Ronald Hurtarte

CPA, MBA, CIA, CRMA

ronald.hurtarte@yahoo.com

Soluciones Hogar Negocios, S. A

Departamento de Logística
 Ronald Hurtarte
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ronald.hurtarte@yahoo.com

Mandato del Código de Ética

Guatemala, 15 de diciembre de 2013

Personal
Departamento de Logística
Soluciones Hogar Negocios, S.A.
PRESENTE

Apegándonos a valores planteados en nuestra misión, las distintas actividades que se

realizarán en el departamento serán cimentadas bajo los principios de transparencia y ética
para satisfacer de manera eficiente y eficaz las necesidades de nuestros clientes. La cultura
organizacional del departamento está basada en el respeto, comunicación efectiva y ayuda
mutua, de esta manera lograremos ser un departamento integral.

Para vivir nuestros principios y valores y por lo tanto cumplir con el correspondiente Código
de Ética, es indispensable que seamos personas de alta calidad moral y que nos sea natural
cumplir con el mismo, enseñando con el ejemplo. Cumplir con las disposiciones de nuestro
Código de Ética nos llevará siempre a tener la satisfacción de haber actuado lealmente con
Soluciones Hogar Negocios de manera clara y honesta, en un ambiente de confianza.

Siendo el Gerente del departamento, seré ejemplo intachable del cumplimiento del Código
de Ética, de difundirlo constantemente y de tomar las medidas disciplinarias que
correspondan cuando alguno de los colaboradores lo incumpla. Cualquier colaborador que
realice prácticas de negocios en términos diferentes a las establecidas en el Código de
Ética será sujeto a medidas disciplinarias que pueden llegar hasta la terminación de la
relación laboral y/o acción legal.

Sin otro particular, me dirijo a ustedes.

Atentamente,

Fabrizio Moltovano
Gerente de Logística
Soluciones Hogar Negocios, S.A.
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Directrices del Departamento de Logística

Filosofía de dirección y estilo de gestión

Para cumplir con nuestra misión en la que se busca la satisfacción del cliente desde el
momento en el que cotiza nuestros productos hasta la entrega de los mismos, el
departamento se basará en el código de ética proporcionado por la Alta Gerencia y aplicará
las mejores prácticas de mercado.

La visión de esta empresa siempre ha sido la de ser la mejor en el mercado por lo tanto es
necesario ubicar nuevos nichos de mercado y expandirse con nuevas rutas manteniendo
un control eficiente sobre inventario y el proceso de entrega a los clientes. Así mismo,
teniendo indicadores de consumo en las vías de venta, siendo estas al detalle o mayorista,
podremos alcanzar nuestro objetivo de ser la organización con la mejor recordación de
marcas en el mercado.

La eficacia del departamento está determinada por el personal del área, por lo tanto se
realizarán constantes evaluaciones de desempeño. Estas evaluaciones serán cruciales
para darle seguimiento a la ética y capacidad personal del personal y con las cuales podrán
implementarse planes de mejora para el fortalecimiento de servicio al cliente.

El control interno sobre los inventarios es crucial para las operaciones de logística. Es
importante implementar el módulo de logística ERP para administrar los recursos de
manera eficiente y acelerar las entregas a los clientes disminuyendo los reclamos. Al contar
con un eficaz control interno en inventarios, nuestros Estados de Resultados presentarán
información material que ayudará a la Alta Gerencia y a nuestro inversor en la toma de
decisiones.

Integridad y valores éticos

Tal y como está definido la misión, la ética es la base de todas nuestras operaciones y
estrategias, por lo que deberá estructurarse un código de ética y conducta para toda la
organización y específicamente para cada departamento. Este código de ética deberá ser
definido, actualizado y divulgado por el comité de cumplimiento

El personal debe conducirse en base al código ético establecido por la Alta Gerencia. Este
código representará los valores que debe demostrar el personal en todas sus actividades.
En el departamento de logística es sumamente importante que todos los trabajadores sepan
y pongan en práctica el código ya que en sus manos se encuentra el inventario que sirve
para el funcionamiento de la empresa.

El gerente es el encargado de transmitir el comportamiento íntegro que deben mantener el

resto del personal. Si el Gerente no cumple con el código es muy probable que los demás
empleados sigan su ejemplo; por lo tanto la alta gerencia será la encargada de velar por
que el Gerente cumpla con este código.
Al estar este departamento en contacto directo con los clientes es necesario que se ponga
en práctica los valores, no solo dentro de las instalaciones de la empresa si no también,
fuera de la empresa en especial mientras se realiza entrega de producto a clientes.

Es importante que todos los empleados tengan compromiso con las operaciones del
departamento y con el código de ética para exista armonía entre lo que la Gerencia espera
lograr y las actividades que se realizan con un comportamiento ético.
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Compromiso de competencia profesional

El personal contratado debe cumplir con la descripción del perfil de puesto previamente
elaborado. Es importante que el personal dentro de la logística sea de primer nivel ya que
es responsable por el manejo y entrega del inventario que es la fuente de ingresos de la
empresa.

El Departamento de Logística se compromete a mantener el conocimiento y las prácticas

que se realizan actualizadas con las nuevas tendencias del mercado.
La capacitación del personal es fundamental para proporcionar el servicio al que la empresa
se comprometió a brindar a los clientes y así obtener un rendimiento alto para captar nuevos
clientes y habilitar nuevas rutas.

Para medir el cumplimiento de los objetivos trazados por el departamento, es necesario que
exista una evaluación a todos los empleados y de todos los procesos para identificar y
corregir las fallas realizadas. También será importante identificar los aciertos realizados
para incentivar que los empleados continúen haciéndolos.

Políticas y prácticas de recursos humanos

Para lograr los objetivos y mejorar el ambiente laboral es necesario establecer políticas y
procedimientos de contratación, formación y remuneración.

Es indispensable que exista comunicación entre el Departamento de Logística y el de

Recursos Humanos para definir el perfil de puesto que se necesita para realizar el trabajo
deseado. El Departamento de Logística se encargará de transmitir sus necesidades a
Recursos Humanos para que presenten al Gerente de Logística los candidatos con la
capacidad y competencia necesaria. El Gerente será el encargado de tomar la decisión
sobre la elección de la persona dentro de los candidatos presentados.

Al momento de la contratación de un empleado es necesario explicarle los objetivos que se

tienen como departamento y definir la competencia que se espera de él. También debe
dejarse clara las políticas de la empresa y las cláusulas de remuneraciones que se
encuentran dentro de su contrato.

Se debe coordinar con el Departamento de Recursos Humanos las actividades a realizarse

para fomentar la convivencia entre los empleados. Es importante para este departamento
mantener los objetivos claros y recalcar la importancia de trabajar en equipo para lograr las
metas. Para que todo el departamento trabaje en conjunto se debe fortalecer las relaciones
entre los empleados mediante actividades extra-laborales.

Asignación de autoridad y responsabilidad

Cumpliendo con nuestra misión de ser eficientes y eficaces en los resultados, debe existir
una correcta asignación y segregación de funciones basada en el manual respectivo de
cada puesto de trabajo.

Dentro del Departamento de Logística es crucial una correcta asignación de tareas para
que cada proceso desde la cotización hasta la entrega del producto a los clientes sea
eficiente. La delegación de funciones añade a cada puesto la responsabilidad que conllevan
sus actividades a cargo.
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Cada puesto debe estar definido y debe darse a conocer desde el momento de contratación
del personal para evitar incongruencia en el desarrollo de actividades. Las descripciones
del puesto deben especificar la importancia del mismo y de qué manera contribuyen a los
procesos de negocio de la organización.

Al tener un panorama claro de la manera en que fluye la información, el personal del

departamento sabrá a quienes debe reportar sus actividades y a su vez si tiene a su cargo
la recepción de nueva información para el desarrollo de su trabajo. Asignando
responsabilidad a cada integrante del departamento, se puede asegurar de manera
razonable que los actividades que realicen, las ejecutará de la mejor forma posible.

La manera en que realicen sus actividades asignadas se medirá con una evaluación de
desempeño, con cual posteriormente se podrán reconocer el alto rendimiento mediante
gratificaciones o será necesario emitir advertencias o sanciones.
Así mismo, el departamento debe conocer cuáles son sus límites de responsabilidad, ya
que trabaja conjuntamente con el Departamento Planta Industrial y con el Departamento de
Ventas y Mercadeo

Estructura organizativa
Para contribuir con la competencia profesional, se debe tener un orden jerárquico que
eficientizar las operaciones de la organización.

La Alta Gerencia ha definido la estructura organizativa de Soluciones Hogar Negocios y

determinó que el Departamento de Logística forma parte de la línea de fuego en las
operaciones de la empresa, por lo tanto dentro del departamento debe darse a conocer la
importancia de que conlleva nuestras actividades.

Dentro del departamento se delimitarán las funciones del personal y de esta manera cada
integrante del equipo de trabajo conocerá como su desempeño contribuye al alcance de
objetivos del departamento. Los objetivos serán establecidos de manera que estén
alineados con los objetivos generales propuestos por la Alta Gerencia. Cada actividad forma
parte de la estrategia interna para alcanzarlos. Es por esto que nuestras estrategias van
desde la adquisición de activos para brindar un mejor servicio y tener un acercamiento al
cliente para medir su satisfacción.

Para llevar a cabo nuestras estrategias, el departamento debe tener libre acceso a la
información relacionada con el seguimiento de clientes, desde el inicio de cotización de
productos hasta su entrega y de esta manera se garantizará la satisfacción del cliente. Así
mismo se debe tener una comunicación con los departamentos de ventas y planta para
determinar si los productos ofrecidos cubren con las necesidades y expectativas del cliente.

Consejo de administración
El Departamento de Logística está representado ante la junta directiva por el Gerente del
departamento, hijo menor del señor Moltovano, quien acaba de cerrar pensum en
Administración de Empresas.

Dentro de las funciones del Gerente está la de gobernar, orientar y controlar todos los
procesos en los que se incurran para la satisfacción del cliente desde que ordena el
producto y se le es entregado. También debe definir las políticas de tiempos y límites de
aceptación de los procesos que incurran la participan de otros departamentos.
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El consejero debe ser objetivo, competente y curioso con todas las actividades que se lleven
a cabo dentro del Departamento de Logística o que impliquen nuestra participación en otras
áreas de la organización. Es por esto que debe tener a su disposición toda la información
necesaria para investigar y a analizar cualquier asunto que considere importante. Así mismo
debe comunicar abiertamente a todo el personal, incluyendo a todos los comités dentro del
consejo, las decisiones que tomará para que estas sean puestas a discusión y aprobación.

El Gerente es el encargado de definir las expectativas y valores del departamento y estas

estarán siendo supervisadas constantemente. Dentro de las expectativas del departamento
se encuentra el desempeño del personal, por lo cual es consejo del departamento debe de
analizar los resultados de las evaluaciones constantes de desempeño.

Debido a que cada proceso del negocio tiene como fin común la satisfacción del cliente,
se establecerán diálogos con todos los departamentos para alinear nuestros objetivos y
estrategias a cada área de Soluciones Hogar Negocios, S. A.
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Perfil y Competencias Mínimas de los Colaboradores del Departamento de

Logistica
Gerente de Logística:
Es el encargado de la gestión, control y abastecimiento del inventario dentro de bodega y
luego de planificar las rutas para el despacho y distribución del inventario a los clientes en
el plazo establecido.

Experiencia y Estudios:
• Título Universitario en Administración o Ingeniaría Industrial
Sin Maestría necesaria.

• Mínimo 5 años de experiencia en el área de gerencia en logística o cercano al

puesto.

Capacidades:
• Gestión de inventario
• Manejo del sistema de control de inventario
• Manejar sistemas administrativos:
o Abastecimiento
o Presupuesto
o Planeamiento estratégico
• Planifica y organiza el trabajo de manera sistémica y metódica.
• Dirige varios proyectos simultáneamente eficiente y efectivamente
• Monitorea los procesos de trabajo e identifica la necesidad de medidas correctivas,
tomando acción en estos casos.
• Desarrolla cronogramas de trabajo y supervisa su cumplimiento
• Comunicación y liderazgo
• Relacionarse con firmeza y amabilidad, siendo capaz de integrar y conformar
equipos. Busca generar capacidades en las personas.

Jefe Almacenamiento:
Jefe encargado de la entrada, seguridad y salida del inventario en bodega.

Experiencia y Estudios:
• Título Universitario en Administración
• Mínimo 3 años de experiencia en el área

Capacidades:
• Supervisión de personal
• Administración de Inventario
• Habilidad para expresarse oralmente
• Memoria
• Capacidad de organización
• Decisión sobre los procedimientos de control de inventario y supervisa su
cumplimiento.
• Despacho de mercancía en condiciones óptimas dentro de los márgenes de tiempo
establecidos.
• Almacén limpio, ordenado y con una distribución funcional.
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Recepción
Responsable recibir el producto proveniente de planta y asegurarse que las cantidades y
especificaciones concuerden con los documentos.

Experiencia y estudios:
• Mínimo bachillerato y/o carrera técnica.
• 3 años de experiencia en el área.

Almacenamiento:
Responsable de la colocación de manera adecuada y de la seguridad del inventario para
prevenir faltantes por robo u otro motivo.

Experiencia y estudios:
• Carrera técnica
• 4 años de experiencia como bodeguero

Despacho:
Encargado la entrega del inventario autorizado para su distribución al equipo de transporte.

Jefe Distribución y servicio

Encargado de la entrega de los pedidos de mercancía y velar porque se hagan de manera
eficiente siguiendo las rutas establecidas por medio de los vehículos, pilotos y sus equipos.

Experiencia y estudios:
• Estudios Universitarios en Administración de Empresas o Ingeniería Industrial.
• Mínimo 4 años de experiencia en el área.

Capacidades:
• Organización para cumplir plazos de entrega
• Encargarse de la planificación y programación de entregas y del control de las flotas
de vehículos.
• Asegurarse que los empleados cargan los bienes correctamente en los vehículos
para poder hacer el uso más eficiente de transporte.
• Planificar y coordinar la disponibilidad de las unidades de transporte para cubrir las
necesidades de entrega de pedidos.
• Dirigir y supervisar las funciones del personal a su cargo así como gestionar la
motivación y el nivel de desempeño.

Supervisor de reparto:
Encargado del personal y equipo de trasporte para asegurar que las ordenes de entrega
fueron realizadas de manera correcta.

Coordinador de rutas:
Encargado asignar y coordinar con los vehículos de distribución y sus pilotos las rutas
autorizadas para entrega de producto.

Jefe Planificación y control de inventarios:

Encargado de realizar los pedidos a planta para el abastecimiento de la bodega. Realiza el
estudio de los clientes y el entorno de los puntos de distribución para crear las rutas de
transportes eficaces y eficientes para cumplir los plazos de entrega.
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Experiencia y estudios:
• Estudios Universitarios en Administración de Empresas o Ingeniería Industrial.
• Mínimo 6 años de experiencia en el área.

Capacidades:
• Organización: Programa y prioriza de forma oportuna las estrategias de trabajo con
claridad y orden
• Capacidad para elegir entre varias alternativas aquellas que son más viables para
alcanzar los objetivos, solución de problemas y cualquier situación que pueda surgir
considerando los posibles efectos y riesgos.
• Elaboración de planes de contingencia.
• Capacidad para colaborar con otros, formar parte del grupo y trabajar juntos para
lograr una meta común.
• Monitorea existencias de inventarios, analiza las conciliaciones con el sistema y
determina faltantes en cada almacén, en coordinación con la Unidad de
Almacenamiento y Distribución.

Gestión de inventario:
Encargado del monitoreo de la capacidad ocupada en bodega y mantenerla en los niveles
óptimos.

Proceso de pedidos:
Responsables de realizar los pedidos de producto a planta en coordinación con gestión de
inventario par tener las bodega en la capacidad óptima.

Planes y pronósticos:
Encargado de realizar la previsión pedidos a realizar a planta y producto a despachar.
También analizar y diseñar las rutas de distribución junto con los planes de contingencia
necesarios.

Jefe de Servicio al Cliente:

Es el encargado de recibir las órdenes de entrega de mercadería y de medir la satisfacción
del cliente en cuanto a la calidad de servicio prestado por la entrega del producto y la calidad
del mismo.

Estudios y Experiencia:
• Estudios Universitarios en Administración de empresas
• Mínimo 5 años de experiencia en el sector de servicio al cliente en logística.

Capacidades:
• Establece los mecanismos de control para garantizar el cumplimiento de los
compromisos concretos establecidos con el cliente.
• Controla el cumplimiento de los objetivos
• Controla el flujo de información entre el departamento de logística, el de producción
y el jefe de transporte, para hacer cumplir los plazos de entrega pactados con el
cliente.
• Atiende las reclamaciones e incumplimientos del servicio y analiza sus causas para
hallar soluciones.
• Atiende las sugerencias y consultas de los clientes.
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• Mide el grado de satisfacción de los clientes y, en función de los resultados,

establece mecanismos de mejora.

Entrada de órdenes:
Encargado de la recepción de las órdenes de entrega provenientes de ventas y mercadeo
para la coordinación con almacenamiento y distribución.

Satisfacción del cliente:

Responsable de medir la calidad del servicio de distribución mediante consultas a los
clientes de la empresa.
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Capacitaciones necesarias

Gerente Logística:
Maestría en Supply Chain Management & Logistic para Gerente de Logística en la
Universidad de Barcelona

Jefe Almacenamiento:
• Curso de Supervisión de Personal.
• Curso de Aplicaciones de tecnología.
• Curso de Administración de Inventarios.
• Capacitación en Buenas Practicas de Almacenamiento (BPA)

Jefe distribución y Servicio:

• Tecnologías en la logística de transporte. El principal aliado de este departamento
es la tecnología, por lo que se deben aprender a manejar las últimas versiones
tecnológicas en las herramientas que utilizan para brindar un buen servicio a sus
clientes.

Jefe Planificación y control de inventarios:

• Realización de planes de acción. Al ser un departamento tan operativo, debe estar
perfectamente organizado. Se debe brindar capacitaciones para que los empleados
sepan cómo realizar, ejecutar y controlar los planes de acción bajo la orientación del
cumplimiento de los objetivos corporativos.

Jefe servicio al cliente:

• Sistemas más efectivos de cómo medir la satisfacción del cliente para poder tener
datos más precisos y poder dirigirse al área de manera rápida donde existan
problemas.
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Organigrama

Gerente de
Logística

Jefe Jefe Distribución Jefe Planificación Jefe de servicio

y servicio y control de al cliente
Almacenamiento
inventarios

Supervisor Gestión de Entrada de

Recepción de Inventario órdenes
reparto

Coordinador de Proceso de Satisfacción

rutas pedidos cliente
Almacenamiento

Despacho Planes y
pronósticos
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Políticas del Departamento de Logística

Evaluación de desempeño:

Los trabajadores del Departamento de Logística se someterán a una evaluación de

desempeño de manera semestral y se trabajará de manera conjunta con el departamento
de Recursos Humanos y los jefes de cada área.

Se ha establecido junto a Recursos Humanos que para medir el desempeño de los

trabajadores y sus competencias se utilizará una evaluación de 360 grados ya que nos
permite obtener retroalimentación para mejorar el desempeño y comportamiento de una
manera más objetiva al contar con diferentes puntos de vista y perspectivas. Al finalizar
estas evaluaciones se debe presentar un Informe al Gerente del Departamento de Logística
para su análisis y luego comunicar de manera individual al empleado sobre su rendimiento
y el desarrollo de su carrera.

Procedimientos

1. Contactar al departamento de Recursos Humanos

2. Obtener información preliminar del cada miembro del departamento.
3. Informar a los empleados acerca de los beneficios que conlleva este tipo de evaluación.
4. Realizar la evaluación a los empleados
5. Recopilar todos los datos de la evaluación
6. Analizar los datos y crear un informe acerca del desempeño
7. Enviar los informes a la Gerencia
8. Informar de manera individual a cada empleado acerca de su desempeño dentro de la
empresa.
9. Tomar decisiones acerca del futuro de cada empleado

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Distribución de mercadería y cumplimiento:

El jefe de distribución y servicio debe presentar en noviembre de cada año el plan de las
rutas a utilizar el siguiente año. Este plan debe incluir también el presupuesto por ruta y los
tiempos de distribución. Se establecerán las rutas de distribución apropiadas para optimizar
los tiempos de entrega agrupando los clientes estratégicos, por regiones y por zonas. Se
utilizarán vehículos propios de la empresa tipo panel y a cada uno se asignará un grupo de
tres personas formado por un conductor, asistente y guardia .Los vehículos cuentan con
sistema GPS para mantener seguimiento y verificar que se utilizan las rutas establecidas.
Para el movimiento y el traslado a los puntos de distribución la mercadería se envolverá
con plástico de empaque y una caja que especifique los cuidados y precauciones para no
dañar el producto. Se debe documentar de manera exacta los pedidos y envíos con el fin
de verificar el despacho únicamente del producto cuyo envío haya sido autorizado. El jefe
de bodega debe solicitar reabastecimiento de la bodega cuando esta se encuentre al 50%
de su capacidad para poder cumplir con las obligaciones de pedido futuros. El plazo máximo
de días para reabastecer la bodega debe ser de 2 días. Se debe cumplir con los tiempos
de entrega establecidos previamente con el cliente ya que desde el inicio el compromiso de
la empresa ha sido cumplir con las entregas sin un día de retraso.

Procedimientos

1. El jefe de distribución y el jefe de planificación analizan a los clientes

2. Se trazan rutas de manera que se priorice a los clientes estratégicos y consuman menos
recursos
3. Asignación de las rutas a los diferentes vehículos
4. Entrada de orden de entrega a Logística
5. Preparación de la mercadería a entregar
6. Verificar documentos autorizados
7. Enviar mercadería en plazo establecido
8. Solicitar mercadería a planta
9. Ingreso de nueva mercadería proveniente de planta

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Controles físicos:

El jefe de Almacenamiento es el encargado de verificar que al momento de recibir

mercadería para que ingrese a bodega debe de haber documentos donde se presente a
detalle la cantidad a ingresar. El encargado de recepción de mercadería junto con los
asistentes deben de realizar un conteo para verificar que la cantidad que indica el
documento de traslado a bodega esta en lo correcto y luego debe firmar el documento para
autorizar el ingreso a bodega.

Se realizaran conciliaciones entre la bodega y el sistema que lleva el control del inventario,
una vez al mes se harán conteos físicos de la bodega extrayendo una muestra una vez al
mes. El conteo físico mayor, se realizará analizando todo el inventario de la bodega, y se
hará una vez al año.

Cuando se haga el despacho de la mercadería debe existir documentación de las

cantidades exactas que van a ser despachadas de bodega. El documento de salida y
transporte de mercadería debe ser entregado con un día de antelación al jefe de servicio y
al jefe de almacenamiento. El encargado de despacho de mercadería realizara un conteo
para verificar que se envía la cantidad autorizada. El despacho debe contar con la presencia
de los encargados del vehículo, el supervisor de distribución y los asistentes para cargar el
vehículo con los productos. Donde ambas partes firmaran de conformidad con la salida y el
inventario a trasladar. El conductor del vehículo debe traer firmado por el cliente el
documento que especifica la cantidad y descripción del producto y que se entregó la
cantidad de mercadería correspondiente.

Procedimientos

1. Solicitud de mercadería a bodega

2. Planta envía mercadería
3. Conteo y verificación de mercadería para ingreso a bodega
4. Autorización de ingreso a bodega
5. Conteo semanal de una muestra
6. Conciliación con sistema
7. Conteo de toda la bodega semestral
8. Conciliación con sistema
9. Solicitud de despacho recibida
10. Autorización de despacho
11. Conteo junto encargados del vehículo de la mercadería autorizada para despacho
12. Firma del piloto del vehículo sobre responsabilidad de mercadería.
13. Cargar mercadería a vehículo panel
14. Distribución de mercadería
15. Documento firmado por cliente de entrega de mercadería

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Seguro de activos:

Los activos (inventario, vehículos y otros) bajo el control del Departamento de Logística
deberán contar con un seguro que respalde el 70% de su valor razonable. En el caso de
ser vehículos adquiridos recientemente y sean de primer uso, serán asegurados con el valor
indicado en la factura.

Es responsabilidad del Jefe de Planificación identificar cuales activos necesitan ser

asegurados conjuntamente con Gerente del Departamento de Finanzas y si los montos a
asegurar son los adecuados. Para proceder a asegurar los activos se debe verificar que
existan registro contables de los mismos y estos deben estar bajo su valor razonable o
sobre su costo de adquisición. Se deben identificar aquellos activos que corren mayor
riesgo y por lo tanto deben asegurarse. Conjuntamente con el Departamento de Finanzas
se analizará y contratará el seguro más adecuado para cubrir el monto anteriormente
mencionado.

Los seguros serán adquiridos de la siguiente manera:

• Al momento de adquirir el activo, en el caso de ser vehículos de distribución
• Al inicio de cada periodo contable, con su estimación del valor que llegue a tener el activo
durante el periodo. Esta estimación podrá acoplarse a los valores netos de realización o
valora razonable en caso de inventarios. Este cambio en las estimaciones se realizará
anualmente corroborando los valores conjuntamente con el Departamento de Finanzas.

Procedimientos:

1. Registrar en los libros contables los activos bajo su valor razonable o su costo de
adquisición
2. Utilizar datos históricos para determinar la probabilidad de que suceda algún evento que
impacte en el valor de los activos
3. Identificar los activos que deban asegurarse
4. Presentar al Departamento de Finanzas la propuesta de adquisición de seguro de activos
para su autorización y asignación de presupuesto
5. Cotizar con al menos 3 aseguradoras las primas que deben pagarse por el aseguramiento
del 70% sobre el valor del activo
6. Presentar ante el Departamento de Finanzas la mejor cotización
7. Si es aprobada por el Departamento de Finanzas, se contratará a la mejor aseguradora
8. Anualmente se volverá a evaluar el valor de los activos y de esta manera recontratar el
seguro correspondiente.

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Planes de contingencia

El Gerente del Departamento de Logística será el encargado de definir un plan, anualmente,

que contengan alternativas de distribución sobre aspectos como:
• Rutas alternas
• Clientes estratégicos
• Principales proveedores
• Planes de respuesta inmediata ante desastres

De esta forma podrá cumplir con la satisfacción de cliente y cumplir con sus
responsabilidades de distribución. Utilizando datos históricos se analizaran los eventos
ocurridos y se les agrupara según similares características para que en un futuro, si llegaran
a suceder, se utilicen planes de contingencia para mitigarlos Los planes se establecerán de
acuerdo a las necesidades del Departamento de Logística. De no existir planes para
mitigarlos, se establecerán nuevos y deberán ser autorizados por el Gerente General en un
plazo no mayor a 10 días.

Al momento de presentarse un evento que pueda involucrarse en las operaciones del

Departamento, se determinará si es material o no basándonos en los criterios establecidos
previamente en los planes de contingencia. Al clasificarse un evento como material, se
procederá a identificar cuál de los planes mitigará el riesgo y se realizará lo establecido en
el plan. Cuando se mitigue el riesgo, deberá quedar documentado el resultado que tuvo el
plan empleado para futuros análisis

Procedimientos

1. Identificar los posibles riesgos utilizando datos históricos documentos

2. Analizarlos y agrupar los eventos por categoría
3. Verificar la existen de planes de contingencia
4. Si no existen, crear planes de contingencia en base a los riesgos
5. Revisión y autorización del plan de contingencia por parte del Gerente General
6. Cuando surja un evento, definir si es un riesgo material o no para el desempeño de
actividades del departamento a través de criterios establecidos
7. Si no existe un criterio establecido, establecerlo dentro de la tabla de criterios
8. Si es material, identificar el proceso para el cual es relevante (rutas, clientes, proveedores,
etc.)
9. Utilizar el plan de contingencia que más se adecue al evento
10. Dejar documentado

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Diseño y manejo de software

Para garantizar que se actualiza exactamente la información sobre proveedores, inventarios
y obtener una mejor recopilación de datos sobre el comportamiento en ventas, se solicitará
la asistencia externa de un proveedor técnico para el diseño y la implementación de un
software adecuado a las necesidades del departamento.

El Gerente del Departamento de Logística será encargado de plantear las necesidades de

su área, en cuestiones de datos históricos para posteriormente generar parámetros
estadísticos que sean útiles también para el Departamento de Ventas y Mercadeo.

De no existir un software o si el existente ya no es eficiente ni actualizado, se deberá crear

un plan de nuevo software y se presentará ante la Gerencia General y al Departamento de
Finanzas para que dentro de un plazo de no más de 15 días autoricen y asignen
presupuesto para adquirir el software. Si no se autoriza el plan, deberá replantear la
propuesta 10 días después de no ser autorizado. Después de ser aprobado y autorizado
el plan, se procederá a presentar las necesidades a los posibles proveedores de software
y se elegirá contrata al que mejor se acople a los requerimientos y presupuesto.

Procedimientos

1. Plantear las necesidades a cubrir con el nuevo software

2. Crear y documentar una propuesta de plan de software
3. Presentar al Departamento de Finanzas el proyecto de adquisición de un nuevo software
para su autorización y asignación de presupuesto
4. Si no es autorizado, reestructurar la propuesta para después volver a presentarla
5. Si es autorizado, presenta y cotizar las necesidades del departamento con al menos tres
proveedores técnicos
6. Evaluar cuál de las cotizaciones cumple con los requerimientos presentados
7. Presentar ante el Departamento de Finanzas la mejor cotización
8. Si es aprobada por el Departamento de Finanzas, se contratará al mejor proveedor de
software

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