Metodología rápida para el

desarrollo de una MIP

Gerardo Motoa G. PhD

En dónde estamos?
• Primera etapa del ciclo de vida de los proyectos:
• Identificación del problema-oportunidad-necesidad de interés 
Elaboración de la Memoria de Identificación del Problema (MIP)
• Preparación de alternativas de solución Preparación de la Memoria de
Aprobación (rechazo) del Proyecto
• Evaluación y selección Acta de aprobación del proyecto

Documento Técnico= MIP + MAP

El problema de interés…
• Situación insatisfactoria que se requiere solucionar…. y para los
cuales existen cursos de acción con diferentes relaciones de
beneficio/costo

• Un problema no es la ausencia de su solución sino un estado

existente negativo.
o Por ejemplo: SI: Equipo no funciona NO: Falta de repuestos
SI: La cosecha es destruida por las plagas. NO: Falta de pesticidas
SI: El servicio al cliente no es confiable NO: Escaso personal para
el servicio al cliente
El problema de interés…
• Empiece por identificar el tema de interés (e incluso
subtemas)
oTema: Medición del éxito en proyectos
 Subtema: Modelos de medición del éxito en proyectos
 Problema: Ausencia de medición del éxito en proyectos

• Construya el árbol del problema:

oEstudie el problema (documenté, organice ideas, pregunté…)
oIdentifique las causas
oIdentifique el problema central
oIdentifique los efectos
oTenga claro que esto es un esfuerzo de avanzar y retroceder hasta
tener un buen árbol de problemas
EJEMPLO 1. CAUSAS

Problema central

Causas directas

Causas indirectas
EJEMPLO 1. EFECTOS
Efectos indirectos

Efectos directos

Problema central
EJEMPLO 2.
EJEMPLO 3.
EJEMPLO 4.
 EJEMPLO 5.

Muchos errores que

dificultan la comprensión de
un árbol de problemas,
y reducen el interés en el
problema identificado
 EJEMPLO 6.

Muchos errores que dificultan la comprensión de un árbol de problemas,

y reducen el interés en el problema identificado
 El problema
El árbol del problema

• Cuidados en la definición del problema y las causas/efectos

− No soluciones implícitas (en la definición del problema)
− Los síntomas no son el problema
− Planteamiento tendencioso del problema
− Visión predefinida del problema de los expertos
− Ambigua definición de causas/efectos
• Definido el problema, viene bien preguntarse:
– Es posible disolver o resolver el problema, mediante una regla,
una norma, política, compromiso,?
– Merece la pena solucionarlo?
– Existe al menos una solución potencial? (Cursos de acción
diferentes e interesantes)
– Se podrían plantear al menos una solución cultural, social,
política, financieramente viable?
DEL ÁRBOL DEL PROBLEMA A LA MEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
 Justificación

Definición del problema

Identificación
de actores
involucrados
(stakeholders)

Descripción
del
problema
 Memoria de Identificación del Problema
Descripción del problema
• Descripción del problema definido, a partir de mostrar mediante datos y hechos el
comportamiento de las causas identificadas (variables independientes) y que representan
adecuadamente la situación problemática y su importancia.
• Debe incluir todos los conceptos necesarios para entender adecuadamente el problema
(teorización o conceptualización del problema)
• Debe incluir todas las iniciativas (proyectos) anteriores ejecutadas y relacionadas con el
problema central identificado (antecedentes)
• Tenga en cuenta:
– Adecuado manejo de fuentes (tablas y figuras e ilustraciones)
– Evitar los juicios de valor (u opiniones).
– Mencionar los involucrados o actores procurando tener claridad sobre su participación en el
problema y la solución.
– Incluir localización espacial del problema.
 Memoria de Identificación del Problema
Definición del problema central

• Tomado literalmente del árbol del problema: PROBLEMA

CENTRAL
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis de los involucrados

• Elaborar matriz de actores claves

o Identificar los actores claves y valorar:
 Actitud frente a una posible solución del problema (interdependencia e impacto
potencial sobre el proyecto o solución del problema): beneficiarios, cooperantes,
oponentes, perjudicados
 Actitudes positivas, neutrales o negativas frente al cambio (opiniones, prejuicios,
tabúes).
 Mandatos y recursos: tipo de contribución de cada organización, grupo, persona
involucrada….
 Visión (Intereses) que tienen del problema: aspiraciones (esperanzas), motivaciones,
temores
 Problemas percibidos (Problemas causas y problemas efectos)
o Construir la matriz de actores claves
Memoria de Identificación del Problema
Análisis de los involucrados
Matriz de actores claves

Frente a una posible

Solución del
problema:
1. Beneficiario
2. Cooperante
3. Oponente
4. Perjudicado

Caracterización
Posición Influencia
e Interés
 Matriz de actores claves
(Otra posibilidad, muy válida cuando se puede establecer una inmediata
interlocución con los actores)
Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema

• Finalidad
• Justificación
• Restricciones (dinero, tiempo, calidad)
• Requerimientos: visión de futuro de la solución
• Supuestos y análisis de riesgos
• Variables (sociales, culturales, políticas, económicas )
del entorno que restringen posibles soluciones
• Posibles ideas de solución al problema
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• FINALIDAD:
– Análisis estratégico de una posible solución.
– Debe responder a la pregunta: Para qué resolver el problema?
– Se define mediante una frase corta.
– Se entiende como un objetivo de largo plazo:
• “Contribuir al desarrollo económico y social del Valle del Cauca”.
– Valida la posibilidad de asignar recursos a la solución del
problema
– En lo Público: relación con políticas públicas (planes de
desarrollo, metas país)
– En lo Privado: Relación de la solución con estrategias del plan
estratégico de la organización
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• Justificación:
– Debe responder preguntas, tales como:
• Por qué resolver el problema?
• Qué pasaría si se resuelve el problema (situación deseable)?
– En general, es una descripción mediante datos y hechos de los efectos del
problema mostrados en el árbol.
– Como tal, muestra las consecuencias de no resolver el problema
– No juicios de valor
– NOTA: NO confundir con la justificación de la solución propuesta (a
conversar más adelante)
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• Requerimientos:
o Lo que los involucrados y el cliente(!) quieren ver en la
solución, aunque sea este último el que de la palabra final de
que requerimientos quedan y su peso
o Esto significa tener muy claro, quién es el cliente
o Ejemplo:
 Estudio debe incluir todos los procesos
 Debe considerarse el impacto ambiental
 La solución debe considerar la posibilidad de tener un área de gestión
de proyectos
 Cualquier solución no puede implicar contratar más personal
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• Requerimientos:
o Deben ser expresados con frases cortas: descripciones cortas de lo que el
cliente requiere aparezca en la solución
o Deben estar acompañados de criterios de aceptación (indicando contexto,
evento, comportamiento esperado)
o Debe identificarse quiénes están involucrados con este requerimiento
(usuarios finales)
o En lo posible deben priorizarse:
 Muy Alta prioridad: Se debe completar este requerimiento para finalizar el proyecto
 Alta prioridad: Se debe completar este requerimiento, pero el éxito del proyecto no depende de
él
 Media prioridad: Se debería completar este requerimiento si su logro no afecta el
cumplimiento de plazos y presupuesto
 Baja prioridad: Se puede completar este requerimiento si sobra tiempo y recursos
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• Restricciones:
o Limites impuestos por el cliente(!), a las posibles soluciones
o Suelen ser de tiempo, dinero, tecnología, calidad…
o Ejemplos:
 No considerar soluciones que impliquen empréstitos
 Se dispone de 12 meses para desarrollar una solución
 Solo considerar tecnologías conocidas y probadas
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• Variables externas:
o Variables externas que condicionan las soluciones al problema
o Corresponden al entorno o ambiente en el cual ocurre el problema y se
podrían desarrollar posibles soluciones
o Pueden ser sociales, culturales, políticas, comerciales, legales,..
o Pueden entenderse como restricciones externas que nunca deben dejarse
de lado en la elaboración de soluciones al problema
o Ejemplos:
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• Análisis de supuestos y riesgos
o La identificación, definición y descripción de un problema, suelen estar sujetas a
supuestos sobre el comportamiento de ciertas variables internas (causas) y
externas al mismo.
o El que estos supuestos no se cumplan, es el origen de los riesgos
o Los riesgos deben ser identificados en sus causas (supuestos que los originan) y
disparadores
o Los riesgos identificados deben ser calificados: probabilidad x impacto.
o Tanto la calificación, como la probabilidad de ocurrencia y el impacto, son
definidos por quien estructura el problema
o De acuerdo con la calificación del riesgo se establece una estrategia de respuesta
que debe ser presupuestada cuando se propongan alternativas de solución al
problema.
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• Análisis de supuestos y riesgos
o Ejemplo de definición de calificación

Probabilidad Impacto Calificación

Alto Muy alta
Medio Alta
Alta
Bajo Media
Muy bajo Baja
Alto Muy alta
Medio Media
Media
Bajo Baja
Muy bajo Baja
Alto Alta
Medio Baja
Baja
Bajo Baja
Muy bajo Baja
 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• Análisis de supuestos y riesgos

o Estrategias de respuestas a riesgos:

 Evitar
 Mitigar
 Transferir
 Aceptar

SUPUESTO RIESGO Probabilidad Impacto Calificación Estrategia

 Memoria de Identificación del Problema
Análisis del problema
• Identificación de ideas de solución (al menos una)
– Proponga una idea de solución tipo definiéndole un alcance (objetivo
general), un posible plazo y un posible costo (ordenes de magnitud -30%
y +40%)
– Consideré asuntos tales como:
• Disponibilidad tecnológica o metodológica
• Disponibilidad de recursos humanos y económicos, tiempo
• Entonces:
– Solución posible (cumple requerimientos, restricciones, variables externas):
• SI: Continúe y prepare una Memoria de Aprobación del Proyecto (Estructuración de al menos una
Alternativa de Solución)
• NO: STOP
• MEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
(MEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DE LA OPORTUNIDAD)
− Descripción del problema
− Definición del problema
− Análisis de causa/efecto: árbol del problema
− Análisis de los involucrados (matriz de actores claves)
− Análisis del problema:
• Justificación
• Finalidad
• Restricciones (dinero, tiempo, calidad)
• Requerimientos: visión de futuro de la solución
• Supuestos y análisis de riesgos
• Variables (sociales, culturales, políticas, económicas ) del entorno que
restringen posibles soluciones
• Posibles ideas de solución al problema