Importancia de las teorías de

administración
“No hay nada más práctico que una buena teoría”. Lenin (1918) Peter Drucker (1956).

“Las teorías de dirección son indispensables. La práctica sin la teoría es un ejercicio

peligroso, no menos arriesgado que una teoría inadecuada”.- Makridakis.

Los gerentes se caracterizan por ser gente práctica, disponen de poco tiempo y tienen que
tomar decisiones constantemente, muchas veces guiados más por la experiencia y la
intuición que por el análisis de información sistematizada.

Minztberg, en su investigación “cronómetro en mano” sobre lo que hicieron cinco gerentes

generales durante dos semanas, que fue la base de la formulación de su teoría sobre los
“roles directivos”, encontró que “…

sus actividades se caracterizan por la brevedad, variedad y discontinuidad, están

fuertemente orientados hacia la acción y no les gustan las actividades reflexivas…”. Años
después, Kotter hizo una investigación parecida llegando a conclusiones similares “…el
trabajo de los que dirigen se caracteriza por una gran variedad, mucha intensidad y poco
tiempo para pensar …”.

Por estas razones, es comprensible su reacción hacia las teorías. Son muy sinceros en
reconocerlo, cuando vas a impartirles algún programa de desarrollo directivo te dicen:
“Profe, nosotros no queremos teoría, lo que necesitamos son cosas prácticas”.

Con mucho respeto trato de explicarles que las teorías no son elucubraciones de
especialistas para hacerles la vida difícil a los gerentes.

Hago referencia a la cita que encabeza este trabajo y les comento que me llamó la atención
que coincidieran dos pensadores de ideologías tan diferentes: Lenin, fundador del primer
estado socialista del mundo y; Peter Drucker, el principal ideólogo del “management” del
capitalismo desarrollado.

Las teorías no son más que generalizaciones de la práctica, interpretaciones que hacen
especialistas sobre lo que sucede.

En lo que se refiere a las teorías de administración Stoner ofrece la siguiente definición:

“Grupo coherente de supuestos que se presentan para explicar la relación entre dos o más
hechos observables y proporcionar una base sólida para predecir futuros eventos”.

En esta, y en cualquier otra definición, se pueden destacar tres aspectos: los “supuestos”,
que es el “marco teórico”, los sistemas conceptuales de los que parte el que formula la
teoría para la interpretación de lo que ha observado (o estudiado); los “hechos observables”,
Principios de la administracion de empresas
1. División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor
eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna
línea de montaje.
2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas.
Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre
obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal
(Liderazgo).
3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y
convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo
en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para
recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas
con justicia.
4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser
dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una
operación particular solamente de una persona.
6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el
interés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la
organización como un todo.
7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los
empleados como para los patronos.
8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la
responsabilidad final pero también necesitan dar a sus subalternos la autoridad
suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema
consiste en encontrar el mejor grado de Centralización en cada caso.
9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoy
generalmente por cuadros y líneas y líneas de un organigrama pasa en orden de
rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.
10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el
momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición
más adecuados para él.
11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus
subalternos.
12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no es
conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.
13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos la libertad para concebir y llevar a
cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores.
14. Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un
sentido de unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicación verbal
en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible
Catorce son los principios de administración de Henri Fayol:

1. División del trabajo. La especialización permite que el individuo acumule experiencia, y

mejore continuamente sus habilidades; de tal modo, pueda ser cada vez más productivo.
2. Autoridad. El derecho a dictar órdenes junto con las cuales debe ir equilibrada la
responsabilidad de su función.
3. Disciplina. Los empleados deben de obedecer, pero este tema tiene dos caras: los
empleados obedecerán, solo la gerencia hace su parte proporcionando una buena lección.
4. Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin otras líneas de
mando en conflicto.
5. Unidad de dirección. La gente contratada para la misma clase de actividades debe de tener
los mismos objetivos en un solo plan. Esto es esencial para asegurar la unidad y la
coordinación en la empresa. La unidad del comando no existe sin la unidad de la dirección,
pero no fluye necesariamente de ella.
6. Subordinación del interés individual (al interés general). La administración debe de
considerar que las metas de las empresas son siempre supremas.
7. Remuneración. El pago es un motivador importante pero cuando Fayol analiza un número
de posibilidades, precisa que no existe un sistema de remuneración perfecto.
8. Centralización (Descentralización). Este es un tema de grado dependiendo de la condición
del negocio y de la calidad del personal.
9. Cadena escalonada (línea de autoridad). Una jerarquía es necesaria para la unidad de la
dirección. Pero la comunicación lateral es también fundamental, mientras que los
superiores sepan que está ocurriendo tal comunicación. La cadena escalonada se refiere al
número de niveles en la jerarquía desde la autoridad de mayor nivel hasta el más bajo de
la organización. No debe ser muy amplia o consistir de demasiados niveles.
10. Orden. El orden material y el orden social son necesarios. El primero disminuye la pérdida
de tiempo y la manipulación innecesaria de materiales. El segundo se logra con la
organización y la selección.
11. Acción. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una combinación de amabilidad y
justicia. Tratar bien a los empleados es importante lograr equidad.
12. Estabilidad de la contratación del personal. Los empleados trabajan mejor si tienen la
seguridad en su empleo y en el progreso de su carrera. Una contratación insegura y un
alto índice de rotación de personal de forma contraria a la organización.
13. Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta manera es una
fuente de la fortaleza para la organización. Aun cuando puede implicar un sacrificio de la
vanidad personal de parte de muchos gerentes.
14. Espíritu de cuerpo. La administración debe de fomentar la motivación moral de sus
empleados. Fayol llega aún más lejos: ”El necesario un verdadero talento para coordinar
esfuerzos, provocar el entusiasmo, utilizar las capacidades de cada persona, y
recompensar a cada uno según sus méritos, sin despertar posibles celos y disturbar las
relaciones armoniosas.
La funcionalización: reglas y técnicas
Segunda regla
Deben definirse en forma sencilla, o precisare al menos cada de las funciones listadas.
Tercer regla
para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer
todas las funciones que deben existir en el 2do nivel jerárquico dentro de cada departamento o
división
Reglas sobre la división de funciones
la división en el primer nivel jerárquico de las empresas es casi siempre funcional. para hacer esa
división de modo mas adecuado se debe partir de la consideración de los objetivos y planes
aprobados.
Primer regla
teniendo en cuenta los objetivos y planes que se pretenden realizar, ante todo debe elaborarse
una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren deben establecerse en
el primer nivel jerárquico.
Que se encuentren 2 o más idénticas; en este caso, se eliminaran algunas de ellas, dejando solo el
titulo que se considere oportuno.
Que se encuentren algunas superposiciones parciales; en ese caso se convinan 2 funciones en una
(investigación de mercados y ventas), o bien se hacen 3 funciones distintas de 2 de las listadas:
relaciones humanas y relaciones publicas podrían separarse en relaciones laborales, industriales y
publicas.
Cuarta regla
Se repite esta operación en forma idéntica hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno
de los departamentos y agotar todas las funciones que se deben analizar
Quinta regla
Cuando se tiene una división funcional teórica, se reunen las funciones obtenidad en unidades
concretas de organización.
Sexta regla
La forma de consignar esta departamentalización concreta suele ser doble
se aconseja que se haga
una carta de organización, señalando a cada persona los diversos titulos que les corresponden por
las distntas funciones que asumen
también se aconseja que se conserve la carta de organización estructurada con las funciones que
deben existir, separadas en los cuadros niveles que les corresponden, cuidando tan solo de colocar
solo el nombre de cada función, el de la persona que se encarga de esto, aunque se repita en cada
cuadro de cualquier nivel
Tercer regla
CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS
Los organigramas. Se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a
diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su ámbito, por su contenido y por su
presentación.
Por su naturaleza
Micro administrativo
Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a
alguna de las unidades que la conforman.
Macro administrativos, Involucran a más de una organización.
Meso administrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo
sector.
Por su ámbito
Generales
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel
jerárquico, dependiendo de su magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la
organización y sus interrelaciones; se llaman también carta maestra.
Específicos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la
organización, por lo tanto, representan la organización de un departamento o sección de una
empresa.
Por su contenido
Integrales
Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así
como sus relaciones de jerarquía o dependencia.
Funcionales
Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las
principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente gráfico:
De puestos, plazas y unidades
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el
número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las
personas que ocupan las plazas.
Por su presentación
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte
superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de
uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los
manuales de organización.
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el
extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas,
mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.
Mixtos: La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de
ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de
organizaciones con un gran número de unidades en la base.
De Bloque
Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más
reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los últimos niveles
jerárquicos seleccionados para el gráfico.