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Agenda
• Introducción a la gestión de las comunicaciones
• Identificar a los Interesados
• Planificar las Comunicaciones
• Distribuir de la Información
• Dirigir a los Interesados
• Informar el Desempeño
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Introducción
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Identificar las necesidades de comunicación de los
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Prohibida su reproducción parcial o total. interesados es clave para la gestión de las comunicaciones
Introducción
Dimensiones de la Comunicación
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Introducción
Dimensiones de la comunicación
– Comunicación formal e informal
Dimensión de ¿Cuándo usarla?
comunicación
Escrita y formal • Para resolver problemas complejos, para elaborar los
planes de gestión del proyecto y el acta de constitución del
proyecto y para comunicación entre diferentes culturas.
Verbal y formal • Para presentaciones y conferencias.
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Herramientas y técnicas
Dimensiones de la comunicación
– Comunicación vertical (hacia arriba)
• Información que la alta gerencia necesita para
evaluar el desempeño del proyecto
• La alta gerencia establece prioridades y efectúa
cambios para alcanzar las metas y objetivos
del proyecto.
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Herramientas y técnicas
Dimensiones de la comunicación
– Comunicación vertical (hacia abajo)
• Con los miembros del equipo de proyecto
• Qué acciones (definición y alcance)
• Qué estándar (calidad)
• Cuándo (cronograma)
• Cómo (implementación)
• Cómo se medirá el avance (evaluación y
feedback).
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Herramientas y técnicas
Dimensiones de la comunicación
– Comunicación horizontal
• Con sus colegas
• Negociación de recursos, cronogramas,
presupuestos.
• Coordinación de actividades entre sí y con
terceros.
• Plan para operaciones futuras.
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Introducción
Dimensiones de la comunicación
– Oral y escrita
Método de comunicación
Propósito de la
Nivel de efectividad
comunicación
Oral Escrita Mixta
Visión general Media Media Alta
Acción inmediata Media Baja Alta
Acción futura Baja Alta Media
Directiva, orden Baja Media Alta
Informe de avance Baja Media Alta
Reconocimiento Baja Baja Alta
Reprimenda Alta Baja Media
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Disputa
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Alta Baja Media
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Introducción
Dimensiones de la comunicación
– Comunicación escrita
• El objetivo principal es que debe ser entendida
claramente al ser leída rápidamente.
• El mensaje debe ser:
– Bien planeado
– Simple
– Claro
– Directo.
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Introducción
Dimensiones de la comunicación
– Comunicación verbal
• Intercambio de información oportuno
• Rápido feedback
• Cierre oportuno.
– Comunicación no verbal
• Incluye:
– Gestos
– Tonos vocales
– Expresiones faciales
– Lenguaje del cuerpo.
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Introducción
Dimensiones de la comunicación
– Comunicación no verbal
Lenguaje del cuerpo Interpretación
Señalar Agresividad
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Introducción
Informar el Desempeño
Distribuir la Información
Identificar a los
interesados
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10.1 Identificar a los
Interesados
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Identificar a los interesados
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Identificar a los Interesados
Juicio de
expertos
Análisis de los
interesados
Acta de
constitución del Documentos de
proyecto adquisición
Factores
ambientales de
la empresa Activos de los
procesos de la
organización
Registro de Estrategia de
interesados gestión de los
interesados
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Identificar a los Interesados
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Identificar a los Interesados
Herramientas y técnicas
Recopilar y analizar de manera sistemática las
informaciones cuantitativas y cualitativas a
fin de determinar que intereses deben tenerse
en cuenta
Permite identificar los intereses, las
expectativas y la influencia de los interesados
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Identificar a los Interesados
Herramientas y técnicas
Poder = Nivel de Autoridad,
Interés = Nivel de preocupación
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Identificar a los Interesados
Herramientas y técnicas
Modelo de Prominencia
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Identificar a los Interesados
Resultados
Información de identificación (nombre,
puesto ubicación, rol e información de
contacto)
Información de evaluación (principales
Registro de requisitos y expectativas, influencia
potencial en el proyecto)
interesados
Clasificación de los interesados
(interno/externo, partidario/neutral/opositor)
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Planificar las Comunicaciones
Factores
ambientales de
la empresa
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Planificar las Comunicaciones
N = n (n-1)
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Análisis de
requisitos de las Tecnología de las
Registro de Estrategia de comunicaciones comunicaciones
interesados gestión de los
interesados
Modelos de Métodos de
comunicación comunicación
Factores
ambientales de
la empresa Activos de los
procesos de la
organización
Plan de gestión
de las
comunicaciones
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Planificar las Comunicaciones
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Planificar las Comunicaciones
Herramientas y técnicas
N: Número de canales de comunicación Organigramas
n: Número de interesados
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Planificar las Comunicaciones
Herramientas y técnicas
Urgencia de la necesidad de
información
Disponibilidad de la tecnología
Tecnología de las
comunicaciones
Duración del proyecto
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Planificar las Comunicaciones
Herramientas y técnicas
Herramientas y técnicas
Comunicación interactiva
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Planificar las Comunicaciones
Resultados
Requisitos de las comunicaciones
Diagramas de flujo de la
información
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10.3 Distribuir la
Información
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Distribuir la Información
Implica poner a disposición la Modelo emisor-receptor
información de manera oportuna
Elección del medio
Implementa el plan de gestión de
las comunicaciones Estilo de redacción
Técnicas de facilitación
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Distribuir la Información
Plan de
dirección del
proyecto Herramientas para
Métodos de distribución de la
comunicación información
Informes de
desempeño
ACTUALIZA
Activos de los
procesos de la
organización
Activos de los
procesos de la
organización
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Distribuir la Información
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Distribuir la Información
Herramientas y técnicas
Reuniones del proyecto, distribución de
documentos impresos, sistemas
manuales de archivo y bases de datos
electrónicas de acceso compartido
Herramientas electrónicas de
Herramientas para la comunicación y conferencias tales como
distribución de la correo electrónico, faz, correo de voz,
información teléfono, videoconferencias, sitios Web.
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Distribuir la Información
Resultados
Documentación sobre lecciones
aprendidas
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10.4 Gestionar las
Expectativas de los
Interesados
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Gestionar las Expectativas de los
Interesados
Gestionar activamente las expectativas
de los interesados para aumentar la
probabilidad de aceptación del proyecto
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Gestionar las Expectativas de los
Interesados
Métodos de
comunicación Habilidades Habilidades de
interpersonales gestión
Registro de Estrategia de
interesados gestión de los
interesados
Plan de
Registro de
dirección del
incidentes Solicitudes de
proyecto
cambio
ACTUALIZA Documentos del
proyecto
Registro de
cambios Activos de los
procesos de la
organización
Activos de los
Plan de gestión
procesos de la 40
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. del proyecto
organización
Prohibida su reproducción parcial o total.
Gestionar las Expectativas de los
Interesados
Herramientas y técnicas
Generar confianza
Resolver conflictos
Habilidades de negociación
Habilidades de
gestión
Habilidades de redacción
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Prohibida su reproducción parcial o total.
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Herramientas y técnicas
Habilidades Interpersonales - Escucha Activa
– Comportamiento verbal que denota escucha:
• Preguntar para aclarar u obtener mayor información
• Parafrasear para aclarar la terminología
• Resumir para confirmar que se ha entendido
• Pedir ejemplos
• Feedback táctico.
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Gestionar las Expectativas de los Interesados
Herramientas y técnicas
Habilidades Interpersonales - Escucha Activa
– Comportamiento no verbal que denota escucha:
• Contacto visual: Indica honestidad y apertura
• Expresividad: Mostrarse alerta e interesado
• Acercamiento: Establece una comunicación más amigable
y constructiva
• Captar la intención: Algunas veces el mensaje real no es
lo que se dice sino cómo se dice.
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Gestionar las Expectativas de los Interesados
Herramientas y técnicas
Habilidades Interpersonales - Escucha Activa
Mal escuchador Buen escuchador
Siempre interrumpe No interrumpe
Es impaciente Espera y pregunta
Juzga apresuradamente Pide aclaración
Muestra desinterés Presta mucha atención
No trata de entender Verifica su comprensión
No responde Da feedback: sonríe, asiente, frunce el
ceño
Prepara mentalmente un Evita la discusión y su efecto negativo en
argumento para “ganar” la relación
Reacciona, pierde el humor Responde a la idea no a la persona
Es inquieto Deja a un lado las distracciones
Se sale del tema Se concentra en las palabras y los
sentimientos detrás
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Gestionar las Expectativas de los Interesados
Herramientas y técnicas
Habilidades de Gestión – Presentación
Etapa Buenas prácticas
Antes de la • Practicar para asegurar que la presentación le es familiar
presentación • Comprobar que el equipo necesario para la presentación esta
listo
• Comprobar que el ambiente de la sala es el adecuado
• Asegurar que sus notas de apoyo están disponibles.
Durante la • Tener agua o algo similar a disposición
presentación • Medir su tiempo.
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Informar el desempeño
Herramientas y técnicas
Habilidades de Gestión - Presentación
Etapa Objetivos y recomendaciones
Introducción Lograr la atención e interés de la audiencia
“Dile lo que • Presentarse, introducir su idea y el objetivo de la presentación
le vas a • Mostrar la agenda
decir”
Cuerpo Desarrollar su idea de forma lógica
“Díselo” • Indicarle a su audiencia como su idea se relaciona con ellos
• Use un lenguaje que su audiencia entienda
• Sea breve
• Use ayudas visuales
• Estimule las preguntas y comentarios.
Resumen Sintetice sus ideas
“Dile lo que • Vuelva a exponer su idea, recuerde como este beneficia o afecta a su
le dijiste” audiencia
• Solicite preguntas y responda a dichas preguntas
• Sea específico 47
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Prohibida su reproducción parcial Objetivos
o total. y recomendaciones para presentaciones efectivas
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Resultados
Documentos del
proyecto Solicitudes de
cambio Plan de dirección
del proyecto
ACTUALIZA
ACTUALIZA
ACTUALIZA
Gestionar a los
interesados Activos de los
procesos de la
organización
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10.5 Informar el
desempeño
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Informar el Desempeño
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Informar el Desempeño
Análisis de
variación Métodos de
proyección
Información sobre
el desempeño del
trabajo
Time
$
EV, PV, AC, SV, Métodos de
CV, SPI, CPI comunicación Sistemas de
informes
EAC, ETC
Plan de
dirección del
proyecto
ACTUALIZA
Informes de
Activos de los
desempeño
procesos de la
organización
Herramientas y técnicas
Verificar la calidad recopilada a fin de
asegurarse que este completa y sea
coherente
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Prohibida su reproducción parcial Objetivos
o total. y recomendaciones para presentaciones efectivas
Informar el Desempeño
Herramientas y técnicas
Métodos de serie de tiempo: EVM,
promedio móvil, extrapolación,
predicción lineal, estimación de
tendencias y curva de crecimiento
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Informar el Desempeño
Herramientas y técnicas
Informes mediante cuadros
Time
$
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Prohibida su reproducción parcial o total.
Informar el Desempeño
Resultados
Organizan y resumen la información
recogida, y presentan los resultados de
cualquier análisis en comparación con la
línea base para la medición del
Informes de desempeño
desempeño
ACTUALIZA