GARIS PANDUAN DAN SENARAI SEMAK

PENGANJURAN PERMAINAN / SUKAN

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA KECIL PENGELOLA

Bil Bidang Tugas Jawatankuasa/Peranan Tarikh Tanda(/) jika telah Catatan

dilaksanakan
1. URUSETIA - UNIT SUKAN JPNS/ BAHAGIAN SUKAN KPM

Menerima surat lantikan dari Bahagian

1.
Sukan KPM
Mengurus dan memanggil mesyuarat
2.
Jawatankuasa Pengelola
Bertanggungjawab mengedar segala
3. maklumat mengenai kejohanan kepada
semua yang berkenaan .
Memohon tempahan kegunaan tapak
4.
untuk kejohanan
Bertanggungjawab di atas perjalanan dan
5.
kelicinan sepanjang program
Menguruskan surat Perlantikan dengan
6.
semua jawatankuasa
Penyelarasan dan seliaan urusan surat-
7.
menyurat dengan agensi dan jabatan
Bekerjasama dan menyelaras dengan
8.
semua jawatankuasa
Menyelaraskan tugasan diantara semua JK
9.
kerja
Perhubungan Antarabangsa
10. Penyelarasan bersama ASFF dan Negara
peserta untuk maklumat pasukan.
Membantu dalam keurusetiaan hubungan
11.
antarabangsa
Menyedia dan menyerahkan ABM JK
12.
kepada Sekretariat MSSM
Penyelarasan bersama dengan Sekretariat
13.
MSSM dan AJK JPN Selangor
Membantu dan keurusetiaan hubungan
14.
dalaman.
Bertanggungjawab surat menyurat
berkenaan Perutusan , VVIP, Pengarah
15. Pendidikan , Jempuatan VIP untuk Majlis
Perasmian Penutupan , Perkhimatan Polis ,
Hospital dan sebagainya .
 Mengurus mendapatkan Sijil dari KPM dan
16
serah kepada JK Hadiah dan Cenderamata
Mengurus dan menyediakan perbelanjaan
17. yang telah diluluskan oleh BSKPM dan
Jawatankuasa Pengelola.
Mengurus dan melaksanakan segala
18.
keputusan Jawatankuasa Pengelola
Memanggil Mesyuarat ‘Post-Mortem
19.
selepas kejohanan.
Tanda(/) jika telah
Bil Bidang Tugas Jawatankuasa/Peranan Tarikh Catatan
dilaksanakan
2. BUKU PROGRAM

Mendapat sebut harga untuk buku

1.
program dan kad Akreditasi.
Bahan pengisian Buku Program dalam
2.
Bahasa Inggeris
Menyediakan dan menyerahkan ABM JK
3.
kepada Sekretariat MSSM
Bertanggungjawab mendapatkan semua
4. bahan yang akan dicetak dengan pihak-
pihak berkenaan.
Menentukan tarikh dan masa
mendapatkan semua bahan kandungan
5. Buku program dari semua Jawatankuasa
Kecil dan seterusnya berurusan dengan
syarikat percetakan dipilih.
Memastikan Buku Program siap dicetak
6.
dua minggu sebelum tarikh kejohanan.
Menyediakan laporan dan post-mortem
7.
selepas kejohanan
Tanda(/) jika telah
Bil Bidang Tugas Jawatankuasa/Peranan Tarikh Catatan
dilaksanakan
3. HOSPITALITI/PENGINAPAN/PENGANGKUTAN/ LAWATAN

Menubuhkan jawatankuasa kecil.

1.
Mengurus penginapan peserta atau
2. kontijen yang menyertai kejohanan
tersebut.
3. Menyelia dalam urusan pendaftaran
masuk dan pendaftaran keluar pasukan
 dari tempat penginapan.
Menyediakan bilik mesyuarat , bilik
4. urusetia, bilik rawatan dan Bilik
Keselamatan.
Menyelia dan mempastikan keselesaan
5.
penginapan bagi peserta.
6. Menyelaras peraturan penginapan
Mendapatkan jumlah pegawai /peserta
7.
yang memerlukan penginapan.
Menyediakan daftar masuk dan keluar
8.
peserta
Menguruskan pergerakan peserta dari
9.
Lapangan Terbang ke tempat penginapan
Menguruskan pergerakan harian dari
10.
tempat penginapan ke stadium dan balik
Menguruskan pergerakan harian untuk
11.
urusan pasukan
Menyediakan plakad Negara di bas setiap
12.
negara
Lawatan
Membuat pilihan tempat lawatan perlu
13.
utamakan implikasi kos, keselamatan dan
kebajikan peserta.
14. Mencadangkan masa lawatan
Menyelaras dengan pengangkutan dan
15.
makanan
Mengurus dan melaksanakan segala
16.
keputusan Jawatankuasa Pengelola
Menyediakan laporan dan post-mortem
17.
selepas kejohanan
Tanda(/) jika telah
Bil Bidang Tugas Jawatankuasa/Peranan Tarikh Catatan
dilaksanakan
5. TEKNIKAL /PERTANDINGAN & STATISTIK/PERALATAN/KEPEGAWAIAN /PEMBANTU TEKNIKAL
DAN PENGERUSI TEKNIK MSSM

1. Menubuhkan jawatankuasa kecil

Menguruskan segala perkara berkaitan
2.
dengan teknikal dan pertandingan
Menyusun jadual bertugas untuk pegawai
3.
teknik kejohanan
Bertanggungjawab memberi taklimat
4. kepada pegawai teknik kejohanan tentang
tugas mereka.
 Memproses kemasukan/penyertaan serta
5. menyediakan jadual susunan acara
pertandingan.
6. Menyelaraskan bahan-bahan teknikal .
Menguruskan bahan pencetakan Buku
7.
Teknikal
Menyediakan borang-borang
8.
pertandingan bersama Pegawai Teknikal.
Menyediakan dan menyenaraikan pegawai
9.
kejohanan /Pengadil dan Pembantu teknik
Menyediakan padang / gelanggang
mengikut keperluan pertandingan dan
10.
sentiasa memastikan dalam keadaan yang
sempurna
Mengurus dan bertanggungjawab
11. menyemak , memasang dan menanggal
semua peralatan pertandingan
Berhubung dengan penyelia tapak untuk
12. memasang pertandingan pada masa yang
sesuai.
Menyediakan senarai semakan peralatan
13. yang diperlukan untuk mengelakkan
kekurangan semasa pertandingan
Bertanggungjawab menyediakan senarai
pinjaman dari pihak berkenaan dan
14.
senarai kembali peralatan selepas
pertandingan
Bertanggungjawab mendapatkan
pengangkutan dan menyediakan anggaran
15.
perbelanjaan pengangkutan untuk
peralatan teknikal
Menyerahkan keputusan kejohanan
16.
kepada urusetia untuk majlis penutup
Mengadakan mesyuarat ‘ post-mortem ‘
17.
selepas kejohanan.
Mengurus dan melaksanankan segala
18.
keputusan Jawatankuasa Pengelola.
Tanda(/) jika telah
Bil Bidang Tugas Jawatankuasa/Peranan Tarikh Catatan
dilaksanakan
6. JAWATANKUASA SIJIL DAN CENDERAMATA /JURUACARA PEGAWAI

1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil.

2. Mendapatkan sijil daripada urusetia
 sebelum seminggu sebelum acara atau
majlis yang diadakan.
Menyediakan Juru acara untuk majlis
penyampaian sijil dan mengenalpasti VIP
3.
untuk menyampaikan hadiah pada masa
ke semasa.
Menyediakan ,menyusun dan mengurus
penyampaian hadiah kepada peserta dan
4.
cenderamata kepada VVIP semasa
perasmian penutupan.
Menyelaras penerima hadiah atau
5. cenderamata dengan urusetia atau
teknikal.
Menyelaras keputusan pertandingan,
6. cendermata, hadiah dan sijil dengan
juruacara.
Menyediakan teks ucapan perasmi untuk
7.
majlis penutupan.
Menyediakan Teks Ucapan dan kata aluan
8.
dalam bahasa Inggeris
Menyediakan Teks Ucapan tetamu
9.
kehormat semasa Welcoming Dinner.
Menyediakan Ucapan VIP semasa Farewell
10.
Dinner
Menyediakan dua orang juruacara BM
11.
dan Inggeris
Menyediakan laporan untuk dokumentasi
12.
selepas kejohanan.
Mengadakan mesyuarat ‘ post-mortem ‘
13.
selepas kejohanan
Menyediakan laporan kejohanan untuk
14. makluman dan pengetahuan
Jawatankuasa Pengelola
Mengurus dan melaksanakan segala
15. keputusan Jawatankuasa Pengelola.

Tanda(/) jika telah

Bil Bidang Tugas Jawatankuasa/Peranan Tarikh Catatan
dilaksanakan
7. JAWATANKUASA SIARAYA/DOKUMENTASI/PUBLISITI/ WEB KEJOHANAN

1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil.

2. Menguruskan kontijen dan peserta yang
 akan menerima hadiah
Mengurus sambutan vvip /vip/jemputan
3.
yang hadir ke tempat duduk.
4. Menguruskan kad jemputan.
Menguruskan PA Sistem /LCD /dan
5.
persembahan multimedia.
Menguruskan dan menyediakan lagu
6.
Negaraku .
Membuat promosi dan publisiti sebelum
7.
dan semasa kejohanan
Mempastikan jadual dan keputusan
8. perlawanan harian dibekalkan kepada
media
Menyediakan goodies dan press kit untuk
9.
media
Menguruskan rakaman dan
10. penggambaran majlis, perlawanan dan
lawatan bersama btp dan penerangan
Mengambil gambar still photo semasa
11.
majlis, perlawanan dan lawatan.
Menyediakan dan mempastikan PA
Sistem berfungsi dengan baik di stadium
dan Majlis Welcoming Dinner, Majlis
12.
Penutupan Rasmi ,Farewwll Dinner dan
sepanjang kejohanan berlangsung di
stadium.
Menyediakan pemasangan bendera-
bendera Negara peserta, banner, banting,
13.
backdrop dan lain-lain paparan promosi di
stadium dan hotel
Menyediakan senarai plakad Selamat
14.
Datang untuk setiap negara
Memastikan banner di buka/dikemas
15.
selepas selesai kejohanan.
16. Menyediakan Web Kejohanan
Menyediakan bahan tayangan multimedia
17.
untuk majlis rasmi
Menyelaraskan keputusan kejohanan dari
semasa ke semasa dengan jawatankuasa
18.
teknikal Untuk dimuatkan dalam web
kejohanan.
19. Sentiasa ‘update’ perjalanan program
 untuk web kejohanan.
Menyediakan laporan untuk dokumentasi
20.
selepas kejohanan.
Mengadakan mesyuarat ‘ post-mortem ‘
21.
selepas kejohanan
Mengurus dan melaksanakan segala
22.
keputusan Jawatankuasa Pengelola.
Tanda(/) jika telah
Bil Bidang Tugas Jawatankuasa/Peranan Tarikh Catatan
dilaksanakan
8. PEGAWAI PERHUBUNGAN/KESELAMATAN DAN KAWALAN/KECEMASAN

1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil.

Maklumkan kepada Hospital Besar
2.
berdekatan venue
Menyediakan pasukan bantu mula
3.
bertugas di stadium
Menyelaras bersama petugas di stadium
4.
dan penginapan
Menyediakan bilik kawalan keselamatan di
5.
stadium dan penginapan
Mengawal keselamatan barang-
6.
barang milik peserta di kawasan tertentu.
Mengawal pintu-pintu masuk ke tempat
7. pertandingan dan tempat penginapan
peserta.
Memastikan hanya pegawai-pegawai yang
8. tertentu dibenarkan ke dalam arena
pertandingan.
Mendapatkan kerjasama polis /
hospital / klinik berhubung
9.
keselamatan dan kecemasan sepanjang
kejohanan tersebut.
Menyediakan ahli-ahli Persatuan ST. John
10. Ambulan Malaysia untuk bertugas di
tempat kejohanan sepanjang kejohanan
Berusaha mendapatkan seorang pegawai
11. perubatan dari Hospital Besar berdekatan
untuk bertugas di tempat kejohanan
Berusaha mendapatkan khidmat sebuah
12. ambulans ditempatkan di tempat
kejohanan sepanjang kejohanan
Menyediakan pegawai perhubungan yang
13.
layak
 Menyediakan seorang pegawai
14. perhubungan ditugaskan untuk setiap
pasukan
Pegawai perhubungan fasih dalam
15.
pertuturan Bahasa inggeris
Pengetahuan tentang sekitar lembah Klang
16.
serta pengetahuan laluan jalanraya
Sambutan ringkas semasa ketibaan di
17.
Lapangan Terbang
Mengadakan mesyuarat ‘ post-mortem ‘
18.
selepas kejohanan
Menyediakan laporan kejohanan untuk
19. makluman dan pengetahuan
Jawatankuasa Pengelola
Mengurus dan melaksanakan segala
20.
keputusan Jawatankuasa Pengelola
Tanda(/) jika telah
Bil Bidang Tugas Jawatankuasa/Peranan Tarikh Catatan
dilaksanakan
9. JAMUAN & MINUMAN PEGAWAI

1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil.

Mengurus serta mendapatkan pembekal
2. makanan jamuan VIP dan para Jemputan
Perasmian Penutupan
Menyediakan sajian minuman dan snek
3. untuk VIP di stadium semasa majlis
penutupan dan perlawanan harian.
Bertanggungjawab menyediakan tapak
4. majlis Jamuan dan mengemaskini tapak
selepas majlis
Berhubung dengan pihak urusetia untuk
5. menentukan pembekal makanan dan
menu makanan
Menguruskan minuman dan makanan
6. pegawai/pengadil/pembantu teknik yang
bertugas.
Memastikan sajian dan bekalan air
7. pegawai petugas /peserta di kejohanan
mencukupi setiap hari
Menguruskan dan mengagihkan air
minuman kepada semua
8.
Negara/pasukan/kontinjen yang
menyertai pertandingan.
 Menyediakan laporan untuk dokumentasi
9.
selepas kejohanan.
Mengadakan mesyuarat ‘ post-mortem ‘
10.
selepas kejohanan
Menyediakan laporan kejohanan untuk
11. makluman dan pengetahuan
Jawatankuasa Pengelola
Mengurus dan melaksanakan segala
12. keputusan Jawatankuasa Pengelola.

Tanda(/) jika telah

Bil Bidang Tugas Jawatankuasa/Peranan Tarikh Catatan
dilaksanakan
10. CEREMONIAL/ SAMBUTAN

1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil.

Menyelaraskan senarai nama jemputan
dan pengesahan kehadiran (Majlis
2. Welcoming Dinner, Majlis Penutupan
Rasmi ,Farewell Dinner dan sepanjang
kejohanan berlangsung di stadium.
3. Menyediakan atur cara pentadbiran majlis
4. Menyediakan floor plan majlis
Menyediakan tagging tempat duduk VIP
dan tagging meja semasa Welcoming
5.
Dinner, Farewell Dinner, Majlis Penutupan
Rasmi .
Menyediakan Tagging tempat duduk VIP
6. dan Pasukan di stadium semasa majlis
penutupan.
Menyediakan Pasukan usherer untuk
menyambut tetamu ke Majlis Welcoming
7.
Dinner, Majlis penutupan Rasmi, Farewell
Dinner dan perlawanan harian.
Menyediakan parsembahan untuk Majlis
8. Welcoming Dinner, Farewell Dinner, Majlis
Penutupan Rasmi .