MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Para mantener una buena comunicación dentro de la empresa, es esencial saber elegir los
canales adecuados y desarrollarlos de manera eficaz.

Por muy buena que sea la estrategia empresarial, sin una correcta comunicación
organizacional los planes quedarán en papel mojado. Transferir las directrices a los
empleados, difundir los valores de la compañía entre la plantilla, informar sobre los recursos y
posibilidades, dar a conocer los productos y servicios o fomentar la cultura de la organización
son claves en el funcionamiento de cualquier empresa y los líderes y directivos son cada vez
más conscientes de ello.

La gestión de la comunicación interna es muy importante para mantener el buen

funcionamiento de la organización. No solo contribuye a una administración más ordenada
y eficaz de los recursos humanos, sino que permite el establecimiento de un clima laboral
saludable.

1./ EL CANAL O MEDIO. PARTE ESENCIAL DEL PROCESO DE

COMUNICACIÓN
Es el medio de la comunicación. El canal debe ser capaz de transmitir el mensaje de una parte
a otra sin cambiar el contenido del mensaje. El canal puede ser un trozo de papel, un medio
de comunicación como la radio, o puede ser una dirección de correo electrónico. El canal es
la ruta de la comunicación del emisor al receptor. Un correo electrónico puede utilizar
Internet como canal.
Un medio es un conjunto de canales con un procedimiento peculiar de transmisión que afecta
a la forma de transmisión, recepción, codificación de los mensajes y su contenido.

Un canal es aquel aspecto comunicativo, funcional y especializado que permita transmitir y

recibir mensajes por un soporte tecnológico y que se haya establecido a través del uso o haya
sido creado formalmente por parte de una organización o empresa para conducir flujos de
datos relativos a tareas específicas. Es el soporte físico necesario para que pueda llegar el
mensaje del emisor al receptor. Puede haber canales fisiológicos y tecnológicos

Medio de comunicación seria como la radio, la tele, etc, canal de comunicación puede ser
mediante señales, el habla, etc.

2/ UNA TIPOLOGIA DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES
Existen diversos canales de comunicación que las empresas pueden utilizar. Cabe señalar que
estos pueden ser de dos tipos: formales e informales. Los primeros sirven para transmitir la
información oficial (comunicados, órdenes, memorandos, etc.), mientras que los segundos se
componen de las conversaciones y rumores. Si bien los canales formales permiten llevar un
control más eficaz del flujo de la información, no permiten pronosticar por sí solos el
comportamiento colectivo dentro de la organización.
Para una gestión estratégica de la comunicación es necesario tomar en cuenta los flujos de
información que corren por estos dos tipos de canales. Cabe señalar que las comunicaciones
pueden ser transmitidas a través de diversos medios. Estos son los principales:
Escritos: Pueden realizarse a través de comunicados, cartas, manuales, publicaciones
institucionales, entre otras. Estos canales son útiles principalmente porque permiten mantener
un registro tangible y verificable del mensaje a comunicar en la organización.
Orales: Dentro de este medio, se encuentran los mensajes transmitidos durante las reuniones,
las conversaciones personales y las llamadas telefónicas.
Tecnológicos: Aunque fusiona elementos de los medios anteriores, se ha convertido en un
componente muy importante dentro de la comunicación interna de las empresas. Dentro de
él se encuentran los correos electrónicos, newsletters, el chat, las redes sociales, servicios de
videollamadas, los blogs, etc.
Más allá de los canales utilizados para transmitir la información, es importante destacar la
importancia de la implementación de un sistema de comunicación interna que permita
promover una interacción bidireccional. La información debe fluir en ambas direcciones,
dado que los colaboradores tienen mucho que aportar para el crecimiento de la organización

SI LOS DIVIDIMOS SEGÚN LA ESTRUCTURA FISICA SERIAN>

3. USO DE LOS MEDIOS PARA LA EJECUCION DE CONDUCTAS ESPECIFICAS

DE COMUNICACIÓN INDIVIDUAL
El primer caso como medio para ejecución de conductas específicas individuales, se usa para
episodios concretos o personales de comunicación.
El uso de los medios para la ejecución de conductas específicas de comunicaciones
individuales está relacionado con el tipo de tareas laborales que se ejecutan y factores como:
la distancia física, la agenda de los interactuantes y la clase de información por transmitir.
Así también, la introducción de nuevas tecnologías ha influido en la utilización de los medios,
un ejemplo de ello son las computadoras, el correo de voz, el dictado digital y las
videoteleconferencias, lo que ha permitido una revolución de la comunicación en las
organizaciones facilitando que éstas se realicen de manera precisa y rápidamente.
Aunque algunas organizaciones no han sido concientes de sus ventajas, utilizándolos de
manera aislada y fragmentada, sin un sistema para planear, organizar, usar y evaluar a dichos
medios como un conjunto de forma global.

En un estudio hecho por P. Hesseling en una empresa transnacional, encontró que hay
preferencias por utilizar un determinado medio de comunicación, según el tipo de mensaje
emitido.

Para dar una orden era mas frecuente el uso de viva voz pero cuando se trataba recibirla, se
prefería el medio escrito por su mayor exactitud, en la transmisión de información menos
compulsiva se prefieren las interacciones cara a cara, también encontró que había diferencia
en el patrón de uso de los medios, según el sector de la organización, los grupos que tenían
actividades de planeación y agendas muy estrechas preferían usar el teléfono, los grupos de
asesoriaas que se encontraban en areas pequeñas utilizaban la comunicación cara a cara y por
ultimo los grupos de funciones de coordinación internacional prefirieron medios escritos.

4/ LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE COMUNICACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES
Por nueva tecnología de la comunicación entendemos todas aquellas formas de comunicación
que son electrónicas y que están basadas en la computadora. La introducción de nueva
tecnología siempre ha producido cambios radicales en el estilo de vida de la humanidad y en
las formas de comunicación Marshall McLuhan
NUEVAS TECNOLOGIAS: SISTEMA DE COMUNICACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES
El sistema de contabilidad computarizada que realiza las tareas de contabilidad, y la planilla
de pagos.
El sistema centralizado de distribución de datos que provee únicamente información
relacionada con el estado de los procesos de producción y control del inventario.
El sistema de información general que provee información especializada para que la gerencia
pueda realizar las tareas de planificación control y evaluación . El sistema de red de
computadoras que permite los tipos de comunicación: el correo electrónico, la comunicación
grupal a través de terminales, el boletín electrónico, la comunicación grupal a través de
terminales, el boletín electrónico, la voz electrónica, y las teleconferencias
El sistema de comunicación internet que permite el acceso a la llamada superautopista de la
información y al internet social. A través de este sistema las organizaciones Reciben
información actualizada pertinente a sus servicios y necesidades Acceden a catálogos
interactivos que hacen que los procesos de compra sean más fáciles, más rápidos y más
eficientes.
Relaciones on line: WEB 2.0 Impacto: cambio en los procesos comunicativos Interacción en
la comunicación Transformación del modelo de comunicación Transformación del modelo
de comunicación Chat, las redes sociales el Foro de discusión, el E-mail, El blog Información
Vs. Participación
En la comunicación organizacional el correo electrónico a reducido la formalidad, y la
facilitación del envío de mensajes.
Impacto en las relaciones entre consumidores y las empresas Las nuevas tecnologías Web
2.0 están cambiando las relaciones entre los consumidores y las empresas. La facilidad de
uso de estas nuevas herramientas de comunicación social (blogs, wikis, podcast, redes
sociales, vídeos, etc.), pero sobre todo su gratuidad, ha hecho que el consumidor se haya
convertido en el principal protagonista de la Red.
 Las nuevas redes de comunicación, como se ha dicho, superan las barreras físicas del
espacio y crean un nuevo concepto de espacio en el que los factores físicos referentes a la
distancia son superados. A este se le está empezando a denominar de manera generalizada
como "ciberespacio" entendiendo por tal "el entorno virtual, el no lugar, en el que se
encuentran personas que se comunican por o con medios técnicos (Morse, M. 1.994), y
donde, como dice Rheingold (1.993), "no hay ninguna necesidad de cargar con el estorbo
de un cuerpo semejante al que poseemos en el universo físico" y al que hace ya algún
tiempo, con un sentido mucho mas amplio, se refería París (1.973,178) diciendo que "la
consecuencia y un momento esencial de esta organización de la actividad humana que
llamamos técnica es la constitución de un universo tecnológico. El hombre nace y vive
dentro de él. Podríamos hablar de una "tecnosfera"". Este concepto de ciberespacio
significa que los sujetos implicados en un proceso de comunicación, de cualquier tipo de
los planteados anteriormente, no abandona el entorno personal que le es propio, lo que a su
vez significa que no existe una aproximación "real" a la realidad de los restantes sujetos. En
la figura 3 se ha recogido, gráficamente, los elementos que "alteran" los procesos de
comunicación tal como veníamos entendiéndolos.

Planteaba el trabajo como la segunda faceta con repercusiones significativas como

consecuencia de la incorporación de las N.T. al mundo de la empresa. Si bien podríamos
detenernos en distintas posibilidades, hemos considerado el teletrabajo como la más
significativa y la que puede generar una mayor problemática.

El teletrabajo o trabajo a distancia, está mostrándose como una posibilidad que abre nuevas
perspectivas, soluciona algunos problemas y abre nuevas interrogantes. Siguiendo los
criterios de Qvortrup, L. (1.992) las organizaciones, cualquiera que sea su objetivo, pasan
por tres fases en su relación con el desarrollo y utilización de las redes de comunicaciones
para el trabajo.

5/ EL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

INTERNOS

Los medios de comunicación interna

En este post trato sobre los medios alternativos: orales, escritos, audiovisuales y
electrónicos que utilizan la empresas para compartir conocimientos y difundir su
cultura corporativa, sus planes y actividades empresariales.
Sobre la importancia de crear canales oficiales
La gestión de la comunicación interna requiere dotarse de canales con distintos fines. Entre
los diferentes medios hay que elegir los más adecuados al tipo de negocio y tener en cuenta
los aspectos que limitan su eficacia.
Cada canal es apto para determinado tipo de mensajes. Lo aconsejable es crear un plan de
medios y a su vez, segmentar audiencias para lanzar mensajes eficaces.
EJemplos:
PERSONAL NUEVO Manual de acogida
MANDOS MEDIOS Newsletter técnicas
 La elección de los canales oficiales
¿Cuáles son los medios más populares en comunicación interna?
Los medios más utilizados son: desayunos de trabajo, los equipos de trabajo, la revista
digital,las reuniones, el newsletter, el portal corporativo (intranet), el vídeo.
¿Qué criterios considerar al elegir crear un canal de comunicación?
 PÚBLICO al que se desea llegar
 TIPO DE CONTENIDO que se necesita difundir.
 PERIODICIDAD DE CONTENIDOS.
 RESPONSABLE DE SU MANTENIMIENTO
 El TIPO DE MENSAJES: cada medio aporta ventajas y limitaciones. Dependiendo de
la temática y asuntos a divulgar unos serán más adecuados que otros.
 Aspectos que los condicionan: métricas de su impacto, presupuesto, tiempo necesario
para generar contenidos y promoción, personal responsable.
Medios al servicio de la empresa
La comunicación interna en la empresa se sirve de unos canales, los cuales transmiten unos
mensajes reconocidos de forma explícita como oficiales.
Estos mensajes se envían a través de diversos canales o herramientas de comunicación que
pueden ser: orales, escritos, audiovisuales y electrónicos.
4 Tipos de comunicación
1,La comunicación oral: en este grupo ubicamos las conversaciones telefónicas, las
entrevistas personales de acogida, entrevistas de evaluación del desempeño, las
reuniones de equipos, los seminarios y conferencias, las visitas a la empresa, los equipos
de trabajo, los desayunos de trabajo, las comidas de información y los eventos sociales.
2.La comunicación escrita: comprenden las cartas con diferentes fines (bienvenida,
felicitación..), los informes, los manuales, la revista digital, la revista impresa (conocida
también como house organ), la newsletter conocido como boletín de noticias electrónico, los
boletines especializados, la hoja de sugerencias, las encuestas de opinión.
Se incluye también en esta categoría, el tablón de anuncios el cual contiene cuadros,
gráficos, fotografías, carteles o similares, utilizados generalmente en las campañas con
diferentes fines.
Otro medio que suele editarse en formato impreso es el Manual de bienvenida. Este
documento recoge y sintetiza toda la información de interés y utilidad para el colaborador.
3.La comunicación audiovisual . Comprende el uso de medios audiovisuales; en este grupo
encontramos todo tipo de vídeos y la videoconferencia.
El vídeo es la herramienta preferida por los internautas y por la mayor parte de la sociedad.
Puede usarse como estrategia de marketing digital para posicionar el negocio, o bien para
distribuir conocimiento. A nivel interno, tiene múltiples usos en el ámbito de formación o
bien, como elemento informativo en reuniones, convenciones, jornadas y/ o asambleas.
Estas producciones audiovisuales desarrolladas por la empresa tienen como fin transmitir
información, las misma que pueden ser generales sobre la empresa y sus actividades, sobre
sus productos o servicios, sobre su historia , o bien formativas.
Actualmente, la Videoconferencia es uno de los medios más utilizados por las empresas para
fortalecer sus comunicaciones internas. Su principal ventaja reside en hacer posible
reuniones, conferencias o explicaciones en cualquier momento, sin desplazamientos ni causar
interrupciones importantes en la trabajo de cada uno de los asistentes. Únicamente requiere
coordinar el tiempo de los asistentes para estar disponibles a la misma hora, cada uno en el
sitio o ubicación prevista.
La videoconferencia permite que varios asistentes -ubicados en lugares o poblaciones
distintas- conectarse utilizando un vídeo . A través de este medio es posible escucharse,
preguntar y conversar con el conferenciante, en tiempo real.
4.La comunicación digital a través de medios electrónicos
La comunicación virtual o digital. Se refiere a todas las comunicaciones que se producen
en Internet y se alojan en plataformas multimedia. Tienen la gran ventaja de que ahorran
costes y permiten medir su impacto y eficacia.Cuando hablamos de comunicación digital nos
referimos sobre todo el uso de los correos electrónicos personalizados a todos los
colaboradores, a la oficina virtual, a los medios sociales (redes sociales internas) y a la
intranet que permite crear foros de opinión, debates, chats y similares.
Mención especial merecen los medios Sociales o social media, plataformas de
comunicación online cuyo contenido es creado por los propios usuarios mediante el uso de
las tecnologías 2.0, que facilitan la edición, la publicación y el intercambio de información.
Los medios sociales más utilizados son las redes sociales, los blogs de empresa, los
microblogs y los servicios multimedia. A través de éstos se comparte información de interés,
se participa y se difunde conocimiento. Sin embargo para evitar efectos
inesperados conviene realizar un proyecto digital para cada medio digital que se
implante y a su vez, desarrollar un manual que regule su uso.
Las empresas apuestan por la comunicación digital
Las empresas cada vez más, se sirven de la tecnología 2.0 para crear comunidad (generar
orgullo de pertenencia) facilitar la colaboración entre áreas (promueven la comunicación
horizontal , vertical, individual y transversal (entre equipos de trabajo) , fomentar la
participación y detectar talento (muchas veces las aportaciones proceden de los
colaboradores y no de los cuadros directivos). A todas estas ventajas se añade la rapidez y
funcionalidad ya que estas redes permiten adjuntar: texto escrito, gráficos, fotografías y
vídeos.
Hoy es frecuente que el personal acceda a estos medios a través de ordenadores, teléfonos
inteligentes o bien, tabletas.
Herramientas colaborativas para gestión de proyectos:
Existen varias Slack, Telegram,Trello, entre otras.
Trello
Esta plataforma te permite organizar y planificar tu trabajo personal y compartirlo con tu
equipo. Te da la posibilidad de crear tus tableros ‘boards’ propios con tus trabajos y otros
donde puedes invitar a distintos perfiles profesionales que colaboren contigo en dicho
proyecto, con el objetivo de facilitar la comunicación interna. Te permite apreciar de un
vistazo todo lo que hay en el proyecto, interactuar, comentar, arrastrar y reordenar un tablero

Las herramientas digitales de mayor uso

Según el estudio de la Consultora Mc Kinsey, las wikis, los blogs, twitter o bien, el uso de
yammer son las herramientas colaborativas preferidas por las grandes empresas debido a que
facilitan la interacción y fomentan una cultura abierta y participativa.
Cada herramienta digital tiene su funcionalidad. Por ejemplo, el e- mail , los SMS, el twitter
corporativo son un excelente medio para noticias urgentes.
Otro medio digital con gran acogida en casi todas las empresas es el WhatsApp mención
especial merece esta herramienta de mensajería que permite la comunicación rápida con el
personal a nivel nacional incluso en conexión con entornos internacionales. En algunos casos
se crean grupos de WhatsApp por cada departamento o área.
La TV corporativa
No es económica, pero se puede incorporar dentro de un blog, de una web.
Esta herramienta interna que funciona a partir de un circuito cerrado es actualmente uno de
los principales modelos de contenido para los medios indoor. Resulta de gran utilidad en
grandes organizaciones con amplios espacios, con ascensores, o donde hay una gran
circulación de gente. Se suelen poner en las salas de descanso. Sus contenidos se adaptan a
la demanda y objetivos de cada industria. Muy útil para transmitir los mensajes de manera
clara y concreta al público al que se quiere alcanzar. Los canales más comunes son noticias
y actualidad y publicidad interna.
La intranet: La página web de la empresa , el portal en internet es el sitio web interno de
la empresa cuyo acceso es restringido a través de unas claves de acceso.
Una intranet
es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología de internet para compartir dentro
de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales. La
intranet se nutre hoy de “modelos” de comunicación como foros, wikis, blogs y redes
sociales.
Las Intranets también se pueden utilizar para permitir a las empresas realizar negocios:
hacer pedidos, enviar facturas y efectuar pagos. Son un sistema poderoso para permitir a
una compañía hacer negocios en línea, por ejemplo, permitir que alguien en Internet pida
productos o servicios.
Nuestra propuesta:
 Es conveniente tener pocos medios institucionalizados que muchos canales
desatendidos.
 No sólo las grandes empresas deberían institucionalizar medios, sino también, las
PYMES.
 Cada empresa según sus necesidades, prioridades, objetivos del negocio y recursos, debe
elegir los canales o las herramientas más adecuadas para conectar con su personal; en
cualquier caso lo importante es la constancia y el respeto a la periodicidad. Por ejemplo,
si elige editar un boletín interno anual, debe respetar ese compromiso y
editarlo todos los años.
 Bases para trazar un sistema de comunicación interna en la empresa

Manuela Durán Rodríguez

 Administración
 18.02.2009
 1 minuto de lectura

comunicación organizacionalestrategia empresarial

Un sistema de comunicación interna en una organización estará dirigido a:

 La solución de problemas y deficiencia internos, explicando causas que los generan

y las posibles soluciones.
 Desarrollar cultura organizacional alineada con el sistema de valores, potenciando el
sentido de pertenencia, el compromiso con la organización y los objetivos a alcanzar
por esta.
 Así como a la integración y reconocimiento de las capacidades grupales e
individuales de los trabajadores y directivos.

Para ello se hace necesario estudiar y conocer:

 Expectativas.
 Motivaciones.
 Aspiraciones.
 Estados de opinión de los públicos internos de la organización.

¿Qué herramienta nos permite este conocimiento?

El primer paso antes de diseñar el sistema de comunicación interna es el diagnóstico de

comunicación, el cual nos garantizará la información necesaria para plantear la matriz
DAFO (Deficiencias, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades de la comunicación de la
empresa objeto de estudio.

Con la información que nos ofreció el diagnóstico estamos en condiciones de trazar la

estrategia de comunicación, está será la que defina el sistema de gestión de la comunicación
en la empresa pues en esta se integran las acciones a desarrollar, por tipo de público, criterio
de medida y recursos necesarios para su eficaz desarrollo.

Es elemental el control y la evaluación sistemática de la efectividad del sistema, para ello se

establecerá monitoreos a intervalos, teniendo en cuenta no saturar a los públicos con
encuestas por lo que se sugieren otros instrumentos como entrevistas, técnicas grupales,
buzones, etc.

¿Qué tipos de acciones se pueden planificar para lograr el objetivo del sistema de
comunicación empresarial?

 Estimulación moral: Diplomas, postales, cartas de reconocimiento, etc.

 Fortalecimiento de los valores: Conversatorios, encuentros con círculos de jubilados
y nuevos ingresos.
 Transmitir la historia de la organización.
 Desarrollo de acciones del Plan de acogida a los nuevos ingresos, contar con el
Manual de bienvenida.
 Acciones con relacionadas con el uso y explotación de los canales de comunicación
(murales , matutinos, reuniones, pizarras informativas, etc.)
 Realización de Boletines, Plegables, Sueltos, etc.
 Establecer canales de retroalimentación: Buzones de sugerencias, encuestas, etc.
 Acciones de capacitación: Planificación y desarrollo de temas de comunicación a
directivos, mandos intermedios y trabajadores en general.
 Desarrollo de peñas educativas y culturales, concursos.
  Implementación de campañas de Bien Social.

Las organizaciones deben contar con la documentación que avala el sistema de gestión
de la comunicación:

 Resultados del diagnóstico de comunicación.

 Estrategia de comunicación.
 Plan de acciones de comunicación.
 Evidencias de las acciones de comunicación realizadas.