CARTILLA PARA IMPLEMENTAR COSTEO

BASADO EN ACTIVIDADES - ABC

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LST - TRANSFORMER
 COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES – MODELO ABC

Los sistemas ABC, se centran en las actividades laborales de personas y equipos

necesarios para producir cada producto o para la prestación de cada servicio, y
su consumo individual de recursos en cada una de esas actividades.

ABC rastrea los costos indirectos (comúnmente llamados “Gastos Generales”) a

productos, servicios y clientes; identificando los recursos y sus costos, el
consumo de estos recursos por actividades y la realización de actividades para
producir.

Algunos ejemplos de gastos de recursos son: salarios, suministros de operación,

depreciación de equipos, y energía eléctrica. Representan la Capacidad para
realizar trabajos.

ABC da visibilidad a las actividades laborales y sus costos, las actividades son
un conjunto de tareas cuya función se rige por el mismo driver y la misma
intensidad de consumo de recursos. Las actividades realizadas por una
organización son identificadas mediante un análisis de actividad, esto involucra
determinar qué actividades se realizan dentro de cada unidad funcional de la
organización (departamento), cuántas personas realizan las actividades, cuánto
tiempo utilizan realizando cada actividad, qué recursos se requieren para realizar
las actividades, qué datos operativos reflejan mejor el desempeño de las
actividades, y que actividades dan valor a la organización.

Con ABC, los recursos se vinculan a las actividades utilizando conductores de

recursos; estos se utilizan para calcular el costo de cada actividad calculando el
consumo del recurso en cada actividad, los costos de actividad son luego
rastreados, usando conductores de actividad, para cada producto o servicio (es
decir, objeto de costo) que consume una determinada actividad. Esta se realiza
determinando cuántas unidades de objeto de costo son consumidos durante
cualquier actividad en un periodo de tiempo dado.

Antes de implementar un sistema ABC debe contarse con el compromiso de

todos los integrantes de la organización, para que los resultados impacten de
forma positiva el comportamiento de la misma. Un ejemplo de los resultados
esperados con la implementación de un sistema ABC, es el cambio en los costos
entre los productos, permitiendo identificar que algunos productos
efectivamente estaban subsidiando a otros, el sistema permitirá obtener
información actualizada y fidedigna con menores costos y mayores márgenes de
beneficio. El efecto contrario ocurrirá con otros productos, que ahora mostrarán
menores márgenes de beneficio o incluso perdidas.

IMPLEMENTACIÓN

Un principio rector para una iniciativa ABC es trabajar al revés, teniendo en

cuenta el final; se debe tener una razón convincente para reformar el sistema
de costes existente. De esta manera, una implementación de ABC, no es
diferente a la implementación de cualquier otro proyecto: antes de empezar, se
necesita saber lo que se espera sea el resultado final. Esta cartilla ha sido
diseñada para satisfacer las necesidades específicas del proyecto de frutas y
hortalizas; todas las etapas del proceso que se estructuran aquí se encuentran
definidas buscando mejorar la rentabilidad y competitividad a lo largo de la
cadena de valor de todos los productores que sean incorporados en el proyecto.

Un sistema ABC puede verse de dos formas diferentes:

 La vista de asignación de costos, y

 La vista del proceso operativo

La de asignación de costos proporciona información sobre recursos, actividades

y objetos de costo; la vista del proceso proporciona información (a menudo no
financiera) sobre negocios procesos y actividades que les pertenecen.

Estas dos perspectivas de ABC se pueden visualizar como se muestra a

continuación:

Figura 1. Marco de gestión de costos basado en la actividad.

La vista de asignación de costos ABC se puede ver en la porción vertical de la

figura 1, mientras que La vista del proceso está representada por la exposición
horizontal; las actividades esenciales para ambos puntos de vista se representan
en la intersección. Para propósitos de medición, la diferencia es:

 La vista de asignación de costos transforma el gasto de recursos (por

ejemplo, salarios, suministros) en los costos de las actividades de trabajo
(tanto para personas y activos) y, finalmente, en objetos de costo
(outputs) (por ejemplo, productos, clientes).
  La vista de procesos secuencia las actividades de trabajo en el tiempo y
acumula los costos de actividad de principio a fin de una empresa.

El término "conductores" puede ser confuso. Los conductores de recursos

reflejan el tiempo que pasan los empleados para realizar actividades de trabajo;
los conductores de recursos para los artículos adquiridos de material indirecto
reflejan su uso por una actividad, como el gasto de energía kilovatios por una
máquina.

Los conductores de actividad son una medida de la salida de una actividad, por
ejemplo, para la actividad laboral relacionada con el cliente, “Procesamiento de
una orden de venta ", el conductor de la actividad seria el número de pedidos
de venta procesados. Un coste

Fases para la implementación del costeo ABC

1) Análisis de los procesos de valor: Este paso inicial en la implementación

del sistema de costos ABC, se relaciona con el análisis de todas las
actividades requeridas para producir un bien o un servicio, para lo cual se
deben agrupar las actividades dentro de su respectivo proceso e
identificar aquellas actividades que agregan valor o no lo agregan; a esto
se le conoce como la Identificación de los centros de actividad, y su
propósito es identificar las actividades en cada área funcional de la
empresa asignándoles su respectivo costo (esto se hace con la
información que posee el productor).
2) Identificar los conductores de costo asociados con cada actividad. Un
conductor de costo causa, o conduce, los costos de una actividad. Para la
actividad de procesamiento de órdenes, el conductor de costo puede ser
el número de órdenes.
3) Calcular una tarifa de costo (ratio) por unidad o transacción de conducción
de costo. La tarifa de conducción de costo para la actividad de
procesamiento de ordenes puede ser el costo por orden.
4) Asigne costos a los productos multiplicando la tarifa de conducción de
costo por el volumen de unidades consumidas conductoras de costo por
el producto. Por ejemplo, el costo por orden multiplicado por el número
de ordenes procesadas.

Operatividad de las fases de implementación

1) Análisis de los procesos de valor: a través de la encuesta que se anexa a

esta cartilla se deben identificar todos los procesos que conforman el
macro proceso de producción y agrupar en cada uno de ellos todas las
actividades en secuencia lógica que los productores realizan actualmente,
identificando claramente cuales agregan valor y cuáles no, estas
actividades se pueden agrupar de la siguiente forma:
 Figura 3. Asignación de actividades a procesos

Anexo a la presente cartilla se encontrará un formato de procesos y actividades

para que reporte el levantamiento de esta información inicial con los costos
actuales que está manejando y que sirva de base para la implementación del
costeo ABC y su análisis comparativo.

2) Identificar los conductores de costo: en la siguiente tabla se muestran

algunos de los tipos de conductores de costo que se sugieren utilizar, cabe
anotar, que de acuerdo a los procesos y actividades definidos con cada
productor estos pueden cambiar, los conductores reportados son a forma
de ejemplo:

Tabla 1. Conductores de Costo

Litros
Arrendamiento
consumidos
Bultos
Jornales
consumidos
Plantulas
Horas/Hombre
sembradas
Analisis
Horas/Maquina
realizados
Kilos consumidos Visitas recibidas

El mejor conductor de costo es aquel que esta casualmente relacionado

con el costo que se está asignando. Con el sistema de costeo basado en
actividades, la selección de una base de asignación, o conductor de costo,
es comúnmente mas fácil porque podemos usar una medida de actividad
de volumen. Por ejemplo, una base razonable de asignación para los
costos de preparación de una maquina (costos de set-up) son las horas
 máquina de preparación (horas de set-up). Note que muchos de los
conductores de costo en la tabla anterior se refieren a una actividad.

3) Calcular una tarifa de costo por cada conductor de costo: en general, las
tarifas predeterminadas para la asignación de costos indirectos a los
productos son calculadas de la siguiente manera:

Esta fórmula aplica para cualquier costo indirecto, ya sea costo de

manufactura o administrativo, de distribución, de venta, o cualquier otro
costo indirecto. Los trabajadores y las maquinas desempeñan actividades
en cada producto cuando va siendo producido. Los costos están
distribuidos a un producto multiplicando la tarifa predeterminada de cada
actividad por el volumen de actividad usada en la elaboración del
producto.

Una de las ventajas del costeo ABC, es que, en lugar de una tarifa de
costo por proceso, el costeo basado en actividades calcula una tarifa de
conducción de costo para cada actividad dentro del proceso. Esto significa
que cada actividad tiene asociado un conjunto de costo, lo que permite
identificar las tareas duplicadas o que no agregan valor e inciden
perjudicialmente en el costo del producto.

4) Asignar costos a los productos: el paso final en el sistema del costeo

basado en actividades ABC es asignar los costos de actividad a los
productos. Para esto se multiplica las tarifas de conducción de costo por
el número de unidades del conductor de costo en cada producto.

Figura 4. Ejemplo Costeo ABC

Anexo a la presente cartilla encontrará un formato formulado que le

permitirá generar el reporte final del Costeo ABC obtenido por su propia
implementación.
La siguiente tabla muestra un diagrama de flujo de costo con las cuatro fases
para desarrollar gráficamente un sistema de costeo basado en actividades:

Figura 5. Modelo Grafico Implementación Costeo ABC

TIPS

En la presente cartilla se estableció que los macro procesos importantes para el

proyecto son PRODUCCIÓN y COMERCIALIZACIÓN, este último, ya que es
un proceso estratégico que se encuentra directamente relacionado a los
productores de frutas y hortalizas, como área de gestión y constituye la misión
de estos. Los productores seleccionados por el proyecto, deben costear la
producción de sus productos siendo estos el objeto de costo, sin perder de vista
que todos sus procesos y actividades deben estar enfocados a satisfacer las
necesidades del mercado (clientes – compradores).

Para efectos prácticos de trabajo, se identificaron 34 actividades agrupadas en

10 procesos para el ejemplo anexo, como base para la implementación del
modelo ABC, cabe anotar que ESTE EJEMPLO ES SOLO ILUSTRATIVO, el
levantamiento de la información directa puede hacer que estas se modifiquen,
cambien, aumenten o disminuyan para cada tipo de producto y productor; a las
actividades se les asignó un código: la primera letra es la inicial de actividad “A”
la segunda letra es la inicial de la actividad específica: por ejemplo, PODAS “P”
y por último el número que identifica la actividad. Ejemplo: AP23. ESTAS
ACTIVIDADES Y PROCESOS SE ENCUENTRAN EN LOS FORMATOS ANEXOS.
 ENTREVISTAS A DIFERENTES PRODUCTORES HORTOFRUTICOLAS DE
CUNDINAMARCA

Entrevistador:

Transformer: T

Entrevistado

Productor Hortofrutícola (Productor): PHF

Introducción”

Estimado señor productor, actualmente nos encontramos adelantando un

proyecto de impacto regional que busca no solo fomentar la exportación de
frutas y hortalizas en el departamento, sino que el valor agregado generado, sea
compartido de una forma equitativa y justa “Fair Trade”, por eso deseamos que
nos comparta la siguiente información:

T: Nombre y Apellido

PHF: _________________________________________________

T: Personas que dependen de Ud.

PHF: _________________________________________________

T: Municipio en el que vive.

PHF: _________________________________________________

T: Municipio y vereda donde se encuentra su sistema productivo “cultivo”

PHF: _________________________________________________

T: Tipo de cultivo

PHF: _________________________________________________
T: ¿Cuál es su capacidad productiva actual?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Qué tipo de modelo productivo tiene implementado en su cultivo?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Sabe que es la agricultura inocua?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Sabe que es la agricultura orgánica?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Está interesado en alguno de estos dos tipos?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Hace parte de alguna cooperativa?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Está cotizando Salud, Pensión y ARL?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Tienen actualmente algún contrato firmado que asegure la venta de su

producción?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Qué tipo de relación tiene establecida con los compradores de sus

productos?

PHF: _________________________________________________
T: ¿Cuál es el precio de venta por kilogramo de su producto?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Cree que el pago que recibe actualmente por la venta de sus productos
es justo?

PHF: _________________________________________________

T: En caso de que su respuesta anterior sea negativa, indique: ¿Por qué

razón no lo considera justo?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Vende su producción en finca o debe llevarlo a un centro de acopio?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Maneja protocolos de calidad y buenas prácticas en su cultivo?

PHF: _________________________________________________

T: En caso de que su respuesta anterior sea negativa, indique: ¿Se

encontraría interesado en ser capacitado en estas y recibir apoyo y asistencia
técnica para implementarlas en su cultivo?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Se encontraría dispuesto a participar en un proyecto de fortalecimiento

y competitividad, en busca de mejoras en su cultivo, producción y venta de
productos?

PHF: _________________________________________________

T: En caso de que su respuesta anterior sea positiva, indique: ¿Estaría

dispuesto a compartir información clave de su negocio tales como: costos,
capacidad, etc.?

PHF: _________________________________________________
T: En caso de que su respuesta anterior sea positiva, indique: ¿Estaría
dispuesto a trabajar con nosotros para estructurar un modelo de costos en su
cultivo?

PHF: _________________________________________________

T: En caso de que su respuesta anterior sea positiva, indique: ¿Cuánto

tiempo al día puede dedicar al levantamiento de la información clave de su
cultivo?

PHF: _________________________________________________

T: ¿Estaría dispuesto una vez terminada la fase de modelación del negocio,

en conformar una unión con otros productores de la región para consolidar una
oferta amplia, estable y diferenciada?

PHF: _________________________________________________

T: En caso de que su respuesta anterior sea positiva, indique: ¿Qué tipo de

unión cree usted la más conveniente?

PHF: _________________________________________________

T: En caso de que se encuentre interesado en participar en nuestro

proyecto, indique: ¿Qué resultados y expectativas tiene?

PHF: _________________________________________________

T: Por favor, indíquenos que resultados espera del proyecto

PHF: _________________________________________________

GRACIAS POR SUS RESPUESTAS