Professional Documents
Culture Documents
Cualquier organización o empresa necesita, para su funcionamiento, una serie de productos y materiales con los que
prestar sus servicios de forma adecuada. Las unidades de transporte sanitario utilizan una gran cantidad y variedad de
materiales para desarrollar su trabajo y realizar adecuadamente sus servicios, por lo que es necesario disponer de los productos
adecuados de forma suficiente para cuando sean necesarios. Todos estos productos deben ser almacenados de forma adecuada
siendo básico el control de existencias (stock).
Un almacén o depósito es el conjunto de artículos y materiales que posee una empresa en espera de su utilización
posterior. El objetivo de este depósito es mantener unas existencias suficientes de materiales y productos que garanticen la
continuidad de las funciones.
1.3.- Aprovisionamiento
El término aprovisionamiento es sinónimo de abastecimiento o suministro, es decir, poner a disposición de la
empresa todos los productos provenientes del exterior y que son necesarios para su funcionamiento. Para conseguir un buen
aprovisionamiento es necesario gestionarlo de forma adecuada. Para ello es necesario calcular las necesidades del producto,
realizar la compra, almacenar los productos, distribuir adecuadamente y realizar un buen control de stock. Es importante tener
en cuenta el plazo de aprovisionamiento, es decir, el tiempo que transcurre desde que se efectúa el pedido al proveedor, hasta
que el producto se encuentra en el almacén, de modo que en ningún momento se produzca un desabastecimiento que impida
realizar un servicio.
Una vez se han decidido cuales son las necesidades de compra y en qué plazo de tiempo se precisan, hay que buscar la
mejor fuente de suministro, es decir, el proveedor, para los diferentes productos. Para ello se recurre a:
- Archivo de compras donde se incluye la información de los proveedores que ya han suministrado productos
a la empresa y para los que se ha realizado una ficha de proveedor en la que se recogen los datos más
importantes del mismo (Nombre de la empresa, dirección, tfno., fax, productos que suministra, referencias…).
- Información de proveedores: Mediante visita al proveedor o a través de agentes comerciales, se recaba
información sobre las disponibilidades de un proveedor concreto.
- Catálogos, folletos, publicaciones… de diferentes proveedores.
La gestión de la compra se puede realizar de forma directa entre el responsable de compras de la empresa y el
proveedor. Cuando la organización sanitaria es grande las compras se pueden realizar de diferentes formas:
- Compra centralizada: Para la compra de material homologado (productos y equipamientos generales). La
compra la realiza una unidad administrativa central dependiente del Sistema de Salud y el centro sanitario le
solicita el material a dicha unidad.
- Compra descentralizada: Cada institución gestiona las compras, generalmente mediante procedimiento de
concurso público para elegir al proveedor que ofrece mejor relación calidad/precio.
- Sistema mixto: Se utiliza una u otra forma de compra en función el material que se vaya a adquirir.
El suministro de los materiales desde el almacén a las unidades asistenciales se puede realizar:
- De forma programada: Los materiales se suministra antes de que se agoten.
- De forma urgente: Reposición inmediata de algún material que ha quedado desprovisto.
Es fundamental determinar qué tipo de artículos y en qué cantidad deben almacenarse y controlar el movimiento de los
mismos para reponerlos antes de que se agoten.
Cosiste en determinar la cantidad y el tipo de productos que deben ser almacenados, de forma que se pueda satisfacer
la demanda del producto y minimizar el coste de su almacenamiento.
Costes de almacenamiento:
- Coste de utilización de espacios, alquiler…
- Acondicionamientos especiales en temperatura, ventilación, seguridad…
- Personal para realizar las funciones del almacén
- Artículos inmovilizados supone un gasto por compra y posible gasto añadido por caducidad o
envejecimiento del producto
Tipos de stock:
- Stock normal o activo: Necesario para mantener la actividad.
- Stock extraordinario: Necesario para atender una demanda aumentada o realizado para abaratar costes por
la compra de grandes cantidades.
- Stock mínimo: Se fija en función de la demanda previsible y del plazo de entrega del proveedor.
- Stock de seguridad: Permite atender demandas inesperadas o demora en el suministro. Cuanto más variable
sea la demanda o los plazos de entrega, mayor debe ser el depósito de seguridad.
- Stock máximo: Cantidad máxima que se almacena de un producto, teniendo en cuenta la capacidad del
almacén y los costes por compra y almacenamiento.
Si la demanda y los plazos de entrega fueran predecibles, se puede anticipar cuando se van a agotar las existencias del
stock activo y realizar el pedido de reposición en el momento adecuado. A este modelo de gestión se conoce como previsión
perfecta y se puede determinar el punto de pedido en el momento adecuado y teniendo en cuenta los plazos de entrega.
Punto de pedido: Es el momento en que se debe realizar un pedido de un determinado artículo para, teniendo en
cuenta los plazos previsibles de entrega, no quedar desabastecidos de dicho artículo, ya que existen unidades suficientes del
mismo para mantener su suministro mientras se reciben las nuevas unidades.
Una de las funciones del almacén es el registro y control del movimiento de los artículos. Para saber cuál es la
cantidad de productos y materiales disponibles en un almacén se utilizan dos sistemas de registro complementarios: fichas de
almacén e inventario.
Fichas de almacén: registro continuo de entradas y salidas de artículos. Se realiza mediante un programa
informático de gestión de almacenes. Debe recoger la siguiente información:
- Identificación de la empresa/organización
- Nombre del producto y código de identificación
- Fecha de realización del pedido
- Proveedor
- Fecha de entrada en almacén
- Número de factura
- Número de serie y/o lote del producto
- Fecha de salida del almacén
- Unidad a la que se entrega
- Número de unidades compradas y precio unitario
Inventarios: Cada cierto tiempo se verifica que las existencias registradas en las fichas se encuentran
realmente en stock. Es el recuento manual de todos los artículos almacenados, localizando los productos que
han caducado, deteriorado o han quedado obsoletos para darlos de baja. Para llevar a cabo un inventario es
necesario:
- Localizar cada artículo en el almacén
- Identificar cada artículo de forma clara y precisa
- Verificar cada artículo y comparar con el registro existente
- Identificar los artículos que deben retirarse por caducidad o deterioro y darlos de baja en el registro
Modalidad de inventariado:
- Inventario anual: Se realiza una vez al año. Para ello se bloquean los movimientos del almacén mientras
se realiza. Suele coincidir con el fin del cierre económico. Si se detectan errores se deben revisar las
entradas y salidas de un período largo de tiempo.
- Inventario permanente: Se inventarían diariamente las existencias de los artículos que han registrado
movimiento. Los errores se identifican rápidamente, presenta dificultades en empresas donde se producen
grandes movimientos de almacén.
- Inventario rotativo: Se realiza un inventario parcial con frecuencias establecidas según el tipo de
producto, así habrá un grupo de productos que necesiten un seguimiento más continuo (por ejemplo
quincenal) por ser delicados, caros, sufrir deterioro, o tener más movimiento, para otros productos será
suficiente con un seguimiento intermedio (por ejemplo trimestral) y para la mayoría de los productos se
realizará un seguimiento anual.
Para conocer la situación económica y patrimonial, la empresa necesita conocer, además de las cantidades de cada
producto que tiene en stock, el valor económico que representan dichos productos. La suma de esos importes permite conocer
el capital inmovilizado que posee en forma de materiales almacenados.
Este proceso se conoce como valoración de existencias y hay que tener en cuenta dos conceptos:
El precio unitario de compra de los artículos, incluyendo portes, seguros…, es decir los costes directos
Los gastos de almacenamiento, incluyendo medidas especiales de almacenamiento, seguros, impuestos, alquiler,
personal…, es decir los costes indirectos.
La valoración de existencias es sencilla, basta con multiplicar el número de unidades disponibles de un producto por
el valor de cada unidad, la suma total será el valor contable del material almacenado. Pero esto se complica si el valor de
compra de las diferentes unidades ha variado en el tiempo.
Para valorar las salidas y existencias finales de un almacén existen tres métodos:
Método FIFO: (FIFO = first in, first out). El primero que entra es el primero que sale, de las existencias del almacén
se consumirán antes las antiguas. El material utilizado se valora a precios antiguos, y las existencias disponibles a
precios recientes. Método aconsejable cuando hay estabilidad de precios.
Método LIFO: (LIFO = last in, first out). El ultimo que entra es el primero que sale, de las existencias del almacén,
desde el punto de vista contable, se consumirán antes las más recientes. El material utilizado se valora a los precios
actuales, mientras que el almacenado se valora a los precios antiguos. Método aconsejado con precios en aumento.
Método PMP: (PMP = precio medio ponderado). Valora la mercancía almacenada calculando la media ponderada del
precio pagado por cada unidad en depósito. El precio obtenido es el que se aplica a las unidades que salen del
almacén. Cada vez que se realiza una nueva compra se recalcula el precio medio ponderado de las existencias para
aplicarlo a las nuevas salidas. Es el método más utilizado.
4.- Correcto almacenamiento de productos sanitarios
Los almacenes sanitarios deben reunir las condiciones necesarias para que se garantice la correcta conservación y
distribución de los productos o medios materiales sanitarios.
a) Fármacos: Se ordenan alfabéticamente. Se controlan las condiciones ambientales (Tª y humedad). Para evitar la
humedad se puede entarimar el suelo del almacén o que las baldas de las estanterías estén, al menos, a 20 cm del suelo.
Las copias de las hojas de petición de medicamentos y material deberán estar archivadas en la zona de gestión
del almacén durante, al menos, el mes en curso.
b) Productos sanitarios: Son los equipos, dispositivos, materiales, instrumentos y otros artículos necesarios para la
asistencia de los pacientes (por ejemplo: gasas, guantes, sondas…). La clasificación de estos materiales y productos se
puede realizar siguiendo diferentes criterios:
o Material lábil: son sustancias o productos que se deterioran fácilmente por diferentes agentes físicos.
Productos perecederos: tienen un periodo de caducidad inferior a cinco años desde la fecha
de fabricación. Todos llevan en su embalaje un indicativo similar a un reloj de arena.
Productos termolábiles: se alteran fácilmente por la acción del calor, por lo que necesitan
acondicionamiento de temperatura, que puede consistir desde el simple ambiente fresco (10 a
20°C) a refrigeración (2 a 8°C) o congelación. Se identifican por un símbolo en forma de
estrella.
Productos fotosensibles: se alteran por acción de luz directa. Están protegidos por
embalajes especiales que impiden la entrada de luz.
Productos higroscópicos: se alteran por absorción de agua del medio. Están protegidos por
embalajes especiales y sistemas de mantenimiento
o Material caducado y defectuoso: son productos o materiales que por alguna de estas causas han sido
rechazados por los controles de calidad y deben eliminarse del almacén. Se almacenaran separados
del resto de productos y con indicaciones claras sobre su situación hasta que sean reacondicionados,
devueltos o destruidos
c) Gases medicinales: El oxígeno es usado por los servicios de transporte sanitario en la presentación de gas
comprimido que es aquel que, a la temperatura atmosférica normal, se mantiene dentro de su envase, en estado gaseoso,
bajo presión. El oxígeno medicinal se usa en el ámbito sanitario para oxígenoterapia y anestesia.
Las botellas destinadas a contener gases medicinales deben llevar una etiqueta que contenga la siguiente
información:
- Logotipo y símbolo identificador de los gases medicinales.
- Denominación y contenido del volumen.
- Composición cualicuantitativa.
- Especificaciones técnicas que deben cumplir.
- Nombre y dirección del titular.
- Número de lote y fecha de caducidad (mes y año).
- Condiciones de conservación.
- Condiciones de prescripción y dispensación.
- Precauciones de suministro y transporte.
- Código nacional y precio.
Las botellas de gases medicinales llevarán una serie de marcados en el mismo envase (marca del fabricante,
presión de prueba hidrostática, capacidad, mes y año de prueba hidrostática, etc.). Generalmente, las empresas e
instituciones dedicadas al transporte sanitario contratan el suministro de gases medicinales a empresas externas que son
las propietarias de las botellas, por lo que son ellas mismas las que se encargan de las revisiones correspondientes de los
envases, según la normativa vigente, si bien el stock necesario de botellas y el control de la caducidad del gas (no del
recipiente) deberán estar contemplados en los procedimientos internos de la empresa de ambulancias.
El lugar para el almacenamiento de los envases reunirá una serie de características (según Real Decreto
379/2001):
- Sitio cubierto y limpio.
- Prohibido situarlo en sótanos o lugares con comunicación directa con sótanos.
- Prohibido en huecos de escaleras y ascensores, pasillos, túneles bajos de escaleras exteriores, vías de
escape y aparcamientos.
- Que no sufra temperaturas extremas.
- No deben existir materiales combustibles.
- Evitarán el vuelco de botellas.
- Facilitará la rotación de existencias.
- Habrá zonas diferenciadas de envases vacíos y llenos.
- Los suelos serán planos, difícilmente combustibles y permitirán la perfecta estabilidad de los
recipientes.
- Los almacenes de botellas. Deberán estar ventilados con aberturas y huecos abiertos al exterior en las
partes altas y bajas de los mismos. La ventilación podrá tomarse de la nave donde se encuentra el
almacén si no hay peligro para la nave ni para el local de almacenaje.
- Los almacenes de gases medicinales respetarán la normativa en vigor de instalaciones de alta y baja
tensión.
- Los medios de protección contra incendios serán los adecuados a los gases almacenados, tanto en
variedad como en cantidad.
El control de caducidades del material y de los medicamentos es esencial para la seguridad del paciente. Se
debe establecer un sistema de control de caducidades que garantice el perfecto estado del material para su uso en la
asistencia sanitaria.
Este procedimiento deberá indicar cuándo se hace la revisión, quién la hace, dónde ubicar el material retirado y
el proceso de devolución al Servicio de Farmacia o bien su dedicación a otros fines (formación).
Deberá quedar constancia firmada del personal que retira el material caducado y de las caducidades del
material del que constan las unidades asistenciales, requisito que es de obligada presentación ante las autoridades
sanitarias para la obtención o renovación de la certificación técnico-sanitaria.
La fecha de caducidad de un fármaco se basa en la estabilidad del mismo en su recipiente original sin haber
sido abierto. La estabilidad de un fármaco sólido es mayor que los de formulación líquida (soluciones y suspensiones).
Las suspensiones son especialmente sensibles a las congelaciones. Cualquier fármaco o producto sanitario que presente
cambios de textura, color o que presente deterioro de su envase original debe desecharse para su uso sanitario, debiendo
destruirse siguiendo las instrucciones actuales dictadas por la legislación vigente sobre eliminación de residuos e
impacto medioambiental.
Independientemente de la fecha de caducidad, las condiciones de almacenamiento inciden de manera directa en
la potencia del fármaco (especialmente la humedad). Si bien se han hecho estudios en los que no se ha detectado
toxicidad por el uso de un medicamento caducado, siendo la consecuencia una reducción de su acción farmacológica,
no debe emplearse ningún material pasada la fecha descrita por el fabricante.
Cualquier medicamento y producto sanitario disponibles en los recursos de transporte sanitario pueden usarse
en el mes en curso en el que caducan.
Es necesario que las fechas de caducidad sean visibles en todo momento, por lo que no se deberán desechar los
envases y deberán quedar especificadas en aquellos medicamentos monodosis en los que no vengan reflejadas de forma
individual (supositorios o comprimidos orales).
El material de los almacenes deberá estar expuesto en lugar visible para todo el personal del servicio, con su
stock correspondiente. Periódicamente, se deberán hacer revisiones del stock para un eventual cambio de algún material
o medicamento o de la cantidad necesaria para la prestación del servicio. En este apartado es importante que las
empresas de transporte sanitario tengan un seguimiento de las alertas farmacológicas que emite la Dirección General de
Farmacia y Medicamentos, bien por el personal del Servicio de Farmacia con el que se trabaja o por personal de la
propia empresa destinado a este fin.
4.4.- Trazabilidad de un medicamento
La aplicación de la trazabilidad en los vehículos sanitarios permite la mejor gestión de los medicamentos, pues
da una seguridad absoluta respecto al medicamento, al decir su lugar de fabricación, procedencia, fecha de producción,
fecha de caducidad y presentación entre otras cosas.
Los almacenes deben cumplir una serie de condiciones mínimas en cuanto a estructura y limpieza.
a) Construcción y estructura
Las instalaciones de los almacenes deben ser seguras ante riesgos eléctricos y vibraciones, así como frente a
riesgos de caídas, choques contra objetos o desplomes o caídas del material almacenado. Las zonas en las que puedan
existir riesgos de tipo físico o mecánico o exposición a elementos agresivos deben estar convenientemente señalizadas
Las dimensiones de los locales deben ser suficientes para permitir un acceso fácil y seguro a los materiales
almacenados, así como una circulación fluida en su interior. Así mismo deberán garantizar la ausencia de riesgos para la
salud y la seguridad de los trabajadores y que puedan desarrollar su labor en unas condiciones ergonómicas adecuadas.
El diseño del almacén deberá facilitar la evacuación rápida y segura del local en situaciones de emergencia,
especialmente en caso de incendios.
Las paredes y superficies deben ser lisas, de material lavable y fácil limpieza.
Deben facilitarse, una temperatura ambiente, humedad y ventilación adecuadas, acordes con las dimensiones
de los locales y de los materiales almacenados.
Para conseguir el orden y la limpieza adecuados para hacer seguro el almacén se deben de tomar dos medidas
esenciales:
Eliminación de todo lo innecesario.
Clasificación de lo útil en espacios debidamente acondicionados.
La implicación de todos los trabajadores es esencial para conseguir las mejores condiciones de trabajo. Se
deberá establecer un turno de limpieza de las instalaciones, adecuandose las características de suelos, paredes, techos,
estanterías, mesas, etc., para permitir el mantenimiento higiénico del almacén. Asimismo, se establecerán las revisiones
y las actuaciones necesarias para el control de plagas (desinsectaciones, desratizaciones, etc.).
Deben existir zonas diferenciadas de recepción o muelles de descarga con fácil acceso desde el exterior y una
zona anexa de eliminación de residuos y basuras, también de fácil acceso desde el exterior.
En la zona de basuras, los residuos peligrosos por riesgo de contaminación biológica o de otro tipo se
almacenan en recipientes herméticos específicos para este tipo de residuos y estarán convenientemente señalizados.
Las zonas de almacenamiento contaran con las instalaciones necesarias para garantizar las condiciones
especificas de almacenamiento que cada tipo de material requiera (frio, reguladores de humedad, etc.).
Debe existir una zona de almacenamiento específica y separada del resto para productos caducados, en mal
estado o que haya que devolver.
Es conveniente contar con una zona de preparación/acondicionamiento para la salida de materiales y productos
que así lo requieran.
Contará con la correspondiente zona dedicada a la administración y gestión del almacén.
e) Formas de almacenamiento
Según el tamaño, la resistencia, el tipo de materiales y las dimensiones del almacén, existen diferentes formas
de almacenamiento de productos:
- Estanterías: los productos se almacenan en estanterías fijas con las dimensiones adecuadas a cada tipo de
producto.
- Palets: los productos se colocan sobre palets, dejando espacios de circulación entre ellos.
- Contenedores: los productos se introducen en contenedores o cajones de tamaño acorde con los productos
almacenados y estos, a su vez, se depositan en estanterías o se apilan.
- Bloques o pilas: los productos se apilan en bloques, unos sobre otros, siempre que las características de los
productos lo permitan, para no deformar o comprimir los bloques inferiores.
- Dispensación automatizada: consiste en la utilización de bloques compuestos por un conjunto de armarios o
contenedores que pueden moverse mediante un sistema mecánico y que están controlados informáticamente.
En el ámbito de los almacenes sanitarios las más usuales son las de tipo panel, cuyos colores vienen definidos
por normativa, debiendo ser los pictogramas lo más sencillos posible, fácilmente legibles y resistentes. Se colocarán en
zonas bien iluminadas, evitando obstáculos que puedan dificultar su visión; en caso de escasa iluminación pueden
usarse colores fosforescentes o materiales fluorescentes. Si dejara de existir el motivo de la colocación de la señal, esta
deberá retirarse.
Las empresas sanitarias podrán diseñar herramientas de gestión de los diferentes documentos que utilizan
(fichas de productos, inventario, proveedores, almacén, pedidos, etc.) para informatizar todos los datos y poder
procesarlos.
Antes de introducir la información hay que diseñar la base de datos: ver qué campos va a tener, cómo se
llamará cada campo, etc. Las herramientas informáticas nos permiten la inclusión de datos de forma permanente, así
como la consulta de ellos y su modificación.
Para la búsqueda de datos concretos, los programas gestores de bases de datos disponen de filtros que extraen
la información deseada según un criterio determinado. Los programas gestores pueden ser capaces de relacionar
diferentes bases de datos que tengan campos en común. Además de permitirnos una rápida exposición de los datos y
rápidos cálculos matemáticos, las hojas de cálculo permiten la edición de los resultados en diversos gráficos que nos
permiten una impresión visual rápida del estado del almacén.
Existen diferentes técnicas para introducir los datos en el software de un ordenador como son:
- La captura manual.
- El reconocimiento óptico.
- La cinta magnética.
- El código de barras.
Los más usados en las empresas sanitarias son la captura manual es decir, el usuario introduce de forma
manual los datos en la base de datos por medio del teclado alfanumérico, y la del código de barras.