Elaboración del plan administrativo de la organización

JULIAN ALBERTO GALLO GUZMAN

SENA

CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECO TURISTICA REGIONAL

MAGDALENA

GESTIÓN LOGÍSTICA (1017082) RUTA (402084)

SANTIAGO DE CALI

2016
 Elaboración del plan administrativo de la organización

JULIAN ALBERTO GALLO GUZMAN

INSTRUCTOR:

RICARDO ALFONSO CHINCHILLA IBARRA

SENA

CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECO TURISTICA REGIONAL

MAGDALENA

GESTIÓN LOGÍSTICA (1017082) RUTA (402084)

SANTIAGO DE CALI

2016
Los planes administrativos de la organización de información logística se dividen en la
actualidad en dos grandes campos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.
Sin embargo cual de ellos es el mejor para implementar en determinada empresa,
dependerá mucho de las necesidades, tamaño, cantidades de áreas y manera de
administración de cada empresa.

Los sistemas integrados ERP dan a la empresa las capacidades y recursos necesarios
para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios.
Fueron diseñados a comienzos de los años setenta y sus antecedentes fueron el MRP y
MRPII.(Material Requierment Planning). Hoy día existen tres modelos de este tipo de
sistemas: Herramienta, Aplicación Parametrizable y Aplicación Fija.

Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la más conveniente para la realidad de
la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de
funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades,
economicidad, rapidez de implantación, facilidad de actualización y la capacidad de
utilizar el mismo sistema.

Las características fundamentales que debe poseer un sistema para que pueda ser
considerado como un ERP toma en cuanta variables como: Flexibilidad, Modular y
abierto, Comprensivo, Más allá de la compañía, Los mejores procesos de negocios,
Simular la realidad.

El término “Best of breed” es frecuentemente utilizado durante el proceso de selección de

un software. La mayoría de personas que emplean este término están de acuerdo en que
esto significa utilizar la mejor solución de software para un trabajo en particular.

Existen muchas aplicaciones conocidas dentro de los best of breed, entre las más
comunes tenemos, Warehouse Management System (WMS) ó Sistema de Administración
de Almacenes, Stock Management System (SMS) ó Sistema de Stock, Milk Run
Managemen System ó Sistema de recolección consolidada, el Trucking Management
System (TMS) Sistema de Transporte, Distribution Management System (DMS) ó Sistema
de Distribución, etc.

Posteriormente, se analizan algunos casos específicos de software “Best of Breed” como

lo son el Servisat y el WAREHOUSE EXPLORER, además de examinar el desarrollo e
implementación de algunos ERP en Costa Rica como SAP y Exactus.
 INTRODUCCIÓN

En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una

relación e interacción muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto
significa que, para producir bienes y/o servicios de calidad según los
requerimientos del cliente, y cumplir con despachos al tiempo pedido y de forma
rápida, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. En
orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos
dentro de la producción y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los
productores necesitan tener una administración, y mas que eso, una planificación
y sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronización y
planificación en todo el proceso de organización. Hoy, sin embargo, el desafío es
intenso y requiere una fuerte integración en la cadena de valor. Enterprise
Resource Planning es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa
con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las
funciones asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una
competitividad en el turbulento ambiente de los negocios. Además, estos sistemas
pueden ser complementados con sistemas más especializados conocidos como
“Best of Breed”, los cuales se implementan en una Rea específica de la
organización para que cumplan una función independiente de las demás
aplicaciones.
Sistemas de información de logística

El éxito de la logística está en sustituir los inventarios por información con el objetivo de
lograr la satisfacción del cliente. La inversión logística debe invertir en tecnología de la
información.

Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administración de la

información mejora el funcionamiento logístico. Se cree que al mejorar el contenido y
velocidad de la comunicación se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y
sensibilidad de la organización ante demandas.

Actualmente los sistemas de información de logística se dividen en dos tipos: ERP

(Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.

Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es

una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos
necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de
negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y
externos para soportar todos los procesos integrados a través de la cadena de suministro.

Los sistemas ERP fueron diseñados a comienzos de los años setenta y sus antecedentes
fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning) permitía a un
fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita y a en el momento
adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con base en
computadoras que dirige la planeación y el control de la producción mediante la
integración de información procedente de los departamentos de finanzas, contabilidad,
personal y comercialización entre otros.

El ERP poco a poco han ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras
soluciones de tipo específico que mejoraban parte de la gestión operativa de una
empresa, los software buscaron la integración de todas las facetas del negocio como
ingeniería, planificación, manufactura, ventas, recursos humanos y marketing, con el fin
de disminuir los costos de producción, aumentar la competitividad y automatizar los
procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra visibilidad global y control sobre el
negocio. Y es que muchas veces la realidad de la empresa es que cada unidad de
negocio opera como una “isla de información”. A ello ha contribuido el hecho de que una
compañía normalmente va adquiriendo un software distinto para sus diferentes áreas de
negocios, los cuales no están asociados a una estrategia global. Esto lleva a que la
gerencia general, que es la que en definitiva toma las decisiones, no tenga información
cabal de su negocio. Lo que ocurre es que la información está distribuida. Y las fuentes de
error en el cálculo de los indicadores de gestión de la empresa son muy altas. En este
sentido, el rol de los ERP es integrar la información de una empresa en uno solo sistema.

Los sistemas ERP permiten, al tener información veraz y accesible en la organización,

mejorar la atención al cliente, bajar los costos, aumentar los volúmenes de ventas, reducir
tiempos ociosos en las empresas, alertar sobre posibles crisis, apoyar las decisiones para
mejorar la efectividad, monitorear el desempeño a través de indicadores, mejorar la
comunicación entre áreas de producción y reducir la duplicidad de la información, entre
otros.

Modelos de los sistemas ERP

Según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de
sistemas:

Herramienta: es una aplicación a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo

con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar
rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel
para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir
con los requisitos buscados.

Aplicación Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente

terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la
definición de parámetros. En teoría éste es el sistema ideal, ya que supuestamente
contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la
indicación de los procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible
contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier
empresa pueda necesitar por lo que se considera suficiente para evitar la programación
adicional pero no cubre todo el espectro de necesidades.

Aplicación Fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos

preconcebidos e inmutables. Es la más económica pero también es la más rígida, al no
permitir variaciones sobre el diseño original.

Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la más conveniente para la realidad de
la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de
funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades,
economicidad, rapidez de implantación, facilidad de actualización y la capacidad de
utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros países con
diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas.
Características de los sistemas ERP

Cualquier sistema debe poseer un mínima cantidad de características para ser calificado
como una verdadera solución para el tema ERP:

Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones.

Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier

momento que sea necesario, sin afectar a los demás módulos.

Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones

organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas

Más allá de la compañía: no debe estar amarrado sólo a los limites de la compañía, sino
que tendrá permitir conectare a otras entidades del negocio de la organización.

Los mejores procesos de negocios: debe contener una colección de los mejores procesos
para negocios aplicables mundialmente.

Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador.
Por ningún motivo debe tener el control más allá del negocio y debe asignar
responsabilidad a los usuarios detrás del sistema.

Características Técnicas

Las aplicaciones ERP están construidas con lenguajes de programación como C, Visual
C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programación visual como Power
Builder, Visual Age, y otros similares.

En cuanto a la arquitectura utilizada la más recomendada es la de Cliente-Servidor en tres

capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad.

Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2,
Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en
universales y tienen detrás una empresa de software de garantía, como SQL Server de
Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM.

Costo y tiempo de implementación de los ERP

El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un

14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El
promedio de costo para una implantación de ERP es de $ 15.000.000.
El tiempo de implementación del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18
meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman
entre 9 a 12 meses desde el término del período de implementación. Pasan alrededor de
2.5 años desde la iniciación del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno
a la Inversión (“ROI”).

Aplicaciones “Best of Breed”

El término “Best of breed” es frecuentemente utilizado durante el proceso de selección de

un software. La mayoría de personas que emplean este término están de acuerdo en que
esto significa utilizar la mejor solución de software para un trabajo en particular. Este
trabajo puede ser manejar un centro de distribución, administrar un programa de
beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento en la empresa.

Es cualquier solución que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la

organización. En un mundo globalizado como el actual la solución tiene que ser parte de
un gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas relacionadas, la
integración juega un rol en la determinación de un “best of breed”.

Asimismo una empresa “best of breed” hace referencia a aquella que se enfoca en un
eslabón de la cadena de valor, “best of breed” significa escoger el mejor producto
disponible para cada función del negocio. Las compañías que están buscando agilidad y
efectividad en su negocio, competir más efectivamente en nuevos mercados, ven la
solución “best of breed” como el mejor camino; por la velocidad de la implementación y la
evidencia tangible; es decir se muestran resultados rápidamente.

Podríamos hacer la pregunta ¿best of breed significa utilizar los mejores paquetes
funcionales junto con la integración tanto como sea posible?

Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideración un factor muy

importante; el costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles, pero
también se incurren en costos de adquisición, implementación y administrativos. Por lo
tanto una solución “best of breed” es aquella que produce un mejor retorno.

Otro factor a considerar es el riesgo. La implementación de un software “ best of breed”

puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos de finalización
excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y conocimiento del paquete.

No es fácil decidir cual “best of breed” escoger ya que lo que trabaja para una compañía
puede que no funcione para otra.
“Best of breed” significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solución para la situación,
significa tener el mejor retorno sobre la inversión y significa vivir con un nivel de riesgo.

Algunas de las aplicaciones más comunes desarrolladas como “best of breed” se

presentan a continuación:
• Warehouse Management System (WMS) o Sistema de Administración de
Almacenes
Funciones Funciones

 Definición del LAY OUT  Relación Artículo - Ubicación

 Actualización de Posiciones  Días de búsqueda F.I.F.O

 Relación Tipo de Artículo -

Ubicación  Reporte del LAY OUT

 Relación Familia de Artículo -

Ubicación
•Stock Management System (SMS) ó Sistema de Stock
Funciones Funciones

 Carga de Movimientos en
Preparación  Ficha de Stock

 Procesar Informes de Recepción  Saldo de Stock por depósito

 Procesar Ordenes de Carga  Saldo de Stock a una fecha

 Confirmación de Informes de
Recepción  Histórico de posiciones

 Confirmación de Ordenes de Carga  Control de Carga

 Confirmación de Guías en Bultos  Seguimiento de Lotes

 Estadística de ocupación de
 Reimpresión de planillas depósito

 Anulación de comprobantes
pendientes  Totales de movimientos por artículo

 Comprobantes pendientes de
 Carga de movimientos de Stock preparación

 Comprobantes en proceso de
 Transferencias entre posiciones preparación

 Transferencias a Picking  Reportes de Stock

 Confirmación de transferencias a
Picking  Control de Accesos

 Conteo Cíclico  Ficha de Stock

•Milk Run Managemen System (MMS) ó Sistema de recoleción consolidada
Funciones Funciones

 Generación de Recolecciones Fijas  Estado de Flota

 Gestión y Emisión de Carta de

 Armado de Orden de Retiro Porte

 Armado de Viaje  Emisión y Seguimiento de Remitos

 Asignación de Flota  Manejo de Fleteros

 Cierre de Viaje  Control de Documentación

 Anulación de Viaje  Módulo de Performance

 Listados de Servicio de Transporte

•Trucking Management System (TMS) ó Sistema de Transporte
Funciones Funciones

 Generación de Servicio  Estado de Flota

 Gestión y Emisión de Carta de

 Armado de Viajes Porte

 Asignación de Flota  Emisión y Seguimiento de Remitos

 Carga de Remitos Cliente  Manejo de Fleteros

 Cierre de Viaje  Control de Documentación

 Anulación de Viaje  Módulo de Performance

 Anulación de Remitos  Control de Accesos

 Listados de Servicios de Transporte  Estado de Flota

•Distribution Management System (DMS) ó Sistema de Distribución
Funciones Funciones

 Comprobantes pendientes de
 Carga de Pedidos distribución

 Listado de Viajes pendientes de

 Carga de Remitos Clientes Cierre

 Carga de Ordenes de Despacho  Estado de Flota

 Armado de Viajes  Operaciones con Redespacho

 Asignación de Flota  Emisión y Seguimiento de Remitos

  Emisión de Hoja de Ruta  Manejo de Fleteros

 Emisión de Carta de Porte  Control de Documentación

 Emisión de Guías  Módulo de Performance

 Anulación de Viajes  Control de Accesos

 Comprobantes pendientes de
 Cierre del Viaje distribución

 Listado de Viajes pendientes de

 Carga de Pedidos Cierre

 Carga de Remitos Clientes

•Container Management System (CMS) ó Sistema de Administración de

Contenedores
Funciones Funciones

 Retiro de Contenedores  Emisión y Seguimiento de Remitos

 Transporte de Contenedores  Manejo de Fleteros

 Devolución de Contenedores  Control de Documentación

 Asignación de Flota  Módulo de Performance

 Emisión de Carta de Porte de Retiro  Control de Accesos

 Emisión de Carta de Porte de  Movimientos de Locator de

Transporte Contenedores

 Emisión de Carta de Porte de  Reserva Automática de

Devoluciones Ubicaciones

 Armado de Orden de Retiro  Confirmación de Arribos

 Programación de Ubicaciones de
 Cierre de Viaje Arribos

 Anulación de Viaje  Programación de Descargas

 Anulación de Cierre de Viaje  Confirmación de Movimientos

 Gestión y Emisión de Carta de

Porte  Transferencias entre posiciones

 Retiro de Contenedores  Emisión y Seguimiento de Remitos

  Transporte de Contenedores  Manejo de Fleteros

 Devolución de Contenedores  Control de Documentación

•Financial Management System (FMS) ó Sistema de Administración Financiera

Funciones Funciones

 Facturación de Servicios  MENU PRINCIPAL

 Cuentas a Pagar  Archivos Maestros

 Cuentas a Cobrar  Facturación

 Caja y Bancos  Cuentas Corrientes Deudores

 Contabilidad General  Gestión de Proveedores

 Facturación de Servicios  Administración de Caja y Bancos

  Control de Ventas

  Contabilidad General

  Depuraciones

  Cierres Diarios

Facturación por Pedido

La Facturación está integrado a las actividades de contabilidad, control de inventarios y

control de cobros, lo cual le permitirá administrar sus ventas de una forma ágil y segura, al
realizar todas las labores contables y de inventario conexas simultáneamente.

Beneficios:

 Le permite disponer de información real en el momento preciso para la toma de

decisiones y para realizar un mejor control y seguimiento de las ventas.

 Le proporciona flexibilidad operativa, ya que permite un trabajo simultáneo de

múltiples usuarios, registrando y administrando información, de una manera
integrada y consistente.

 Le brinda información actualizada y consistente debido a la integración con los

otros módulos.
  Impulsa la eficiencia en la labor de ventas de su empresa.

 Es de gran utilidad para corporaciones multinacionales y empresas exportadoras,

al permitir la emisión de facturas en múltiples monedas.

Pronóstico de Ventas

El Pronóstico de Ventas le permite calcular las proyecciones de ventas de una manera

rápida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las transacciones de
inventarios o la facturación de ventas realizadas. También permite estimar la demanda
hacia el futuro, basándose en información histórica generada por el movimiento de
productos del módulo de Control de Inventarios o por las ventas del módulo de
Facturación.

Beneficios:

 Apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y

Producción al proveerlos con información congruente y exacta, la cual se calcula
utilizando modelos matemáticos de pronóstico, datos históricos del
comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada
departamento involucrado de la empresa.

 Mayor seguridad en el manejo de la información relacionada con las ventas de la

empresa.

 Gran flexibilidad en la elaboración de pronósticos y para la creación y comparación

de múltiples escenarios para efectos de análisis de ventas proyectadas.

 Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y

oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas
establecidos dentro del Plan Maestro de Producción.

Compras

La Compras le permitirá la administración sencilla y ágil del ciclo de adquisiciones de

materias primas y suministros de los que se abastece la empresa. Los requerimientos de
las diferentes áreas de la empresa son ingresados al sistema y utilizados en la
elaboración de las órdenes de compra. Mediante, las existencias en el inventario se
actualizan y también se encarga de registrar los movimientos asociados con la compra de
materias primas y suministros en la contabilidad de la empresa.

Beneficios:

 Le brinda un amplio control sobre el ciclo de compra.

 Le permite mantener un flujo de información constante y actualizada entre los

departamentos involucrados.

 Le brinda mayor eficiencia en las labores de producción, gracias a la generación

automática de órdenes de compra como producto del resultado obtenido en la
explosión de materiales.

 Promueve un balance adecuado de la carga de trabajo y de segmentación de

responsabilidad de los funcionarios.

 Reduce el potencial de error humano debido a las funciones automáticas de

generación de pedidos o solicitudes de compra, gracias a la integración con otros
sistemas.

 Le brinda la posibilidad de dar seguimiento a todos los pedidos realizados, desde

el momento que se comunican al proveedor hasta que se hace el ingreso a la
bodega.

 La integración de Compras con Control de Inventario le permite actualizar

directamente las existencias de los artículos, registrar los costos y determinar la
ubicación donde se almacenarán los mismos.

Control de Inventarios

El módulo de Control de Inventario de Exactus ha sido diseñado pensando en las

necesidades de las empresas manufactureras, de distribución y servicio. Control de
Inventario es el corazón de las actividades de manufactura debido a que integra todos los
movimientos transaccionales que tienen relación con consumos, ventas, ingresos, etc;
realizados directamente en él o desde los demás módulos con los que interactúa.

Beneficios:

 Satisface los requerimientos de control de inventarios de una gran variedad de

compañías de los sectores comerciales, de distribución y de manufactura.
  Se constituye en una herramienta eficaz para aumentar la rotación de los
inventarios ya que ofrece un amplio conjunto de funciones para el control y
administración de los mismos.

 Aumenta la capacidad de su empresa para brindar un mejor servicio a sus clientes

al suplirlos con los productos en el momento en que éstos así lo requieran.

 Le facilita la administración de los inventarios a través del particionamiento de

bodegas en localizaciones y beneficia las labores de control de calidad, control de
vencimientos, etc.

 Le asegura la confiabilidad de los datos a través del uso de funciones de registro

de movimientos con capacidad para revisión, modificación e impresión antes de su
aplicación.

 Le brinda un apoyo en la toma de decisiones al ofrecer flexibilidad para brindar

reportes con información actualizada sobre el manejo de inventarios.

Conclusiones:

Las tendencias actuales muestran como las organizaciones están empezando a

adoptar una estrategias basadas en los sistemas integrados ERP y además están
llenando mejor sus deficiencias o huecos con sistemas