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Unidad 3.

Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un


(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a


la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o
actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los
asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA


EMPRESA: AGENCIA NACIONAL DE MINERIA
Dirección: Calle 24-#23-64
Representante: Joaquin Patarroyo
Tel: 562-2290-09
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: jurepor@anm.gov.co
De: Control interno
Para: Vicepresidencia de Seguridad Minera
Fecha: Abril 15 de 2014
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de la AGENCIA NACIONAL DE
MINIERA, en los procedimientos de la seguridad minería.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios y estandarizar la seguridad minera,


en los diferentes municipios de la ciudad

Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.


• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos


M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de


2013

 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2013

Reunion de Apertura:
1 de noviembre de 2015
Hora 7:00 am
Reunion de Cierre:
1 de noviembre de 2015
Hora 4:00 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios de la Vicepresidencia de Control interno, consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será
realizada por un equipo de tres (2) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el Coordinador y el vicepresidencia de control interno, el día 1
de Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones
del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En
caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor
comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor
indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas
que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la
auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada.
Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de las documentación, condiciones
de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los
equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la
ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo
auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:

Indicadores

Cumplimiento en la seguridad de los mineros.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma


Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martin Prieto Coordinador

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR


FECHA 01-nov-13
PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Auditor Cargo HORA

Reunión de apertura Iker Casillas Representante Experto Técnico/Iker07:45


Casillas
a.m.
Dirección del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6,
Ana6.1
MolinaresSecretaria General 08:00 a.m.
Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 María Cufiño Coordinador de Plantas 10:00 a.m.
Almuerzo 12:00 m
Administración del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2,
Michelle
8.5.3Garzón
Director GDRH 01:30 p.m.
Medición, Análisis y Mejora - Auditorias Internas.Juan
8.2.2,
Manuel
8.5 Pelufo
Ingeniería
/ Vicente
de Proceso
Waldron 03:00 p.m.
Reunión de cierre Iker Casillas Representante Experto Técnico 04:30 p.m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en


idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las areas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.
b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento


Política de Logística y
Última actualización 18 de julio 2011
1 Servicio al Cliente

Política de Gestión
Última actualización 5 de enero 20
Financiera
2 I-EL-002
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Ensayos de laboratorio
Manual de Procedimientos.
3 Cap. Compras y Logística. Última actualización 9 de febrero 2014

M-PC-002
Manual de Procedimientos Versión Marzo de 2014

M-DR-005
Manual de Documentos de
Libros de registro de muestras
Retención y Archivo
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2014

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de


comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de


recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y


escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de


Manual de Calidad (Documentación nivel
Si I)
calidad

claramente señaladas en el manual


de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicación
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSiprocedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno


Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus funciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laboratorio?
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si


(Documentación nivel III)

Tacitamente se en tiende que las


solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identificados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los formatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo


Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentaciónSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia definida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La informacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder informacion


Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?
debido al desorden

Respecto del servicio.


Existen registros de las verificacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan definidas las pautas de actuaciónNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen definidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medición, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos?
Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?
e. Generación de hallazgos de auditoría:

Auditor(es): Oficina asesora de


Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013
control interno.
Auditado(s): Vicepresidencia de
Proceso auditado: compras
seguridad minera
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos de implementación de
costos en política de gestión procedimiento para
X
materiales en financiera costos en materiales
bodega y stand-by de bodega y stand-
by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. Compras y único de despachos
despachos, Manual X
logística y recibo de
de procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta actualización
de la política de
logística, cuya
última actualización
Política de
Cambios fue el 18 de julio
logística y X
organizacionales 2011 y no se han
servicio al cliente
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento


para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de


procedimientos.
• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.
• Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión, crear un procedimiento para el


manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno
• solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la


ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.
Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la
auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación


de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad
3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de
observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un
proceso de auditoría de calidad.
Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y
obtención de evidencias de la auditoría.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.

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