* PDVSA Memorando Para Gerencias de Contratacién y Comisiones de Contrataciones de PDVSA, Filiales y Empresas Referencia N° DEF-GCC-10-018 Mixtas ‘Gerencia Corporativa de Contratacién de la De Direccién Ejecutiva de Finanzas Fecha 19-02-2010 Asunto _Lineamientos sobre el Cierre Administrativo de Contratos ‘los fines de contribuir con la homologacién de criterios en los procedimientos empleados por las Unidades Contratantes y Unidades Usuarias para el cierre administrativo de los contratos de distinta naturaleza y asegurar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley de Contrataciones Publics, su Reglamento y en la Normativa Interna de PDVSA y sus Filiales, se ‘emiten los siguientes lineamientos de aplicacion obligatoria Documentos Soportes_para el Cierre de un Contrato de Obra, Bienes o Servicios: Terminacién del Contrato «En todo contrato para la adquisicion de bienes, prestacién de servicios y ejecucién de obras, la Unidad Contratante o Unidad Usuaria dejara constancia de la fecha de entrega 0 terminacién y velaré por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. En los casos de contratos de obras la Unidad Contratante 0 Unidad Usuaria debe elaborar una “acta de Terminacién’, para lo cual el Contratista notificara por escrito la fecha estimada de terminacién al Ingeniero Inspector con diez (10) dias calendarios de anticipacion. La Unidad Contratante 0 Unidad Usuaria elabora Acta de Terminacién que ser suscrita por el Ingeniero Residente, el Ingeniero Inspector, el Contratista y el Representante del Ente Contratante (PDVSA, Filial 0 Empresa Mixta). El dia de su firma se deja constancia de la completacién mecanica o terminacién satisfactoria de la ejecucién de la obra o se detallan fos aspectos que presenten fallas o defectos, como pendientes por corregit para la ‘Aceptacién Provisional de la obra. (Lista de “Peros” o tareas pendientes, elaborada durante la inspeccién de la obra conjuntamente por representantes de las partes contratantes, y firmada por las personas autorizadas). Ref. Articulos 120 y 121 de la LCP. «A partir de la fecha de firma del Acta de Terminacién de! Contrato, se inicia el lapso de garantia previsto en el contrato que permite asegurar el correcto estado y funcionamierto Ge los equipos e instalaciones que conforman la obra. Ref. Articulos 124 LCP y 182 del RLCP. Aceptacién Provisional (Contrato de Obra) «Dentro de los sesenta (60) dias calendarios contados a partir de la fecha del “Acta de Terminacién’, el Contratista solicitara por escrito la Aceptacién Provisional de la obra; la misma debe estar acompafiada con los siguientes recaudos: Ref. Articulo 123 de la LCP * Cuadro de cierre con las cantidades de obra ejecutadas, aumentos, disminuciones, * obras adicionales, debidamente revisado y aceptado durante la inspeccién final.Comunicacién N° DEF-GCC-10-018 de fecha 19/02/2010 + Planos definitivos de la obra (‘como construido’) firmados por el Ingeniero Residente y el Ingeniero Inspector. El Contratista deberd suministrar estos Planos, tanto en formato fisico como en formato electrénico (digital) = Manuales de operacién, mantenimiento y demas documentos relativos al funcionamiento de los equipos e instalaciones incorporadas a la obra; asi como las garantias de los mismos, segun sea el caso. «La Unidad Contratante o Unidad Usuaria procedera a realizar una revision general de la obra dentro de los sesenta (60) dias calendarios siguientes a la fecha en la que haya sido presentada la solicitud de Aceptacion Provisional. A tal efecto, se levantara el Acta respectiva que firmara el representante del Ente Contratante (POVSA, Filial o Empresa Mixta), el Contratista, el Ingeniero Inspector y el Ingeniero Residente. En caso de detectar fallas 0 defectos en’la ejecucién de la obra, la Unidad Contratante no podra realizar la ‘Aceptacién Provisional y lo participard por escrito al Contratista, quién debe proceder a subsanar todas las fallas y deficiencias en el tiempo establecido por la Unidad Contratante (© Unidad Usuaria, segin corresponda. Ref. Articulo 183 del RLCP. Evaluacién de Actuacién o desempefio del Contratista «Dentro de los veinte (20) dias siguientes a la suscripcién del “Acta de Terminacion” del Contrato en caso de Bienes o Servicios y de la suscripcién del “Acta Provisional” para el caso de Obra, el representante del Ente Contratante (POVSA, Filial o Empresa Mixta) debe ‘elaborar la Evaluacion final de Actuacin 0 desempefio del Contratista e informar sus resultados al Contratista, en la Reunion de Notificacion, para lo cual debe suministrar copia de la documentacién al Contratista. Una vez notificada la Evaluacién de Actuacién al Contratista, la Unidad Contratante 0 Unidad Usuaria debe presentar para la consideracion de la Comisién de Contrataciones correspondiente, el resultado final de la Evaluacion de Actuacién conjuntamente con el Gere administrativo del Contrato. La Comision de Contrataciones del area operacional, negocio, division 0 filial, deberd elaborar un resumen de todos los resultados de las Evaluaciones de Actuacin o desempefio de Contratistas que dicha Comision haya ‘conocido o considerado en el mes calendario anterior, los consolidara para su posterior fomision a la Gerencia Corporativa de Contratacién en PDVSA, a los fines que esta ultima Sea quien los remita al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), dentro de los treintas (20) dias habiles siguientes a su notificacion. Ref. Articulos 31 y 35 de LCP y Articulo 16.15 del RLCP. «La Unidad Contratante 0 Unidad Usuaria debe elaborar la Evaluacién de Actuacion 0 desempefio del Contratista segin la Guia Administrativa establecida en la normativa intema de PDVSA y sus Filiales, aprobada en Mayo 2007, utilizando los parametros, criterios y formatos alli especificados y completarlos durante la ejecucion de la obra o prestacién del servicio, y someter s6lo la Evaluacién de Actuacién final con todos sus Soportes a la consideracion de la Comision de Contrataciones que coresponda. E) Tosultado de esta Evaluacién de Actuacién dependera del grado de satisfaccion que haya fenido la Unidad Contratante 0 Unidad Usuaria durante la ejecucién de la obra 0 prestacion del servicio, y se utilizaré como mecanismo de mejoramiento continuo en futuras Sctividades a realizar en la obra o servicio. La Unidad Contratante o Unidad Usuaria debera Gisponer de la documentacion soporte, debidamente firmada por todas las partes & implucradas, tanto del Ente Contratante como del Contratista durante la ejecucién de la ‘obra o servicio, de manera de sustanciar el expediente de respaldo para demostrar el 2de6‘Comunicacion N° DEF-GCC-10-018 de fecha 19/02/2010 resultado de la Evaluacién de Actuacién final del Contratista y poder solicitar cualquier medida de suspensién ante el SNC, en caso de ser procedente. En los formatos de Evaluacién de Actuacién parcial, en caso de existir, también se dejara constancia de que dicha evaluacién parcial fue notificada oportunamente al Contratista, quign debera incluir sus observaciones y comentarios, como mecanismo de mejoramiento Continuo 0 soporte para cualquier medida de suspensién del Registro Nacional de Contratista. La Comisién de Contrataciones del area operacional, negocio, division, filial 0 empresa Mixta, consolidaré los resultados de las Evaluaciones de Actuacién o desempefio de contratistas recibidos y considerados, correspondientes a los contratos finalizados en cada mes calendario, completara el formato establecido por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), y luego lo remitira mensualmente a la Gerencia Corporativa de Contratacién de la Direccién Ejecutiva de Finanzas en PDVSA, para su consolidacién y remisién al SNC. Cuadro de Cierre del Contrato La Unidad Contratante 0 Unidad Usuaria debe elaborar un balance administrative y contable del contrato, donde se refleje el monto del contrato original, las modificaciones por concepto de aumentos y/o disminuciones en cantidad de obra o servicio, las obras © ‘servicios adicionales (identificados en el Manual de Contrataciones como “Cambios en el ‘Aicance”), variaciones en los montos, tarifas o precios unitarios, prérrogas 0 extensiones en el plazo de ejecucién, reclamos y cualquier otra modificacion al contrato que tenga impacto fen costo, tiempo o calidad del proyecto, obra o servicio durante la vigencia del contrato, Teflejando ademas los cémputos métricos y e! monto total ejecutado. Para ello, la Unidad Contratante 0 Unidad Usuaria debe cumplir con la normativa interna establecida en el numeral 6 del capitulo 07 — Administracién de Contratos del Manual Corporativo de Contratacién, aprobado en fecha 23/07/2007 0 cualquier otra normativa interna que se apruebe posteriormente. Balance de Materiales (Contrato de Obra o Servicios) El balance de materiales, se refiere al documento mediante el cual los representantes del Ente Contratante (PDVSA, Filial 0 Empresa Mixta) y la Contratista llevan el control de los materiales, insumos y/o equipos entregados por Ente Contratante al Contratista para la ejecucién de la obra o prestacion del servicio. El balance de materiales contempla los Tenglones y cantidades de materiales, insumos y/o equipos entregados por Ente Contratante, os realmente utiizados e incorporados en la obra o servicio, los sobrantes y los devueltos a cualquier otro Ente; tales como: Bariven. Este balance debe ser firmado una vez completado los trabajos objetos del contrato (segin, consta en Acta Terminacién o ‘Acta Aceptacién Provisional), con el fin de asegurar que los materiales, insumos y/o equipos que no fueron utiizados en su totalidad durante la ejecucion de la obra 0 prestacion del servicio, sean devueltos al Ente Contratante 0 a quien tenga su derecho de propiedad. 3de6