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São muitos os fatores que podem levar uma startup ao sucesso: produtos e serviços
inovadores, processos disruptivos, aceitação rápida do mercado, boa capacidade de captar
investimentos e assim por diante. Mas a verdade é que nada disso funciona e se mantém sem
uma base. E, no mundo dos negócios, isso significa ter uma boa estrutura no departamento
financeiro de uma empresa.
Empresas pequenas ou de médio porte (como são as startups no começo de sua trajetória)
raramente contam com uma grande equipe de profissionais focados exclusivamente no
departamento financeiro.
Por ter uma operação ainda pequena e poucos clientes, os empreendedores costumam fazer
tudo por conta própria, com pouca organização pré-definida e dando atenção aos problemas
apenas na medida em que vão surgindo.
O grande erro nesse tipo de atitude é a falta de uma visão ampla sobre o futuro da empresa,
que está apenas engatinhando. Mesmo que o empresário possa lidar tranquilamente com
questões financeiras no presente, o crescimento que ele tanto deseja para seu negócio pode
não ser sustentável com a gestão de finanças atual.
Por isso, é essencial e urgente montar uma estrutura financeira organizada, estabelecendo
responsabilidades para cada uma de suas áreas. E essa não é uma tarefa complicada, é
questão apenas de planejar e executar uma espinha básica de administração econômica. Para
tanto, basta respeitar uma estrutura simples. Veja a seguir.
Departamento financeiro
O departamento financeiro é o setor que fica responsável por controlar todo o dinheiro que
circula pela startup. Aqui, os profissionais estão focados em cálculos, contas, pagamentos e
recebimentos.
Seu líder é conhecido como Chief Financial Officer (CFO), diretor que responde diretamente ao
Chief Executive Officer (CEO) e aos acionistas.
O papel do CFO
Como dissemos, o diretor financeiro (ou CFO) precisa atuar da mesma forma que outros
profissionais C-level. Isto é, deve priorizar a criação de estratégias e execução de projetos,
dentro do seu departamento, que contribuam para o crescimento da empresa.
O CFO é o responsável direto por todos os outros grupos que formam um setor financeiro
empresarial. É ele que gerencia o monitoramento de recursos e traça ações importantes a
partir disso: cortes de gasto, administração do capital de giro, reestruturações de processos,
além de investimentos em infraestrutura e serviços.
Caso isso não seja possível, as ferramentas de gestão que citaremos mais para frente serão
essenciais para o sucesso da empresa.
Tesouraria
O papel do tesoureiro
Dentro de uma empresa, o tesoureiro é o profissional mais próximo do controle prático das
finanças, um papel que, quando acumulado pelo CFO, sobrecarrega o cargo e aumenta o risco
de falhas operacionais.
O tesoureiro, portanto, é responsável por todas as transações necessárias na rotina da
empresa: lançamentos, baixas, pagamento a fornecedores e atendimento ao cliente em
questões financeiras. No fim, ele é o encarregado do fechamento das contas e criação dos
relatórios que serão utilizados pelo CFO, para traçar estratégias de investimentos e corte de
gastos.
Como o trabalho de controle financeiro na prática deve ser muito minucioso, o uso de
sistemas de gestão e plataformas para intermediação de pagamentos é essencial para que o
trabalho de um tesoureiro seja bem feito.
Fiscal
O setor fiscal é responsável por colocar a empresa em consonância com as regras tributárias
do país. Essa área controla a emissão de notas fiscais, faz a contabilidade de impostos a serem
pagos e ainda fornece diretrizes para a startup reduzir ao máximo seus custos tributários sem
cometer qualquer tipo de ilegalidade.
O setor fiscal é importante, assim, tanto para as finanças da empresa como também para o
compliance.
Essa é uma função dentro das startups que quase sempre é acumulada por outros profissionais
— principalmente o tesoureiro.
É possível trabalhar assim, mas, em um país com tantas minucias legais e normas interagindo
entre si, delegar essa tarefa a uma única pessoa pode ser uma forma de ganhar uma vantagem
sobre a concorrência.
Isso porque, além de tudo que falamos sobre a área fiscal, o responsável por esse
departamento ainda tem a capacidade de alimentar o planejamento estratégico com novas
formas de enxergar o funcionamento da empresa.
Alguns ajustes que driblam parte da burocracia com ações fiscais mais ágeis são suficientes,
por exemplo, para economizar tempo e dinheiro que podem ser realocados para o core do
negócio.
Controladoria
Enquanto a tesouraria e a área fiscal estão mais ligadas às ações cotidianas da empresa, a
controladoria tem um papel mais estratégico.
O papel do controlador
O controlador precisa ser o profissional que mais pensa à frente. O seu grande desafio é
levantar o estado financeiro atual da empresa e alinhar essa análise com o que toda a diretoria
traçou como metas para o futuro — geralmente para um mês, um trimestre ou um ano.
Como dissemos, pequenas empresas podem não ter grandes equipes para cuidar de cada um
dos setores do financeiro. Mas essa divisão pode ser realizada internamente, mesmo que para
isso seja preciso alocar um profissional na controladoria e na tesouraria, por exemplo.
O importante é que a startup tenha uma estrutura financeira clara, facilitando o fluxo de
informações, o controle de processos e a tomada de decisões.
Seja com um único profissional ou uma equipe bem dividida, o que vai definir o sucesso ou não
da sua startup passa muito pela estrutura criada para sustentar esse controle.
Como dissemos, quanto mais profissionais engajados, mais fácil fica. Mas o importante mesmo
é seguir as dicas abaixo sobre organização.
A primeira coisa a fazer é analisar a estrutura ideal que detalhamos acima e determinar como
você vai implementar o departamento na sua startup. Você quer encarar todos esses papéis
sozinho? Vai priorizar a contratação de um CFO ou vai garantir um profissional para cada
função?
O ideal é que a empresa já tenha essa organização definida desde os primeiros meses de
existência, quando o caixa ainda é muito variável e as oportunidades de mercado precisam ser
aproveitadas o mais rápido possível.
Assim que você decidir o que é ideal para o seu modelo de negócio, é hora de aplicar todas as
outras dicas deste artigo de acordo com essa estrutura.
Cobre disciplina
Esse monitoramento precisa ser diário e, se possível, com alguns parâmetros consistentes
(como horário de coleta de dados e forma como são coletados), que deem o máximo de
fidelidade para seus relatórios de desempenho.
O sucesso de uma startup passa muito pela sua capacidade de mensurar resultados e traçar
novas estratégias a partir deles. Sem uma disciplina constante e ininterrupta, é impossível
garantir a confiabilidade nos seus dados.
Um erro financeiro muito comum nas startups (que surgem na maioria das vezes da ideia e da
vontade de um empreendedor), é confundir o que é dinheiro da empresa e o que é dinheiro
do empresário.
Retirar fundos da conta para uso pessoal não só enfraquece o caixa do negócio como
atrapalha, e muito, o controle financeiro da empresa.
As dívidas são outro grande inimigo de startups com pouco controle financeiro, pois corroem
silenciosamente o caixa.
Para evitar que juros virem uma bola de neve, o departamento precisa ter uma boa estrutura
de gestão dos prazos de vencimento. Se possível, é interessante utilizar um sistema que
priorize as dívidas de curto prazo, o que pode ajudar a equilibrar o seu fluxo de caixa.
Depois de entender a estruturação do setor financeiro e como a equipe deve ser organizada, é
preciso que a startup tenha protocolos para fazer o departamento funcionar com excelência,
adotando práticas e ferramentas que farão a área se transformar em um diferencial
competitivo.
Empresas que trabalham com assinaturas de serviços, por exemplo, podem controlar o
aumento do pagamento recorrente, o ticket médio por cliente, a taxa de churn, entre outras
diversas possibilidades. O importante é que os índices sejam confiáveis, usem fontes de dados
perenes e consigam embasar tanto o diagnóstico financeiro como a tomada de decisões
estratégicas. Dê flexibilidade ao planejamento financeiro com dados reais!
Aposte em sistemas de gestão
Sempre que falamos em usar métricas ou conhecer o fluxo de recursos dentro da empresa, o
assunto parece bastante subjetivo, não acha? Afinal, estamos nos referindo ao uso de dados
massivos que precisam ser coletados e analisados de maneira rápida. Para solucionar o
problema, invista em sistemas de gestão empresarial!
Conhecido pela sigla em inglês ERP, esse tipo de solução consegue captar de forma automática
dados vindos de todos os setores da empresa, gerando relatórios com gráficos e tabelas para a
fácil a leitura e a consequente tomada de decisão.
Vale ressaltar que tais sistemas funcionam em módulos que podem ser acrescidos de acordo
com a complexidade e o crescimento do negócio. Isso quer dizer que mesmo empresas
pequenas (como startups iniciantes) não só podem como devem considerar o investimento,
uma vez que o custo é controlado e o retorno é considerável.
Agora que você já sabe mais sobre como deve ser a estrutura do departamento financeiro de
uma empresa, não deixe de cuidar também de outros setores-chave da sua startup: saiba
como otimizar o setor logístico!