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PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL


CENTRO

EDICIÓN: 1ª CÓDIGO: PRMSC_v001

PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS


MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL
CENTRO

INDICE
1. OBJETO ....................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVA .............................................................................................................................. 2
3.1. Normativa Estatal ................................................................................................................. 2
3.2. Normativa de la Universidad de Extremadura ..................................................................... 2
4. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 3
5. DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO ................................................................... 3
5.1. Proceso de gestión de los recursos materiales: .................................................................... 3
5.2. Proceso de gestión de los servicios propios del Centro: ...................................................... 4
6. UNIDADES IMPLICADAS ........................................................................................................ 5
7. DOCUMENTOS........................................................................................................................... 6
8. DIAGRAMAS .............................................................................................................................. 7
9. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN .......................................................................................... 10
10. ARCHIVO ............................................................................................................................. 11
11. HISTÓRICO DE CAMBIOS ................................................................................................. 12
12. ANEXOS ............................................................................................................................... 12

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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1. OBJETO
Este proceso tiene por objeto definir las actividades realizadas por el Centro Universitario de Mérida
a través de su Equipo Directivo y/o de las Comisiones y personas designadas en cada caso para:
• Definir las necesidades de recursos materiales y los objetivos de los servicios propios para
contribuir a la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje de las enseñanzas impartidas en el
Centro.
• Planificar la adquisición de recursos y las actuaciones de los servicios en función del presupuesto
y de la prioridad.
• Gestionar los recursos materiales y las prestaciones de los servicios.
• Mejorar continuamente la gestión de los recursos materiales y las prestaciones de los servicios
para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas.
• Informar de los resultados de la gestión de los recursos materiales y los servicios a los órganos
que corresponda y a los distintos grupos de interés.
2. ALCANCE
Este proceso se aplica a todas las actividades que el Centro Universitario de Mérida realiza para
determinar las necesidades, planificar la adquisición, actualización, gestión y verificación de la adecuación
de los recursos materiales del Centro, así como a todas las actividades realizadas para determinar los
objetivos, planificar, actualizar, gestionar y verificar la adecuación de las actuaciones de los servicios
prestados por el Centro.

3. NORMATIVA

3.1. Normativa Estatal


• Ley Orgánica de Universidades 6/2001, de 21 de diciembre.
• Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de
diciembre, de Universidades.
• R.D. 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas
universitarias oficiales.
• Directrices de garantías de calidad de la ANECA.
• Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y servicios por los
organismos públicos.
3.2.Normativa de la Universidad de Extremadura
• Estatutos (Decreto 65/2003 de 8 de mayo, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad
de Extremadura).
• Normativas y Reglamentos ya establecidos en los Centros y Generales de la Universidad de
Extremadura para establecer necesidades, planificar consecución, gestionar las adquisiciones y las
existencias y seguir los resultados de los recursos materiales y servicios universitarios prestados en los
Centros.
• Normativa de ejecución presupuestaria de la Universidad de Extremadura.

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4. DEFINICIONES
• Recursos materiales: los espacios (aulas, aulas de informática, laboratorios docentes, sala de
juntas, salón de grado, salón de actos, puestos de lectura en biblioteca, aulas de tutorías ECTS,
despachos docentes, laboratorios de investigación, instalaciones deportivas) en los que se desarrolla el
proceso de enseñanza-aprendizaje, así como el equipamiento, material científico, técnico y asistencial
necesario para este proceso. Destacamos entre los recursos materiales complementarios, el resto de
espacios (pasillos, hall, bancadas, escaleras, accesos), instalaciones e infraestructuras comunes
(sistema eléctrico, sistema telemático, red inalámbrica RINUEX, sistemas de climatización, sistemas y
medios de prevención) del Centro (PRMSC_AI)
• Servicios propios del Centro: servicios cuya prestación es una competencia directa del Centro,
entre ellos incluiríamos Conserjería, Secretaría, Cafetería, Reprografía y Biblioteca.
5. DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO

5.1.Proceso de gestión de los recursos materiales:


El proceso de gestión de los recursos materiales es una competencia del Equipo de Dirección del
Centro. Estos recursos materiales estarían comprendidos por los espacios (aulas, aulas de informática,
laboratorios docentes, sala de juntas, salón de grado, salón de actos, puestos de lectura en biblioteca, aulas de
tutorías ECTS, despachos docentes, laboratorios de investigación) en las que se desarrolla el proceso de
enseñanza-aprendizaje, así como el equipamiento, material científico, técnico y asistencial necesario para
este proceso. Destacamos entre los recursos materiales complementarios, el resto de espacios (pasillos, hall,
bancadas, escaleras, accesos), instalaciones (instalaciones deportivas) e infraestructuras comunes (sistema
eléctrico, sistema telemático, red inalámbrica RINUEX, sistemas de climatización, sistemas y medios de
prevención) del Centro (PRMSC_AI).
El Director/a delega en uno de sus miembros, el Subdirector/a responsable de estos temas, la labor de
identificación de necesidades de estos recursos. Esta tarea se realizará antes del inicio de cada Curso
Académico y se llevará a cabo, dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos de
calidad del Centro, políticas medioambientales, de sostenibilidad, de prevención de riesgos laborales y
teniendo en cuenta el Informe de Resultados del curso anterior, las propuestas de mejoras indicadas en el
mismo, la Memoria de Gestión Anual del Centro, así como información relativa a las aportaciones de
materiales procedentes de distintos sectores de la Comunidad Universitaria.
Si la propuesta para cubrir las necesidades detectadas, o parte de las mismas, no puede ser asumida
por el Centro, se solicitará por el Equipo de Dirección a los órganos competentes según la normativa vigente
(Departamentos, Vicerrectorado de Planificación Económica y/o cualquier otro que se considere oportuno).
En caso de que no sea aceptada, se informará en Junta de Centro y se archivará dicha solicitud.
En los casos en que el Centro pueda asumir la propuesta de las necesidades detectadas y en aquellos
otros en que no sea así pero la solicitud al órgano competente haya sido aceptada, corresponderá al Equipo
de Dirección definir las actuaciones sobre los recursos materiales, contando con la información del
Administrador/a y los correspondientes informes de los órganos competentes (Unidad Técnica de Obras y
Mantenimiento, Unidad de Infraestructuras, Servicio de Prevención, Unidad del Servicio de Gestión
Económica, Contratación y Patrimonio, y/o cualquier otro que se considere oportuno). Igualmente le
corresponderá establecer los criterios de selección de proveedores, de acuerdo con la normativa de
contratación existente.
Siempre contando con la información del Administrador/a y con los datos técnicos de los
proveedores, y conforme a la normativa sobre contratación y ejecución presupuestaria, el Equipo de

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Dirección realizará la planificación de la dotación y puesta en explotación de los recursos materiales,


elaborando o teniendo en cuenta las normativas de utilización de los distintos recursos materiales del Centro.
El Subdirector/a responsable establecerá las políticas para el mantenimiento y gestión de incidencias
correspondientes, siendo el Administrador/a responsable de su ejecución.
A través de buzones de sugerencias, hojas de reclamaciones y/u otros métodos, se obtendrá
información relacionada con los recursos materiales de todos los sectores de la Comunidad Universitaria. El
Subdirector/a responsable valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder, junto con la
Comisión Delegada de Gestión Económica de la Junta de Centro (CDGEJC) al análisis de los resultados.
Este análisis se sintetizará en un Informe de Resultados que contendrá también una serie de propuestas de
mejoras relacionadas con la gestión de los recursos materiales.
Seguidamente, la Comisión de Garantía de Calidad del Centro (CGCC), a partir del Informe de
Resultados realizará la evaluación del proceso PRMSC y emitirá, si se estima conveniente, una Propuesta de
Revisión del mismo.
Las conclusiones se reflejarán en la Memoria de Gestión Anual del Centro, elaborada por la
CDGEJC, a partir del Informe de Resultados, las conclusiones de la CGCC y/o Propuesta de Revisión del
PRMSC, y servirá de punto de partida de este proceso para el curso siguiente. El proceso concluye con la
ratificación de la Memoria de Gestión Anual por la Junta de Centro al finalizar cada año.
Las correspondientes normativas de utilización y gestión aprobadas en Junta de Centro deberán ser
publicadas y estar accesibles a través del portal web del centro (PRMS_D003 y PRMS_D009).

5.2.Proceso de gestión de los servicios propios del Centro:


El proceso de gestión de los servicios propios (Conserjería, Secretaría, Cafetería, Reprografía y
Biblioteca) es una competencia del Equipo de Dirección del Centro y el Administrador/a del Centro, que
serán quienes realicen la labor de definición de los objetivos de los mismos al inicio de cada curso
académico. Esta tarea la realizará, dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos de
calidad del Centro, políticas medioambientales, de sostenibilidad y de prevención de riesgos, Estatutos de la
Universidad y Reglamentos de los servicios en caso de estar definidos. Se elaborará un documento que
recoja estos objetivos.
El Equipo de Dirección y el Administrador/a de Centro realizarán la definición de actuaciones de los
servicios prestados por el Centro.
El Equipo de Dirección elaborará un documento que recoja esta planificación, y será el Subdirector/a
responsable quien se encargará de la difusión de los objetivos y actividades de los servicios a través del
portal web del centro.
El Administrador/a y los responsables de los Servicios ejecutarán las actuaciones planificadas, de
acuerdo con los protocolos necesarios para la prestación de los servicios, que quedan concretados en las
normativas de prestación de los servicios correspondiente. Dichas normativas serán aprobadas en Junta de
Centro y publicadas en la página web del centro.
A través de encuestas de satisfacción de los usuarios (PRMS_D007), buzones de sugerencias, hojas
de reclamaciones y/u otros métodos, se obtendrá información relacionada con el funcionamiento de los
servicios de todos los sectores de la Comunidad Universitaria. El Equipo de Dirección valorará la suficiencia
y fiabilidad de estos datos para poder proceder, junto con la Comisión Delegada de Gestión Económica de la
Junta de Centro (CDGEJC), al análisis de los resultados. Este análisis se sintetizará en un Informe de
Resultados que contendrá también una serie de propuestas de mejoras relacionadas con la gestión de los
servicios.

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Seguidamente, la Comisión de Garantía de Calidad del Centro (CGCC), a partir del Informe de
Resultados (PRSMC_012) realizará la evaluación del proceso PRMSC y emitirá, si se estima conveniente,
una Propuesta de Revisión del mismo.
Las conclusiones se reflejarán en la Memoria de Gestión Anual del Centro, elaborada por la
CDGEJC a partir del Informe de Resultados, las conclusiones de la CGCC y/o la Propuesta de Revisión del
PRMSC, y servirá de punto de partida de este proceso para el curso siguiente. El proceso termina con la
ratificación de la Memoria de Gestión Anual por la Junta de Centro al finalizar cada año.
Las correspondientes normativas de utilización y gestión aprobadas en Junta de Centro deberán ser
publicadas y estar accesibles a través del portal web del centro.

6. UNIDADES IMPLICADAS

Unidad/Órgano Puesto/Responsable Descripción de tareas


Definición de actuaciones sobre los
recursos materiales y criterios de selección
de proveedores; planificación de los
recursos materiales; valoración de los
datos y análisis de los resultados sobre la
Equipo de Dirección del Centro prestación de los servicios; verificación de
la adecuación de los recursos materiales.
Definición de los objetivos, definición y
planificación de actuaciones de los
servicios. Verificación de la adecuación de
las prestaciones de los servicios.
Identificación de necesidades,
mantenimiento y gestión de incidencias de
recursos materiales; valoración de los
Equipo de Dirección del Centro Subdirector/a responsable datos y análisis de los resultados sobre los
recursos materiales.
Difusión interna y externa de las
actividades y objetivos de los servicios.
Definición y ejecución de las actuaciones
sobre los servicios.
Secretaría del Centro Administrador/a del Centro
Participación en la Comisión de Recursos
Materiales y Servicios.
Resolución de la solicitud de dotación de
Vicerrectorado de Planificación
Vicerrector/a recursos materiales que no asume el
Económica
Centro.
Resolución de la solicitud de dotación de
Responsables de cada
Departamentos recursos materiales que no asume el
Departamento en el Centro
Centro.
Definición de actuaciones sobre los
Unidad Técnica de Obras y
Director/a recursos materiales y criterios de selección
Mantenimiento
de proveedores.
Definición de actuaciones sobre los
Unidad de Infraestructuras Director/a recursos materiales y criterios de selección
de proveedores

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Definición de actuaciones sobre los


Servicio de Prevención Director/a o Técnico recursos materiales y criterios de selección
de proveedores
Definición de actuaciones sobre los
Servicio de Gestión Económica,
Jefe de Servicio recursos materiales y criterios de selección
Contratación y Patrimonio
de proveedores.
Análisis de los resultados sobre recursos
materiales y servicios.
Comisión Delegada de Gestión
Elaboración del Informe de Resultados
Económica de la Junta de Centro
Elaboración de la Memoria de Gestión
Anual.
Comisión de Garantía de Calidad Evaluación del proceso
del Centro Propuesta de revisión
Revisión de la política y actuaciones sobre
Junta de Centro
recursos materiales y servicios.
Director/a/Responsable de cada Ejecución de las actuaciones sobre los
Servicios propios del Centro
Servicio servicios.

7. DOCUMENTOS
• PRMSC_D001. Ficha de recogida de incidencias sobre los recursos materiales
• PRMSC_D002. Ficha de recogida de incidencias sobre las prestaciones de los servicios
• PRMSC_D003. Normativa para la gestión de las instalaciones del Centro
• PRMSC_D004. Cuestionario de control del proceso de Gestión de los Recursos Materiales
• PRMSC_D005. Cuestionario de control del proceso de Gestión de los Servicios Propios del
Centro
• PRMSC_D007. Encuesta de satisfacción de usuarios sobre los servicios propios
• PRMSC_D008. Informe de resultados
• PRMSC_D009. Normativa de funcionamiento de la Instalación Deportiva

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8. DIAGRAMAS

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9. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
El análisis de los resultados del PRMSC estará integrado dentro del mismo, al preverse una serie de
acciones de retroalimentación con los usuarios de los recursos materiales y los servicios del Centro. Se
llevará a cabo cada curso académico por la CDGEJC y quedarán recogidos en un Informe de Resultados
(PRMSC_D008).
El seguimiento y evaluación del PRMSC está incluida también dentro del mismo, será realizado por
la CGCC y generará los documentos de control del proceso PRMSC_D004 y PRMSC_D005. Para ello,
partirá del Informe de Resultados (PRMSC_D008) y de una serie de Indicadores de seguimiento y
evaluación que pueden dar lugar a una propuesta de revisión. Finalmente, las conclusiones deberán recogerse
en el acta de la CGCC que servirán para la elaboración de la Memoria de Gestión Anual, y será ratificada por
la Junta de Centro.

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Como apoyo al seguimiento y evaluación del proceso se tendrá en cuenta la evolución de los
siguientes indicadores de seguimiento y evaluación:
• Puestos en aulas: Nº de alumnos matriculados / Nº de puestos de uso simultáneo al día en las
aulas de docencia.
• Puestos en laboratorios docentes: Nº de alumnos matriculados en titulaciones que exijan el uso
de laboratorios docentes / Nº de puestos en los laboratorios docentes de uso simultáneo.
• Puestos en aulas de informática: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en la
aulas de informática.
• Puestos en sala de lectura (Biblioteca): Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos
en sala de lectura (Biblioteca).
• Espacios de Seminarios y/o Tutorías ECTS: Nº de espacios para Seminarios y/o Tutorías /
Horas totales de docencia mediante Seminarios y/o Tutorías ECTS.
• Gastos de mantenimiento y conservación sobre el total de gastos corrientes: (Gastos de
mantenimiento y conservación / Total de gastos corrientes) x 100.
• Cuantía de la inversión sobre el total de gastos corrientes: (Cuantía de la inversión / Total de
gastos corrientes) x 100.
• Incidencias: Nº total de incidencias registradas.
• Reclamaciones y Sugerencias: Nº total de reclamaciones y sugerencias presentadas.
• Actividades organizadas por entidades externas: Nº de actividades de carácter académico y no
académico organizadas por entidades externas en el Centro.
• Actividades organizadas por la Universidad: Nº de actividades de carácter académico y no
académico organizadas por la Universidad en el Centro.
10. ARCHIVO

Identificación del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación

Informe de solicitud de
Papel e informático (tras
dotación de recursos Secretario/a del director Indefinidamente
registro oficial)
materiales
Aceptación/Denegación de
Papel
la solicitud de recursos Secretario/a del director Indefinidamente
(con registro oficial)
materiales
Fichas de recogida de Hasta la elaboración del
incidencias sobre recursos Papel o informático Subdirector/a responsable Informe de resultados
materiales sobre recursos materiales
Hojas de Reclamaciones y
Papel o informático Subdirector/a responsable 5 años
Sugerencias
Informe de resultados y
Papel o informático Secretario/a del director 5 años
propuestas de mejora
Propuesta de revisión del
proceso de gestión de los Papel o informático Secretario/a del director 5 años
recursos materiales
Encuestas de satisfacción Hasta la elaboración del
Papel o informático Subdirector/a responsable
de usuarios sobre los Informe de resultados

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recursos materiales sobre recursos materiales


Encuestas de satisfacción Hasta la elaboración del
de usuarios sobre los Papel o informático Subdirector/a responsable Informe de resultados
servicios sobre los servicios
Documento que recoge los
objetivos de los servicios Papel o informático Secretario/a del director 5 años
propios del Centro
Documento que recoge la
planificación de las
Papel o informático Secretario/a del director 5 años
actuaciones de los
servicios
Ficha de recogida de
Hasta la elaboración del
incidencias sobre las
Papel o informático Director/a informe de resultados
prestaciones de los
sobre los servicios
servicios
Propuesta de revisión del
proceso de gestión de los Papel o informático Secretario/a del director 5 años
servicios propios del Centro
Acta de la CGCC Papel o informático Secretario/a del director Indefinidamente
Memoria de Gestión Anual
Papel e informático Secretario/a del director Indefinidamente
del Centro

11. HISTÓRICO DE CAMBIOS

EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS

12. ANEXOS
• PRMSC_AI. Descripción de las instalaciones del centro
• PRMSC_AII. Modelo de solicitud de las instalaciones del centro
• PRMSC_AIII. Modelo de solicitud para espacios para la investigación
• PRMSC_AIV. Diagrama del proceso interno para la reserva de instalaciones

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