PROCEDIMIENTO Área de Responsabilidad:

TODAS
COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA
Versión: 002 Página: 1 de 5
PG-UCH-SIG-05
1. OBJETIVO:
Establecer, implementar y mantener mecanismos de comunicación, participación y
consulta con la organización y con las partes interesadas, sobre el SIG de IESA S.A.

2. ALCANCE:
Dirigido a las partes interesadas y personal que desempeña actividades en las áreas de
operación de IESA S.A. y de EL CLIENTE.

3. DEFINICIONES:
3.1 Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de
diferentes canales.
3.2 Comunicación Interna: Es la comunicación que se establece entre todos los
trabajadores de IESA S.A. dentro del alcance del SIG.
3.3 Comunicación Externa: Es la comunicación que se establece entre IESA S.A. y las
partes interesadas externas.
3.4 Consulta: Es un requerimiento de información o inquietud recepcionada por IESA S.A.
referida a temas de seguridad, salud en el trabajo y del ambiente, efectuada de las
partes interesadas, de una organización o un particular.
3.5 Emisor: Persona que enuncia el mensaje en un acto de comunicación.
3.6 Receptor: En un acto de comunicación, persona que recibe el mensaje.
3.7 Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo que tiene
interés o está afectado por el desempeño del SIG de una organización.
3.8 SIG: Sistema Integrado de Gestión de IESA S.A., el mismo que integra los sistemas de
gestión de seguridad, salud en el trabajo y del Ambiente.

4. RESPONSABILIDADES:
4.1 Representante de la Alta Dirección (RAD)
Promover el cumplimiento del siguiente procedimiento
4.2 Jefe de Seguridad y Medio Ambiente
Recepcionar las comunicaciones relacionadas al SIG de la parte interna o externa
4.3 Coordinador del SIG
Facilitar el resultado de las comunicaciones a las partes interesadas previa
autorización del RAD y/o Jefe de Seguridad y Medio Ambiente.
4.4 Facilitadora del SIG
Registro y seguimiento las comunicaciones internas y externas recepcionadas y
emitidas relacionadas al SIG
 PROCEDIMIENTO Área de Responsabilidad:
TODAS
COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA
Versión: 002 Página: 2 de 5
PG-UCH-SIG-05
4.5 Trabajadores
Participar en el cumplimiento del siguiente procedimiento

5. PROCEDIMIENTO:
5.1 Comunicación Interna
La comunicación de la Política, los objetivos y metas, resultados de auditorías,
reporte e investigación de incidentes y sus resultados, de las razones para los
exámenes de salud ocupacional, estadísticas de accidentes, campañas de salud, de
las inspecciones realizadas a las áreas de trabajo y demás temas relacionados al SIG
se realizan entre los diferentes niveles y funciones de la empresa, por medio de:
memorándum, cartas, carteles internos, correos electrónicos, llamadas telefónicas,
faxes, reuniones de reparto de guardia, cursos de inducción y capacitación, u otro
canal que se considere adecuado.
Así mismo el área de Servicio Social comunica a título personal sobre los resultados
de los informe médicos previos a la asignación de un puesto de trabajo y los relativos
a la evaluación de su salud.
La comunicación realizada por el Residente de Obra, los Jefes de Área y los
Supervisores hacia los trabajadores es registrada en el Formato PG-UCH-SIG-O4-F03
Registro de Asistencia, marcando el recuadro en blanco y anotando la palabra de
Comunicación.
Las comunicaciones internas realizadas entre las áreas de la obra o las otras sedes de
la empresa en temas que tengan relación con la Seguridad, salud en el Trabajo y del
Ambiente serán recepcionadas por el Área de Seguridad y Medio Ambiente, para que
luego se distribuya o comunique a las personas involucradas. Si estas comunicaciones
son recibidas en medio físico, serán registradas en el Formato PG-UCH-SIG-05-F01
Registro de Comunicación Interna por la Facilitadora SIG para su mejor control y
seguimiento de cumplimiento; en caso que se recibiera comunicaciones vía e-mail
estos serán registrados el correo Outlook de seguridadchacua@iesa.pe dentro de
Carpetas ”Comunicaciones internas” el control y seguimiento de estas
comunicaciones estará a cargo del la Facilitadora SIG.

5.2 Comunicación Externa

Toda comunicación externa relacionada al SIG, cualquiera sea el medio, será
recepcionada por el Jefe de Seguridad y Medio Ambiente, quien derivará al área
responsable para las acciones a tomar.
El registro de las acciones de recepción y respuesta del documento recibido por
medio físico se registrará en el Formato PG-UCH-SIG-05-F02 Registro de
Comunicaciones Externas, por la Facilitadora SIG.
 PROCEDIMIENTO Área de Responsabilidad:
TODAS
COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA
Versión: 002 Página: 3 de 5
PG-UCH-SIG-05
En caso de enviar o recepcionar comunicación vía e-mail con los interesados
externos, serán registrados el correo Outlook de seguridadchacua@iesa.pe dentro de
Carpetas ”Comunicaciones Externas” el control y seguimiento de estas
comunicaciones estará a cargo del la Facilitadora SIG.
La salida de respuesta de los documentos externos es realizada por intermedio del
Coordinador del SIG previa autorización del RAD y/o Jefe de Seguridad y Medio
Ambiente.
Las comunicaciones emitidas por medio físico serán registradas en el Formato PG-
UCH-SIG-05-F03 Registro de Comunicaciones Emitidas.
Así mismo IESA S.A. establece que los aspectos ambientales significativos
identificados no serán comunicados externamente debido a que la organización no
guarda relación directa con las comunidades, municipalidades, gobierno regional y
otros. En caso de que se produjera alguna comunicación será mediante un
intermediario que viene hacer EL CLIENTE.

5.3 Participación
El personal participa activamente mediante:
 La identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de
controles y en la elaboración del mapa de riesgos.
 La identificación de aspectos e impactos.
 La revisión de los Programas de Capacitación
 La investigación de Incidentes con o sin lesión personal, daños al equipo y/o
propiedad, e incidentes que afecten al ambiente a través del representante de los
trabajadores.
 El desarrollo y revisión de la política y objetivos y metas del SIG.
 Consulta cuando haya cualquier cambio que afecte a su seguridad y salud en el
trabajo.
 Las reuniones del Comité Paritario de SSTA.
 Las reuniones de Planeamiento, reuniones de coordinación, reparto de guardia.
 Elección de los Representantes de Trabajadores para el Comité Paritario de SSTA.
Además el personal participa en la implementación, mantenimiento y actualización
del SIG mediante sus sugerencias, reportes de actos y condiciones, incidentes,
identificación de peligros/aspectos y riesgos/impactos en sus labores, asistencia a las
capacitaciones, desarrollo de auditorías.
Las quejas y sugerencias formuladas por el personal son registradas en el Formato
PG-UCH-SIG-05-F04 Registro de Sugerencias y Queja, y depositadas en el “Buzón de
Sugerencias” ubicadas afuera de las oficinas administrativas, aquellas que resulten
 PROCEDIMIENTO Área de Responsabilidad:
TODAS
COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA
Versión: 002 Página: 4 de 5
PG-UCH-SIG-05
relevantes para el SIG se registran en Libro de Reporte Diario, la cual es
recepcionada por el Área de Seguridad y Medio Ambiente, luego es revisado para
derivar al área correspondiente.
Así también se tiene participación continua con las partes interesadas en los temas
de seguridad, salud en el trabajo y del ambiente, mediante reuniones de
investigación de incidentes y capacitaciones. La participación del personal es
registrada en el Formato PG-UCH-SIG-O4-F03 Registro de Asistencia, la cual tiene
como objetivo registrar los temas tratados y acuerdos tomados para las acciones
preventivas o correctivas a implementar.

5.4 Consulta
El cambio en los procedimientos, actividades, materiales y otros es consultado al
personal que está directamente vinculado, dichas consultas se realizan en las
reuniones del Comité Paritario de SSTA, reuniones de Planeamiento, reuniones de
coordinación, reparto de guardia.
Las consultas son registradas en el Formato PG-UCH-SIG-O4-F03 Registro de
Asistencia, marcando el recuadro en blanco y anotando consulta.

6. CONTROL DE REVISIONES:

Nº FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

00 14/03/2012 Revisión Inicial

Modificación de mecanismo de control y respuesta de las
01 10/07/2012
comunicaciones internas y externas

7. REGISTROS ASOCIADOS:
PG-UCH-SIG-05-F01 Registro de Comunicación Interna
PG-UCH-SIG-05-F02 Registro de Comunicación Externa
PG-UCH-SIG-05-F03 Registro de Comunicaciones Emitidas
PG-UCH-SIG-05-F04 Registro de Sugerencias y Quejas
PG-UCH-SIG-O4-F03 Registro de Asistencia

8. ANEXOS:
No Aplica
 PROCEDIMIENTO Área de Responsabilidad:
TODAS
COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA
Versión: 002 Página: 5 de 5
PG-UCH-SIG-05
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
D.S. N° 055-2010-EM, Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería
Ley 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo
OHSAS 18001:2007, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
ISO 14001:2004, Sistema de Gestión Ambiental

ELABORADO POR REVISADO POR: APROBADO POR:

Ing. Ana Maria Povis Zelaya Ing. Juan Ayosa Siancas Ing. Hubert Socola Negrón
FACILITADORA DEL SIG COORDINADOR DEL SIG RAD

Fecha: 06/07/2012 Fecha: 08/07/2012 Fecha: 10/07/2012