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Gerencia de Sistemas

Integrados de Gestión
GUÍA DIDÁCTICA N°4
M2-DV31-GU01
MÓDULO 4: PLANIFICACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, VERIFICACIÓN Y
MEJORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
DIPLOMADO EN GERENCIA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA,


2018
Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica


Realización del texto: Lizzeth Arias Baños, Docente
Revisión del texto: Jehison Davis Posada Hincapié, Asesor Gramatical
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico

Editado por el Politécnico Superior de Colombia

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| GUÍA DIDÁCTICA 4- PLANIFICACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, VERIFICACIÓN Y
MEJORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
Índice

Presentación ................................................................................ 4
Competencia específica ................................................................. 5
Contenidos temáticos .................................................................... 6
Tema 1 ....................................................................................... 7
Planificación e implementación del Sistema Integrado de Gestión ........ 7
Tema 2 ...................................................................................... 20
Verificación y mejora del sistema integrado de gestión...................... 20
Recursos disponibles para el aprendizaje ........................................ 24
Ejercicio ..................................................................................... 24
Material complementario .............................................................. 25
Aspectos clave ............................................................................ 26
Referencias bibliográficas ............................................................. 27

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Presentación

La Guía Didáctica N°4 del MÓDULO 4: PLANIFICACIÓN,


IMPLEMENTACIÓN, VERIFICACIÓN Y MEJORA DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN, es un documento que ha sido ejecutado para la orientación
del participante en el Diplomado Gerencia de Sistemas Integrados de
Gestión; especialmente, está orientada a conocer los numerales
específicos de cáda una de las normas NTC ISO 9001 Gestión de la
Calidad, NTC 14001 Gestión Ambiental y NTC ISO 45001 Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo.

El objetivo principal de éste módulo es conocer herramientas que


permitan desarrollar cáda numeral y, de esta manera, dar cumplimiento
a los requerimientos que estas normas plantean para su implementación
en una organización.

Para ello, se ha organizado esta guía en dos (2) contenidos


temáticos, basados en competencias: (a) Planificación e implementación
del Sistema Integrado de Gestión y (b) verificación y mejora del Sistema
Integrado de Gestión.

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Competencia específica

Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N°4


del MÓDULO 4: PLANIFICACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, VERIFICACIÓN Y
MEJORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN, el estudiante logre la siguiente
competencia específica:

Desarrollar los lineamientos base para la implementación


del Sistema Integrado de Gestión basado en las normas
ISO 9001:2015, 45001:2018 e ISO 14001:2015.

Resultados de aprendizaje:
o Conoce herramientas para el desarrollo de los
numerales asociados a las normas de gestión.
o Identifica las metodologías de medición de la
satisfacción de los grupos de interés y la mejora de
los sistemas de gestión.

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Contenidos temáticos

Planificación e Verificación
implementació y mejora del
n del sistema sistema
integrado de integrado de
gestión gestión

Ilustración 1: Contenidos temáticos.


Fuente: Autor

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Tema 1
Planificación e implementación del Sistema Integrado de Gestión

Basada en la experiencia de las múltiples organizaciones que le


han apostado a la implementación de los sistemas de gestión, es posible
considerar los siguientes ítems de su contenido:

 Reseña histórica de la empresa


 Contexto de la organización
 Definir partes interesadas
 Alcance
 Política del SGI
 Exclusiones con su debida justificación
 Objetivos del SGI
 Mapa de procesos
 Caracterización de los procesos
 Listado de documentos y registros
 Procedimientos de los procesos
 Perfil de cargos
 Matriz de riesgos por proceso
 Matriz de aspectos ambientales y riesgos
 Controles operacionales de los riesgos
 Programa ambiental y SISO
 Matriz de requisitos legales
 Listado de emergencias que se pueden presentar en la
organización
 Seguimiento y medición del sistema de gestión

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De acuerdo con los ítems expuestos, se asignarán algunas
herramientas para mayor facilidad al momento de dar cumplimiento a
cada uno de estos. En lo que refiere a la reseña histórica, dentro de un
archivo o documento, se plasma la descripción del servicio o producto
ofrecido, sus condiciones; fecha, motivo y nombres de su constitución,
contexto de convenios, entre otros aspectos que la organización
considere que se requieran.
En cuanto al contexto de la organización, se especifican los
factores internos y externos que impactan en la organización, como
aspectos legales, normativos, criterios de partes interesadas,
proveedores, entre otros; cabe resaltar, que para definir el contexto de
las partes interesadas, es recomendable desarrollar una matriz donde se
identifiquen cuáles son sus partes interesadas, la descripción de éstas o
sus necesidades y/o expectativas y su impacto en clasificación frente al
riesgo.
Dentro del alcance, se establece lo que se quiere conseguir dentro
de la organización y su razón social; la política integrada, es el punto de
partida que me indica el compromiso que se está estableciendo con el
cliente, usuarios y todas las partes interesadas identificadas, por tal
motivo es indispensable cumplir con lo establecido dentro de la misma;
algunos ejemplos de una política integrada son:
“La Organización X, es una entidad cuyo objeto social es la
prestación de servicios integrales para la construcción, mantenimiento y
operaciones comerciales, en los sistemas de distribución de energía.
Nuestro compromiso se fundamenta en el mejoramiento continuo del
Sistema de Gestión Integrado y el cumplimiento de los requisitos legales
aplicables, para lo cual debemos:

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• Contar con personal competente, recursos financieros y físicos
necesarios para la prestación de servicios integrales con calidad,
cumplimiento, precios competitivos, en armonía con el ambiente y
el entorno social que garanticen la satisfacción del cliente.
• Promover un ambiente seguro, evitando la contaminación,
fomentando la prevención de los riesgos, el mejoramiento
permanente del bienestar, el autocuidado de la salud y calidad de
vida de los asociados y de la comunidad en general.
• La gestión dinámica y continua de nuestros planes, programas y
proyectos aplicando los principios de autocontrol, autorregulación
y autogestión.
Es responsabilidad de todos los asociados velar por el
cumplimiento de esta política en el desarrollo de sus actividades.”

Garantizar la eficacia de los procesos de la organización X para


lograr la satisfacción permanente de las necesidades y expectativas de
las partes interesadas, generar un mejoramiento continuo de la
organización, prevenir la contaminación ambiental, los incidentes en
materia de salud y seguridad industrial, garantizando el cumplimiento
del marco legal asociado.
Referente a las exclusiones, se debe mencionar dentro del
establecimiento del Sistema de Gestión Integral con su debida
justificación para no determinar sus mediciones, controles y no ser
auditado durante los procedimientos de auditorías internas; ejemplo:
Se excluye del Sistema de Gestión Integral el proceso X de la
empresa X, el numeral 8.3 Diseño y Desarrollo de los productos y
servicios, ya que no es objeto de la institución el diseño y desarrollo de
modelos de atención en salud.

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Para los objetivos del sistema integrado de gestión, es
recomendable implantar una matriz donde se asocien los aspectos
ilustrados a continuación:

Ilustración 2: Objetivos del S.I.G.


Fuente: Autor

Donde se hace un seguimiento al cumplimiento de los objetivos


establecidos por medio de indicadores de gestión, asociados a lo
implantado en la política integrada y dando garantía al compromiso con
los requisitos especificados en ésta; así como también se asocian los
procesos implicados y los responsables en el logro o la afectación en su
cumplimiento.
En cuanto al mapa de procesos cada organización relaciona los
procesos asociados a su estructura, a continuación se ilustra un ejemplo
de éste:

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Ilustración 3: Mapa de procesos.
Fuente: Autor

Para la caracterización del producto y o servicio, se relaciona el


objetivo del mismo, sus entradas y salidas, requisitos asociados al
cumplimiento de normatividad vigente, es decir, todo el ciclo de
actividades que lo componen y los recursos que se requiere para su
adecuado funcionamiento; éste se realiza por medio de un formato
establecido en cada organización, se anexa a continuación un ejemplo:

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Ilustración 4: Formato de caracterización de un proceso/servicio.
Fuente: Autor

En lo que comprende el listado de documentos maestros, se


relacionan todos los procesos que componen el sistema integrado de
gestión, de manera que se asocien los códigos de sus formatos,
instructivos, guías y demás documentos de cada uno de éstos; además
de la asignación de la fecha de su implementación, su versión y persona
responsable de su revisión y aprobación. También, se sugiere anexar los

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documentos externos y obsoletos con los mismos criterios
anteriormente expuestos.
Para realizar los procedimientos de los procesos, se establecen
formatos asociados como instructivo, donde indica el paso a paso del
desarrollo de éste, anexando los documentos asociados al proceso a
desarrollar con las indicaciones específicas para el desarrollo adecuado
de la actividad; los criterios que lo acompañan son los siguientes:
 Objetivo
 Alcance
 Responsable
 Participantes
 Requisitos asociado a las normatividad vigente
 Recursos
 Condiciones generales
 Contenido, dentro del cual se establece relación con el ciclo PHVA,
actividades tipo flujograma, responsable y la descripción de cada
actividad
 Anexos y/o glosario

Dentro del perfil de cargos, se definen los criterios correspondientes


a:

 Identificación del cargo


 Objetivo del cargo
 Responsabilidades del cargo ( Específicas y transversales)
 Requisitos y responsabilidades ( Educación, experiencia,
habilidades y competencias)
 Condiciones de trabajo

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 Competencias organizacionales
 Competencias específicas
La matriz de riesgos por proceso, se determinan todos los posibles
riesgos asociados a los procesos; los riesgos pueden ser estratégicos,
operativos, financieros, de cumplimiento, tecnológico, ambiental, en
relación con salud y seguridad en el trabajo, entre otros. A continuación,
se ilustra el ejemplo:

Ilustración 5: Formato matriz de riesgo por proceso.


Fuente: Autor

Para la matriz correspondiente a los aspectos ambientales y


riesgos, se clasifican los riesgos y peligros en la actividad, zona u oficio;
dentro de esta matriz, se especifican los siguientes aspectos:

 Identificación de peligros:

Ilustración 6: Factores en la identificación de peligros.


Fuente: Autor

Donde el tipo de peligro, es la clasificación del peligro identificado


en físico, químico, psicolaboral, por carga física (ergonómico), seguridad

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(eléctrico, mecánico, locativo, físico – químico, público), biológico. El
factor de peligro, corresponde a la condición de generación al daño, a la
propiedad o al medio ambiente. La fuente de peligro, identifica los
objetos, los instrumentos y las condiciones físicas y psicológicas de las
personas, dentro de las cuales se encuentra el peligro y que al
manipularlas pueden ocasionar incidentes, accidentes y/o
enfermedades. Los posibles efectos, son las consecuencias del evento
peligroso en términos de una lesión o enfermedad, daño al ambiente del
lugar de trabajo o a una combinación de efectos.

 Actividad:
Allí, se definen los criterios en cuanto a si la actividad es rutinaria
o no es rutinaria.

 Expuestos:
Son las personas que posiblemente pueden afectarse, la cantidad
y la ubicación; es decir, los lugares posibles en que se encuentre
propenso a ocurrir un accidente como planta de producción, temporales,
contratistas, visitantes y la cantidad de colaboradores que posiblemente
se puedan ver afectados.

 Tiempo de exposición:
El tiempo de exposición, hace referencia al tiempo de duración en
horas del accidente.
 Control existente:
El control existente, se clasifica en fuente, medio e individuo;
donde la fuente, se refiere al control en mantenimientos preventivos,
medio, se refiere a los protocolos u objetos que deben incidir dentro del
procedimiento; finalmente, el individuo, son los elementos que se

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deben tener para desarrollar cualquier tipo de actividad laboral como
elementos de protección personal.

 Valoración del riesgo:

Ilustración 7: Valoración del riesgo.


Fuente: Autor

Para la valoración del riesgo, se tiene en cuenta los criterios


expuestos en la ilustración 7; donde, la probabilidad del riesgo es la
exposición a éste, la organización determina su clasificación si es alta,
media, baja o muy baja. La consecuencia del riesgo, es la clasificación
frente a los impactos ocurridos en cuanto a daños personales o
materiales y de igual forma cada organización determina su clasificación
si es muy grave, grave, medio y leve.
La exposición es la frecuencia con que ocurre el riesgo y/o peligro,
es decir, si es continuo, frecuente, ocasionalmente y remota posible, es
decir, la persona expuesta una vez al mes o muy pocas veces al año. El
grado de la valoración del riesgo, es la multiplicación de la probabilidad,
la consecuencia y la exposición, de manera que se evidencia junto con el
nivel de riesgo si es bajo o aceptable, medio o moderado y alto o no
aceptable, dependiendo siempre de la clasificación estructurada dentro
de la organización.
 Acciones de mejora:

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Ilustración 8: Factores en la identificación de peligros .
Fuente: Autor

Dentro de las acciones de mejora, se encuentran descritos los


aspectos relacionados con la eliminación, es decir, los programas u
órdenes que permitan eliminar el peligro, es decir, prohibiciones,
proyectos a ejecutar y/o dispositivos mecánicos. Para la sustitución, se
relacionan los cambios de personal, cambios de lugares de trabajo,
sustitución de materiales, temperaturas, entre otros. Los controles de
ingeniería, hacen referencia a los mantenimientos, procedimientos, uso
de equipos, elementos de protección personal, etc.
En cuanto a la señalización, advertencias, y controles
administrativos, se implementan memorandos, manuales y
señalizaciones. Para los equipos de protección personal, se relaciona con
los temas que requieren capacitaciones, entrenamientos, uso de los EPP,
retroalimentaciones, entre otros.
Finalmente, en lo correspondiente al mantenimiento y verificación,
se especifica la frecuencia en meses o días como lo indique cada
organización en materia de controles de seguimiento a las actividades
y/o tareas establecidas al respecto.
El programa ambiental y SISO, se clasifica en:

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 Programa para seguridad y salud en el trabajo, dentro del cual
abarca objetivo, meta, indicadores, alcance, responsable,
cronograma de actividades y recursos necesarios.
 Programa para el manejo de residuos reciclables, dentro del cual
también abarca los aspectos de objetivo, meta, indicadores,
alcance, responsable, cronograma de actividades y recursos
necesarios.
La matriz de requisitos legales comprende los aspectos de ley en
los que incurre la organización; para mayor facilidad en la elaboración
de dicha matriz, se sugiere establecer los siguientes criterios en el
siguiente ejemplo:

Ilustración 9: Matriz legal.


Fuente: Autor

La valoración para la clasificación ante posibles emergencias que


se puedan presentar en la organización es basada normalmente por la
técnica del semáforo, como se muestra a continuación:

Ilustración 10: Clasificación ante posibles emergencias.


Fuente: Autor

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Dentro de la cual se realiza un listado de las posibles emergencias
que podrían ocurrir tanto internas como externas y que pueden afectar
la organización, su personal y su infraestructura, como se evidencia en
el siguiente ejemplo:

Ilustración 11: Clasificación de emergencias.


Fuente: Autor

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Tema 2
Verificación y mejora del sistema integrado de gestión

De acuerdo con el autor (Ríos Giraldo, 2014), el seguimiento


dentro de una organización, implica utilizar metodologías eficientes,
eficaces y efectivas que permitan controlar las principales variables del
negocio a todo nivel. De acuerdo con esto, las metodologías para la
recopilación de la información suficiente y relativa se realizan por medio
de:

 Satisfacción del cliente


 Desempeño de los procesos
 Desempeño del sistema
 Riesgos del sistema de gestión
 Desempeño del producto y/o servicio
 Satisfacción de partes interesadas

Su propósito principal, es recopilar la mayor cantidad de


información para el desarrollo de las mediciones de los indicadores, con
el fin de evidenciar la satisfacción de sus partes interesadas y facilitar la
toma de decisiones y acciones pertinentes frente al mejoramiento
continuo de las organizaciones.
El seguimiento en los procesos se desarrolla por medio de
actividades de monitoreo se diferencias de los indicadores del proceso,
ya que éstas se realizan a las actividades del proceso y no al producto o
resultado, es decir, se refiere a las auditorías, interventorías, inspección,
validación, medición y control o supervisión (Ríos Giraldo, 2014).
La herramienta para el seguimiento al desempeño de la
organización y del sistema de gestión, permite determinar la efectividad,

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productividad, eficacia y eficiencia dentro de la misma en sus diferentes
procesos y procedimientos, consta del seguimiento y medición de los
indicadores de gestión y su adecuación como se plasma en el ejemplo a
continuación:

FRECUENCIA DE
9001 – 18001 - 14001 NOMBRE INDICADOR FORMULA
MEDICIÓN

Asegurarse de la conformidad del #Certificaciones aprobadas/ # Certificaciones


Conformidad del SIG Semestral
sistema de gestión integral a obtener

Mejorar continuamente la eficacia del # Acciones preventivas reportadas/ #


Gestión de la mejora Anual
sistema de gestión integral Acciones preventivas reportadas año anterior

Ilustración 12: Medición y seguimiento a los indicadores de gestión.


Fuente: Autor

Los atributos de una buena medición se desarrollan de manera


transparente y entendible, de manera que los resultados sean con
enfoque en objetividad, pertinencia, precisión, oportunidad y
confiabilidad. Es decir, que sus criterios no sean influenciados por quien
lo mide, que sean coherentes con las políticas y los objetivos
establecidos, que los instrumentos a elegir sean apropiados en definición
de las variables a medir, evitando alteraciones en la información por
medio de una gestión oportuna y asegurando que la información
recopilada evidencie la situación real del proceso y del sistema (Ríos
Giraldo, 2014).

Al momento de implantar el sistema de gestión integral, las


organizaciones desarrollan el manual de gestión integral, para poder
identificar los aspectos guías que se pueden corregir para su

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mejoramiento en base a la eficiencia y eficacia; por esto, también es de
suma importancia incorporar dicho manual donde se describa el alcance
del sistema, se defina su estructura en documentación como soporte y
la interacción de los procesos que componen el sistema. Por esto, los
componentes que conforman el manual de gestión integral son:

 Introducción
 Definiciones
 Referencias normativas
 Alcance del SIG
 Exclusiones del SGC y su respectiva justificación
 Presentación de la empresa (Reseña histórica, servicios, ubicación
con las respectivas sedes, número de empleados, estructura
organizacional)
 Misión y visión
 Política del SIG
 Objetivos del SIG
 Mapa de procesos
 Caracterización de procesos
 Enfoque por requisitos de las normas del SIG

De acuerdo con los ítems expuestos, se relaciona un ejemplo a


continuación:

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MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL

NUMERAL ISO 9001 NUMERA ISO 14001 NUMERAL OHSAS 18001 CUMPLIMIENTO

Ilustración 12:Manual de gestión integral.


Fuente: Autor

De acuerdo con esto, se da cumplimiento al desarrollo del manual


de gestión integral como guía base para el registro en materia de
cumplimiento a normatividad vigente y actualizaciones
correspondientes.

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Recursos disponibles para el aprendizaje

Te recomendamos

Si quieres saber cuáles son algunos de los aportes más


significativos de los Sistemas Integrados de Gestión, te sugerimos la
lectura asociada en el documento de apoyo denominado: Ejemplo
manual del S.I.G.

Ejercicio

Ahora que has tenido la oportunidad de profundizar en los


aspectos de cada una de las normas que componen un Sistema
Integrado de Gestión, te invitamos a construir una matriz donde
relaciones los procesos de una organización, sus objetivos alineados al
cumplimiento de la estrategia organizacional, su medición y meta
asociada.

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Material complementario

Si quieres ampliar la información, te sugerimos revisar el Vídeo


sobre Sistemas Integrados de Gestión: Implantación de un sistema de
gestión: https://www.youtube.com/watch?v=kaR7lvRn084

Igualmente, te sugerimos revisar la siguiente lectura:

 “Propuesta para la implementación de un sistema integrado de:


Calidad, salud ocupacional y gestión ambiental en la empresa Euro
networks & technologies bajo los lineamientos de las normas NTC
ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 ”,
disponible en:

http://udistrital.edu.co:8080/documents/138588/2871004/Articulo.pdf

 “Guía metodológica para la implementación de un sistema


integrado de gestión de calidad”, disponible en:

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Aspectos clave

Recuerda algunos aspectos abordados en el módulo:

 Los objetivos se miden por medio de indicadores, de forma que se


visualice el cumplimiento, compromiso, análisis y trazabilidad de
la información.
 El control de la documentación se realiza por medio del listado de
documentos maestros, de forma que se visualice las fechas de su
implementación, actualización (versión), responsables de revisión
y aprobación.
 Es recomendable la herramienta del semáforo para la valoración
ante las posibles emergencias.
 Es importante utilizar metodologías eficientes, eficaces y efectivas
para el control de las principales variables del negocio y la
satisfacción de sus grupos de interés.

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Referencias bibliográficas

PALACIO, D. M. (2011). ORIENTACIÓN DE PROCESOS FORMATIVOS. En


S. Tobón, Pedagogía Basada en Competencias (pág. 38). Bogotá:
Editorial.
Ríos Giraldo, M. R. (2014). Seguimiento, medición, análisis y mejora de
los Sistemas de Gestión (Tercera ed.). Medellín, Colombia.

NTC ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad.

NTC ISO 14001:2015 Sistema de Gestión de Ambiental.

NTC ISO 45001:2018 Sistemas de gestión de la Seguridad y Salud en el


trabajo.

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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos
como material de consulta de los participantes en el Diplomado
Virtual en Gerencia de Sistemas Integrados de Gestión del
Politécnico Superior de Colombia, y solo podrá ser reproducida
con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla
en los escritos donde se utilice la información que aquí se
presenta.

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