ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE POR PROYECTO DE OBRA

DE LA EMPRESA JBL INGENIERÍA SAS

EDWAR ANDRÉS LEÓN ÁLVAREZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMIAS Y ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BUCARAMANGA
2017

1
ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE POR PROYECTO DE OBRA
DE LA EMPRESA JBL INGENIERÍA SAS

EDWAR ANDRÉS LEÓN ÁLVAREZ

Trabajo de práctica empresarial para optar el título de Contador Público

Docente Asesor de la práctica

Mg. TERESA ALTAHONA QUIJANO

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMIAS Y ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BUCARAMANGA
2017

2
 TABLA DE CONTENIDO

SIGLAS ............................................................................................................... 8

INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 9

1. DISEÑO DE LA ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE POR

PROYECTO DE OBRA DE LA EMPRESA JBL INGENIERÍA SAS ....................... 10

1.1 RESEÑA HISTORICA.............................................................................. 10

1.2 MISIÓN .................................................................................................... 11

1.3 VISIÓN .................................................................................................... 11

1.4 ORGANIGRAMA ..................................................................................... 12

1.5 División ASIGNADA PARA LA PRÁCTICA .............................................. 12

1.6 MAPA DE PROCESOS ........................................................................... 13

1.7 OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 14

1.8 OBJETIVO ESPECÍFICOS. ..................................................................... 14

2 PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS

CLASIFICADOS POR OBRA ................................................................................ 15

2.1 CREACION DE BASE DE DATOS .......................................................... 15

2.2 CREACIÓN CENTROS DE COSTOS EN SOFTWARE CONTABLE ....... 19

2.3 CREACION SUCURSALES EN EL PORTAL ASOPAGOS ..................... 21

2.4 FORMATO DE CONTROL DE GASTOS POR OBRA ............................. 22

3. TRATAMIENTO CONTABLE EN LOS INGRESOS COSTOS Y GASTOS DE

UNA OBRA DE INGENIERÍA CIVIL ...................................................................... 24

3.1 INGRESOS .............................................................................................. 24

3.1.1 ¿QUÉ ES UN INGRESO?. ................................................................ 24

3.1.2 TIPOS DE INGRESOS. ..................................................................... 25

3
 3.1.3 INGRESOS JBL INGENIERÍA S.A.S.. ............................................... 25

3.1.4 ¿QUÉ ES EL IVA?. ........................................................................... 26

3.1.5 IVA SOBRE A.I.U. . .......................................................................... 27

3.1.6 TRATAMIENTO DEL IVA EN FACTURACIÓN AIU. .......................... 28

3.1.7 RETENCIÓN EN LA FUENTE CONTRATO DE OBRAS. .................. 30

3.2 GASTOS.................................................................................................. 36

3.2.1 ¿QUÉ SON LOS GASTOS?.............................................................. 36

3.2.2 TIPOS DE GASTOS.......................................................................... 36

3.2.3 TRATAMIENTO CONTABLE DE GASTOS EN LA EMPRESA JBL

INGENIERÍA SAS .......................................................................................... 37

3.3 COSTOS ................................................................................................. 41

3.3.1 ¿QUÉ SON LOS COSTOS?. ........................................................... 41

3.3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS.. ............................................... 42

3.3.3 COSTOS EN LA EMPRESA JBL INGENIERÍA S.A.S.. ..................... 44

3.3.4 IVA DESCONTABLE ........................................................................ 44

3.3.5 TRATAMIENTO Y REGISTRO CONTABLE DE COSTOS. ............... 47

4. INFORME POR CENTROS DE COSTOS ...................................................... 50

4.1 INFORME CENTRO DE COSTOS OBRA DUITAMA .............................. 50

4.2 CONCLUSIONES DEL INFORME DEL CENTRO DE COSTOS: ............ 54

5. CONCLUSIONES .......................................................................................... 55

6. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................. 56

4
 TABLAS

Tabla 1: Base de datos JBL ingeniería S.A.S ....................................................... 16

Tabla 2: Empleados JBL Ingeniería S.A.S separado por obras ............................ 18
Tabla 3: Retención en la fuente año 2017 ............................................................ 32
Tabla 4: Continuación retención en la fuente año 2017 ........................................ 33
Tabla 5: Continuación retención en la fuente año 2017 ........................................ 34

5
 GRÁFICA

Grafica 1: Logo empresa JBL Ingeniería S.A.S..................................................... 10

Grafica 2: Organigrama empresa JBL Ingeniería S.A.S ........................................ 12
Grafica 3: Proceso departamento contable después de inicio obra....................... 13

6
 FIGURAS

Figura 1: Creación centro de costos ..................................................................... 20

Figura 2: Creación sucursales portal asopagos .................................................... 21
Figura 3: Plantilla control de gastos por obra ........................................................ 23
Figura 4: Comparación de Facturación ................................................................. 29
Figura 5: Factura 159 JBL Ingeniera S.A.S ........................................................... 30
Figura 6: Proceso de Contabilizar un Ingreso ....................................................... 35
Figura 7: Contabilización nomina obra duitama .................................................... 38
Figura 8: Contabilización provisiones de nómina obra sogamoso ......................... 39
Figura 9: Causación parafiscales o seguridad social obra sogamoso ................... 40
Figura 10: Gasto administrativo ............................................................................ 41
Figura 11: Creación cuenta contable .................................................................... 46
Figura 12: Creación cuenta IVA mayor valor......................................................... 47
Figura 13: Costo de la obra en duitama ................................................................ 48
Figura 14: Costo de la obra en sogamoso ............................................................ 49
Figura 15: Informe por centro de costo de la obra en duitama .............................. 51

7
 SIGLAS

A.I.U: Administración, Imprevisto, Utilidad.

A.R.L: Administradora de Riesgos Laborales.
C.C: Centro de Costos.
C.I.I.U: Clasificación Industrial Internacional Uniforme.
DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
E.T: Estatuto Tributario.
FOSYGA: Fondo de Solidaridad y Garantía.
IVA: Impuesto al Valor Agregado.
NIC: Normas Internacionales de Contabilidad.
NIT: Número de identificación Tributaria.
NIIF: Norma Internacional de Información Financiera, es la equivalencia en español
a la sigla IFRS.
P.U.C: Plan Único de Cuentas.
RUAF: Sistema De Información Que Contiene El Registro De Los Afiliados Al
Sistema Integral De Seguridad Social.
RUT: Registro Único Tributario.

8
 INTRODUCCIÓN

La empresa JBL Ingeniería S.A.S en el año 2015 tiene en proceso 3 obras de

ingeniería civil en el departamento de Boyacá, los informes contables al cierre del
2015 generaron utilidad; sin embargo el manejo contable que se venía realizando
no lograba identificar cuál de los 3 proyectos obtuvo dicha utilidad.

En este documento se da a conocer la estructuración y organización del proceso

contable de la empresa JBL Ingeniería SAS por cada proyecto que se viene
realizando, separando los ingresos, gastos y costos mensualmente que se asumen
con el avance de las obras.

Dicho proceso permite obtener un control mensual y real que identifica entre otras
cosas los sobrecostos de cada obra, así la gerencia y el área de producción junto
a su grupo de trabajo tomar decisiones en tiempo oportuno, que puedan ayudar a
obtener el mayor porcentaje de rentabilidad al finalizar el proyecto.

9
 1. DISEÑO DE LA ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE POR
PROYECTO DE OBRA DE LA EMPRESA JBL INGENIERÍA SAS

1.1 RESEÑA HISTORICA

La firma inició como persona natural a nombre del señor JAIRO BUSTOS
LEÓN, con más de 40 años de experiencia en el campo de contratación de
obras viales, ha prestado sus servicios a empresas a nivel nacional como
MINCIVIL S.A., CONSORCIO SAN SIMON, CONSORCIOS CAMPAMENTO
HIDROSOGAMOSO, CONINSA RAMON H, P&P LIMITADA, ISAGEN S.A. E
S P y otros.

Con el transcurso del tiempo y para tener mayor contratación decidió formar
una empresa de servicios de obras de Ingeniería Civil, dirigida por
especialistas en construcción de vías, con gran experiencia en el diseño,
construcción, mantenimiento e inspección de vías primarias, segundarias y
tercer orden.

Ha participado como como contratista activamente en el sector de la

construcción de vías de Colombia, convirtiéndose así en una compañía con la
suficiente experiencia y confiabilidad para desarrollar y llevar a buen término
los proyectos que les sean entregados.

Grafica 1: Logo empresa JBL Ingeniería S.A.S

Fuente: JBL Ingeniería SAS

10
1.2 MISIÓN

Somos una organización con más de 40 años de experiencia en el sector de

la construcción dedicados al desarrollo de la infraestructura física. Los
servicios ofrecidos se desarrollan con productos de alta calidad,
responsabilidad y cumplimiento, siguiendo las normas técnicas y de ingeniería
que exigen los proyectos que se ejecutan, a través del aprovechamiento de
nuestro talento humano y nuestros recursos operativos y financieros,
buscando satisfacer las necesidades de nuestros clientes y cumpliendo el
desarrollo y finalización de las obras en el tiempo estipulado, para esto nuestro
compromiso es trabajar con seguridad y a tiempo.

1.3 VISIÓN

Somos una empresa constructora dedicada al desarrollo de la infraestructura

física consolidada en Colombia, hacemos parte del grupo empresarial Mincivil
S.A. y pretendemos establecernos en el año 2025 como uno de las empresas
más importantes de construcción de ingeniería civil en el territorio nacional,
caracterizándonos por nuestra calidad, responsabilidad y cumplimiento.

De este modo garantizando la satisfacción de nuestros clientes trabajando con

seguridad y a tiempo.

11
1.4 ORGANIGRAMA

Grafica 2: Organigrama empresa JBL Ingeniería S.A.S

Fuente: Elaboración propia

1.5 División ASIGNADA PARA LA PRÁCTICA

La práctica empresarial con la empresa JBL INGENIERIA SAS se desarrolló
en el área de contabilidad, en el cargo de auxiliar contable, bajo la supervisión
de la contadora Lina María Espinosa, cumpliendo con las siguientes funciones:

1. Afiliaciones a los fondos de pensiones, salud, ARL, pensión del

personal de la empresa en obra y administrativos.
2. Control de cajas o dinero enviado el personal en obra.
3. Contabilizar los costos, gastos e ingresos de cada uno de las obras.
4. Cálculo de la nómina mensual por cada obra y personal administrativo.
5. Contabilizar provisiones mensuales de obra.

12
 6. Cálculo y preparación de planillas de seguridad social (Pila).
7. Conciliaciones Bancarias.
8. Manejo de caja menor

El presente documento se enfoca en la organización y cálculos contables de

los ingresos, gastos y costos de cada obra separándolos por centros de
costos.

1.6 MAPA DE PROCESOS

Grafica 3: Proceso departamento contable después de inicio obra

Elaboracion de la Nomina y Calculo y pago de la

Elaboracion Base de datos provisiones de por cada una Seguridad Social dividido
dividida por cada proyecto de los proyectos en Proceso por cada Obra

Contabilizacion de Ingresos, Informe mensual de Gastos

Control de Cajas Menores y Gastos y Costos de Obra Y costos dividios por cada
Gastos de cada Obra proyecto
Dividos por cada proyecto

Fuente: Elaboración propia

13
1.7 OBJETIVO GENERAL

Estructurar el proceso contable de la empresa JBL Ingeniería SAS en los

ingresos, gastos y costos con el fin de poder calcular los resultados por centros
de costos para cada obra.

1.8 OBJETIVO ESPECÍFICOS.

 Describir el proceso de organización de ingresos, costos y gastos en

una obra de Ingeniería Civil.
 Presentar el tratamiento contable que se debe realizar en los ingresos
costos y gastos de una obra de Ingeniería Civil.
 Obtener del software contable un informe mensual que permita
cuantificar los ingresos versus los gastos de cada una de las obras.

14
2 PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS
CLASIFICADOS POR OBRA

2.1 CREACION DE BASE DE DATOS

Uno de los primeros pasos para el proceso de organización de la empresa JBL

Ingeniería SAS fue crear una base de datos de todo el personal de la entidad,
separando los cargos administrativos y los de producción.

Esta base de datos permite identificar cada empleado por cada proyecto de
obra, reconoce los cargos administrativos de la empresa, así mismo las
condiciones salariales de cada empleado.

En el proceso contable permite separar los ingresos, gastos y costos de cada

obra como salarios, provisiones, prestaciones sociales y suministros de
materiales.

En el campo Localidad se debe identificar en que proyecto u obra se

encuentra el empleado laborando, además separar los cargos administrativos
que no pertenecen a ninguna obra, de igual manera parar los empleados de
cada obra por Hoja de Excel.

En la siguiente tabla se identifican algunos de los empleados de la empresa

JBL Ingeniería S.A.S, están divididos por hojas de Excel al proyecto donde
está laborando.

15
Tabla 1: Base de datos JBL ingeniería S.A.S

Fuente: Empresa JBL Ingeniería SAS

En la siguiente tabla se identifican algunos de los empleados de la empresa

JBL Ingeniería S.A.S, en el campo localidad se debe indicar la obra o proyecto
donde está laborando.

16
17
Tabla 2: Empleados JBL Ingeniería S.A.S separado por obras

Fuente: Empresa JBL Ingeniería S.A.S

18
2.2 CREACIÓN CENTROS DE COSTOS EN SOFTWARE CONTABLE

En la empresa JBL Ingeniería SAS en el año 2015 el proceso contable no

manejaba centros de costos por obras; para el año 2016 se crean de acuerdo
a las obras que se llevaban en proceso y en el caso de iniciar un nuevo
proyecto u obra se crea un nuevo centro de costo conservando un consecutivo.

Los centros de costos permiten en el software contable clasificar y distribuir

los ingresos, los gastos como salarios, provisiones, parafiscales, los costos
como las compras de suministros para cada obra con el fin de determinar los
movimientos contable dividido por cada obra.

En el caso de cargos administrativos que no pertenecen a ninguna obra se

clasificaran en un centro de costo aparte llamado administrativos.

En el software contable World Office para crear un centro de costo se debe

seguir el siguiente proceso:

Menú principal / Asistentes de Configuración / Configuración Inicial / se

verifican los datos de la empresa se avanza hasta la opción ¿Maneja Centros
de Costos?, a esa pregunta debemos responderle que SI para poder crear los
centros de costos.

En esa pantalla se pueden crean los centros de costos que se necesiten, en

la empresa JBL se dividió de la siguiente forma:

CC Duitama: Obra que se viene realizando en el departamento de Boyacá en

el municipio de Duitama (Recuperación Malla Vial).

19
CC Sogamoso: Obra que se viene realizando en el departamento de Boyacá
en el municipio de Sogamoso (Hechura de Puente).

CC Administrativos: Empleados que no hacen parte de ninguna obra

ejemplo, Tesorera, Administradora, Auxiliar de Cartera, Auxiliar Contable,
Contadora, Revisora Fiscal entre otros.

Figura 1: Creación centro de costos

Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S

20
2.3 CREACION SUCURSALES EN EL PORTAL ASOPAGOS

La creación de centros de costos para los pagos de la planilla PILA (seguridad

social) permite separar los gastos de ARL, Pensión, Salud, CCF de cada obra
y conocer el valor mensual y exacto por todos los trabajadores que pertenecen
a un proyecto u obra.

En el portal asopagos los centros de costos se denominan sucursales que

deberán ser los mismos que se crearon en el software contable, en cada
sucursal se deben incluir y liquidar mensualmente los empleados que están
trabajando para cada obra.

El proceso de creación de una sucursal o centro de costo se realiza de la

siguiente manera: ir al menú principal Administración / Crear Sucursal / Se
debe indicar el nombre que identifica la obra.

Figura 2: Creación sucursales portal Asopagos

Fuente: Portal Asopagos JBL Ingeniería S.A.S

21
2.4 FORMATO DE CONTROL DE GASTOS POR OBRA

En la empresa JBL el Ingeniero residente es el encargado de realizar las

compras y pedidos de suministros, materiales, dotación y todo lo referente con
los gastos de las obras.

Mensualmente se reportan los gastos de obra, para ello el ingeniero residente

envía la relación de las compras con los respectivos soportes legales (facturas)
indicando la obra que debía asumir el gasto, con el fin de que al momento de
contabilizar se carga o se asigna el respectivo gasto a la obra correspondiente.

Se utiliza la siguiente plantilla, en el campo centro de costo se indica el nombre

de la obra, si el gasto no pertenece a ninguna obra se asigna como un gasto
administrativo.

22
Figura 3: Plantilla control de gastos por obra

Fuente: JBL Ingeniería S.A.S.

23
 3. TRATAMIENTO CONTABLE EN LOS INGRESOS COSTOS Y
GASTOS DE UNA OBRA DE INGENIERÍA CIVIL

3.1 INGRESOS

3.1.1 ¿Qué es un ingreso?. agrupa las cuentas que representan los

beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el
desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio
determinado.

Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y

en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no
recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su
pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.

Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte

que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben
ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión, tasa de
cambio o UPAC (hoy UVR) aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo
con el origen de la operación que los genera.

En el caso de la empresa JBL Ingeniería S.A.S la cuenta a utilizar para los

ingresos es la 4130 la cual registra el valor de los ingresos obtenidos por el
ente económico en las actividades de construcción y enajenación de bienes
raíces durante el ejercicio.

24
3.1.2 Tipos de ingresos. los ingresos se clasifican en operacionales y no
operacionales.

Operacionales: comprende los valores recibidos y/o causados como

resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social
mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos,
participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera,
siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente
económico.

No Operacionales: comprende los ingresos provenientes de transacciones

diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente
económico e incluye entre otros, los ítem relacionados con operaciones de
carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos,
servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipo e
inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones
de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

3.1.3 Ingresos JBL ingeniería S.A.S. se obtienen de 2 obras que se están

ejecutando en el departamento de Boyacá y ocasionalmente se obtienen
ingresos por alquiler de maquinaria.

Cada ingreso se debe contabilizar en un centro de costo diferente que se

deben crear con anterioridad

CC Duitama: Obra que se viene realizando en el departamento de Boyacá en

el municipio de Duitama (Recuperación Malla Vial).

25
CC Sogamoso: Obra que se viene realizando en el departamento de Boyacá
en el municipio de Sogamoso (Hechura de Puente).

CC Administrativos: Empleados que no hacen parte de ninguna obra

ejemplo, Tesorera, Administradora, Auxiliar de Cartera, Auxiliar Contable,
Contadora, Revisora Fiscal entre otros.

Para el proceso de realizar la factura se debe tener en cuenta lo dispuesto en

el Artículo 11 del Decreto 1794 del Estatuto Tributario.

3.1.4 ¿Qué es el IVA?. según la Dian el impuesto sobre las ventas,

comúnmente denominado impuesto al valor agregado IVA, es un gravamen
que recae sobre el consumo de bienes y servicios. En Colombia se aplica en
las diferentes etapas del ciclo económico de la producción, importación y
distribución.

Fiscalmente el concepto de valor agregado, como su denominación lo indica,

corresponde a la diferencia entre el valor pagado por los bienes y servicios
gravados adquiridos y el valor que al momento de la venta o prestación del
servicio gravado se adiciona, de tal manera que el impuesto a las ventas se
causa únicamente sobre el mayor valor adicionado en la nueva operación,
pero el impuesto pagado al adquirirlos se trata como descontable.

Para la aplicación del impuesto sobre las ventas, los bienes y los servicios se
clasifican en gravados, excluidos y exentos.

26
3.1.5 IVA sobre A.I.U. el AIU son las siglas correspondientes a
Administración, Imprevistos y Utilidad que se utiliza en algunos contratos
especialmente en lo que tiene que ver con ingeniería civil y arquitectura, se
utiliza para la determinación del Impuesto sobre las Ventas en los servicios y
por los conceptos que específicamente haya determinado la ley.

El AIU debe ser estipulado en el contrato de construcción o de obra civil donde

claramente se especifican los rubros para cada concepto.

Se busca con esta figura reconocer los costos o gastos de ejecución indirectos
de un proyecto (administración), y hacer las reservaciones necesarias para
cubrir los posibles imprevistos que genere el desarrollo del proyecto que
busque cubrir los riesgos inherentes a la obra, y que se determinan según la
naturaleza de la obra o proyecto a ejecutar.

El AIU es de amplia utilización en el sector público pero también vigente en el

sector privado, tiene una gran ventaja que es su tratamiento tributario, puesto
que la base gravable sobre la que se imponen algunos tributos no se aplica
sobre el total del valor del contrato sino sobre el AIU; Esto permite al contratista
dejar de preocuparse por soportar algunos costos, puesto que para efectos de
impuestos no siempre se considera como ingreso la totalidad del contrato, por
lo que no se hace necesario reparar sobre erogaciones que fueron
directamente incluidos en el costo de la obra y que no hacen parte del AIU.

No existe una tarifa general que represente el AIU sino que cada contrato se
puede negociar según la naturaleza del mismo, de manera tal que el AIU
puede ser del 10% o del 20% del total del contrato según convengan las partes
dentro de su principio de autonomía contractual.

27
A su vez el artículo 11 del Decreto 1794 dispone la siguiente reglamentación:
“Base gravable en contratos en los cuales no se haya expresado cláusula AIU.
En la prestación de los servicios expresamente señalados en los artículos 462-
1 y 468-3 numeral 4° del Estatuto Tributario, en los que no se hubiere
establecido la cláusula AIU, o ésta fuere inferior al 10%, la base gravable sobre
la cual se liquida el impuesto sobre las ventas será igual al 10% del valor total
del contrato o el 10% del valor total de la remuneración percibida por la
prestación del servicio, cuando no exista contrato”.

3.1.6 Tratamiento del IVA en facturación AIU. en el artículo 3 del Decreto

1372 de 1992: IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS EN LOS CONTRATOS DE
CONSTRUCCION DE BIEN INMUEBLE.

“En los contratos de construcción de bienes inmuebles el impuesto sobre las

ventas se genera sobre la parte de los ingresos correspondientes a los
honorarios obtenidos por el constructor; Cuando no se pacten honorarios el
impuesto se causará sobre la remuneración del servicio que corresponda a la
utilidad del constructor. Para estos efectos, en el respectivo contrato se
señalará la parte correspondiente a los honorarios o utilidad, la cual en ningún
caso podrá ser inferior a la que comercialmente corresponda a contratos
iguales o similares”

En estos eventos, el responsable sólo podrá solicitar impuestos descontables

por los gastos directamente relacionados con los honorarios percibidos o la
utilidad obtenida, que constituyeron la base gravable del impuesto; en
consecuencia, en ningún caso dará derecho a descuento el impuesto sobre
las ventas cancelado por los costos y gastos necesarios para la construcción
del bien inmueble

28
Figura 4: Comparación de Facturación

Fuente: Elaboración Propia

Como se puede observar en la imagen el valor del Impuestos sobre las Ventas
(IVA), es considerablemente inferior a la facturación de las empresas que no
se acogen al Decreto 1372 de 1992 del Estatuto Tributario,

Acogiéndose a la norma el valor del IVA se determina sobre la base de la

Utilidad y no sobre el subtotal de la factura así:

IVA= Utilidad: 516.104 * 19%(% IVA) = 98.060

29
Figura 5: Factura 159 JBL Ingeniera S.A.S

Fuente: Archivo empresa JBL Ingeniería SAS

3.1.7 Retención en la fuente contrato de obras. respecto a la retención en

la fuente por impuesto sobre la renta, es necesario mencionar lo que se señaló
en el Oficio de la DIAN No. 012420 del 2006 en el literal b:

30
b) Retención en la fuente En cuanto a la tarifa de retención en la fuente por
impuesto sobre la renta en un contrato de obra pública, se le transcriben
apartes del Concepto No. 073092 de marzo 2 de 1998.

“Tratándose de contratos de obra pública, el numeral 1 del artículo 32 de la

Ley 80 de 1993 dice: “Son contratos de obras los que celebren las entidades
estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y en general, para
la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles,
cualquiera sea la modalidad de ejecución y pago”.

Las obras que puedan removerse o retirarse fácilmente sin detrimento del
inmueble, no constituyen contratos de obra.

En este evento la retención en la fuente será del uno por ciento (1%) aplicable
al valor total del pago o abono en cuenta de conformidad con lo dispuesto en
el artículo 8 del Decreto 2509 de 1985.

Es de aclarar que el oficio antes mencionado se remite a lo establecido en el

artículo 8 del Decreto 2509 de 1985 que modificaba el inciso segundo del
artículo 5 del Decreto 1512 del mismo año, y que ordenaba la retención en la
fuente del 1% en los contratos de construcción; pero, posteriormente se
modificó nuevamente con el artículo 2 del Decreto 2418 del 2013, para
instituir la retención en la fuente del 2% para dichos contratos.

Artículo 2 Del Decreto 2418 del 2013: “Cuando el pago o abono en cuenta
corresponda a contratos de construcción o urbanización, la retención prevista
en este artículo será del dos por ciento (2.0%).

31
Tabla 3: Retención en la fuente año 2017
BASE
CONCEPTO BASE UVT TARIFA
PESOS
Enajenación de activos fijos donde el vendedor sea una persona
No aplica 100% 1%
natural no agente de retención
Adquisición de Bienes Raíces para uso diferente a vivienda de
>= $
habitación (cuando el vendedor sea una persona jurídica, >= 27 2,50%
860.000
sociedad de hecho o persona natural considerado agente
Adquisición de Bienes Raíces para vivienda de habitación por Hasta Hasta $
1%
las primeras 20.000 UVT 20.000 637.180.000
Adquisición de Bienes Raíces para vivienda de habitación sobre
Desde $
el exceso de las primeras 20.000 UVT (Las primeras 20.000 + de 20.000 2,50%
637.180.001
UVT estarán sujetas a tarifa del 1%)

Adquisición de vehículos No aplica 100% 1%

Arrendamiento de bienes muebles No aplica 100% 4%

>= $
Arrendamiento de bienes raíces para obligados a declarar renta >= 27 3,50%
860.000

>= $
Arrendamiento de bienes raíces para no obligados a declarar >= 27 3,50%
860.000

>$
Compra de café pergamino o cereza > 160 0,50%
5.097.000

Compra de productos agrícolas o pecuarios sin procesamiento >$

> 92 1,50%
industrial 2.931.000

Compra de combustible y derivados del petróleo No aplica 100% 0,10%

Consultoría en obras públicas No aplica 100% 2%

Fuente: Gerencie.com

32
Tabla 4: Continuación retención en la fuente año 2017

Contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de

No aplica 100% 6%
infraestructura y edificaciones a favor de declarantes de renta

Contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de

infraestructura y edificaciones a favor de personas naturales o No aplica 100% 6% / 10%
de consorcios y uniones temporales cuyos miembros sean

Contratos de construcción y urbanización No aplica 100% 2%

Diseño de páginas web y consultoría en programas de

No aplica 100% 3,50%
informática a declarantes de renta

Honorarios y comisiones (Cuando el beneficiario del pago sea

una persona natural; será del 11% Para contratos que se No aplica 100% 10% / 11%
firmen en el año gravable o que la suma de los ingresos con el
Honorarios y comisiones (Cuando el beneficiario del pago sea
No aplica 100% 11%
una persona jurídica o asimilada)

Ingresos provenientes de operaciones realizadas a través de

No aplica 100% 2,50%
instrumentos financieros y derivados

Intereses originados en operaciones activas de crédito u

No aplica 100% 2,50%
operaciones de mutuo comercial

>$
Loterías, Rifas, Apuestas y similares > 48 20%
1.529.000

Otros ingresos tributarios para obligados a declarar >= $

>= 27 2,50%
renta (Incluye el concepto “Compras”) 860.000

Otros ingresos tributarios para no obligados a declarar >= $

>= 27 3,50%
renta (Incluye el concepto “Compras”) 860.000

Pago al exterior por arrendamiento de maquinaria para

No aplica 100% 2%
construcción, reparación y mantenimiento de obras civiles

Por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas >= $

>= 27 4%
naturales obligadas a declarar renta 860.000

Por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas >= $

>= 27 3,50%
naturales no obligadas a declarar renta 860.000

Rendimientos Financieros Provenientes de títulos de renta fija No aplica 100% 4%

Retención en colocación independiente de juegos de suerte y

>5 > $ 159.000 3%
azar

Fuente: Gerencie.com

33
Tabla 5: Continuación retención en la fuente año 2017

Salarios: Indemnizaciones derivadas de una relación laboral,

N/A 100% 20%
legal o reglamentaria superiores a 20.000 UVT

Servicios de aseo y vigilancia (la base será el 100% del A.I.U. >= $
>= 4 2%
siempre que sea mayor o igual a 4 UVT) 127.000

Servicios de hoteles, restaurantes y hospedajes para >= $

>= 4 3,50%
declarantes y no declarantes de renta 127.000

>= $
Servicios de transporte nacional de carga >= 4 1%
127.000

Servicios de transporte nacional de pasajeros (terrestre) para >= $

>= 27 3,50%
declarantes y no declarantes de renta 860.000

Servicios en general para personas jurídicas, asimiladas y >= $

>= 4 4%
personas naturales obligadas a declarar renta 127.000

Servicios en general para personas naturales no obligadas a >= $

>= 4 6%
declarar renta 127.000

Servicios temporales de empleo (la base será el 100% del >= $

>= 4 1%
A.I.U. siempre que sea mayor o igual a 4 UVT) 127.000

Servicios de sísmica para el sector de hidrocarburos en favor de

No aplica 100% 6%
personas obligadas a declarar renta

Fuente: Gerencie.com

3.1.8 Procesos de registro en software contable. los ingresos se

contabilizan en la cuenta contable 413010 Construcción de edificios y obras
de ingeniería civil, a esa cuenta se le deben crear unas subcuentas para la
distribución del AIU así:

41301001: Administración
41301002: Imprevisto
41301003: Utilidad
La cuenta para utilizar en la parte del IVA Generado es la 24080110 IVA
Generado sobre AIU.

34
Siguiendo estos pasó el proceso para contabilizar la factura 159 de la empresa
JBL ingeniería SAS en el software contable queda así:

Figura 6: Proceso de Contabilizar un Ingreso

Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería S.A.S

35
3.2 GASTOS

3.2.1 ¿Qué son los gastos?. agrupa las cuentas que representan los cargos
operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del
giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado.

Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del

estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende
causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya
hecho efectivo el pago.

La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del

exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios. Así,
incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores,
cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus
instalaciones, etc. Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la
empresa lleva de la mano una disminución del patrimonio empresarial.

3.2.2 Tipos de gastos. son todas las disminuciones brutas

del patrimonio originadas en el desarrollo del objeto social del ente distintas de
la distribución de utilidades a los propietarios. Los gastos operacionales tienen
relación directa con el giro ordinario de los negocios.

Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el

desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la
base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio,
directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la
dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el
desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo

36
básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal
y administrativa.

Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de administración, por

conceptos tales como honorarios, impuestos, arrendamientos y alquileres,
contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios y provisiones etc.

Los gastos operacionales en ventas: Comprende los gastos ocasionados en

el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran, sobre
la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el
ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas encaminada a la
dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el
desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo
básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo,
comercialización, promoción, publicidad y ventas.

Los gastos no operacionales comprenden las sumas pagadas y/o causadas

por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social
del ente económico. Se incorporan conceptos tales como: financieros,
pérdidas en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.

3.2.3 Tratamiento contable de gastos. en la empresa JBL ingeniería SAS

se contabilizan como gastos:
 Salarios de los empleados de cada obra.
 Salario del personal administrativo que no pertenece a ninguna obra
(contadora, Administradora, Auxiliares administrativos y contables).
 Cálculos de parafiscales de cada empleado dividido por obra.
 Calculo de prestaciones sociales y provisiones de nómina de cada
empleado dividido por obra.

37
  Gastos de papelería, elementos de aseo, cafetería y demás gastos que
no tienen relación directa con las obras en ejecución.

El IVA que se paga en las diferentes entidades de los gastos que no tienen
relación alguna con las obras en ejecución se contabilizan en la cuenta 240802
IVA Descontable.

Al realizar cualquier operación en el sistema contable de un gasto es

indispensable elegir el centro de costo que es la obra que debe asumir ese
respectivo Gasto.

Figura 7: Contabilización nomina Obra Duitama

Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería S.A.S

38
 Figura 8: Contabilización provisiones de nómina Obra Sogamoso

Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería

S.A.S

39
Figura 9: Causación parafiscales o seguridad social Obra Sogamoso

Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería S.A.S

40
Figura 10: Gasto administrativo

Fuente: Archivo Contable JBL Ingeniería S.A.S

3.3 COSTOS

3.3.1 ¿Qué son los costos?. comprende el monto asignado por el ente
económico a los artículos y productos vendidos y a los servicios prestados
durante el ejercicio contable.

41
 3.3.2 Clasificación de los costos. según C.P. Jaime A. Acosta Altamirano,
Obra: Apuntes de Contabilidad de Costos.

Costos variable o directos son aquellos que tienden a fluctuar en proporción

al volumen total de la producción, de venta de artículos o la prestación de un
servicio, se incurren debido a la actividad de la empresa, se pueden identificar,
medir exactamente, en el producto, corresponden a costos como:

 El costo de la materia prima que tiene cada producto en el área de

producción.
 El costo del tiempo de trabajo utilizado en operaciones concretas del
área de producción.
 El valor de la comisión que se paga al vendedor por la venta que realiza
de un producto del área de comercial.
 El costo del transporte de cada producto que se lleva de la bodega de
la Empresa al sitio del comprador, costo del área de comercial.

Características de los costos variables o directos:

 No existe costo variable si no hay producción de artículos o servicios.

 La cantidad de costo variable tenderá a ser proporcional a la cantidad
de producción.
 El costo variable no está en función del tiempo. El simple transcurso
del tiempo no significa que se incurra en un costo variable.

Costos indirectos o semivariables Son los de recursos que son necesarios

para desarrollar las actividades de producción, comercialización o apoyo, pero

42
que no se puede identificar o medir exactamente cuánto de ellos contiene cada
producto, corresponden a costos como:
 El costo de elementos físicos necesarios para la producción, como:
Energía, Agua, refrigerantes, etc.
 El costo de la nómina de administración de la producción (Departamento
de Ingeniería Industrial, Departamento de diseño, Departamento de Control
de Calidad, Departamento de Mantenimiento y similares).
 El costo de la nómina de administración de ventas. (facturadores,
liquidadores de comisiones de los bodegueros).
 El costo de insumos genéricos de costo muy bajo en relación al costo total
de materia prima necesaria para fabricar el producto.

Los costos estimados representan únicamente una tentativa en la

anticipación de los costos reales y están sujetos a rectificaciones a medida que
se comparan con los mismos.

Este sistema consiste en:

1. Predeterminar los costos unitarios de la producción estimando el valor de

la materia prima directa, la mano de obra directa y los cargos indirectos que
se consideran se deben obtener en el futuro,
2. Comparando posteriormente los Costos estimados con los reales y
ajustando las variaciones correspondientes.
3. Constituyen un sistema de costos predeterminados tomando en
consideración la experiencia de ejercicios anteriores.

Indica lo que puede costar producir un artículo, motivo por el cual dicho costo
se ajustará al costo histórico o real, de la comparación resulta discrepancias
entre lo estimado y lo real conocidas con el nombre de variaciones, mismas
que serán una llamada de atención que obliga a estudiar el porqué de la
diferencia.

43
Costos históricos son los que se incurrieron en un determinado periodo.

3.3.3 Costos en la empresa JBL ingeniería S.A.S. los costos en la empresa

JBL Ingeniería S.A.S, se dividen por cada obra, en el software contable de
elige el centro de costo que debe asumir el valor del costo

Algunos de los costos que se contabilizan son:

 Suministro de materiales como Arena, Cemento, Madera Etc.
 Transporte de Personal y de Materiales
 Alimentación o casino de los empleados.
 Compra de suministro de ferretería, Soldadura, hierro, Etc.
 Los demás costos que incurran directamente o indirectamente para la
ejecución de cada obra

3.3.4 IVA descontable cuando se utiliza la figura del AIU. cuando se utiliza
la figura del AIU, el IVA descontable es muy poco, sólo el imputable a ese AIU;
En la figura del AIU, el IVA se cobra o genera precisamente sobre ese AIU, de
modo que no se puede descontar un IVA que no corresponda, que no sea
imputable a la obtención o generación de ese AIU.

El único IVA que se puede descontar, es el que tenga relación con la obtención
del AIU, como puede ser papelería, servicio telefónico, etc., pero en ningún
momento se puede descontar el IVA que se haya pagado por bienes y
servicios destinados de forma directa o indirecta a la obra o contrato que
generó el AIU.

44
Cuando se utiliza la figura del AIU, se debe tener cuidado con las
equivocaciones de este tipo, que llevan al responsable a solicitar como
descuento un IVA al que no tiene derecho, exponiéndose a una posterior
corrección de la declaración de IVA con la consecuente sanción por
corrección.

Dando cumplimento a lo descrito en el Decreto 1372 de 1992 del Estatuto

Tributario, en el artículo 3: el responsable sólo podrá solicitar impuestos
descontables por los gastos directamente relacionados con los honorarios
percibidos o la utilidad obtenida, que constituyeron la base gravable del
impuesto; en consecuencia, en ningún caso dará derecho a descuento el
impuesto sobre las ventas cancelado por los costos y gastos necesarios para
la construcción del bien inmueble.

Se debe crear una cuenta especial en los costos que es donde se llevara el
valor del IVA de los costos y gastos necesarios para la construcción del bien
inmueble o que tienen relación directa o indirecta a la obra o contrato,

En la empresa JBL Ingeniería S.A.S se utiliza la cuenta 61301001: IVA

MAYOR VALOR DE LOS COSTOS, esa cuenta se debe crear, para la creación
de la cuenta contable en el sistema contable de World Office se debe:

Menú principal/ Nuevo Documento/Cuenta contable:

45
Figura 11: Creación cuenta contable

Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S

Rellenar los espacios:

Código: se debe colocar la cuenta a crear 61301001

Nombre: Nombre de la cuenta IVA mayor valor
Chequear Manejo de Tercero
Subcuenta, Tipo de cuenta, Grupo de cuenta el sistemas los rellena
automáticamente

46
Figura 12: Creación cuenta IVA mayor valor

Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S

3.3.5 Tratamiento y registro contable de costos. en la empresa JBL

Ingeniera S.A.S se utiliza la cuenta 613010 Construcción de edificios y obras
de ingeniería civil: en la cual se registra el valor de los costos directos e
indirectos incurridos por el ente económico en la construcción o ejecución de
cada proyecto, cada costo debe ser asignado a una obra.

47
Figura 13: Costo de la obra en Duitama

Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S

48
Figura 14: Costo de la obra en Sogamoso

Fuente: Software Contable JBL Ingeniería S.A.S

49
 4. INFORME POR CENTROS DE COSTOS

4.1 INFORME CENTRO DE COSTOS OBRA DUITAMA

El informe por centro de costos de la empresa JBL Ingeniería S.A.S están

divididos por cada proyecto de obra en ejecución, estos informen permiten:

 Identificar a un determinado tiempo los ingresos, Gastos, costos y una

utilidad hasta la fecha de corte de cada obra.
 Mayor claridad asignación y control presupuestal.
 Adecuada toma decisiones administrativas con base en costos de
procesos y compra de materiales o suministros.
 Permite mejor control eficiencia productiva centro: producir,
subcontratar, comprar.
 Obliga ajustar los costos y gastos indirectos para dar mayor validez
utilidad operacional centro u obra
 Permite análisis costos, utilidad, marginalidad, puntos equilibrio,
sensibilidad, escalas producción

El área de contabilidad mensualmente envía a la gerencia los informes de cada

obra o centro de costos para ser analizados y revisados a detalle por la
gerencia.

Los informes por centro de costos también se denominan estado de resultados

por obra, para obtener el informe del Software contable se debe: menú
Principal/ Informes/contabilidad financieros/ Informes por centros de costos, se
debe escoger las fecha, el centro de costo u obra y el nivel de agrupamiento

50
Figura 15: Informe por centro de costo de la obra en Duitama

Fuente: Software Contable JBL Ingeniería

S.A.S

Este es un ejemplo de informe de centro de costos del mes de septiembre de

2016 de la obra que se desarrolla en el departamento de Boyacá municipio de
Duitama.

51
 Estado de Resultados entre el 01/09/2016 y el 30/09/2016

Código Nombre Cuenta Saldo Final

Duitama

INGRESOS

OPERACIONALES
CONSTRUCCION 78.164.958,00
__________________________________________________________
OPERACIONALES 78.164.958,00

NO OPERACIONALES
DIVERSOS 125,00
NO OPERACIONALES 125,00
_____________________________________________________________
INGRESOS 78.165.083,00
_____________________________________________________________

GASTOS

OPERACIONALES DE ADMINISTRACION

GASTOS DE PERSONAL 17.977.550,00

ARRENDAMIENTOS 1.400.000,00

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 31.466,00

GASTOS DE VIAJE 50.300,00

DIVERSOS 3.118.639,00

_____________________________________________________________

52
OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 22.577.955,00

NO OPERACIONALES

GASTOS EXTRAORDINARIOS 186.648,00

GASTOS DIVERSOS 423.400,00

_____________________________________________________________

NO OPERACIONALES 610.048,00

_____________________________________________________________
GASTOS 23.188.003,00

COSTOS DE VENTAS

COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS

CONSTRUCCION 34.646.039,00

_____________________________________________________________

COSTOS DE VENTAS 34.646.039,00

Utilidad de Duitama 20.331.041,00

J.B.L INGENIERIA S.A.S

53
4.2 CONCLUSIONES DEL INFORME DEL CENTRO DE COSTOS:

 Los gastos como sueldos, provisiones de nómina, parafiscales, seguridad

social y demás gastos administrativos dan un total para el mes de
septiembre de 22.577.955 pesos.
 Los costos de materia prima, suministros para la obra, servicios por tercero
como mano de obra, materiales y demás costos que sean necesarios para
la ejecución de la obra dan un total para el mes de septiembre de
34.646.039 pesos.
 Los ingresos obtenidos en el mes de septiembre por corte de obra o
facturación parcial por el avance del proyecto dan un total de 78.165.083
pesos, por lo cual los ingresos son mayores que la suma de los costos y
gastos del respectivo mes, obteniendo una utilidad de 20.331.041 pesos
 Se debe consultar el estado de resultados o informe por centro de costos
desde el comienzo del proyecto hasta la fecha para obtener un dato
acumulado.

54
 5. CONCLUSIONES

La organización del proceso contable de la empresa JBL Ingeniería S.A.S

permite obtener un control real y en el tiempo oportuno de los ingresos, gastos
y costos de cada obra, con el fin de supervisar económicamente la obra e
enviar informes a la gerencia para su respectiva interpretación.

La creación de centros de costos por cada obra o proyecto permite la

organización y control mensualmente y de forma acumulada de los gastos y
costos versus los ingresos obtenidos, obteniendo así un informe con una
utilidad o pérdida parcial.

Cada centro de costo o proyecto es como una sucursal de la empresa, por lo

cual cada una tiene la posibilidad de obtener informes, balances y estado de
resultados en cualquier momento, estos informes reflejan la realidad
económica del proyecto y la gerencia junto al departamento de producción
deben ejecutar las medidas y las decisiones necesarias para cada proyecto en
el momento oportuno.

55
 6. BIBLIOGRAFÍA

Vargas Restrepo, Carlos. Contabilidad Tributaria. Colombia: Ecoe Ediciones,

2011. Proquest Ebrary. Web. 18 September 2015. Pág. 4

Efectos Tributarios Sobre Los Ingresos, Costos Y Gastos, Instituto Colombiano

De Contadores Públicos Boletín INCP / No 81 / Septiembre De 2012.

Ferreiro Lapatza José, Martín Fernández Javier, Rodríguez Márquez Jesús

(2013). Curso De Derecho Tributario.

Cuevas Villegas, Carlos (2001). Contabilidad de costos. 2da Edición, Pearson

Educación de Colombia Ltda, Bogotá D.C

56