Documentos administrativos

Los documentos que a continuación se exponen han sido confeccionados con la ayuda de la
publicación del libro "Manual de documentos administrativos". Este manual ha sido elaborado por
un equipo de funcionarios públicos coordinado por la actual Subdirección General de Inspección
General de Servicios de la Administración General del Estado y Atención al Ciudadano, del
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, como desarrollo de un proyecto de
modernización administrativa.
El Manual de Documentos Administrativos constituye el primer estudio sistemático de los
documentos utilizados por la Administración Pública y por los ciudadanos y propone una serie de
modelos para la confección de diferentes documentos.
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en
documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos
administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración
Pública, la forma externa de dichos actos.
Funciones
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de
demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los
ciudadanos a acceder a los mismos.
Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación
de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que
componen la organización administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos
y con otras organizaciones.
Una carta comercial generalmente es una carta de una compañía a otra, o entre dichas
organizaciones y sus clientes, clientes y otras partes externas. El estilo general de la carta
depende de la relación entre las partes involucradas.

Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas,
ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la
comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo
gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento,
entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno
de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.
Acta de entrega: Es el documento mediante el cual el Concesionario hace entrega a la
Entidad recibe a satisfacción los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato
dentro del plazo contractual.

El contrato de arrendamiento o locación es un contrato por el cual una de las partes,

llamada arrendador, se obliga a transferir temporalmente el uso y goce de un bien mueble
o inmueble a otra parte denominada arrendatario, quien a su vez se obliga a pagar por
ese uso o goce un precio cierto y determinado.

El informe es un documento escrito en prosa informativa con el propósito de comunicar

información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos
obtenidos o verificados por el autor.
Documentos oficiales
Se entienden por Documentos Oficiales aquellos que expiden los Organismos Oficiales o aquellos
que cualquier ciudadano puede presentar ante un Organismo Oficial o la Administración Pública.
Este aspecto es importante para el profesional del secretariado, ya que a menudo, deberá
interaccionar con los Organismos para realizar gestiones: subvenciones, impuestos, reclamaciones,
presentaciones de ofertas, etc.

La instancia
A través de este tipo de documento podremos realizar una solicitud ante un Organismo Público o
ante una persona física que sea representativa de éste último. Las partes en las que se divide son
las siguientes:

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información

entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición,
El acta de una reunión, documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos
adoptados en una reunión de una asamblea u órgano colegiado para darles validez, como
las reuniones de un Parlamento, Ayuntamiento, comunidad de vecinos, etcétera.

Una solicitud de empleo es una carta de contacto que se envía a una empresa en la que se
desea ingresar a trabajar. La persona interesada debe explicar, con precisión y de manera
formal, cuál es el motivo de su contacto y detallar su experiencia, aptitudes, etc

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado

hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial si se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y
por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha
cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo
declarado, puede ser penado por la ley.
Diferencia entre memorando y circular
Circular: las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés
actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Suelen escribirse en
gran cantidad o en forma impresa.

Memorándum: escrito que se utiliza para intercambiar información entre los diferentes
departamentos de una empresa con el propósito de dar a conocer alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición etc.

Gobierno escolar
El Gobierno Escolar es una forma de preparación para la convivencia democrática, por medio de la
participación de todos los estamentos de la comunidad educativa en la organización y funcionamiento
del Proyecto Educativo Institucional (PEI).
El Gobierno Escolar está integrado por el Consejo Directivo, el Rector, el Consejo Académico, las
comisiones de Evaluación y Promoción, el Personero Estudiantil, el Consejo Estudiantil, el Comité de
Bienestar Institucional, el Consejo Disciplinario, el Consejo de Profesores, la Asociación de Padres de
Familia y el Comité de Admisiones.
Cada uno de los anteriores estamentos promueven los valores que identifican al colegio y velan por el
cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Convivencia.
En la actualidad, son los personeros estudiantiles quienes están liderando actividades propias de su
labor, pues cierto espacios les exigen de alguna forma que sus propuestas se ejecuten tal y como lo
planearon en sus respectivas campañas y además, sean puestas en común.

Importancia
La importancia que tiene es que el gobierno escolar es que ellos promueven la participación en la
comunidad educativa ayudando a los estudiantes para que ellos se interesen mas en las
actividades propuestas
Funciones del gobierno escolar

Las funciones del gobierno escolar pueden ser divididas en:

Planificación estratégica.
Creación de organizaciones participativas.
Promoción de reuniones para discutir temas relevantes para la institución.
Administración de recursos y contabilidad.
Desarrollo de políticas escolares.

Planificación estratégica
Uno de los elementos más fundamentales de cualquier institución es el desarrollo de un plan
estratégico, lo que permitirá que la institución sea exitosa.
Para esto, el gobierno debe tener un pensamiento estratégico que le permita conocer las
necesidades de la institución, así como qué se desea lograr. Una vez conocidos estos dos puntos,
se procede a la planificación estratégica, que consiste en el desarrollo de programaciones que
permitan satisfacer las necesidades y alcanzar las metas deseadas.
La planificación estratégica no es un evento que ocurre una vez cada cierto tiempo, sino que debe
ser un proceso continuo.
Creación de organizaciones participativas
Una función primordial de los gobiernos escolares es velar por la creación de organizaciones que
permitan la integración de todos los miembros de la comunidad educativa: maestros, profesores,
estudiantes y representantes.
Aunado a esto, estas organizaciones distribuir las responsabilidades del gobierno escolar entre
todos las partes participantes.
Algunas de estas organizaciones son:
Juntas directivas.
Comités de consejo educativo.
Secretaría.
Asociaciones de padres y representantes.
Clubes para los estudiantes, tales como clubes de lectura, de ajedrez o de canto.

Promoción de reuniones para discutir temas relevantes para la institución

Es deber del gobierno escolar promover reuniones que con entes que apoyen beneficios
económicos a la institución educativa, tales como inversionistas, representantes de las
autoridades competentes, como el Ministerio de Educación.
De igual forma, el gobierno escolar debe asegurarse de que se lleven a cabo reuniones entre
profesores y representantes, para informar a estos últimos del desempeño de los estudiantes.

Administración de recursos y contabilidad

La administración de recursos involucra:
Obtener recursos para la institución educativa a través del apoyo gubernamental y de la
participación de socios, inversionistas u otras partes interesadas en beneficiar económicamente a
la institución. Además, es tarea del gobierno escolar efectuar actividades que le podrían generar
ingresos a la institución.
Llevar la contabilidad de los recursos generados (separándolos en recursos obtenidos a través de
donaciones y recursos provistos por el gobierno). Incluir en este registro contable cuánto de estos
recursos se emplea para propósitos educativos.
Emplear estos recursos para mantener las instalaciones educativas, así como para proveer a la
institución de servicios básicos.
Efectuar inventarios del mobiliario de la institución.

Desarrollo de políticas escolares

Crear un código de conducta que regule el comportamiento de todos los miembros de la
comunidad educativa.
Velar por que este conjunto de reglas sea cumplido.
Penalizar adecuadamente a los miembros que incumplan estas reglas.
El cumplimiento de estas funciones hará que el gobierno escolar sea eficiente. Al respecto,
Ranson, Farrell, Penn, and Smith (2005, citado por Cathy Wylie), señalan que un buen gobierno
escolar incluye:
La valoración de la figura del líder/es del gobierno (que podría estar representada por una junta
directiva).
La representación de todas las partes involucradas, incluyendo estudiantes y padres.
El apoyo mutuo de los miembros del gobierno.
Organizaciones encargadas de supervisar el cumplimiento de las funciones de las partes
involucradas en el gobierno.
Figuras que representen los valores éticos y morales de la institución.
Participación activa de los líderes de gobierno en las actividades escolares.
Relaciones estables entre la institución educativa y la comunidad a la que pertenece.
Del mismo modo, el gobierno escolar debe estar basado en valores éticos y morales. Para
comenzar, este debe ser el primer responsable.
El gobierno escolar no es solo el encargado de sustentar el proceso educativo de la institución y
financiar los recursos que esta reciba, sino que también es responsable del impacto que cause
dicha institución en la comunidad a la que pertenece.
De igual forma, el gobierno escolar debe sustentarse en el principio de control de las partes; a
través de este principio, se establece una relación formal entre dos o más miembros del gobierno,
uno de los cuales tiene autoridad sobre los otros y puede exigir un recuento de las decisiones
tomadas para evaluar su desempeño.
Sin embargo, para que el gobierno escolar sea efectivo, el control de las partes debe ser recíproco,
por ejemplo, los maestros deben responder a los representantes, puesto que están educando a los
hijos de estos; del mismo modo, los representantes deben responder a los maestros,
asegurándose de que sus representados cumplan con las asignaciones, lleguen a tiempo, entre
otros aspectos.