Proyecto

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran

interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar las metas específicas
dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente, y un
lapso de tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para
satisfacer los requisitos del mismo. Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un
emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado
único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque
ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado
deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los
recursos disponibles. La definición más tradicional «es un esfuerzo planificado, temporal y único,
realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o cause un cambio
retroactivo. Esto en definición con la forma más tradicional de trabajar, sobre la base de
procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios
una y otra vez».
Características de un proyecto
Un proyecto también es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único. Por ello, se identifica como proyecto comunitario al conjunto de
actividades orientadas a crear el producto, servicio o resultado que satisfaga las necesidades
más urgentes de una comunidad. Está orientado fundamentalmente por quienes forman parte
de la comunidad, puesto que son quienes conocen la situación real de la zona.
Existen múltiples tipificaciones de proyectos, una de ellas los considera
como productivos y públicos.
Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad económica y obtener
ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos
interesados en alcanzar beneficios económicos para distintos fines.
Proyecto público o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de
vida de la población, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de
estos proyectos son el estado, los organismos multilaterales, las ONG (organización no
gubernamental) y también las empresas, en sus políticas de responsabilidad social.
Etapas de un proyecto
Diagnóstico: es establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el
diseño del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes
razones:
Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán en el futuro si no se
toma medidas al respecto.
Porque existen potencialidades o recursos sub aprovechados que pueden optimizarse y mejorar
las condiciones actuales.
Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en
el mismo lugar y con los mismos involucrados.
Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir,
teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobación
del proyecto, que se suele hacer luego de la revisión del perfil de proyecto y/o de los estudios
de pre-factibilidad, o incluso de factibilidad. Una vez dada la aprobación, se realiza la
planificación operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y
los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, y asimismo, en establecer
la asignación o requerimiento de personal.
Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.
Evaluación: Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo las
valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en
consideración al logro de los objetivos planteados.
Administración de proyectos.
La administración de proyectos es una metodología usada a nivel mundial, por empresas e
instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo determinado. De acuerdo al PMI (Project
Manager Institute) en todos los proyectos existen cinco fases, 10 áreas de conocimiento y 47
procesos.
La administración de proyectos, en su forma moderna, comenzó a afianzarse hace solo apenas
unas décadas. A partir de principios de los años sesenta, las empresas y otras organizaciones
comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos.
Fases, áreas de proceso y conocimiento de administración de proyectos.
Dependiendo del tipo de proyecto, es posible utilizar menos procesos o áreas de conocimiento,
sin embargo, debe de mantenerse siempre las cinco fases.
Las cinco fases consideradas para los proyectos son:
Inicio.
Planeación.
Ejecución.
Monitoreo y Control.
Cierre.
Las 10 áreas de conocimiento son:
Integración.
Alcance.
Tiempo.
Costo.
Calidad.
Recursos Humanos
Comunicaciones.
Riesgos.
Adquisiciones
Interesados.
Los 47 procesos están distribuidos en las fases del proyecto de la siguiente forma:
Fase de Inicio: dos procesos
Fase de Planificación: 24 procesos.
Fase de Ejecución: ocho procesos.
Fase de Monitoreo y Control: 11 procesos.
Fase de Cierre: dos procesos.
Conceptos básicos:
Administración es el proceso de lograr objetivos a través de las personas.
Proyecto es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo.
Estrategia es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo.
Objetivo es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de actividades.
Meta es lo que se desea lograr en términos cuantitativos.
Objetivos claros
La definición clara de lo que se pretende lograr es, por supuesto, la primera tarea. Tanto para la
institución dueña del proyecto, como para la empresa o persona que lo va a desarrollar. Aquel
que no tiene claros sus objetivos muy pronto llegará a ninguna parte.
Selección del líder del proyecto
Responsable de diseñar las estrategias para poder lograr las metas que se trazaron previamente.
Se recomienda que en la fase de Inicio sea asignado el líder de proyecto y no se cambie durante
todo el ciclo de vida del mismo.7
Definición de los recursos para el proyecto
Una vez que se tengan los objetivos a alcanzar y el líder del proyecto, se deben de definir los
recursos humanos, económicos y materiales necesarios para alcanzar los fines establecidos. Esta
planeación debe ser flexible, porque siempre se encontrarán imponderables que resolver.
Un elemento crucial dentro del proyecto es el cronograma de trabajo, el plan de
comunicaciones, el plan de riesgos, el plan de adquisiciones (que son todos aquellos
proveedores de servicios o de recursos humanos o materiales) y los planes de riesgo del
proyecto.
Acciones con las personas
Es importante considerar a todos los involucrados en el proyecto, no importa si tiene o no poder
de decisión. El líder del proyecto tiene que considerar a todos los involucrados o stakeholders
para poder plantear el objetivo del proyecto, de tal forma que todos salgan beneficiados.
En todo proyecto las personas son muy importantes. Trate de identificar desde un principio las
personas más adecuadas, y rechace a las que no convienen. Tome en cuenta el dicho que utiliza
la gente del campo, que con mucha sabiduría señala que Gallina que no da huevos, al caldo. Una
vez seleccionado el personal hay que poner manos a la obra.
Evaluación, seguimiento y reconocimiento
Para asegurar que se alcancen los objetivos no basta con tener objetivos claros, un buen líder
del proyecto y recursos humanos, financieros y materiales adecuados; es necesario evaluar las
etapas del proyecto periódicamente, con la finalidad de identificar desviaciones y poner en
práctica las medidas correctivas. Es decir, hay que darle un cuidadoso seguimiento. Además, una
vez terminado el proyecto se recomienda reconocer a las personas que se distinguieron por su
trabajo en equipo y por su desempeño individual.
Fases de la administración de proyectos:
1. Análisis de viabilidad del proyecto
Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no
embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más
problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.
El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
Análisis previo del alcance del proyecto.
Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no abordar el
proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso.
2. Planificación detallada del trabajo a realizar
El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizary los recursos
necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser
muy dañino para la empresa.
Las actividades clave en esta etapa son:
Análisis del alcance del proyecto.
Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
Definición del plan de proyecto.
Negociación del contrato.
Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja todos los
términos del acuerdo.
3. Ejecución del proyecto
La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo suKnow how y
donde menos problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
Establecimiento del entorno de trabajo.
Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
Ejecución de las tareas planificadas.
Gestión de las peticiones de cambio.
De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que
velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que
se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del
proyecto.
4. Seguimiento y control del trabajo
Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del
proyecto.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipos de actividades:
Seguimiento de tareas e hitos planificados.
Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
Gestión de incidencias.
Generación de informes de seguimiento.
5. Cierre del proyecto
El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan
cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un
checklist o lista de control.
Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto
(stakeholders).
Realización del backup del proyecto.
Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
Planeación estrategia.
La planificación estratégica es un proceso sistemático de desarrollo e implementación
de planes para alcanzar propósitos u objetivos. La planificación estratégica, se aplica sobre todo
en los asuntos militares (donde se llamaría estrategia militar), y en actividades de negocios.
Dentro de los negocios se usa para proporcionar una dirección general a una compañía
(llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos
humanos u organizativas, en desarrollos de tecnología de la información y crear estrategias de
marketing para enumerar tan solo algunas aplicaciones.
El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el
tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los
condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel
máximo de ocupación de dichos recursos, etc. Por tanto la planificación de proyectos es una
programación de actividades y una gestión de recursos para obtener un objetivo de coste
cumpliendo con los condicionantes exigidos por nuestro cliente. La parte de la planeación
incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el presupuesto. Por lo general durante
la fase de la propuesta (segunda) no se justifican el tiempo ni el gasto que se requieren para
hacer una planeación detallada: Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene
que ser aceptada por el cliente y la persona u organización que realizará el proyecto. Dividir el
alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los proyectos
importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se contemplan como un conjunto, una
forma de dominar la empresa más monumental es dividirla. La estructura de división del trabajo
es un árbol jerárquico de los elementos de trabajo o partidas que realiza o produce el equipo
durante el proyecto. Con frecuencia la estructura de división del trabajo identifica la
organización o la persona individual responsable de cada paquete de trabajo. Definir las
actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de trabajo con el fin de
lograr el objetivo del proyecto. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un
diagrama de red. Este diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las
actividades para alcanzar el objetivo del proyecto. Calcular el tiempo estimado que requerirá
completar cada actividad. También es necesario determinar los tipos de recursos y la cantidad
que se requiere de cada uno de ellos para terminar cada actividad dentro del tiempo estimado.
Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades de
recursos que se requieren para cada actividad. Calcular un programa y un presupuesto para el
proyecto para determinar si se puede lograr dentro del tiempo requerido, con los fondos
asignados y con los recursos disponibles. Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del
proyecto, a los tiempos estimados de las actividades o las asignaciones de recursos, hasta que
se pueda establecer un plan de línea base (un programa para lograr el alcance del proyecto a
tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible y realista La planeación determina lo que se
necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto costará. El resultado de este
esfuerzo es un plan de línea base. El dedicar tiempo a desarrollar un plan bien pensado es crítico
para el logro exitoso de cualquier proyecto.
Matriz de asignación de responsabilidades y control mediante la gráfica de Gantt.
La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por sus siglas en inglés) se utiliza
generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo).
De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado
a un individuo o a un equipo.
En la Matriz de Asignación de Responsabilidades destaca los siguientes puntos:
Responsable: Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Lo más habitual es
que exista sólo un R, si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel
más bajo, usando para ello las matrices RASCI. Es quien debe ejecutar las tareas.
Aprobador: Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se
vuelve responsable por él. Sólo puede existir un A por cada tarea. Es quien debe asegurar que
se ejecutan las tareas.
Consultado: Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo.
Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional).
Informado: Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A
diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.
En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es
necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo menos el de encargado
y el de responsable.