采购管理现状分析报告

红星美凯龙 SAP 项目

版本：V1.0
2013/04/01

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2013/04/01 1.0 初始版本 徐云斌

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目录
1. 采购管理现状分析.................................................................................................................... 1
1.1. 采购管理组织架构 .................................................................................................................... 1
1.2. 采购管理现状分析 .................................................................................................................... 1
1.2.1. 采购管理业务现状 ............................................................................................................. 1
1.2.2. 采购管理存在问题 ............................................................................................................. 1
1.2.3. 采购管理主要期望 ............................................................................................................. 1
1.2.4. 采购管理初步设想 ............................................................................................................. 2
1.3. 库存管理现状分析 .................................................................................................................... 2
1.3.1. 库存管理业务现状 ............................................................................................................. 2
1.3.2. 库存管理存在问题 ............................................................................................................. 2
1.3.3. 库存管理主要期望 ............................................................................................................. 3
1.3.4. 库存管理初步设想 ............................................................................................................. 3
1.4. 采购价格主数据管理现状分析 ................................................................................................... 4
1.4.1. 价格管理业务现状 ............................................................................................................. 4
1.4.2. 价格管理存在问题 ............................................................................................................. 4
1.4.3. 采购价格主数据管理主要期望 ........................................................................................... 5
1.4.4. 采购价格管理初步设想 ...................................................................................................... 5
1.5. 采购其它主数据管理现状分析 ................................................................................................... 6
1.5.1. 采购其它主数据管理业务现状 ........................................................................................... 6
1.5.2. 采购其它主数据管理存在问题 ........................................................................................... 6
1.5.3. 采购其它主数据管理主要期望 ........................................................................................... 6
1.5.4. 采购其它主数据管理初步设想 ........................................................................................... 7
1.6. 采购数据报表管理现状分析....................................................................................................... 7
1.6.1. 采购数据报表管理业务现状 ............................................................................................... 7
1.6.2. 采购数据报表初步设想 ...................................................................................................... 7

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1. 采购管理现状分析
1.1. 采购管理组织架构
 现状：目前红星美凯龙全集团的采购业务组织比较松散，各部门也没有专职的采购编制，
不同地区负责物资采购人员的职位也有所不同。
 期望：在现有红星美凯龙的组织架构上，组建集团内统一的采购组织链条，协调和管理总
部和各商场的采购业务。

1.2. 采购管理现状分析
1.2.1.采购管理业务现状
在前期的调研过程中，了解到目前红星美凯龙采购主要的业务是由办公室采购，物业采购，
企划类采购组合起来的。三大业务点采购基本流程相似，但实际处理流程又不相同。
物业方面集团物业跟商场物业控制关系比较紧密，商场物业的大额采购申请必须由集团物
业审批；集团办公室和商场办公室基本上没有直接联系，自行组织办公用品采购，固定资 Commented [LU1]: 零星采购都由各商场物业部独立组织，5
万以上物管中心组织招标
产采购都需集团审批；集团企划和商场企划虽然有联系，但没有控制作用。目前物资采购
管理实现了预算编制功能的系统化，但物资预算实际业务控制还处在手工统计阶段。
在人员编制方面，各商场没有固定的采购人员，都是以兼职为主。
在集采试点方面，北京正在试点区域集中采购业务，而且效果做的还不错。

1.2.2.采购管理存在问题
采购过于分散，都是各自为政，没有发挥好集团性议价能力；缺乏采购管理组织链，没有
完整的组织链条来管理和协调采购业务；采购管理模式不统一，三大采购业务链条，有各
自的管理特点；目前局限于单个地点试点实施，集采的范围比较有限，局限于北京。

1.2.3.采购管理主要期望
 进行采购转型，最终实现集中采购目标，对物资进行分类，实现关键物资集团性范围内比
价采购，有效降低采购成本。
 统一并且固化三大业务的基本采购流程，使采购业务各个业务点采购管理模式都一样，集 Commented [LU2]: 采购平台是统一的，但对不同采购品类
划分不同审批权限，并非全部由集团控制商场，尤其是部分定
团控制商场，其次实现所有采购系统有请购，请购审批，采购，采购审批完整的基本流程 制化的物资及服务

功能。
 实现采购物资的过程控制功能，尤其针对采购业务的特殊性，对于物资采购进行预算事前
管控，以免出现事后发现超预算的情况。

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1.2.4.采购管理初步设想
 建立采购组织链，管理日常采购业务。
 对物资进行分类，建立集采物资资料库。
收集部分样板商场的采购数据，并根据数据进行采购物资分类，抽取部分具有代表性的物
资进行集采试点。

 建立集中请采购流程，详细落实到每个流程操作的细节点，使集中请采购流畅；在新建采
购请购单时，实时检测预算可用量，超过预算时，系统无法建立采购申请单，必须走超预
算采购流程。
 建立标准的请采购流程，使每个采购业务实现“请购—>请购审批—>采购—>采购审批”的
基本环节。

1.3. 库存管理现状分析
1.3.1.库存管理业务现状
 物资入库：目前商场验收入库主要是由需求部门和仓库管理员一起来完成的，需求部门确
定质量，仓库人员确定数量。
 物资退货：目前存在这类业务的主要是 IT 设备，其它办公用品都是在入库前做检查，不合
格不允许入库，这样杜绝了没有必要的物资退货业务。
 物资领料：目前集团办公室领料，主要是通过文员手工记账和统计；商场有的用小仓库管
理软件进行管理，有的是用手工记账。
 物资报废：集团办公室目前还没有报废流程；各商场也基本上没有报废作业流程。
 物资盘点：目前集团的固定资产根据公司固定是半年盘点一次，但是目前固定资产卡片还
在建立中，其它物资在集团层面基本上没有盘点作业；各商场利用手工台账或者是小仓库
系统进行月盘点。
 库存台账管理：集团办公室没有专门的库存管理，物资到后就通知需求部门领料，基本上
实现零库存原则，但库存就直接压在部门中；商场目前有的在用些小仓库软件在管理，大
部分是手工台账。

1.3.2.库存管理存在问题
 物资入库：目前的物资入库管理紧局限于手工或者是小型仓库管理软件上，没有办法实时
告知相关单位的入库情况，需要不停的电话沟通或者是 Email。
 物资退货：目前了解，红星美凯龙集团和商场基本上没有规范化的退货流程，管理上基本
以杜绝退货为前提，特殊物资的退货，如 IT 设备，也是手工记录为主，没办法系统跟踪。

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 物资领料：统计部门领用物资比较困难，只能通过手工合计，不能够实时查询各部门的领
料情况。
 物资报废：目前报废没有记录，也没有监督的过程，没有实现报废流程化管理。
 物资盘点：固定资产盘点周期长，而且没有资产清单及资产卡片，盘点难度大；其它物资
基本上没有盘点作业，具体有多少物资没办法全面掌握。
 库存台账管理：手工记账容易出错，而且难于查错，而且库存信息没办法实现共享，领用
人不知道现在物资库存，需要大量的电话或 Email 沟通后才知道。

1.3.3.库存管理主要期望
 物资入库：实现入库信息的实时化通知，有效管控库存情况，降低采购和库存管理成本。
 物资退货：建立完善的退货机制，实现物资退货有单可查，实现供应商供货质量的历史数
据查询。
 物资领料：通过系统管理物资领料，并能查到领用记录，实时的了解各部门的领料状况。
 物资报废：实现系统报废管控，知道报废的原因，可以查询报废记录，增强报废管控，避
免谎报报废等违规行为的发生。
 物资盘点：实现物资盘点动作系统，并能记录每次盘点的具体情况。
 库存台账管理：实现系统化管理，实现库存资源的集团化整合共享，降低库存占有率，最
终实现集团“0 库存”目标。

1.3.4.库存管理初步设想
 物资入库：建立统一的入库作业流程，使入库作业标准化和系统化。
 物资退货：建立统一的退货作业流程，完善物资管理流，实现退货系统化，并且可以实时
跟踪退货。
 物资领料：建立统一的领料作业流程，实现领料作业明细化，和可实时控制化目标。
 物资报废：建立报废流程，实现集团内报废有据可查，可以统计物资的报废量，实现物资
管理；实现一定意义集中物资的实际报废，为了管理需要建立集中报废处理，确保报废品
完全报废。
 物资盘点：建立统一的盘点作业流程，实现盘点表自动生成和盘点记录系统化，实现物资
管理的有效保管。
 库存台账管理：利用 SAP 的存库管理系统，实现库存管理的全面化，实时化，实现库存信
息共享化。

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1.4. 采购价格主数据管理现状分析
1.4.1.价格管理业务现状
 物资比价审批范围
目前所有的红星美凯龙物资基本上都要走比价审核过程；但是比较特别的物资不需要走比
价审核管理，如媒体广告（企划类不走比价审核）,招投标也不在此范围内。
 物资采购价格策略
目前试点的是采取统谈分签策略，由某小区或者某城市为谈判单元（如北京），某小区或
者某城市所有物资的采购价谈判由区采购负责人进行统一比价和定价，比价经集团比价部
门确认后，某小区或者某城市下面的商场，在统一价格和统一供应商的基础下进行采购，
各商场各自根据自身的采购量与供应商分别结算。
 物资采购比价原则
目前都实行本地化原则，某种物资的比价只在本地比价，如北京地区，北京地区比价申请，
在北京当地挑选 3 家供应商比价，集团比价审核也是在北京地区的基础上进行比价审核管理。
 物资比价审批流
按一定金额设置不同的审批流，如单笔采购满 5 万元，或单种物资累计采购达 5 万元时，需
要走比价审批流程。审批流程如下：
门店文员比较价格（三家供应商）- >门店店长审批- >小区经理审批- >大区总经理审批- >集
团比价监督部。

1.4.2.价格管理存在问题
 审批流程不统一
目前由于各地区系统不同统一，有的已经在用 OA 走审批流程，有的还没有上 OA 用纸质的
单据在走审批流程。
 业务活动主要以手工为主
供应商的物资采购价格主要是以手工维护存档为主，工作量大。

 不同部门都在维护价格资料
集团比价监督部在维护供应商物资价格表，各个商场也在维护各自商场的供应商物资价格
表。

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1.4.3.采购价格主数据管理主要期望
 统一比价审批流程
希望有申请立项流程，再到真正采购的流程管理；如：某 A 部门需求人提申请，A 部门领
导层审批后，采购申请正式立项供应商；后比价议价（3 家供应商），再到集团比价审核，
审核后正式生成采购订单。

 在统一的平台进行比价管理
希望所有参与比价的部门在统一平台上作业，而且实现数据共享。
 统一的分析平台
希望比价数据的分析在 SAP 中实现，不同阶段物资价格对比表等。

1.4.4.采购价格管理初步设想
 统一比价审批流程
目前物资比价处理流程有的用 OA，有的用纸质，今后统一用 OA 流程；建立完整的比价处
理流程，包含前期部门的比价立项流程和后期的集团比价监督部审核流程。

 统一 SAP 信息维护平台和 OA 单据流转平台

部门比价立项在 SAP 中发起，即发起部门在 SAP 中维护供应商的报价单（最少 3 个供应
商），保存后自动通过 OA 通知部门领导审核；部门领导审核后，OA 自动将报价单审批信
息传到集团比价监督部，由比价监督部在 SAP 中完成最后的审核；后续采购订单必须由报
价单来生成。（具体的 OA 跟 SAP 的交互接口和单据信息需后续详谈）

 不在比价监督审批范围内的物资价格管理设想
对于常用的物资，将价格批量导入系统，并进行价格定期的更新管理，如半年更换供应商
或者是更新价格等。后续所有的采购依据此价格进行采购。不过不同商场可以分别导入自
己价格，而且价格只对本商场有效。
建立统一不需要维护价格记录的特殊采购流程，对于特殊的物资，价格具有一次性特征，
在录入采购订单时手动输入价格，使用特殊的采购订单做区分管理。

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1.5. 采购其它主数据管理现状分析
1.5.1.采购其它主数据管理业务现状
 供应商主数据：供应商资质有审核流程，主要是人为鉴定供应商的服务质量、配合度、价
格等因素；目前供应商主数据管理比较分散，各个商场有自己的供应商清单，集团的企划
和办公室也有自己的供应商清单，比价监督部有部分商场和集团的供应商清单。
 供应商付款条件：目前付款条件主要是根据跟供应商采购合同来定的，集团办公室付款周
期概括为家具结算周期一般是 45 天，其它采购结算周期红星一般是 15 天内。
 物资主数据：目前物资没有进行集团统一编码管理，各商场都是以自己的命名规则在管理，
导致同一种物资在不同商场叫法不一致。
 商场主数据：商场没有统一的编码管理，目前商场主要是以名称进行区别管理，各地叫法
不一。

1.5.2.采购其它主数据管理存在问题
 供应商主数据：没有统一的主数据系统平台，各商场基本上都是用 Excel 进行维护和存档；
多部门维护供应商信息，资源重叠且不完整；对供应商的评价仅仅局限于人为的记忆的印
象，无法量化到实际的产品质量数据中。
 供应商付款条件：没有严格按照采购合同的付款条件来付款，一般都是提前请款进行付款，
导致集团内流动资金过早流出，导致资金部没有办法准确预测资金流量；没有制定符合公
司资金需求的付款条件规则。
 物资主数据：没有统一编码管理和命名规则管理，没有办法实现集团内目录式采购。
 商场主数据：由于是以名称进行管理，各区对同一家商场的名字可能有不同的叫法。

1.5.3.采购其它主数据管理主要期望
 供应商主数据：统一的平台维护供应商信息，实现供应商信息共享，能够在系统中实现对
供应商历史服务提供数据考核依据。
 供应商付款条件：制定红星美凯龙的付款规则，采购原则上比照执行与供应商签立采购合
同；制定相关规定，使红星采购人员养成良好的请款习惯，一般以收到发票起为开始请款
的时间点。
 物资主数据：实现集团物资编码统一管理，各商场用统一的编码和命名管理物资。
 商场主数据：建立商场统一编码原则，使各商场在集团内编码和名称统一，方面财务等部
门的统一记账管理。

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1.5.4.采购其它主数据管理初步设想
 供应商主数据：建立统一的新增供应商主数据管理流程，实现供应商主数据的集中管理，
有助于集团集中采购系统的建立；提供供应商主数据批量导入工具，实现供应商清单批量
导入，减少人为工作量。
 供应商付款条件：建立适合红星发展需要的各项付款条件；与供应商洽谈，并将结果输入
到 SAP 供应商主数据中，后续采购业务比照执行。
 物资主数据：建立统一的物资新增流程，使物资在系统管理中实现集团化唯一性，使用批
量导入工具进行物资的批量新建（具体负责单位有待讨论）。
 商场主数据：建立商场新增流程，使商场信息建设标准化和统一化；建立统一的商场编码
规则。

1.6. 采购数据报表管理现状分析
1.6.1.采购数据报表管理业务现状
 由于目前红星美凯龙的采购业务比较分散，各个商场都有自己一套库存管理和业务数据的
管理方法，基本报表就是库存台账、供应商物资报价单、手工登记的领料明细表等。
 目前红星美凯龙各业务部门希望系统能够及时的出，库存明细表和库存明细帐等的基本的
库存报表。

1.6.2.采购数据报表初步设想
 充分利用 SAP 提供的基本报表，如供应商清单、物资清单、供应商物资价格清单、供应商
历史物资价格清单、请采购单清单、库存明细表、库存明细帐、部门领料清单，等等；必
要时根据业务部门的需要特制几张报表。

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