos de Gestión de LOGS

Total Documentos Actualmente: 31 Total Documentos Propuestos: 20 VOLVER

 PROCESOS MISIONALES

DISEÑO DE
IMPLEMENTACIÓN EVALUACIÓN DE
POLÍTICA E
DE LA POLÍTICA POLÍTICA
INSTRUMENTOS

GESTIÓN DE
SERVICIO AL
CONOCIMIENTO E
CIUDADANO
INNOVACIÓN
VOLVER
1. PROCESO: DISEÑO DE POLÍTICA E INSTRUMENTOS

Situación Actual:
Macroproceso: Diseño y formulación de políticas Situación Propuesta
publicas en educación Proceso: Diseño de Política e Instrumentos

Ficha Técnica Documentos

PROCESO
(Procedimiento) Soporte
PROCEDIMIENTOS GUÍA

1. Guía para
Formulación
la 1. Diseño y formulación de política 1. Guía para la
de Políticas 1. Formulación de
Formulación formulación de la
Publicas en Políticas Públicas 2. Diseño de instrumentos
de Políticas Política
Educación
Públicas

1. Producción de
Diseño de documentos técnicos
Instrumentos de normalización
sectorial

Total Documentos Actualmente: 3 Total Documentos Propuestos: 3

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2. PROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA

Situación Actual:
Macroproceso: Implementación de Políticas Publicas en Situación Propuesta
Educación Proceso: Implementación de la Política

Ficha Técnica Documentos PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO

PROCESO
(Procedimiento) Soporte

1. Prestación Seguimiento y Evaluación de la

Asistencia Asistencia Técnica I. GERENCIA DE PROYECTOS:
Técnica 2. Planeación y Programación de la Asistencia 1. Planificación de la Ejecución de Proyectos
Técnica
2. Ejecución de Proyectos
1. Distribución de Recursos de Conectividad
2. Distribución de Recursos de Complemento
3. Distribución de Recursos de Educación II. ASISTENCIA TÉCNICA:
Superior
1. Prestación Seguimiento y Evaluación de la Asistencia Técnica
4. Distribución de Recursos a las Universidades
Distribución de 2. Planeación y Programación de la Asistencia Técnica
Públicas. Art. 87 Ley 30
Recursos
5. Distribución de Recursos a las Universidades
Públicas por Votaciones III. MONITOREO Y ASEGURAMIENTO:
1. Instructivo del
6. Certificación de Deudas Laborales 1. Monitoreo y seguimiento al uso de recursos financieros (SGP –Estampillas) índice de indicadores
7. Distribución de Recursos del Sistema General 2. Certificación de Deudas Laborales. de riesgo de las
de Participaciones instituciones de
3. Seguimiento al reporte de Derechos Pecuniarios en Educación Superior.
educación superior
Guía para 4. Seguimiento Preventivo a Instituciones de Educación Superior. (IRIS)
Articular el 5. Investigaciones a Instituciones de Educación Superior. 2. Instructivo de
1. Ejecución de Proyectos Modelo de visitas de inspección y
Gerencia de 6. Medidas correctivas EPBM .
Procesos del vigilancia
Proyectos 2. Planificación de la Ejecución de Proyectos MEN con la 7. Medidas Preventivas EPBM.
Gerencia de
Proyectos

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2. PROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA

Situación Actual:
Macroproceso: Implementación de Políticas Publicas en Situación Propuesta
Educación Proceso: Implementación de la Política

PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO

IV. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD (TRÁMITES, OPAS Y OTROS)

1. Ratificación de Reformas Estatutarias.
2. Convalidación de títulos de educación superior obtenidos en Instituciones
extranjeras de pregrado o postgrado
3. Registro e inscripción de rectores y representantes legales de Instituciones
de Educación Superior Privadas.
4. Certificado de programa académico para ascenso al grado 14 en el
escalafón docentes y Certificado de existencia y representación legal.
5. Convalidación u Homologación de títulos de Educación Preescolar, Básica y .
Media obtenidos en el exterior
6. Legalización de Documentos Académicos en Educación Superior.
7 . Acreditación de Instituciones.
8. Habilitación de ET
8. Operación básica para el aseguramiento de la calidad.
9. Gestión de pares académicos e institucionales.
10, Validación de modelos de reconocimiento de Gestión de Calidad para
Colegios Privados.

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Total Documentos Actualmente: 12 Total Documentos Propuestos: 23
3. PROCESO: EVALUACIÓN DE POLÍTICA

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Monitoreo y Aseguramiento Proceso: Evaluación de Política

Ficha Técnica Documentos

PROCESO
(Procedimiento) Soporte

1. Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes o sugerencias de MANUALES PROCEDIMIENTOS

Atención de quejas y Educación Superior
reclamos del servicio
2. Quejas y reclamos de EPBM/ Medidas Correctivas
educativo
3. Quejas y reclamos de EPBM
1. Ratificación de Reformas Estatutarias.
2. Convalidación de títulos de educación superior obtenidos en
Instituciones extranjeras de pregrado o postgrado 1. Evaluación de la política 1. Evaluación de la política
3. Registro e inscripción de rectores y representantes legales de
Instituciones de Educación Superior Privadas
Gestión de solicitudes
4. Validación de modelos de Reconocimiento de Gestión de
de certificaciones,
Calidad para Colegios Privados
convalidaciones,
validaciones y 5. Certificado de programa académico para ascenso al grado 14
legalizaciones en el escalafón docentes y Certificado de existencia y
representación legal
6. Convalidación u Homologación de títulos de Educación
Preescolar, Básica y Media obtenidos en el exterior
7. Legalización de Documentos Académicos en Educación
Superior
Habilitación del
ingreso de 1. Operación básica para el aseguramiento de la calidad
administradores y 2. Acreditación de Instituciones
prestadores del
servicio educativo y 3. Habilitación de ET
acreditación de alta 4. Administración de pares
calidad

CONTINUA
3. PROCESO: EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Monitoreo y Aseguramiento Proceso: Evaluación de la Política

Ficha Técnica Documentos

PROCESO
(Procedimiento) Soporte

1. Índice de
1. Seguimiento al reporte de Derechos indicadores de
Monitoreo Del Pecuniarios en Educación Superior riesgo de las
Servicio
2. Elaborar y realizar seguimiento al plan de instituciones
Educativo
acción de monitoreo de la Educación Superior de educación
superior (IRIS)

1. Seguimiento Preventivo a Instituciones de

Educación Superior
2. Investigaciones a Instituciones de
Educación Superior
Vigilancia y 1. Guía de
Control del 3. Requerir información final visitas de
servicio 4. Medidas correctivas EPBM inspección y
Educativo 5. Medidas Preventivas EPBM vigilancia
6. Visitas en EPBM
7. Realizar visitas en educación superior del
servicio educativo

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Total Documentos Actualmente: 25 Total Documentos Propuestos: 2
4. PROCESO: GESTIÓN DE CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Gestión del Conocimiento del Sector Proceso: Gestión de Conocimiento e Innovación

Ficha Técnica
PROCESO Documentos Soporte
(Procedimiento)

1. Guía estudios de desarrollo

Generación de la de productos de conocimiento Guías
Base de 1. Desarrollo de productos de conocimiento 2. Guía de lecciones aprendidas
Conocimiento 3. Guía de estudio de buenas
prácticas

1. Difusión, trasferencia y administración de

Gestión activos los activos de conocimiento 1. Gestión del Conocimiento
de conocimiento 2. Evaluación de los activos de
conocimiento.

1. Recopilación y consolidación de datos de

las fuentes primarias del sector educativo
2. Procesamiento y auditoria de datos de
los sistemas del MEN para la generación de 1. Política de tratamiento y
Gestión de data reportes estadísticos sectoriales. protección de datos personales
3. Evaluación de requerimientos de datos y 2. Aviso de privacidad
reportes estadísticos del sector educativo
4. Liberación de reportes e indicadores
sectoriales

1. Guía de herramientas de
Identificación de gestión de conocimiento
1. Identificación de conocimiento
Conocimiento 2. Guía para definición de
conocimiento critico

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Total Documentos Actualmente: 15 Total Documentos Propuestos: 1
5. PROCESO: SERVICIO AL CIUDADANO

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Atención al Ciudadano Proceso: Servicio al Ciudadano
Ficha Técnica Documentos
PROCESO
(Procedimiento) Soporte
MANUALES PROCEDIMIENTOS GUÍAS
Atención al 1. Gestionar PQRS
Ciudadano 2. Prestación de la atención al ciudadano 1. Manual de atención al 1. Gestión de PQRS
ciudadano 2. Seguimiento a trámites,
peticiones y recursos en el
Grupo de Atención al
Ciudadano del MEN
Atención de 1. Legalización de documentos de IES
quejas y 3. Prestación de la
2. Gestión de actos administrativos disciplinarios
reclamos del 3. Gestión de certificados de IES
1. Manual de atención al ciudadano atención al ciudadano
servicio
educativo 4. Gestión de actos administrativos 4. Peticiones, quejas,
reclamos y solicitudes o
sugerencias de Educación
Superior
1. Guía Elaboración mensual del 5. Monitoreo a las
Monitoreo Ranking Secretarias de Educación Secretarias de Educación
de la 2. Guía para la Elaboración mensual del 6. Medición de la 5. 1. Guía Elaboración
Atención al Ranking Secretarias de Educación satisfacción del ciudadano mensual del Ranking
Ciudadano 3. Guía de Cargue del Ranking en la y partes interesadas en el Secretarias de Educación
página del PMSE Grupo de Atención al
Ciudadano 5.2. Guía para la
Elaboración mensual del
7. Gestión de certificados Ranking Secretarias de
1. Monitoreo a las Secretarias de Educación de IES Educación
2. Medición de la satisfacción del ciudadano y 8. Gestión de actos
partes interesadas en el Grupo de Atención al 5.3. Guía de Cargue del
Procesamient administrativos (incluye Ranking en la página del
Ciudadano
o de la disciplinarios) PMSE
Solicitud 3. Revisión y actualización de información sobre
requisitos de trámites ciudadano en el MEN 9. Peticiones, quejas,
reclamos y solicitudes o
4. Seguimiento a trámites, peticiones y recursos
en el Grupo de Atención al Ciudadano del MEN sugerencias de EPBM

VOLVER
Total Documentos Actualmente: 14 Total Documentos Propuestos: 12
 PROCESOS DE APOYO

GESTIÓN GESTIÓN
CONTRATACIÓN
FINANCIERA ADMINISTRATIVA

GESTIÓN DEL
GESTIÓN GESTIÓN
TALENTO
DOCUMENTAL JURÍDICA
HUMANO
VOLVER
1. PROCESO: CONTRATACIÓN

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Contratación Proceso: Contratación
Ficha Técnica Documentos
PROCESO
(Procedimiento) Soporte
MANUALES PROCEDIMIENTOS

1. Concurso de Méritos / Consultores / Concurso abierto

1. Elaboración, actualización y seguimiento
2. Selección basada en la calidad (SBC)
del plan de anual de adquisiciones (PAA)
3. Grandes Superficies
4. Selección Abreviada / Subasta Inversa Presencial / Subasta Inversa
1.2. Elaboración de estudios y documentos
Electrónica previos (insumo de contratación)
5. Selección por las Calificaciones de los Consultores (SCC) 2.3. Licitación pública
6. Selección basada en menor costo SBMC 3.4. Concurso de Méritos / Consultores /
7. Licitación pública Concurso abierto
8. Mínima Cuantía 4.5. Concurso de Méritos / Conformar lista
Precontractual

9. Acuerdo Marco de precios de precalificación

10. Comparación precios 1. Manual de
Contratación Manual de Contratación 5.6. Selección Abreviada / Subasta Inversa
11. Formato - Elaboración de estudios y documentos previos (Insumo) Presencial / Subasta Inversa Electrónica
2. Acuerdos
12. Concurso de Méritos / Conformar lista de precalificación
de Nivel de 6.7. Selección Abreviada / Bolsa de
13. Selección de consultores individuales servicio
Macro
Productos
14. Contratación directa o selección basada en una sola fuente
15. Selección basada en la calidad y el costo (SBCC)
7.8. Selección Abreviada / Menor Cuantía
16. Contratación directa 8.9. Selección Abreviada / Acuerdo Marco
17. Selección Abreviada / Menor Cuantía de precios
18. Licitación pública internacional - Licitación pública nacional (para 9.10. Mínima Cuantía
especificación técnicas BID)
10.11. Grandes Superficies
19. Selección Abreviada / Bolsa de Productos
20. Selección de consultores individuales 11.12. Contratación directa
21. Selección basada en presupuesto fijo SBPF
22. Elaboración, actualización y seguimiento del plan de anual de
adquisiciones (PAA)
CONTINUA
1. PROCESO: CONTRATACIÓN

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Contratación Proceso: Contratación

Ficha Técnica PROCEDIMIENTOS GUÍAS

Documentos
PROCESO
(Procedimiento) Soporte
13. Licitación pública internacional - Licitación
pública nacional
1.14. Selección basada en presupuesto fijo SBPF
1. Supervisión y/o Interventoría del Contrato 1. Guía para solicitar
convenio u orden de aceptación de oferta declaración de 2.15. Selección de consultores individuales
2. Modificación del contrato, convenio u incumplimiento e 3.16. Selección basada en la calidad y el costo (SBCC)
Contractual

orden de aceptación de oferta
3. Declaración de Incumplimiento e
imposición de sanción y multas
4. Legalización del contrato, convenio u
orden de aceptación de oferta)
Poscontractual
imposición de sanciones 4.17. Selección basada en la calidad (SBC)
2. Validador aportes salud 5.18. Selección basada en menor costo SBMC
y pensión
6.19. Selección por las Calificaciones de los
3. Guía para el manejo del Consultores (SCC)
anticipo
7.20. Contratación directa o selección basada en una 24.1. Guía para el
sola fuente manejo del anticipo
8.21. Selección de consultores individuales 24.2. Validador

9.22. Comparación precios aportes salud y

10.23. Legalización del contrato, convenio u orden pensión
1. Liquidación de Contrato
de aceptación de oferta)
11.24. Supervisión y/o Interventoría del Contrato
convenio u orden de aceptación de oferta 27. Guía para
12.25. Modificación del contrato, convenio u orden solicitar
de aceptación de oferta declaración de
13.26. Declaración de Incumplimiento e imposición incumplimiento e
de sanción y multas) imposición de
sanciones
14.27. Liquidación de Contrato

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Total Documentos Actualmente: 33 Total Documentos Propuestos: 31
2. PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Gestión Financiera Proceso: Gestión Financiera
Ficha Técnica Documentos
PROCESO
(Procedimiento) Soporte PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS

1. Tramitar Recursos de Caja Menor

1. Administrar Información Recaudos 1.1. Instructivo de recaudo y cartera
2. Ejecutar recursos 1. Acuerdos de Nivel
Administrar Ciclo (Ley 21, Estampilla Pro UN) / Realizar
Financiero de
de Servicio 1.2. Auto de archivo
3. Ejecutar recursos de proyectos con financiación Subdirección de Fiscalización Recaudo (Ley 21/1982 y
Egresos externa Ley 1697) / Registrar ingresos de Ley 1.3. Requerimiento por pago
Gestión Financiera
4. Procedimiento gestionar libranzas para contratistas 21/ Estampilla Pro UN y Educación conjunto
Superior. 1.4. Llamado a prevención
1. Instructivo de recaudo 2. Tramitar reintegros y 1.5. Modelo resolución titularización
1. Administrar Información Recaudos (Ley 21, Estampilla Pro y cartera devoluciones.
UN)
2. Auto de archivo
1.6. Requerimiento por pago con el
2. Gestionar Recursos de Crédito Externo 3. Ejecutar recursos / Manejo de SENA
3. Requerimiento por
3. Reportar información exógena de convenios pago conjunto
exógenas / Reportar información
Administrar ciclo exógena de convenios. 3.1. Gestionar libranzas para
4. Manejo de exógenas 4. Llamado a prevención contratistas
financiero de
ingresos 5. Presentar declaraciones de impuestos 5. Modelo resolución 4. Gestionar Recursos de Crédito
6. Realizar Fiscalización Recaudo (Ley 21/1982 y Ley 1697) titularización Externo
7. Registrar ingresos de Ley 21, Estampilla Pro UN y 6. Requerimiento por
Educación Superior pago con el SENA 5. Emitir estados financieros /
7. Instructivo expedición Efectuar registros, ajustes y 5.1. Manejo contable para proyectos
8. Tramitar reintegros y devoluciones
certificaciones depuraciones con financiación externa
1. Efectuar registros, ajustes y depuraciones 6. Gestionar PAC 0. Instructivo expedición
Efectuar Procesos 2. Emitir estados financieros 7. Generar informes de gestión certificaciones**
Contables 3. Manejo contable para proyectos con financiación presupuestal ** Pendiente por definir si es un
externa
8. Presentar declaraciones de instructivo
Efectuar impuestos**
1. Generar informes de gestión presupuestal 1. Información estados
seguimiento y ** Pendiente por definir si es un
2. Gestionar PAC financieros MEN
control presupuestal procedimiento

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Total Documentos Actualmente: 26 Total Documentos Propuestos: 17
3. PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Gestión Administrativa Proceso: Gestión Administrativa

Ficha Técnica Documentos

PROCESO
(Procedimiento) Soporte

1. Manual de gestión de
Operacional Ambiental

residuos MANUALES PROCEDIMIENTOS GUÍAS

Gestionar Control

1. Implementar controles operacionales 2. Instructivo para el

ambientales control de derrames
2. Ejecutar y Monitorear Programas 3. Hojas de Seguridad
ambientales 4. DS - Procedimiento 2. Manual de 1. Gestionar
Operativo de Control de Gestión de Comisiones de
Derrames (PON)
Residuos Servicios al
Interior/Exterior 2.1. Instructivo
para el control de
comisiones de

1. Gestionar Comisiones de Servicios al 2. Implementar

Gestionar

derrames
servicio

Interior controles
2. Gestionar Comisiones de Servicios al operacionales 2.2 Operativo de
exterior ambientales / Control de
Ejecutar y Monitorear Derrames (PON)
Programas 2.3. Hojas de
ambientales Seguridad
3. Coordinar Logística
Gestionar
Eventos

1. Coordinar Logística de Eventos

de Eventos
2. Reservar Salas

CONTINUA
3. PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Gestión Administrativa Proceso: Gestión Administrativa
Ficha Técnica Documentos
PROCESO
(Procedimiento) Soporte
1. Administrar Vigilancia y Seguridad
2. Administrar Servicios de Aseo y Cafetería
Gestionar Operaciones de
Servicios Administrativos

3. Administrar y Mantener la PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS

Infraestructura Física. (Mantenimiento
Correctivo en Infraestructura Física,
Muebles e Inmuebles).
Prestación de Servicio de
4. Administrar y Mantener la
Infraestructura Física. (Mantenimiento
Preventivo en Equipos Diferentes a
Computo)
5. Administrar Parque Automotor
1. Baja de Bienes
2. Enajenación por Subasta Pública de
Gestionar Recursos Físicos
1. Condiciones
Operativas para
Aseo y Cafetería 4. Administración de Vigilancia, 4. Condiciones Operativas para
Seguridad, Servicios de Aseo y Prestación de Servicio de Aseo y
Cafetería Cafetería
5. Administración y mantenimiento de 5.1. Administración de bodegas
la Infraestructura Física
(Mantenimiento Correctivo en 5.2. Reservar Salas
Infraestructura Física, Muebles e
Inmuebles y equipos Diferentes a
Computo)

bienes dados de baja. 1. Guía para solicitar 6. Control de inventarios

3. Gestionar seguros declaración de
incumplimiento e 7. Gestión de Seguros
4. Realizar salidas bienes de consumo y/o 8. Enajenación por Subasta Pública de
imposición de sanciones
devolutivos bienes dados de baja
2. Validador aportes
5. Realizar reintegro de bienes. 9. Baja de Bienes
salud y pensión
6. Realizar traslados de bienes.
3. Guía para el manejo
7. Legalización de inventarios del anticipo
8. Toma física de inventarios
9. Registrar entrada de bienes a la bodega

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Total Documentos Actualmente: 28 Total Documentos Propuestos: 16
4. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Gestión de Talento Humano Proceso: Gestión del Talento Humano
Ficha Técnica
PROCESO
(Procedimiento)
PROCEDIMIENTOS GUÍAS INSTRUCTIVOS
1. Generación del plan anual de vacantes
Seleccionar y vincular el
2. Selección del talento humano
talento humano
3. Vinculación del talento humano

1. Selección y vinculación del talento

humano (Selección y Vinculación del
Realizar inducción y talento humano - administración de la
reinducción al talento 1. Realizar inducción y reinducción al talento humano planta de cargos - Generación del plan anual
humano de vacantes) 2.1. Calificación de
evaluación de
2. Evaluación del desempeño del Talento periodo de prueba no
1. Evaluación de Gerentes Públicos Humano (Evaluación de Servidores de satisfactoria
2. Evaluación de servidores públicos de carrera Carrera Administrativa- Evaluación de
gerentes públicos y libre nombramiento y
Evaluar el desempeño del administrativa y libre nombramiento y remoción que no remoción y provisionalidad)
talento humano son gerentes públicos. 5.1. Guía para la
3. Capacitación del Talento Humano generación de
3. Medición de desempeño para servidores nombrados en (Incluye inducción y reinducción) reporte de
provisionalidad provisiones de
4. Estímulos al Talento Humano nómina 5.1 Instructivo base
5. Liquidar Nómina y Prestaciones Sociales de datos
5.2. Guía Trámite de
1. Plan básico de salud y seguridad laboral 6. Tramite de requerimientos de personal administración de
Cesantías
2. subprograma de higiene industrial 7. Gestionar la Desvinculación Laboral personal /
Gestionar la Seguridad y 7.1. Retiro de Instructivo para la
Salud Laboral 3. Subprograma de promoción prevención y control de la **8. Procedimiento de seguridad y salud en personal (incluye los liquidación de
medicina preventiva y del trabajo el trabajo ** formatos de nómina.
4. Subprograma de seguridad industrial resolución)
** En el numeral 8 se contemplan 32
procedimientos que se están creando
Resolver Asuntos /actualizando para su revisión.
1. Resolver asuntos disciplinarios
Disciplinarios

CONTINUA
4. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Situación Actual:
Macroproceso: Gestión de Talento Humano
Ficha Técnica
PROCESO
(Procedimiento)
1. Capacitación del
Desarrollar Talento Humano.
integralmente el
talento humano 2. Estímulos al Talento
Humano
1. Administración de la
planta de cargos.
2. Liquidar Nómina y
Administrar el
Prestaciones Sociales.
vinculo laboral
3. Tramite de
requerimientos de
personal.
1. Calificación de la evaluación del desempeño
Gestionar la 1. Gestionar la prueba no satisfactoria / 5. Sanción disciplinaria
desvinculación Desvinculación Laboral
laboral
Total Documentos Actualmente: 36
Situación Propuesta
Proceso: Gestión del Talento Humano
Documentos
Soporte
1. Encuesta de Bienestar.
2. Descripción de actividades de clima
organizacional.
3. Descripción de Actividades del Programa de
Retiro Asistido
1. Guía Trámite de Cesantías.
2. Guía para la generación de reporte de
provisiones de nómina.
3. Instructivo base de datos administración de
personal
4. Instructivo para la liquidación de nómina.
no satisfactoria / 2. Aceptación de renuncia
3. Retiro por invalidez absoluta
4. Calificación de evaluación de periodo de
6. Insubsistencia en un cargo de LNR
7. Insubsistencia en un cargo provisional
8. Retiro por pensión de jubilación
9. Soporte Fallecimiento / 10.Revocatoria de
nombramiento / 11. Fallecimiento
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Total Documentos Propuestos: 44
5. PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Gestión Documental Proceso: Gestión Documental
Ficha Técnica
PROCESO Documentos Soportes
(Procedimiento)

1. Programa de gestión
MANUALES PROCEDIMIENTOS
Planeación 1. Actualización de las Tablas de documental PGD
Documental Retención Documental - TRD 2. Plan institucional de archivo
PINAR
0. Programa de gestión 1. Actualización de las Tablas de Retención
1. Generación, radicación y documental PGD Documental – TRD
distribución de las comunicaciones
0. Plan institucional de 2. Gestión de comunicaciones internas y
internas
Producción archivo PINAR externas (Incluye Envío de comunicaciones
Documental 2. Recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones oficiales)
externas 3. Gestión y tramite de los documentos
3. Envío de comunicaciones oficiales 4. Consulta y préstamo de documentos
1. Gestión y tramite de los 5. Organización y administración del Archivo
Gestión y documentos de Gestión
trámite de 2. Consulta y préstamo de 6. Transferencias documentales primarias y
los documentos en archivo de gestión secundarias
documentos 3. Consulta y préstamo de 7. Disposición Final de Documentos
documentos en archivo central
8. Reprografía de Archivos
Organización 1. Organización y administración del
Archivo de Gestión 1. Instructivo entrega archivo
y
producto de contratos y/o
transferencia 2. Transferencias documentales consultoría
documental primarias y secundarias

Disposición 1. Disposición Final de Documentos

Final de
Documentos 2. Reprografía de Archivos
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Total Documentos Actualmente: 14 Total Documentos Propuestos: 10
6. PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Gestión Jurídica Proceso: Gestión Jurídica

Ficha Técnica
PROCESO PROCEDIMIENTOS
(Procedimiento)

Atender consultas 1, Emitir conceptos jurídicos

1. Emitir concepto jurídico, y elaborar proyectos de
jurídicas y proyectos de
acto administrativo en segunda instancia. 1.2. Control Normativo
acto administrativo
2.3. Ejercer la jurisdicción coactiva del MEN
3.4. Defensa judicial pasiva
1. Atender embargos judiciales
Atender Asuntos 4.5. Defensa judicial Activa
2. Atender procesos de conciliación prejudicial
Contenciosos 5.6. Atención a tutelas
3. Atender asuntos judiciales
6.7. Tramitar otros mecanismos alternativos de solución de conflictos - Arbitramento
7.8. Gestión de los mecanismos alternativos de solución de conflictos - conciliación
Ejercer Jurisdicción extrajudicial
1. Ejercer jurisdicción coactiva 8.9. Gestión del cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones.
Coactiva
9.10. Diseño e implementación de políticas de prevención del daño antijurídico
10.11. Gestión del proceso judicial
1. Elaborar y formalizar proyectos de norma del MEN 11.12. Esquema plan de supervisión (incluido auditoría)
2. Emitir conceptos jurídicos para proyectos 12.13. Recuperación de recursos públicos
legislativos
13.14. Formulación, implementación y seguimiento de políticas para el uso de mecanismos de
arreglo directo y alternativos de solución de conflictos

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Total Documentos Actualmente: 7 Total Documentos Propuestos: 14
PROCESO DE EVALUACIÓN

EVALUACIÓN Y
CONTROL

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5. PROCESO: EVALUACIÓN

Situación Actual: Situación Propuesta

Macroproceso: Evaluación Proceso: Evaluación
Ficha Técnica Documentos
PROCESO
(Procedimiento) Soporte

Realizar 1. Administrar auditorías internas al SIG

evaluación 2. Monitorear y gestionar evaluación de
independiente entes de control externo PROCEDIMIENTOS

1. FT- Evaluar y realizar

tratamiento de servicio no
conforme
1. Administrar auditorías internas al SIG
1. Evaluar el Desempeño del SIG 2. FT-Tramites de aseguramiento
Realizar de calidad en educación superior 2. Monitorear y gestionar evaluación de entes
2. Evaluar y realizar tratamiento de
seguimiento y
retroalimentación
servicio no conforme 3. FT- Servicio de asistencia técnica de control externo
a la gestión 3. Hacer seguimiento al mapa de 4. FT- Servicio de desarrollo de
indicadores proyectos 3. Evaluación de dependencias
5. FT- Servicio de distribución y 4. Resolver asuntos disciplinarios
seguimiento de recursos
financieros

1. Metodología para el seguimiento

Gestionar Planes 1. Gestionar Planes de Mejoramiento a Planes de Mejoramiento
de Mejoramiento
2. Guía Planes de Mejoramiento

1. Matriz Servicios- Dependencias

MEN
N.A. 2. Ficha Técnica Servicio De
Definición de Políticas y
Normatividad

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Total Documentos Actualmente: 15 Total Documentos Propuestos: 4