Guía

de
e
stilo
para redactar documentos
Codificación:
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agosto
de 2008
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Acervo

Contenido
Página
I.
Introducción
................................
................................
................................
..
3
II.
Glosario
................................
................................
................................
........
1
4
III.
Objetivo
................................
................................
................................
........
4
IV.
Alcance
................................
................................
................................
........
4
V.
Elementos básicos para redactar un documento.
................................
........
5
VI.
Tipos de impresos
................................
................................
........................
7
VII.
Criterios generales
................................
................................
.......................
9
VIII.
Gramátic
a, ortografía y estructura
................................
..............................

2
23
IX.
Bibliografía
................................
................................
................................
.
38
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e
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I.
Introducción
En apoyo al compromiso de la nueva administración del
Presidente Felipe Calderón de
articular u
n gobierno que responda con resultados positivos a las demandas
de los
3
ciudadanos, se requiere que la administración pública tenga
transformaciones
dinámicas y profundas en la manera de gobernar y, por ende, en
la forma de comunicar
y rendir cuentas por pa
rte de los servidores públicos.
Entre las facultades de Profeco para cumplir con su misión se
encuentra la elaboración
de materiales de difusión que orienten e informen al consumidor
sobre sus derechos y
promuevan el consumo inteligente. La Coordinación Ge
neral de Educación y
Divulgación, a través de la Dirección General de Difusión (DGD),
se encarga de
elaborar y editar estos materiales, pero no es la única fuente de
información o
generadora de contenidos, aunque sí la única autorizada para la
elaboración
de
impresos.
Constantemente las áreas de Profeco necesitan impresos
diversos para apoyar sus
labores y divulgar entre la población información relacionada con
sus acciones. Para
facilitar y agilizar el apoyo que la DGD pueda brindarles se ha
elaborado esta
guía, en
la que se describen brevemente los puntos que deben
considerarse al elaborar un
documento, cuáles son los tipos de documentos que pueden ser
útiles para comunicar
determinados mensajes, los criterios editoriales que deben
seguirse al redactarlo y
los
errores más comunes que suelen cometerse al escribir, así como
la manera de
corregirlos.

4
La palabra es un instrumento poderoso, pues lo que decimos con
ella habla de nosotros
mismos, y mucho más cuando es escrita. De ahí la importancia de
que los docu
mentos
que elaboremos expresen nuestras ideas de una manera clara,
respetando las reglas
ortográficas y gramaticales de la lengua española para facilitar la
comprensión de los
lectores.
La intención de esta guía es ser una herramienta que facilite el
desem
peño de
las funciones y atribuciones del personal de Profeco,
particularmente para aquellos que
tienen la necesidad de comunicar, notificar, plasmar, solicitar,
instruir, prevenir,
sancionar, corregir y normar, entre otros, a través de algún escrito
como c
orreos
electrónicos, carteles, disposiciones normativas o de apoyo
administrativo y cualquier
otro documento dirigido a un ciudadano o servidor público.
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II.
Glosario
Locuciones
.
-
Grupo estable de dos o más palabras que funciona como una
unidad
léxica con sig
nificado propio. Usualmente se refiere a las frases latinas que se
emplean
en el español y que significan prácticamente lo mismo que en latín
(
locuciones
latinas
).
Léxico
.
-
Vocabulario, conjunto de las palabras de un idioma, o de las que
pertenecen al
uso
de una región, a una actividad determinada, a un campo
semántico dado, etc.
III.
Objetivo
Contar con un documento de consulta para que los escritos
emitidos por los servidores

6
públicos de Profeco sean ágiles y estén bien redactados, con el
fin de dar una mejor
imagen institucional. Buenos documentos tendrán un mayor
impacto comunicativo,
ahorrarán tiempo, evitarán desconfianza y reducirán costos
administrativos.
IV.
Alcance
El presente documento puede y debe ser utilizado por todos los
servidores públicos de
Profec
o para mejorar los escritos que emitan; sin embargo, no es de
carácter
obligatorio, toda vez que no limita la creatividad o el estilo
personal de los mismos.
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V.
Elementos
básicos para redactar un documento
Antes de escribir cualquier documento
,
es important
e
enfocar adecuadamente el texto a
escribir, por ello se recomienda
respond
er
las siguientes preguntas:
¿Por qué quiero escribir este documento?
La respuesta debe establecer el
tema y
objetivo general de cada documento; ahí
estarán las razones que sustent
en su comunicación.
¿Qué quiero decir en él?
A partir del objetivo general, se deben establecer los objetivos
específicos, más
detallados, de cada documento; ahí estará de forma puntual lo
que se va a decir.
¿Para qué voy a elaborarlo?
Aquí se debe estab
lecer un punto intermedio entre sus objetivos, la posible solicitud
que
le hayan hecho y el público objetivo para determinar, más
claramente, las razones del
escrito. Esto determinará si se trata de un documento informativo
o de difusión, entre
otros.
¿Qu
ién será mi público objetivo, mis lectores?
Aquí es importante que vea quién o quiénes serán sus lectores.
Le ayudará saber

8
quiénes son, dónde están y qué pueden asimilar de lo que está
presentando.
¿Qué
interés tienen
mis lectores?
No todas las personas
tienen los mismos intereses. Algunas leerán el documento por
curiosidad, otras por escepticismo y otras porque necesitan
información para realizar
algún trámite u obtener algún apoyo.
Pensar en los posibles intereses de las personas ayuda a incluir
sólo la
información que
éstas necesitan.
¿Qué sucederá después con este documento?
Es importante que considere el destino último de su documento:
¿alguien elaborará un
trabajo a partir de él?, ¿se usará como referente?, ¿servirá para
una base de datos?
Esto tambi
én le ayudará a establecer criterios más razonados con los que
elaborar el
esc
rito.
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Conteste las preguntas anteriores antes de empezar a escribir.

Durante la escritura y
revisión de su documento le permitirá recordar a sus lectores en
todo momento.
A
l es
cribir su documento
se recomienda
ten
er
en cuenta lo siguiente
:
Procure no repetir palabras en un mismo párrafo.
Escriba alternando el uso de frases cortas con frases largas, para
dar más agilidad
al discurso.
Evite los lugares comunes y las palabras rebus
cadas, utilice un léxico variado pero
sencillo.
Procure no usar palabras vagas (cosa, hecho, algo) ni verbos que
sirven para todo
(hacer, ser, poner, decir, haber, tener). Trate de buscar la palabra
que exprese
certeramente el
mensaje que quiere transmitir
.
Evite la cacofonía (repetición de una misma letra o sílaba) y la
rima.

10
Limite el uso de expresiones como “sin embargo”, “por un lado”,
“a
demás”,
“asimismo”, “etcétera”.
De preferencia, no empiece ni termine dos párrafos seguidos con
la misma
palabra.
Des
arrolle en cada párrafo una idea.
Cuide la concordancia entre el sujeto y el verbo.
E
limine lo que no sea necesario o agreg
ue
o precise la información que ha escrito
para
darle mejor presentación.
Al terminar, lea su documento como si lo hubiera escrito al
guie
n más: sea su más
duro crítico.
Proporcionar referencias:
Es muy importante que al escribir un documento verifique a
detalle las fuentes de
información que consultó y, sobre todo, que las cite si la idea que
está escribiendo no
es suya. Si la cita es t
extual y breve, debe ir entre comillas. Si es extensa, debe
incluirse el texto citado tal cual, modificando las sangrías (los
márgenes) a ambos lados
del documento y poner la referencia claramente antes o después
de la cita, dentro del
texto. Si sólo está
usando la idea, mencione en el cuerpo del texto el nombre del
autor o
autores y el documento del que proviene la información. No citar
es plagiar.
Guía

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VI.
Tipos de
impresos
Usted puede comunicar su información a través de una amplia
variedad de formatos o
impre
sos, que pueden variar dependiendo de sus necesidades y
posibilidades. Además
de los documentos oficiales (cartas, oficios, notas, memos,
etcétera), puede emplear
para dar a conocer sus ideas muchas alternativas. Las más
comunes dentro de esta
Procuraduría
son las siguientes:
A.

12
Folletos
Impreso de 8 hasta 48 páginas. Se sugiere utilizarlos para brindar
información
abundante sobre un mismo tema desde diversos ángulos. Es el
caso de instructivos,
manuales, guías, etc.
El tiraje, el público objetivo y la extens
ión máxima de contenido recomendada se
determinan conforme al proyecto.
B.
Dípticos
Impreso por ambos lados, doblado en dos áreas. Se sugiere para
dar información breve
sobre un aspecto particular de algún tema.
El tiraje y el público objetivo se determina
n
c
onforme al proyecto. Extensión máxima
recomendada: 4,200 caracteres (con espacios).
C.
Trípticos
Impreso por ambos lados, doblado en tres áreas. Se sugiere para
dar información breve
sobre un aspecto particular de algún tema.
El tiraje y el público objetivo s
e determinan conforme al proyecto. Extensión máxima
recomendada: 5,500 caracteres (con espacios).
D.
Carteles
Impreso en formato grande para ser colocado en muros. Se
sugiere para dar
información muy puntual, de alto impacto y permanencia
prolongada (ideales
para
campañas, por ejemplo).
El tiraje y el público objetivo se determinan conforme al proyecto.
Extensión máxima

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recomendada: 200 caracteres (con espacios).
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Contenido
Página
I.
Introducción
................................
................................
................................
..
3
II.
Glosario
................................
................................
................................
14
........
4
III.
Objetivo
................................
................................
................................
........
4
IV.
Alcance
................................
................................
................................
........
4
V.
Elementos básicos para redactar un documento.
................................
........
5
VI.
Tipos de impresos
................................
................................
........................
7
VII.
Criterios generales
................................
................................
.......................
9
VIII.
Gramátic
a, ortografía y estructura
................................

15
..............................
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IX.
Bibliografía
................................
................................
................................
.
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I.
Introducción
En apoyo al compromiso de la nueva administración del
Presidente Felipe Calderón de
articular u

16
n gobierno que responda con resultados positivos a las demandas
de los
ciudadanos, se requiere que la administración pública tenga
transformaciones
dinámicas y profundas en la manera de gobernar y, por ende, en
la forma de comunicar
y rendir cuentas por pa
rte de los servidores públicos.
Entre las facultades de Profeco para cumplir con su misión se
encuentra la elaboración
de materiales de difusión que orienten e informen al consumidor
sobre sus derechos y
promuevan el consumo inteligente. La Coordinación Ge
neral de Educación y
Divulgación, a través de la Dirección General de Difusión (DGD),
se encarga de
elaborar y editar estos materiales, pero no es la única fuente de
información o
generadora de contenidos, aunque sí la única autorizada para la
elaboración
de
impresos.
Constantemente las áreas de Profeco necesitan impresos
diversos para apoyar sus
labores y divulgar entre la población información relacionada con
sus acciones. Para
facilitar y agilizar el apoyo que la DGD pueda brindarles se ha
elaborado esta
guía, en
la que se describen brevemente los puntos que deben
considerarse al elaborar un
documento, cuáles son los tipos de documentos que pueden ser
útiles para comunicar
determinados mensajes, los criterios editoriales que deben
seguirse al redactarlo y
los

17
errores más comunes que suelen cometerse al escribir, así como
la manera de
corregirlos.
La palabra es un instrumento poderoso, pues lo que decimos con
ella habla de nosotros
mismos, y mucho más cuando es escrita. De ahí la importancia de
que los docu
mentos
que elaboremos expresen nuestras ideas de una manera clara,
respetando las reglas
ortográficas y gramaticales de la lengua española para facilitar la
comprensión de los
lectores.
La intención de esta guía es ser una herramienta que facilite el
desem
peño de
las funciones y atribuciones del personal de Profeco,
particularmente para aquellos que
tienen la necesidad de comunicar, notificar, plasmar, solicitar,
instruir, prevenir,
sancionar, corregir y normar, entre otros, a través de algún escrito
como c
orreos
electrónicos, carteles, disposiciones normativas o de apoyo
administrativo y cualquier
otro documento dirigido a un ciudadano o servidor público.
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II.
Glosario
Locuciones
.
-
Grupo estable de dos o más palabras que funciona como una
unidad
léxica con sig
nificado propio. Usualmente se refiere a las frases latinas que se
emplean
en el español y que significan prácticamente lo mismo que en latín
(
locuciones
latinas
).
Léxico
.
-
Vocabulario, conjunto de las palabras de un idioma, o de las que
pertenecen al
uso
de una región, a una actividad determinada, a un campo
semántico dado, etc.
III.
Objetivo

19
Contar con un documento de consulta para que los escritos
emitidos por los servidores
públicos de Profeco sean ágiles y estén bien redactados, con el
fin de dar una mejor
imagen institucional. Buenos documentos tendrán un mayor
impacto comunicativo,
ahorrarán tiempo, evitarán desconfianza y reducirán costos
administrativos.
IV.
Alcance
El presente documento puede y debe ser utilizado por todos los
servidores públicos de
Profec
o para mejorar los escritos que emitan; sin embargo, no es de
carácter
obligatorio, toda vez que no limita la creatividad o el estilo
personal de los mismos.
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V.
Elementos
básicos para redactar un documento
Antes de escribir cualquier documento
,
es important
e
enfocar adecuadamente el texto a
escribir, por ello se recomienda
respond
er
las siguientes preguntas:
¿Por qué quiero escribir este documento?
La respuesta debe establecer el
tema y
objetivo general de cada documento; ahí
estarán las razones que sustent
en su comunicación.
¿Qué quiero decir en él?
A partir del objetivo general, se deben establecer los objetivos
específicos, más
detallados, de cada documento; ahí estará de forma puntual lo
que se va a decir.
¿Para qué voy a elaborarlo?
Aquí se debe estab
lecer un punto intermedio entre sus objetivos, la posible solicitud
que
le hayan hecho y el público objetivo para determinar, más
claramente, las razones del
escrito. Esto determinará si se trata de un documento informativo
o de difusión, entre
otros.
¿Qu
ién será mi público objetivo, mis lectores?

21
Aquí es importante que vea quién o quiénes serán sus lectores.
Le ayudará saber
quiénes son, dónde están y qué pueden asimilar de lo que está
presentando.
¿Qué
interés tienen
mis lectores?
No todas las personas
tienen los mismos intereses. Algunas leerán el documento por
curiosidad, otras por escepticismo y otras porque necesitan
información para realizar
algún trámite u obtener algún apoyo.
Pensar en los posibles intereses de las personas ayuda a incluir
sólo la
información que
éstas necesitan.
¿Qué sucederá después con este documento?
Es importante que considere el destino último de su documento:
¿alguien elaborará un
trabajo a partir de él?, ¿se usará como referente?, ¿servirá para
una base de datos?
Esto tambi
én le ayudará a establecer criterios más razonados con los que
elaborar el
esc
rito.
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Conteste las preguntas anteriores antes de empezar a escribir.

Durante la escritura y
revisión de su documento le permitirá recordar a sus lectores en
todo momento.
A
l es
cribir su documento
se recomienda
ten
er
en cuenta lo siguiente
:
Procure no repetir palabras en un mismo párrafo.
Escriba alternando el uso de frases cortas con frases largas, para
dar más agilidad
al discurso.
Evite los lugares comunes y las palabras rebus
cadas, utilice un léxico variado pero
sencillo.
Procure no usar palabras vagas (cosa, hecho, algo) ni verbos que
sirven para todo
(hacer, ser, poner, decir, haber, tener). Trate de buscar la palabra
que exprese
certeramente el
mensaje que quiere transmitir
.

23
Evite la cacofonía (repetición de una misma letra o sílaba) y la
rima.
Limite el uso de expresiones como “sin embargo”, “por un lado”,
“a
demás”,
“asimismo”, “etcétera”.
De preferencia, no empiece ni termine dos párrafos seguidos con
la misma
palabra.
Des
arrolle en cada párrafo una idea.
Cuide la concordancia entre el sujeto y el verbo.
E
limine lo que no sea necesario o agreg
ue
o precise la información que ha escrito
para
darle mejor presentación.
Al terminar, lea su documento como si lo hubiera escrito al
guie
n más: sea su más
duro crítico.
Proporcionar referencias:
Es muy importante que al escribir un documento verifique a
detalle las fuentes de
información que consultó y, sobre todo, que las cite si la idea que
está escribiendo no
es suya. Si la cita es t
extual y breve, debe ir entre comillas. Si es extensa, debe
incluirse el texto citado tal cual, modificando las sangrías (los
márgenes) a ambos lados
del documento y poner la referencia claramente antes o después
de la cita, dentro del
texto. Si sólo está
usando la idea, mencione en el cuerpo del texto el nombre del
autor o

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autores y el documento del que proviene la información. No citar
es plagiar.
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Acervo

VI.
Tipos de
impresos
Usted puede comunicar su información a través de una amplia
variedad de formatos o
impre
sos, que pueden variar dependiendo de sus necesidades y
posibilidades. Además
de los documentos oficiales (cartas, oficios, notas, memos,
etcétera), puede emplear
para dar a conocer sus ideas muchas alternativas. Las más
comunes dentro de esta

25
Procuraduría
son las siguientes:
A.
Folletos
Impreso de 8 hasta 48 páginas. Se sugiere utilizarlos para brindar
información
abundante sobre un mismo tema desde diversos ángulos. Es el
caso de instructivos,
manuales, guías, etc.
El tiraje, el público objetivo y la extens
ión máxima de contenido recomendada se
determinan conforme al proyecto.
B.
Dípticos
Impreso por ambos lados, doblado en dos áreas. Se sugiere para
dar información breve
sobre un aspecto particular de algún tema.
El tiraje y el público objetivo se determina
n
c
onforme al proyecto. Extensión máxima
recomendada: 4,200 caracteres (con espacios).
C.
Trípticos
Impreso por ambos lados, doblado en tres áreas. Se sugiere para
dar información breve
sobre un aspecto particular de algún tema.
El tiraje y el público objetivo s
e determinan conforme al proyecto. Extensión máxima
recomendada: 5,500 caracteres (con espacios).
D.
Carteles
Impreso en formato grande para ser colocado en muros. Se
sugiere para dar
información muy puntual, de alto impacto y permanencia
prolongada (ideales
para

26
campañas, por ejemplo).
El tiraje y el público objetivo se determinan conforme al proyecto.
Extensión máxima
recomendada: 200 caracteres (con espacios).

Las siete llaves de la escritura

El método de Janer consiste en siete llaves que el alumno debe ir aplicando sobre tu texto,
reescribiéndolo para dar con el idóneo resultado final. ¿Cuáles son las siete llaves que
aconseja seguir el periodista para mejorar en nuestra redacción? En palabras del autor del
método, son las siguientes:

1. Hacer una lectura del texto en clave de comunicación: a quién va dirigido, qué busca el
receptor, cuánto tiempo le va a dedicar, etc.

2. Revisar la estructura: ¿se trata de una descripción, una argumentación, una

enumeración…?

3. Corregir la sintaxis, estructurando las frases de manera coherente.

4. Hacer hincapié en los verbos. Janer se sorprende de lo mal que se utilizan los verbos en
español, y aconseja revisarlos detenidamente.

5. Regla de Ockham: si puedes decir una cosa con dos palabras, no la digas con cuatro.

6. Revisar la precisión de vocabulario: tecnicismos, sinónimos, conectores, etc.

7. Estilo personal: habría que revisar, finalmente, el propio estilo en el texto, para
homogeneizarlo.

¿Se puede aprender a escribir bien siguiendo estas siete claves, sin previos conocimientos,
por ejemplo, de gramática? Janer considera que sí. “Escribir forma parte de la capacidad
genética del hombre para la comunicación. Escribir es previo a la gramática”, afirma, y
pone como ejemplo que “uno puede portarse bien sin conocer las reglas morales”.
Considera, además, que “la gramática a pelo no sirve para nada”, y que ese es uno de los
principales problemas en España: se enseña gramática de modo teórico pero no se enseña a

27
aplicarla en una redacción. Janer ensalza el modelo anglosajón, donde primero se aprende a
escribir y luego viene la gramática.

Forma y contenido

Janer da por supuesto que la forma y el contenido son cosas distintas: forma es el
lenguaje y el contenido es lo que queremos comunicar. En base a este presupuesto, el
periodista cree que el objetivo a alcanzar es que el lenguaje sea invisible, en pos de que el
contenido brille y se entienda. Hay que ser claro, conciso, directo.

'No hay que centrarse en el lenguaje'“La primera función del lenguaje es comunicar; el
lenguaje comunica cuando transmite los contenidos”, afirma, concluyendo tajante que
“en el mundo profesional el lenguaje no importa, lo que importa son los contenidos”.

Así, el ideal sería la búsqueda de un “estilo neutro profesional comunicativo”. “En el

90% de nuestra vida cotidiana el lenguaje es neutro”, dice Janer, que considera que “no hay
que centrarse en el lenguaje”. Se trata de un estilo basal, primero.

“España es un país donde no hay grandes narradores, no se escribe bien de base”, dice
el periodista, que cree que “si no hay un estilo básico, el estilo narrativo-poético no llega.
Yo enseño la base con las siete llaves, la literatura es la fase siguiente”.

Escritura profesional y literatura

Para llegar a escribir con éxito en el mundo profesional la literatura no es de gran ayuda,
considera Janer. “Para escribir bien hay que leer. Sin embargo, el que lea y no aplique un
método seguirá escribiendo mal. Hay gente que lee mucho y escribe mal” dice el periodista,
para quien es falaz la creencia popular de que si lees mucho escribirás bien.

'El español cuando escribe bien escribe muy barroco'

Además, Janer apunta que hay que leer autores buenos. “Leer mucha traducción del inglés
no sirve de nada, las traducciones están mal hechas”, afirma, y prosigue diciendo que “la
mayoría de la literatura que se consume es de acción y no te fijas en el estilo, sino en la
trama. Si te fijas en el contenido no te fijas en el continente”, concluye el periodista,
subrayando de nuevo la idea de que forma y contenido son cosas diferentes.

Además, Janer opina que “el español cuando escribe bien escribe muy barroco”, y cree que
no hay grandes narradores en español que puedan ser un referente a la hora de alcanzar ese
estilo neutro del que él habla. Sí sirven, sin embargo, británicos como Graham Greene o,
en español aunque cubano, Leonardo Padura (Herejes), autor que Janer considera la
quintaesencia de la escritura. Menciona que hay escritores, como Pérez Reverte, que en su
faceta de articulistas escriben muy bien.

La escritura y el mundo empresarial

28
No es Miguel Janer el único que se ha preocupado de dar consejos para escribir mejor a
nivel profesional, lo que sin duda indica que es un problema muy extendido. David Ogilvy,
icónico hombre de negocios británicos y uno de los nombres más conocidos en el mundo
publicitario, envió en septiembre de 1982 una carta a todos los empleados de su agencia
titulada “Cómo escribir”. Según consideraba el afamado publicista, cuanto mejor escribes
más lejos llegas en Ogilvy & Mather. Además, la gente que piensa bien, escribe bien. Por
el contrario, la gente de mente confusa escribe notas confusas, cartas confusas y discursos
confusos.

Según opinaba Ogilvy, escribir bien no es un don natural, es algo que debe aprenderse. Sus
diez consejos principales aparecen, entre otras muchas cosas, en el libro The Unpublished
David Ogilvy: A Selection of His Writings from the Files of His Partners (The Ogilvy
Group, 1986). Aquí van:

1. Lee el libro sobre escritura de Roman y Raphaelson. Léelo tres veces.

2. Escribe como hablas. Naturalmente.

3. Usa palabras cortas, frases cortas y párrafos cortos.

4. No uses lenguaje especializado. Son marcas de un tonto pretencioso.

5. Nunca escribas más de dos páginas sobre nada.

6. Revisa las citas.

7. Nunca envíes una carta o una nota el día que la escribes. Léela en voz alta a la mañana
siguiente y, entonces, edítala.

8. Si es algo importante, dásela a un compañero para que la mejore.

9. Antes de enviar tu carta o tu informe, asegúrate de que está claro como el agua lo que
debe hacer el destinatario.

10. Si quieres ACCIÓN, no escribas. Ve y dile al tipo lo que quieres que haga.

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Características y reglas para la mejor
elaboración de un documento
administrativo

Una Administración que emite documentos fácilmente comprensibles está más cerca de sus
ciudadanos. (Ilustración tomada de Plain language Australia).

• La eficiencia de la actuación administrativa está

supeditada a la comunicación correcta
de su contenido.

Uno de los problemas más frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un documento
administrativo (DA) es la confusión en la estructura. Así, se confunde la diligencia
(Hago constar) con el certificado (Certifico); la nota interior con el oficio, o incluso con la
carta; el anuncio con el aviso; la solicitud con el recurso; la notificación con la
resolución, etcétera. Y es que es fundamental que el destinatario de un DA pueda
identificarlo rápidamente, a primera vista, sin necesidad de bucear en el texto hasta
averiguar qué le quieren decir.

Estructura básica

La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se distribuyen

ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenación se realiza mediante la
separación de párrafos. En general los textos administrativos presentan una estructura
básica, que se complica o desarrolla más o menos según la naturaleza del documento:

 Identificación del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).

 Motivación o justificación del acto.
 Parte dispositiva o resolución.
 Inclusión final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.

Este patrón estructural coincide, más o menos, con el esquema de la oración gramatical:
sujeto – verbo – predicado (Yo, alcalde [sujeto], dispongo [verbo] tal o cual cosa
[complemento 1] por determinadas razones [complemento 2]).

Fórmulas y modelos

En la elaboración del DA, por regla general, quienes redactan no

firman: redactor y emisor no coinciden en la misma persona.

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Esta circunstancia constriñe la libertad de expresión del redactor, que recurrirá a fórmulas
y modelos consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio requerirá la
aceptación del firmante.

El estilo administrativo viene determinado por fórmulas que inician, prolongan o

finalizan: casi todos los actos administrativos se expresan en documentos mediante
fórmulas. El abuso en el empleo de esas fórmulas puede considerarse como uno de los
defectos de estilo del lenguaje administrativo. La parte perversa de este aspecto es el
uso ciego del copia/pega, que dará lugar a verdaderos disparates.

En definitiva, la estructura vendrá determinada por el emisor (la Administración o el

ciudadano), la tipología (documentos resolutorios, informativos o de los ciudadanos) o
incluso el medio por el que se ponga a disposición del destinatario (electrónico o en papel).
Y todo conjugado con el principio de inteligibilidad (que el DA pueda ser entendido), lo
que exige, a su vez, un buen uso del español y una clara legibilidad (aspecto físico).

A continuación doy quince criterios para elaborar un documento administrativo:

1.
Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad corporativa
(símbolos, fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).

2.
Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje comprensible
(sencillo y directo) para los ciudadanos.

3.
Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen
cabida en el lenguaje administrativo.

4.
En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un título. Es un
recurso formal que facilita la comprensión del mensaje por su receptor. El título denomina
el tipo de acto que contiene (notificación, diligencia, nota interior, etcétera).

5.
Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitación
correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administración.

6.
En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se incluirán
instrucciones claras y concisas.

7.
El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la dirección postal

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completa, número de teléfono y correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse
en contacto.

8.
Se evitará el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atenderá a la
forma femenina de títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no marcados,
desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando no se alargue la frase hasta
hacer incomprensible el mensaje.

9.
Los documentos básicos de información deberán contar con versiones simplificadas para
personas con discapacidad intelectual o problemas de comprensión escrita.

10.
La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la denominación
completa. Se evitarán siempre las abreviaturas.

11.
En los formularios, los datos han de seguir un orden lógico y distinguiendo los espacios
destinados para que rellene el interesado.

12.
En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanización a la hora de disponer
los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar…, así como su posterior archivo.

13.
Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del texto, tales
como ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con márgenes y espacios
en blanco… Es decir, que hay que aprovechar aquellos recursos gráficos que nos ofrecen
los medios electrónicos e informáticos para el diseño de los impresos.

14.
Si el impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al destinatario
(para la Administración, para el interesado, para el banco, etcétera).

15.
El número de ejemplares se adecuará a las necesidades objetivas, por lo que se evitarán
tiradas excesivas y no justificadas.

Podría concluir con la afirmación de que la eficiencia de la actuación administrativa está

supeditada a la comunicación correcta de su contenido.

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