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Cómo hacer una base de datos

inmobiliaria gratis en Access y
Excel? + un video de ejemplo de
una plantilla de Access para
inmobiliaria
¿Te imaginas trabajar con un agente inmobiliario que continuamente te
cambia el nombre o que no sabe qué propiedades está negociando? La
imagen de la empresa quedaría gravemente dañada, y no es para
menos. La información de los clientes (actuales y futuros) tiene que estar
actualizada y lista para ser utilizada. Para eso sirve una base de datos
inmobiliaria.

En el artículo de hoy te contaremos en qué consiste una base de datos

inmobiliaria y cómo hacerla gratis en dos de los programas más
utilizados, Access y Excel. También os dejaremos un ejemplo de una
plantilla de Access para inmobiliaria.

¿Por qué es importante tener una base de datos

para una inmobiliaria?
Como hemos comentado, tener los datos de los clientes a mano y
sistematizados de alguna manera, te ayudará a ser más productivo.

Lógicamente, cuando no tienes más que tres o cuatro propiedades, no

necesitas un gran sistema para recordar los nombres de tus clientes, ni
las características de las propiedades.

Cuando el volumen aumenta, la cosa cambia.

Además, necesitas también registrar datos que difícilmente vas a poder

guardar en tu memoria, como por ejemplo, el método de contacto
favorito, cómo llegaste hasta este cliente o qué preferencias tiene.
La gestión de los datos de los clientes recibe el nombre de Customer
Relationship Management, más conocida por sus siglas CRM o (software
inmobiliario)

Es un sistema que te ayuda a gestionar toda la información procedente

de tus clientes o leads (contactos comerciales), normalmente a través de
un software.

¿Qué debe incluir una base de datos inmobiliaria?

¿Qué datos son importantes? ¿Es suficiente simplemente con el nombre
y la propiedad?

Estas mismas preguntas se las hacen muchas personas que no han

probado nunca a crear su propia base de datos de inmuebles.

Además, existen muchos formatos en las que puedes crearla. Existen

bases de datos inmobiliarias en Access, en Excel o en otros formatos.

Lo importante es que tú decidas qué datos te pueden ayudar a tener una

mejor relación con tus clientes, además de para poder analizar la
evolución de tu negocio. Al menos deberías incluir:

 Nombre y datos de contacto. Tanto si es un contacto interesado

en una propiedad como una persona que desea vender su casa.

 Propiedad. Si la persona de la base de datos está en ella porque

desea vender una propiedad, deberás consignar todos los datos
relacionados con ella. Este apartado debe incluir datos como la
superficie, el número de habitaciones, el estado del inmueble o
la localización.

 Contactos. La gran diferencia entre una base de datos

convencional y una superior es que incluye todos los contactos
con el cliente. Así, sabrás cómo llegaron hasta ti y qué
información proporcionar sin parecer despistado.

 Datos de comportamiento. Existen muchos tipos de software

CRM. Los más sofisticados son capaces de rastrear la actividad
de tus clientes. Por ejemplo, si conectas tu base de datos con tu
web, podrás registrar los contactos que recibes a través de una
landing page o de las redes sociales para inmobiliarias, además
 de permitir que tu equipo de ventas siga la trayectoria de los
contactos que se realizan.

¿Cómo crear una base de datos inmobiliaria en

Access?
Como hemos comentado, una base de datos inmobiliaria es una
herramienta que te permite recopilar y organizar la información de tu
empresa.

Puedes almacenar el tipo de información que desees, desde productos,

contactos, personas, recursos, etc.

A veces, las bases de datos comienzan en una hoja de cálculo o en un

editor de texto. Cuando la cosa va más allá o queremos sofisticar la
recopilación de información para extraer conclusiones importantes para
tomar decisiones, estas herramientas no son suficientes.

Imagina que quieres saber cuál de tus agentes inmobiliarios ha

conseguido más ventas este mes o qué propiedades se han vendido más
rápido en función de determinadas características.

¿Interesante, verdad? Para lograrlo es una buena idea utilizar una base
de datos como Access.

Como sin duda sabes, las bases de datos contienen a su vez tablas. Con
Access, puedes almacenar todas las tablas que desees en un solo
archivo, junto a formularios, informes o estadísticas.

Todas las bases de datos inmobiliarias con Access tienen una

extensión .accdb.

Con Access, puedes:

 Agregar nuevos datos a tu base, como por ejemplo, nuevas

propiedades o clientes de tu inmobilaria.

 Modificar datos que ya están incluidos, como por ejemplo, de

“en venta” a “vendido”.

 Eliminar información, por ejemplo, si una propiedad se vende o

se alquila.
  Organizar y ver los datos de diferentes formas, por ejemplo, si
quieres ver las propiedades vendidas en una determinada
localidad o código postal.

 Compartir los datos con otras personas. Existen multitud de

formas de hacerlo, además de muchas herramientas online que
admiten bases de datos en formato de Access.

Plantilla de Access para inmobiliaria: Ejemplo de base de datos

en video
En este tutorial podrás aprender cómo se hace una base de datos para
que tengas tu propia plantilla de access para tu inmobiliaria

¿Cómo hacer una base de datos inmobiliaria gratis

en Excel?
Si Access te resulta intimidante, siempre puedes quedarte con Excel. Es
una herramienta de sobra conocida para agentes inmobiliarios y gestores
de negocios de todos los tamaños.

Como sin duda sabes, Excel puede incluir información numérica, que
permite hacer cálculos automáticos y también información de texto.

Vamos a centrarnos en esta última, aunque puedes combinarla con toda

la información numérica que desees.

Lo primero que debes hacer es crear un archivo con el nombre que

desees.

A continuación, crear una o varias hojas, según tus necesidades, en la

esquina inferior izquierda.

Una vez que lo hayas logrado, empieza a crear una tabla con todo
aquello que desees incluir en tu base de datos inmobiliaria, como
nombres de clientes, tipo de propiedad, ubicación, estado de la
propiedad y agente inmobiliario asignado.

Es importante que entiendas que esta base de datos inmobiliaria en

Excel se puede complicar todo lo que desees. Cuantos más datos
incluyas, más análisis podrás llevar a cabo, siempre y cuando no te
abrumen los datos e impidan que tomes decisiones.
Tablas dinámicas
Si eres usuario avanzado de Excel conocerás el término “tablas
dinámicas“. Este tipo de tablas permiten incluir datos dentro de cada
celda, de forma que con un solo clic puedes visualizar el estado de
tu negocio inmobiliario.

Por ejemplo, si quieres saber cuál de tus vendedores ha generado

mayores ingresos en las últimas semanas, solo tendrás que filtrar la
información por el nombre de cada uno de ellos.

Si, además, incluyes una tabla dinámica para cada vendedor, podrás
incluir sus operaciones recientes, la rentabilidad de las mismas, el
número de propiedades que gestiona o si está o no de vacaciones.

La buena noticia de Excel es que en caso de que necesites una tabla

dinámica, no es necesario crearla paso a paso. La programación VBA te
permite generar tablas con filas, columnas y filtros con solo ejecutarlo.

En este vídeo podrás ver un tutorial de cómo crear una base de datos en
Excel.

¿Ya tienes una base de datos inmobiliaria? ¿Por qué formato te has
decidido? Te esperamos en los comentarios para responder a todas tus
preguntas