REPORTE DE AUDITORÍA Hoja: 1 de 10

INTERNA

Reporte de Auditoría Interna

Auditoría número:
Fecha de elaboración del
reporte:
No. de auditados:
09 Fechas de Auditoría: 20 al 24 de septiembre de
2010
24 de septiembre Reunión de apertura: 20 de Septiembre de 2010
de 2010
37 Reunión de cierre: 24 de Septiembre de 2010

Resultados de Auditoria
Número total de cláusulas con No Conformidades 12

Hallazgos

Descripción de la No Conformidad No Conformidad

Punto de la norma
Folio.
Especificar: Requerimiento (R)- Incumplimiento (I)- Evidencia (E)
ISO 9001:2008 Mayor Menor

R: La norma ISO 9001:2008 en su cláusula 4.2.1 en el inciso d),

establece que la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad
debe incluir los documentos, incluidos los registros que la
organización determina que son necesarios para asegurarse de la
eficaz planificación, operación y control de sus procesos
I. En el procedimiento con código P-DGDA-CSB-04 del proceso de
Servicios Bibliotecarios que forma parte del Sistema de Gestión de la
149 Calidad no se encuentran incorporados ni referenciados en el 4.2.1 d) X
procedimiento.
E. En la biblioteca de la Facultad de Economía se encontraron formatos
(papeletas), las cuales al ser devueltos los materiales son sellados con
distinto sellos no incluidos en el procedimiento para la operación y
control del procedimiento para Prestar Servicios de información al
usuario.

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R. La norma ISO 9001:2008 en su clausula 5.5.1 debe asegurarse de
que las responsabilidades y autoridades están definidas y son
comunicadas dentro de la organización.
I. No existe evidencia objetiva de la comunicación y definición de las
150 responsabilidades del personal. 5.5.1 X
E. En la Biblioteca de la Facultad de Economía el responsable de la
biblioteca no ha definido las responsabilidades al personal relacionado
con la prestación de servicios de igual manera no se le ha dado la
capacitación adecuada.
R. La norma ISO 9001:2008 en su cláusula 5.5.3 establece que la alta
dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de
comunicación apropiados dentro de la organización y de que la
comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de
gestión de calidad.
I. No existe evidencia objetiva de que la CSB proporcione
respuesta a las solicitudes de la biblioteca.
151 E. La CSB no ha dado respuesta ni realizado las acciones 5.5.3 X
pertinentes en relación al oficio FAB-005 con fecha
15/ene/2009, donde la responsable de la biblioteca de la
facultad de arquitectura solicita a la CSB las instrucciones
necesarias para el manejo de la “Colección Chanfón Olmos”; al
igual que la petición de que se concluyera por parte de la misma
el procedimiento de organización respecto a aprox. 1800 libros.

La norma ISO 9001:2008 en el punto 8.3 establece que la organización

debe asegurarse de que el producto no conforme con los requisitos
del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega
no intencionados. Se debe establecer un procedimiento
documentado para definir controles y las responsabilidades y
152 autoridades relacionadas para tratar producto no conforme. 8.3 X
I. No se encontró evidencia objetiva de la documentación de producto
no conforme

E. En la Biblioteca de la Facultad de Economía no se tienen registros de

la documentación de producto no conforme.
I. No se encontró evidencia objetiva de la documentación de producto
no conforme

E. En la Biblioteca Central no se tienen registros de la documentación

de producto no conforme.

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R. La norma ISO 9001:2008 en su cláusula 8.5.1 establece que la
organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de
gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los
153 objetivos de la calidad, los resultados de la auditoria, el análisis de 8.5.1 X
datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la
dirección.

I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones de

mejora

E. En la biblioteca de la Preparatoria 2 no se mostraron evidencias de

acciones de mejora documentadas.

I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones de

mejora

E. En la biblioteca de la Facultad de Economía no se mostraron

evidencias de acciones de mejora documentadas.

I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones de

mejora

E. En la biblioteca del Campus de Ciencias exactas e ingenierías no se

mostraron evidencias de acciones de mejora documentadas.

I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones de

mejora

E. En la biblioteca Central no se mostraron evidencias de acciones de

mejora documentadas.

I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones de

mejora

E. En la biblioteca de la Facultad de Antropología no se mostraron

evidencias de acciones de mejora documentadas.

I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones de

mejoras

E. En la biblioteca de Arquitectura no se mostraron evidencias de

acciones de mejora documentadas.

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R. La norma ISO 9001:2008 en su cláusula 8.5.2 inciso d) establece
que la organización debe determinar e implementar acciones
154 8.5.2 X
necesarias para eliminar las causas de las no conformidades con
objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.

I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones

correctivas.

E. En la biblioteca de la Preparatoria 2 no se mostraron evidencias de

acciones correctivas documentadas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones
correctivas.

E. En la biblioteca de la facultad de Arquitectura no se mostraron

evidencias de acciones correctivas documentadas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones
correctivas

E. En la biblioteca del Campus de Ciencias exactas e ingenierías no se

mostraron evidencias de acciones correctivas documentadas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones
correctivas

E. En la biblioteca Central no se mostraron evidencias de acciones

correctivas documentadas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones
correctivas

E. En la biblioteca de la Facultad de Economía no se mostraron

evidencias de acciones correctivas documentadas.
R. La norma ISO 9001:2008 en su cláusula 8.5.2 inciso e) establece
que la organización debe determinar e implementar acciones
155 necesarias para eliminar las causas de las no conformidades con 8.5.2 g) X
objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.

I. no existe evidencia del registro de las acciones correctivas

documentadas.
E. en la Biblioteca de la facultad de Economía no se mostraron
evidencias de las acciones correctivas documentadas
R. La norma ISO 9001:2008 en su cláusula 8.5.3 inciso d) establece
que la organización debe determinar acciones para eliminar las
156 causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia, 8.5.3 X
registrando los resultados de las acciones tomadas.

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I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones
preventivas.

E. En la biblioteca de la Preparatoria 2 no se mostraron evidencias de

acciones preventivas documentadas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones
preventivas

E. En la biblioteca de la facultad de Arquitectura no se mostraron

evidencias de acciones preventivas documentadas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones
preventivas

E. En la biblioteca Central no se mostraron evidencias de acciones

preventivas documentadas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones
preventivas

E. En la biblioteca del Campus de Ciencias exactas e ingenierías no se

mostraron evidencias de acciones preventivas documentadas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones
preventivas

E. En la biblioteca de la facultad de Economía no se mostraron

evidencias de acciones preventivas documentadas.
R: En las políticas del P-DGDA-CSB-04, la numero 3.4 se establece que
los materiales en proceso de clasificación podrán ser recuperados
para su consulta con el numero de inventario asignado y tendrán un
lugar especial dentro del acervo con el lema “Nuevas Adquisiciones”
I. No existe evidencia objetiva que demuestre que la política se este
157 cumpliendo X
E. En la biblioteca de la Facultad de Economía se encontró un anaquel
marcado como “Nuevas Adquisiciones”, pero ahí no se encuentran los
libros que están en proceso.

R. En el procedimiento para Desarrollar Colecciones Documentales se

encontró que en la tarea 4.0 Inventariar recursos documentales las
actividades 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, no se están llevando a cabo
I. No existe evidencia objetiva que demuestre que se esta llevando a
158 cabo correctamente estas tareas. X
E. Ya que en la biblioteca de la Facultad de Economía
No se ha realizado inventario en 10 años, según comentario de la
responsable. Presenta evidencia de correo donde le solicitan
información y un documento donde se indica que el inventario esta en

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proceso, dicho documento no tiene fecha de recepción.

R. El “Procedimiento para dar mantenimiento correctivo al hardware

instalado por la CSB en las Bibliotecas del Sistema Bibliotecario de la
UADY (P-DGDA-CBS-08)” establece en su objetivo el mantener
funcionando correctamente el HW instalado por la CSB en las
bibliotecas del Sistema Bibliotecario de la UADY.

I. No hay evidencia objetiva por parte del área de cómputo del

sistema bibliotecario del mantenimiento correctivo al hardware
159 del equipo de cómputo de la facultad de arquitectura. X

E. El área de cómputo del sistema bibliotecario al día

20/09/2010 no ha dado atención a las solicitudes hechas (1ª en
11/09, 2ª en diciembre/09 y la 3ª en marzo/2010) por parte de la
responsable de la biblioteca de arquitectura en cuanto a la
reparación del equipo de cómputo destinado a los usuarios para
que éstos puedan realizar la encuesta de satisfacción.

R. El “Procedimiento para desarrollar colecciones documentales (P-

DGDA-CSB-02)” establece en su política 3.2 que las desideratas se
enviarán a la CSB en 2 períodos en el año.

I. No existe evidencia objetiva que demuestre que el “Procedimiento

160 para desarrollar colecciones documentales (P-DGDA-CSB-02)” sea X
revisado y actualizado.

E. La CSB envía oficios indicando que hay 3 períodos para realizar las
solicitudes.

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Fortalezas
El representante del área y el personal
de apoyo demuestran interés por la
mejora continua del SGC.
El personal demuestra completo
conocimiento de los procedimientos
auditados
La biblioteca se percibe muy
organizada, ordenada y limpia
El personal demuestra eficiencia en su
forma de trabajar
Optimizan los recursos internos para la
conservación del material
Observaciones
Documentar la metodología de liberar el
material de préstamo, ya que es una manera
particular a las demás bibliotecas.
Hacer difusión de la encuesta de
satisfacción, invitando a los usuarios a
contestarla.
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Hallazgos
Proceso Área
Prepa 2 / Arquitectura / Química / CCBA /
Prepa 1 / Antropología / Contaduría /
Servicios Bibliotecarios Ciencias de la Salud / Psicología/CIR-
Sociales/Derecho/Campus de ciencias
exactas e ingenierías
Prepa 2 / Arquitectura / Ciencias de la Salud
/ Antropología / Química / CCBA / Psicología
Servicios Bibliotecarios / Prepa 1 / B. Central/CIR-
Sociales/Derecho/campus de ciencias
exactas e ingenierías
Prepa 2 / Ciencias de la Salud / Contaduría /
Prepa 1 / CCBA / Química / B. Central/CIR-
Servicios Bibliotecarios
Sociales/Derecho/campus de ciencias
exactas e ingenierías
Prepa 2 / Ciencias de la Salud / Contaduría /
Antropología / CCBA/ Química / Prepa 1 / B.
Servicios Bibliotecarios
Central/CIR-Sociales/Derecho/campus de
ciencias exactas e ingeniería
Servicios Bibliotecarios Prepa 1 y FCA
Proceso Área
Servicios Bibliotecarios Arquitectura
Servicios Bibliotecarios Arquitectura/ Economía / B. Central
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Registrar de manera periódica los SNC Servicios Bibliotecarios Prepa 2 / Arquitectura/Psicología

Elaborar (registrar) en un tiempo y forma el

Servicios Bibliotecarios Arquitectura/Economía
“Reporte mensual de Indicadores”

Implementar 5s+1 en señale Servicios Bibliotecario Economía

Falta de compromiso por parte de la

responsable de la biblioteca en el
involucramiento del conocimiento del Servicios Bibliotecarios Economía
Sistema Integral de Servicios Bibliotecarios
(SISBI)
Realizar el seguimiento de la actividad de
cierre de las acciones documentadas en
Servicios Bibliotecarios TODAS LAS BIBLIOTECAS
conjunto con el enlace operativo del
proceso.

Adecuación del espacio de trabajo adecuado

Servicios Bibliotecarios Antropología
para el área de ORD

Recomendaciones Generales Procesos

Áreas
Establecer una señaletica de “Libros de exhibición” Servicios Bibliotecarios Prepa 2

Proponer a la CSB, registrar como formato del SGC, Servicios Bibliotecarios Prepa 2
“Resultado de la encuesta electrónica” al igual que el
“Reporte de indicadores”
Implantar un programa de 5s+1 en todos los espacios Servicios Bibliotecarios Arquitectura/Economía/Psicología
de la biblioteca.
Implantar un programa de 5s+1 en cuanto a la Servicios Bibliotecarios Arquitectura
documentación del SGC (crear carpeta de acciones y
evidencias en conjunto con el enlace operativo de la
CSB)
Mantener disponibles la evidencia de la justificación
Servicios Bibliotecarios Arquitectura
de no haber realizado el inventario en 2010.
Leer ocasionalmente todos los procedimientos que Servicios Bibliotecarios Prepa 2 / Arquitectura
forman parte del proceso.

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Implementar acciones para la difusión de solicitudes Servicios Bibliotecarios Ciencias de la Salud
de desideratas por parte de los estudiantes.

Realizar análisis de los SNC, con la finalidad de Servicios Bibliotecarios Ciencias de la Salud
identificar las acciones pertinentes a realizar.
Reforzar la evidencia de la asistencia de los usuarios al Servicios Bibliotecarios Química
curso de inducción al sistema bibliotecario, ya qué
únicamente se palomea en un tríptico el nombre de
los asistentes.

Dar de baja la fotocopiadora inservible y el catálogo Servicios Bibliotecarios Química

fichero manual en desuso ambos encontrados en la
oficina del responsable de la biblioteca

Complementar el reporte de gestión de quejas y Servicios Bibliotecarios Campus de Ciencias Biológicas y

sugerencias con las soluciones o acciones realizadas Agropecuarias.
para atenderlas y de ser posible y práctico adjuntar
las evidencias (Las evidencias existen, pero no
integradas al reporte).
Aplicar una encuesta de evaluación a los instructores Servicios Bibliotecarios Campus de Ciencias Biológicas y
por parte de los asistentes al curso de inducción y Agropecuarias.
taller de recursos electrónicos, con la finalidad de
que puedan detectarse oportunidades de mejora de
éste servicio.
Solicitar una impresora más en el área ya que solo se Servicios Bibliotecarios Campus de Ciencias Exactas e
cuenta con una y no se encuentra cerca de todos los Ingenierías.
que trabajan en la Biblioteca.

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Representante de la Dirección:
Nombre Firma
M.D.O. Juan de Dios Pérez Alayón

Equipo Auditor:
Nombre Firma
Pamela Pereyra

Claudia Traconis

Lizbeth Estrada

Caridad Herrera

Alfonso López

Gabriela Tamayo

Graciela Quintal (AIF)

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