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1. REQUISITOS APLICABLES:
Revisado por: Secretario General – Representante de la Dirección para el SIGI Aprobado por: Director Administrativo de Planeación
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Código: CA-DE-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión: 05
Fecha actualización:
30/03/2017
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión: 05
Fecha actualización:
30/03/2017
Identificación de
Necesidades y
Proceso Identificar las necesidades y necesidades y Proceso
expectativas de los
Direccionamiento P expectativas de los usuarios y expectativas de los Direccionamiento
usuarios y partes
Estratégico partes interesadas en el proceso usuarios y partes Estratégico
interesadas en el proceso
interesadas en el proceso
Comunidad
Actores del
desarrollo. Necesidades,
propuestas, expectativas
Alta Dirección
y potencialidades de la Identificación y
Proceso Identificar necesidades,
comunidad consolidación de
Direccionamiento expectativas, problemas y
necesidades, Alta Dirección
estratégico potencialidades de la comunidad y
Plataforma Estratégica expectativas, problemas y Procesos del SIGI
del territorio frente a la misión y
Congreso de la de la Entidad potencialidades de la
competencias del ente territorial.
Republica, Normatividad legal comunidad y del territorio
Autoridades aplicable al Ente P
Nacionales y Territorial (Municipio)
Departamentales
y Regionales
Alcalde
Documento con
Departamento Programa de gobierno. Identificar propuesta programática y propuesta programática Alta Dirección
Nacional de
Planes de desarrollo metodológica de la vigencia articulada a la
Planeación Procesos del SIGI
nacional y Departamental administrativa. metodología del gobierno
Gobernación de nacional.
Antioquia
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Proceso
Direccionamiento Metodologías y
Estructura Organizacional. Definir metodología y criterios a Unidades
Estratégico procedimientos definidos
Política y directrices del utilizar para la construcción de Administrativas Alta
Entidades del para la construcción de Dirección
orden nacional y políticas planes Programas y
orden Nacional y políticas planes
departamental. proyectos. Procesos del SIGI
Departamental Programas y proyectos.
competentes
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Documentación Aplicable
al proceso.
Proceso
Direccionamiento Necesidades, Definir los recursos humanos,
Necesidades de
estratégico. expectativas, problemas y Recursos (Financieros,
físicos, financieros y tecnológicos
potencialidades de la Humanos, físicos, de Procesos del SIGI
Comunidad y para la ejecución de los planes
comunidad y partes infraestructura, servicios,
partes programas y proyectos.
interesadas. entre otros).
Interesadas
Planes, programas y
proyectos definidos.
Proceso
Direccionamiento Estadísticas e indicadores. Coordinador y equipo
estratégico. Nivelar conceptualmente los Equipos capacitados, con formulador.
Estudios territoriales,
equipos de trabajo para la definición unidad de criterio
Entidades del sectoriales y/o Equipos de trabajo
de los planes programas y conceptual y
orden Nacional, poblacionales. por unidad
proyectos metodológico
Departamental y Información Municipal administrativa
Municipal
Cambios en: Plan y cronograma de Procesos del SIGI
Proceso Planificar la actualización, actualización general del
Plan de Desarrollo, Alta Dirección
Direccionamiento mantenimiento y Mejoramiento SIGI
Plataforma Estratégica, (Cuando se
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Departamento
Administrativo de
la Función
Pública
Congreso de la
República Información, Procesos del SIGI
Establecer política, metodologías e Política, Directrices,
Normatividad y Servidores públicos y
Presidencia de la instrumentos para la administración metodologías,
Directrices para la Particulares que
Republica de los riesgos de los procesos y de procedimiento y matrices
Gestión de los Riesgos ejercen funciones
Corrupción para gestión de los
Departamento de los procesos y de públicas en la
riesgos
Nacional de Corrupción. entidad
Planeación
Departamento
Administrativo de
Planeación
(Mpal)
Información de los Procesos del SIGI
Departamento procesos Establecer la metodología para la Fichas de Indicadores
Nacional de construcción de Indicadores que Alta Dirección
Planes programas y
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Requerimientos de las
ICONTEC Normas técnicas de
calidad implementadas Consolidación de
Congreso y Planificar la revisión por la dirección Informes y Citación a la Líderes de procesos
Presidencia de la Información de los del SIGI Revisión por la Dirección Alta Dirección
Republica procesos de la Entidad
y Mantenimiento al SIGI
Procesos del SIGI Información
Documentada del SIGI
Planes de trabajo.
Comunidad, H Definición y Estructuración técnica y Documento con el Jefes y equipos de
Actores del Propuesta programática conceptual de las Políticas, Planes, anteproyecto Plan trabajo de Unidades
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Concejo Municipal
Presentación de Políticas,
Planes Programas y
Documento con el Gestión para la aprobación de: proyectos ante las Consejo Municipal de
anteproyecto de la − Políticas territoriales, sectoriales instancias o autoridades Planeación.
Equipo Politica, Plan, Programa o y/o poblacionales. competentes para su
formulador. Proyecto. − Plan de desarrollo, planes aprobación. Entidades o
estratégicos. Acto Administrativo de autoridades del
Información financiera − Programas y Proyectos Aprobación de Políticas, orden Municipal,
Planes Programas y Regional,
proyectos Departamental y
Nacional.
Concejo Evidencias de publicación
Políticas territoriales, Comunidad en
Municipal Publicación y Socialización de y Socialización de
sectoriales y/o general
Consejo poblacionales. H Políticas, Planes, Programas y Políticas, Planes,
Proyectos. Actores del
Municipal de Programas y Proyectos a
desarrollo.
Planeación. través de medios y
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Oficina de Control
Interno de Proceso Evaluación y
Gestión Informe de Auditorías de Mejoramiento
Control Interno Continuo
Órganos de Oportunidades de
Control Informes de Auditorías Análisis de hallazgos de Auditorías Mejoramiento Control Interno de
Externas Internas y Externas Gestión
Ente certificador Planes de Mejoramiento
Informe de Auditorías de Órganos de Control
Proceso Calidad.
Evaluación y Ente certificador
Control
Proceso Evidencias de aplicación
Evaluación y de las acciones del plan Proceso Evaluación y
Mejoramiento Seguimiento a la eficacia de las de mejoramiento y Mapa Control
Planes de Mejoramiento
Continuo acciones del plan de mejoramiento de Riesgos del proceso Control Interno de
Mapa de Riesgos del proceso y del Mapa de Riesgos Oportunidades Gestión
Proceso de
Direccionamiento Mejoramiento Órganos de Control
Estratégico (correctivas, preventivas)
Oportunidades de A
Proceso mejoramiento del análisis
Actualización de estadísticas e Estadísticas e Proceso
Direccionamiento de Seguimiento y
indicadores. indicadores actualizados Direccionamiento
Estratégico evaluación a la ejecución
del proceso e Indicadores Estratégico
Proceso
Evaluación y Proceso Evaluación y
Oportunidades de Mejoramiento
Mejoramiento Actualización de los mapas de
mejoramiento del análisis Mapas de Riesgos Continuo.
Continuo Riesgos con las acciones
de: Actualizados
preventivas detectadas
Seguimiento y evaluación
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Registro/Información
Qué se controla Cómo se controla Responsable
Documentada
Director del Cronograma de formulación del
Verificando el cumplimiento de las actividades
La formulación y Seguimiento Departamento plan de desarrollo.
contenidas en Procedimiento para la
del Plan de Desarrollo. Administrativo de Informes de Seguimiento al Plan
elaboración y seguimiento al Plan de Desarrollo
Planeación de Desarrollo.
Director del Planes de acción por
La formulación y Seguimiento a Verificando el cumplimiento de las actividades
Departamento Secretaría.
la Ejecución de los Planes de contenidas en el Procedimiento para la
Administrativo de Formato de Seguimiento a los
Acción. elaboración y seguimiento de Planes de Acción
Planeación Planes de Acción.
Información confiable y Manteniendo actualizada la base de datos de Director del
actualizada de los proyectos los proyectos registrados y viabilizados en el Departamento Base de datos de proyectos
para la ejecución del plan de Banco de proyectos para la vigencia Administrativo de registrados y viabilizados
desarrollo. correspondiente. Planeación
La pertinencia, eficacia, Realizando periódicamente la Revisión del SIGI Coordinador de Acta de Revisión del SIGI por la
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Registro/Información
Qué se controla Cómo se controla Responsable
Documentada
eficiencia y efectividad del SIGI de acuerdo a los requerimientos de las normas Calidad Alta Dirección
de Calidad Implementadas y a las necesidades
de la entidad
Director del
Departamento
La eficacia, eficiencia y Realizando Seguimiento periódico a los Administrativo de Seguimiento en la Ficha de
efectividad del Proceso indicadores de Gestión del proceso Planeación Indicadores del Proceso
Coordinador de
Calidad
Director del
Departamento
Verificando la identificación, Valoración,
La gestión de los riesgos del Administrativo de Seguimiento al Mapa de
tratamiento y el seguimiento y control de los
proceso Planeación Riesgos por procesos
riesgos por procesos
Coordinador de
Calidad
Aplicación de acciones de Plan de Mejoramiento del
Verificando la implementación de acciones de Coordinador de
mejoramiento de revisión por la proceso, Registro de acciones
mejoramiento al Proceso Calidad
dirección del SIGI correctivas y preventivas.
Líder de
programa del
Formulación del Plan Metodología para la formulación del Plan DAP
Actas de reunión
Corregimental Corregimental Subdirección
Ordenamiento
Territorial
Oficina de Control
Verificando la identificación, valoración, Interno de
Seguimiento a Mapas de
La gestión de los riesgos tratamiento y el seguimiento y control de los Gestión y
Riesgos por proceso
riesgos por proceso Coordinador de
Calidad
Reporte y publicación de Aplicación y uso adecuado de los medios y Oficina de Control Reportes en páginas web y
información sobre los riesgos canales para la comunicación de la información Interno de mediante software especiales,
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Registro/Información
Qué se controla Cómo se controla Responsable
Documentada
de la Entidad sobre los riesgos de la Entidad Gestión comunicaciones escritas a las
diferentes Entidades
Disminución de la autonomía en
Fortaleciendo la Unidad Administrativa por la Subsecretario de
la toma de decisiones y en el Estructura organizacional actual
actualización de la estructura organizacional Cultura
uso del recurso
Documentos de Estudios
Ejecución de los Convenios de Posibilitando los ajustes y disponibilidad
Subsecretaria de Previos, Necesidades de
Asociación y/o Contratos. necesaria para cumplir con la ejecución del
Cultura Contratación, oficios y correos
proceso.
de solicitudes.
Cumplimiento de las Evaluando la Gestión y las responsabilidades Subsecretario de Evaluación de desempeño,
responsabilidades operativas del cargo Cultura manual de funciones
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8. INFORMACIÓN DOCUMENTADA:
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9. RECURSOS:
Tipo de Recurso Descripción Quien lo Suministra
Director Administrativo de Planeación; Secretarios de Despacho,
Humanos Subsecretarios, Profesionales Universitarios, Técnicos y Auxiliares Gestión del Talento Humano
Administrativos.
Proceso Gestión del Recursos
Instalaciones locativas adecuadas para la prestación de los servicios, Oficinas
Físico y Logístico
Físicos dotadas de equipos de cómputo, software, red interna, aplicaciones, Internet,
Proceso Sistemas de
sistemas de información y comunicación y Papelería en general.
Información
No requiere condiciones ambientales o locativas especiales, basta con
disponer de condiciones normales o adecuadas en cuanto a temperatura, Proceso Gestión del Recursos
Ambiente de Trabajo ambiente, ruido, iluminación ventilación, ergonomía, relaciones interpersonales, Físico y Logístico
trabajo en equipo, que permitan el desarrollo normal de las actividades del Gestión del Talento Humano
proceso.
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