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DistritoFederal

MP/DA/GA/11-02/07

PROCEDIMIENTO

SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL

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Red de Transporte de Pasajeros del 2
Distrito Federal" De:
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~omb~ del Procl.'dbniento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MPIDAJGAJ 11-421 07

íNDICE PAG.

OBJETIVO 3

POlÍTICAS DE OPERACiÓN 5

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DESCRIPCiÓN NARRATIVA 8

DIAGRAMA DE FLUJO 11

FORMA TOS E INSTRUCTIVOS 14

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Red de Transporte de Pasajeros del 3
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OBJETIVO

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RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL
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DISTRITO FEDERAL
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Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl11-02/07

OBJETIVO

Establecer los lineamientos y actividades que deberá realizar el personal de la


Unidad Departamental de Control de Almacenes, para garantizar que la salida de
bienes del Almacén Central, cumpla oportunamente su entrega con la cantidad,
características y especificaciones técnicas solicitadas; así como se efectúe la
captura de las "Requisiciones" en el Sistema de Almacenes y emitir la "Nota de
Salida del Almacén" Central, para el control y manejo de las existencias.
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:'110mb", del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl11-02/07

POLíTICAS DE OPERACiÓN

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Red de Transporte de Pasajeros del Distrito 6
Federal
De:
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Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl11-02/07

POLÍnCAS DE OPERACIÓN

· Será responsabilidad del personal que solicite un bien al Almacén Central, consultar vía
telefónica la existencia del mismo y elaborar la "Requisición al Almacén" Central
correspondiente.

· El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes invariablemente deberá


verificar que toda "Requisición al Almacén" Central, cuente con la firma de la persona
autorizada para ello, o en su caso, por la facultada para firmar en ausencia de la misma.

· El Gerente de Mantenimiento deberá entregar al Gerente de Abastecimientos el


Programa Anual de Surtimiento de las Gerencias Modulares, para que éste a su vez,
autorice la entrega de los bienes a los Módulos solicitantes.

· En aquellos casos de no-existencia en el Almacén Central y que sean de carácter


urgente y vinculados a la operación del servicio, se apegarán a lo establecido en el
Procedimiento de Manejo y Reembolso del Fondo Modular.

· El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes instruirá al personal para


que sean lotificados los bienes que van a ser entregados.

· El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes deberá verificar que las


personas que acuden por los bienes surtidos, estén facultadas y registradas en el
catálogo de firmas del personal autorizado para recibir las refacciones, herramientas y
materiales del Almacén Central; en caso contrario no proporcionará ningún bien.

· El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes será responsable de


verificar que se realice la captura de las requisiciones en el Sistema de Almacenes, así
como se genere invariablemente la "Nota de Salida del Almacén" Central
correspondiente.

· El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes será responsable de


supervisar que los bienes que se entregan físicamente sean los solicitados en la
requisición y que ampara la "Nota de Salida del Almacén" Central.
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Federal
De:
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Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL M P/DAlGAl11-02/07

· Para el caso de Módulos, el personal del área Solicitante de bienes, deberá presentarse
al Almacén Central con el transporte asignado para recoger las refacciones,
herramientas y materiales, en caso de que acuda con una unidad de ruta, el Jefe de la
Unidad Departamental de Control de Almacenes verificará la autorización de la misma,
en caso de no proceder, cancelará la "Nota de Salida del Almacén" y no surtirá los
bienes solicitados.

· Para el caso de Oficinas Centrales; el surtimiento de bienes se entregará en dichas


oficinas al Titular del área solicitante o personal designado, por el Jefe de la Unidad
Departamental de Control de Almacenes.

· El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes será responsable de


mantener actualizado el Catálogo de firmas autorizadas para la recepción de bienes del
Almacén Central.

· Será responsabilidad del Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes,


proporcionar un ejemplar de la "Nota de Salida del Almacén" Central correspondiente, a
los almacenes involucrados en entrega de refacciones llevados a cabo directamente por
los proveedores, con base al "Programa de Surtimiento"; documentación que permita a
los Almacenes Modulares, regularizar sus operaciones de abastecimiento.

· El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, será responsable de


coordinar los trabajos de revisión y validación de los movimientos de entradas y salidas
del Almacén Central, y en su caso, efectuar la corrección en el Sistema de Control de
Almacenes; así como, tramitar ante la Gerencia de Informática, la elaboración de los
Reportes y Pólizas Contables correspondientes, al cierre mensual de existencias de
refacciones, partes y componentes en el Almacén Central.

· La Gerencia de Informática será responsable de procesar y emitir vía Sistema, las


solicitudes de servicios informáticos que reciba de la Unidad Departamental de Control
de Almacenes y turnar a la Gerencia de Contabilidad los reportes junto con las Pólizas
Contables, para su conciliación.

· La Gerencia de Contabilidad, será responsable de conciliar mensualmente, con la Unidad


Departamental de Control de Almacenes, las cifras del Reporte de Salidas y Pólizas I
Contables.

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Red de Transporte de Pasajeros del 8
Distrito Federal .
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DESCRIPCiÓN NARRATIVA
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MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
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Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl11..{)2/07

Unidad Administrativa Descripción de la Actividad Tiempo


(Días)
AL INICIAR EL AÑO

GERENCIA DE 1 Elabora en original y copia "Requisición al Almacén", envía 1


MANTENIMIENTO a la Gerencia de Abastecimientos original, recaba acuse en
copia y archiva.
GERENCIA DE 2 Recibe "Requisición al Almacén" original y envía al Jefe de 1
ABASTECIMIENTOS la Unidad Departamental de Control de Almacenes para su
control y entrega respectiva.
J.U.D. DE CONTROL DE 3 Recibe "Requisición al Almacén", verifica los datos
ALMACENES contenidos y lotifica programas de acuerdo al tiempo de
surtimiento.

CUANDO EL ÁREA SOLICITANTE SE PRESENTA A


RECOGER LOS BIENES

4 Verifica que sea personal autorizado del área solicitante 1


conforme a Catálogo de Firmas Autorizadas para recoger
los bienes y determina.

¿ES PERSONAL AUTORIZADO?


NO
5 I Le comunica verbalmente la anomalía y no entrega los
bienes. Se remite al fin del Procedimiento.

SI
6 I Registra y captura en Sistema computarizado de almacenes
la "Nota de Salida" conforme a la "Requisición al Almacén",
emite en dos tantos la misma, recaba firma en "Nota de
Salida" del Jefe de la Unidad Departamental de Control de
Almacenes, Jefe de Almacén y del personal que recibe los
bienes, entrega bienes junto con segundo tanto al personal
autorizado del área solicitante, archiva primer tanto de la
"Nota de Salida".

ÁREA SOLICITANTE 7 Recibe bienes junto con segundo tanto de la Nota de Salida 1
del Almacén Central. Procedimiento: Recepción y
Almacenaje de Refacciones en Almacén Modular.

MENSUALMENTE

J.U.D. DE CONTROL DE 8 Emite vía Sistema computarizado el "Listado de Notas de 1


ALMACENES Salida" del Almacén Central, verifica que esté correcto y
solicita a la Gerencia de Informática la elaboración del
reporte y pólizas contables, para que sean enviados por
Informática a la Gerencia de Contabilidad, para conciliar las
cifras.
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Red de Transporte de Pasajeros del Paq: 10


Distrito Federal
De: 20 ~

Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl11.fJ2/07

Unidad Administrativa Descripción de la Actividad Tiempo


Días

GERENCIA DE 9 Recibe solicitud, procesa información y emite "Reporte de


INFORMÁTICA Salidas" y Pólizas Contables, envía a la Gerencia de
Contabilidad.

GERENTE DE 10 Recibe "Reporte de Salidas" y Pólizas Contables, concilia 5


CONTABILIDAD las cifras y determina.

¿ EXISTEN ANOMALíAS EN LOS LISTADOS?

SI

11 Envía "Reporte de Salidas" al Jefe de la Unidad 1


Departamental de Control de Almacenes para su
corrección.

J.U.D. DE CONTROL DE 12 Recibe "Reporte de Salidas", extrae de archivo las "Notas 1


ALMACENES de Salida" y elabora correcciones al "reporte". Se remite a la
actividad 9.

NO

GERENTE DE 13 Recibe documentos y archiva. Enlace con Procedimiento


CONTABILIDAD Registro y Control.

FIN.
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Red de Transporte de Pasajeros del 11
Distrito Federal .
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DIAGRAMA DE FLUJO
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MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal

Nombre del Procedbrúento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL

GERENCIA DE
MANTENIMIENTO
GERENCIA
J.U.D. DE
.

DE ABASTECIMIENTOS
CONTROL DE ALMACENES
AREA
Pag:
De:
12
20

MP/DAlGAl11-02/07

SOLI C IT ANTE

2 7
VERIFICA QUE SEA
RECIBE"REQ ALM" Y PERSONAL AUTORIZ. RECIBE BIENES
ENVIA PARA SU CONFORME AL CATA- JUNTO CON 2DO
SEGUIMIENTO. LOGO DE FIRMAS Y TANTO DE LA -
ELABORA "REQUISI- DETERMINA. NOT A DE SAL!-
CION AL ALMACEN" DA DEL ALM.C.
ENVIA A LA GCIA.
DE ABASTEC. ORIG. SIC ION
y ACUSA EN COPIA AL ALM. o
o
o

.
COflT
3 PAG.13
ACT.8
RECIBE "REQUISI-
CION AL ALMACEN"
VERIFICA DATOS Y
LOTIFICA PROGRA-
MAS DE ACUERDO Al
TIEMPO DE SURTIDO

COMUNICA VER -
o I I I BALMENTE ANOMA
L! A Y NO ENTRE
GA LOS BIENES.

CATALOGO DE
FIRMAS A\JT.

REGISTRA Y CAPTURA
EN SISTEMA COMPUTA-
RIZADO NOTA DE SALI
DA,EMITE EN DOS TAN
TOS LA MISMA,RECABA
FIRMA y ENTREGA BIE
NES y 2DO TANTO AL
ARE A SOLICITANTE AR
CHIVA PRIMER TANTO.

lo
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Red de Transporte de Pasajeros del Pag: 13
Distrito Federal .
De: 20

MP/DAlGAl11-02/07

J.U.D. DE GERENCIA DE INFORMATICA GERENCIA DE CONTABILIDAD


CONTROLDE ALMACENES

VIENE
B PAG.12
10
ACT.7

RECIBE REPORTE
9 DE SALIDAS Y PO
LIZAS CONTABLES
RECIBE SOLICITUD CONCILIA CIFRAS
Y PROCESA INFOR- Y DETERMINA.
MACION y EMITE
8 REPORTE DE SALI- DE
DAS Y POL.CONT.
EMITE VIA SISTEMA O
COMPUTARIZADO EL
LISTADO DE NOTAS
DE SALIDA,VERIFI-
CA y ENVIA AL GTE
DE CONTABILIDAD - SALID o
PARA SU CONCILIA- lREPORTE
CION y/o APLIC. ~ CONT. o

~
o 13

RECIBE LISTA-
DO DEFINITI-
VO Y ARCHIVA.

12 11
EXTRAE DE ARCHIVO ENVIA REPORTE AL
NOTAS DE SALI DA JEFE DE DEPTO.DE
CORRIGE LISTADO Y CONTROL DE ALMA-
EMITE LISTADO DE- CEN PARA CORREC-
FINITIVO ENVIA A ClaN.
GTE. DE CONTAB.PA
RA REGIST.Y CTRL. 0l'!TrD
REPORTE SAL! DAS
DE SAL!IfAS A O VIENE DE LA
SAL! DA AC T . S P AG. 1 2
O O.

~
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del 14
Distrito Federal .
De:
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Nombre del Procedbniento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MPIDAlGAl11-02/07

FORMATO S E INSTRUCTIVOS

. REQUISICIÓN AL ALMACÉN DAlGAl04

. NOTA DE SALIDA DEL ALMACÉN CENTRAL (EJEMPLO)

. SOLICITUD DE SERVICIOS INFORMÁTICOS DAlG l/O1


RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL FECHA:

REQUISICION AL ALMACEN

AREA QUE SOLICITA:


REQUISICION No.

PARTIDA FOLIO CODIGO No. DE PARTE


I I
DESCRIPCION DE LOS BIENES CANTIDAD UNIDAD CANTIDAD CANTIDAD OBSERVACIONES
SOLICITADA DE MEDIDA AUTORIZADA SURTIDA

JUSTIFICACION y USO DE lOS BIENES: AREA SOLICITANTE:

NOMBRE Y FIRMA

AUTORIZA

NOMBRE Y FIRMA

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS NOMBRE Y FIRMA


PROCEDIMIENTO
CLASIFICACION
INSTRUCTIVO DE LLENADO DA/GA/04
NOMBRE DEL FORMATO: REQUISICION AL ALMACÉN
FECHA:
OBJETIVODel FORMATO:
Solicitar el Suministro de Bienes del Almacén Central ylo en su PAG: 16
caso obtener el Sello de No Existencias.

DE : 20

NUM. DICE DEBE ANOTARSE

1 Fecha. Fecha de Elaboración.

2 Área que Solicita. Gerencia Modular Correspondiente.

3 Requisición N°. Número de Requisición que corresponda.

4 Control de Almacén Central N°. Número de Control Interno que Corresponda. ( Exclusivo
para ser llenado por el Almacén Central).

5 Partida. Número Progresivo de Partida Solicitada.

6 Folio. Número de Folio del Bien.

7 Codigo. Número de Codigo del Bien.

8 Número de Parte. Número de Parte del Bien.

9 Descripción de los Bienes. Nombre de los Bienes.

10 Cantidad Solicitada. Número de unidades solicitadas.

11 Unidad de Medida. Metros, Litros, Kilogramos, etc.

12 Cantidad Autorizada. Cantidad Autorizada de Abastecimiento.

13 Cantidad Surtida. Número de Unidades que fueron Surtidas.

14 Observaciones. Cualquier aclaración que considere efectuar el Área.

15 Justificación y Uso de los Bienes. Breve Justificación del Uso de los Bienes.

16 Gerencia de Abastecimientos. Nombre y Firma del Titular. (solo aplica al ámbito Central).

17 Área Solicitante. Nombre y Firma del J.U.D. del Área Solicitante.

18 Autoriza. Nombre y Firma del Gerente Modular que Autoriza.

19 Sello del Almacén Central. Área para poner el Sello del Almacén, así como el Nombre
y la Firma del Personal que atendió y surtió la Requisición.
(espacio exclusivo para ser llenado por el Almacén
Central).
RED DE )__ANSPORTE DE PASAJEROS D.F.
DIRECCION DE ADMINISTRACION Nota: 4977
GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS Fecha: 15il1/2002
U.D. DE CONTROL DE ALMACENES
ALMACEN CENTRAL PAG. NQ 17 DE 20

SALIDA POR: ABASTECIMIENTO A MODULaS L.la /2 63

HREAR~CEPiJRA:MODULO
No. 24 Gi1í3150/02

Ptda. No. de Parte Folio Descrioción Cantidad Unid.

:L0300101 liS BATER:ADE 12j~6 VQLTIQ3DE 27 PLACAS ., i('.


.....,...... ?Z;
C807~4ii)1 r~915052008{):)~ 15844 RACCR ANUL~R.PARA TUBO FL~XI3L~(~ANG~ERh;
rE LA30MBA.
7. :0. O ?ZA
......,
A6a: 513 07 82 16~Ol i1A~GüERADE E~rRIAMIENTO A i10TOR ..00 ri.H
t -,,..~
4 A(I(il t::: :J:) 06 :./-,J,;. REGULADOR DE ?RESIGN DELSrSTE~ADEFRENGS 2.00 FZA
.
102302 18700 RE?UE3TOPARA VAlVULA REE~EVADGfiA R-14 :.00 ,)U

Surtió Embarcó Autorizó

p
JORGE GARCiA MiGUEL VENTURA M C. CARLOS EDUARDO
DiAZ GIL
E

J
E

I
RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL
GERENCIADE INFORMÁTICA

SOLICITUD DE SERVICIOS INFORMÁTICOS


PAG. NO 18 DE 20

:i::::):i:NUMaRP~Qe:EQt.iltt}
r .. . .

.....

AREA SOLICITANTE
DIRECCION : 5
GERENCIA: 6
DEPARTAMENTO: 7
LlDER DE PROYECTO AREA USUARIA
NOMBRE: 8
PUESTO: 9 ..-..... ...--......,,---....--......--..-.--....-..............................................-
UBICACION: 10 TELEFONO: 11 EXT: 12
DATOS DEL TRABAJO SOLICITADO, EN RESUMEN
DESCRIPCION: 13

- -

FECHA SOLICITADA DE AÑO MES DlA


TERMINACION
14 15 16
COMENTARIOS: 17

SOLICITA AUTORIZA

18 19
,
NOMBRE, PUESTO Y FIRMA NOMBRE, PUESTO Y FIRMA
FECHA DE ELABORACION FECHA DE AUTORIZACION
1
AÑO 11
MES 11
DIA AÑO 11
MES 11
DIA I
1 20 11 21
11
22 23 11
24 11
25 I
Clave de Organización y Métodos DA! Gil 01
PROCEDIMIENTO'
INSTRUCTIVODE LLENADO CLASIFICACION
NOMBRE DEL FORMATO: SOLICITUD DE SERVICIOS DA I Gil 01
INFORMÁ TICOS. FECHA PAG.
Proporcionar a las Areas del Organismo
OBJETIVODEL FORMATO:

el servicio de procesamiento de datos en el equipo


H.P.- 3000. así como su impresión. 19 DE 20

No. I DICE DEBE ANOTARSE

1 INúmero de Folio. Número consecutivo que asigna el Área de Informática para su Control
Interno. (Espacio exclusivo para ser llenado por la Gerencia de
Informática) .

Fecha de Aceptación "


2 IAño Anotar el año en que recibe la "SoLicitud" LaGerencia de Informática.

3 IMes Anotar el Mes en que recibe la "Solicitud " la Gerencia de Informática.

4 lDía Anotar el Día en-q~erecibe la "Solicitud 11la Gerencia de Informática.

5 IDirección. Anotar el nombre de la Dirección de Área que solicita el trabajo.

6 IGerencia. Anotar el nombre de la Gerenciade Área que solicita el trabajo.


-
-.
7 IDepartamento. Anotar el nombre del Departamentoque solicita el trabajo.

Lider de Proyecto Área Usuaria.


8 INombre. Anotar el nombre completo del Lider de Proyecto que solicita.
-
9 IPuesto. Anotar el puesto del Lider de Proyecto que solicita.
- -
10 IUbicación. Anotar nombre del Centro de Trabajo al que está adscrito.

11 ITeléfono. Anotar el Número telefónico del Centro de Trabajo al cual pertenece.

12 IExtención. Anotar el Número de extención del Centro de Trabajo al cual pertenece.

Datos de Trabajo solicitado.


13 IDescripción. Anotar una breve descripción del trabajo a desarrollar.

Fecha solicitada de tenninación.


14 IAño. Anotar el año en que requiereel trabajo.

15 IMes. Anotar el Mes en que requiereel trabajo.


"
16 lDía. Anotar el Día en que requiereel trabajo.

I
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVODE LLENADO CLASIFICACION
NOMBRE DEL FORMATO: SOLICITUD DE SERVICIOS DA I Gil 01
INFORMÁ TICOS. FECHA PAG.
Proporcionar a las Areas del Organismo
OBJETIVODEL FORMATO:

el servicio de procesamiento de datos en el equipo


H.P.- 3000. así como su impresión. 20 DE 20,
I

No. DICE

17 Comentarios. Anotar cualquier observación que se requiera.


;
Solicita.
18 Nombre. puesto y fimna. Anotar nombre, puesto y finna de la persona que solicita.

Autoriza.
19 Nombre, puesto y fimna. Anotar nombre, puesto y finna de la persona que autoriza.

Fecha de elaboración.
20 Año. - Anotar el año en que se solicita el trabajo.

21 Mes. Anotar el Mes en que se solicita el trabajo.


-
22 Día. Anotar el Día en que se sólicita el trabajo.
-
Fecha de Autorización.
23 Año. Anotar el año en que se autoriza el trabajo.
"
24 Mes. Anotar el Mes en que se autoriza el trabajo.

25 Día. - Anotar el Día en que se autoriza el trabajo. -