Maestría de Administración y Dirección de Proyectos

Taller de Gerencia de Proyectos

Gestión de las Comunicaciones

PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Gestión de las Comunicaciones
CÓDIGO …
versión #.#
PROYECTO:
GERENTE:
PREPARADO POR: FECHA
REVISADO POR: FECHA
APROBADO POR: FECHA

Requerimientos de Información por interesados

Responsabl Método de
Información e de comunicac Frecuenci Comentarios
Público Objetivo
Requerida elaborarlo (Interesados del
ión a Descripción de la a
(Observaciones
(Rol en el equipo utilizar sobre la información
(Requerimiento específico de información que proyecto a los cuales se Comunicación (Mensual, y sus características
necesita el interesado, tiempo, costos, etc. NO de proyecto que debe hacer llegar la (escrito, email, (contenido, formato, etc.) quincenal,
se encarga de reuniones, de presentación o
es el medio de información, es lo que necesita) información) semanal,etc.)
preparar la presentación, difusión)
información) etc.)
1. Gerente
General.
2. Gerente de Adjunto a · Plantilla de Acta Inicio del
Acta Constitución del Proyecto Sponsor de Constitución del
Proyecto. carta proyecto
Proyecto
3. Gerente
comercial.
1. Gerente Inicio del
Comercial. proyecto y
Enunciado del alcance del proyecto
Gerente de Adjunto a · Plantilla de cuando haya
Proyecto 2. Gerente carta declaración del alcance
General actualizacio
nes

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Gestión de las Comunicaciones

Responsabl Método de
Información e de comunicac Frecuenci Comentarios
Público Objetivo
Requerida elaborarlo (Interesados del
ión a Descripción de la a
(Observaciones
(Rol en el equipo utilizar sobre la información
(Requerimiento específico de información que proyecto a los cuales se Comunicación (Mensual, y sus características
necesita el interesado, tiempo, costos, etc. NO de proyecto que debe hacer llegar la (escrito, email, (contenido, formato, etc.) quincenal,
se encarga de reuniones, de presentación o
es el medio de información, es lo que necesita) información) semanal,etc.)
preparar la presentación, difusión)
información) etc.)
· Justificación del
proyecto.
· Descripción del
producto.
1. Equipo del
Proyecto
e-mail · Entregables del
proyecto.
· Objetivos del
proyecto (costo,
cronograma, calidad)
· Plan para la
Dirección del proyecto.
Incluye las tres líneas
base y los planes de
gestión (Plan de gestión
1. Gerente * Inclu de Requisitos, Plan de
General. ido en la gestión de Tiempos, Plan Inicio del
documentac
Gerente de
2. Patrocinad
ión del
de gestión de Costos, proyecto y
Plan para la Dirección del Proyecto or. Plan de gestión de cuando haya
Proyecto Proyecto. Riesgos, Plan de gestión
3. Equipo del actualizacio
* e- de Calidad, Plan de
Proyecto. nes
mail gestión de Recursos
4. PMO Humanos, Plan de
gestión de
Comunicaciones, Plan de
gestión del Alcance del
proyecto, Plan de gestión
de Adquisiciones)
Cada vez
Solicitante
Solicitud de Cambios Autorizado
1. Comité de Adjunto a · Formato Solicitud que se
Cambios carta de Cambios. genere una
solicitud.

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Responsabl Método de
Información e de comunicac Frecuenci Comentarios
Público Objetivo
Requerida elaborarlo (Interesados del
ión a Descripción de la a
(Observaciones
(Rol en el equipo utilizar sobre la información
(Requerimiento específico de información que proyecto a los cuales se Comunicación (Mensual, y sus características
necesita el interesado, tiempo, costos, etc. NO de proyecto que debe hacer llegar la (escrito, email, (contenido, formato, etc.) quincenal,
se encarga de reuniones, de presentación o
es el medio de información, es lo que necesita) información) semanal,etc.)
preparar la presentación, difusión)
información) etc.)
1. Patrocinad
or.
· Descripción Cada vez
Aprobación Solicitud de Cambios
Comité de 2. PMO Adjunto a detallada del cambio que se
Cambios 3. Solicitante. carta autorizado y los motivos genere una
de aprobación. solicitud.
4. Gerente de
Proyecto.
1. Equipo del · Hitos del Proyecto Inicio del
e-mail
Gerente de proyecto · Diagrama de proyecto y
Cronograma del Proyecto. Proyecto Gantt cuando haya
Adjunto a actualizacio
1. Patrocinador carta
· Tiempo de las
nes
actividades

1. Gerencia · Calendario de
Inicio del
de Recursos Recursos Parcial
Gerente de proyecto y
Humanos (Personal)
Calendario de Recursos Proyecto e-mail cuando haya
2. Gerencia · Calendario de actualizacio
General Recursos Parcial nes
(Materiales y Equipos)
3. Sponsor
1. Patrocinad · Lista de riesgos Inicio del
or identificados. Proyecto y
Gerente de Adjunto a
Registro de Riesgos
Proyecto 2. Equipo de Carta · Plantilla de cuando haya
Dirección el registro de riesgos. actualizacio
nes
Proyecto · Acciones

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Responsabl Método de
Información e de comunicac Frecuenci Comentarios
Público Objetivo
Requerida elaborarlo (Interesados del
ión a Descripción de la a
(Observaciones
(Rol en el equipo utilizar sobre la información
(Requerimiento específico de información que proyecto a los cuales se Comunicación (Mensual, y sus características
necesita el interesado, tiempo, costos, etc. NO de proyecto que debe hacer llegar la (escrito, email, (contenido, formato, etc.) quincenal,
se encarga de reuniones, de presentación o
es el medio de información, es lo que necesita) información) semanal,etc.)
preparar la presentación, difusión)
información) etc.)

1. Gerente de · Presupuesto Inicio del

Comparativo con el costo Proyecto y
Gerente de Finanzas. Adjunto a
Presupuesto Proyectado real y el valor ganado, cuando haya
Proyecto 2. Patrocinad Carta
incluyendo la proyección actualizacio
or del ETC. nes

· Lista de acciones
Inicio del
1. Gerente recomendadas con
proyecto y
Acciones correctivas y preventivas Gerente de Comercial detalle de cada una.
e-mail cuando haya
recomendadas Proyecto 2. Equipo del · Plantilla de actualizacio
proyecto acciones correctivas y nes
preventivas.
Posterior a
1. Gerente · Lista de acciones la
Acciones correctivas y preventivas Gerente de Comercial implementadas. implementac
e-mail
implementadas Proyecto 2. Equipo del · Plantilla de ión de
proyecto acciones implementadas. alguna
acción
1. Gerente de
Contrato de Proveedores
Gerente de Logística. Adjunto a · Contrato de Inicio del
Proyecto 2. Asesor carta Proveedores Proyecto
Legal
Conformidades de trabajos de
Gerente de 1. Proveedor Adjunto a · Formato de En cada hito
proveedores conformidad de trabajos
Proyecto es carta del proyecto.
de proveedores.

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Público Objetivo
Requerida elaborarlo (Interesados del
ión a Descripción de la a
(Observaciones
(Rol en el equipo utilizar sobre la información
(Requerimiento específico de información que proyecto a los cuales se Comunicación (Mensual, y sus características
necesita el interesado, tiempo, costos, etc. NO de proyecto que debe hacer llegar la (escrito, email, (contenido, formato, etc.) quincenal,
se encarga de reuniones, de presentación o
es el medio de información, es lo que necesita) información) semanal,etc.)
preparar la presentación, difusión)
información) etc.)
· Reporte
1. Patrocinad comparativo del costo
or Presentación.
proyectado con el costo
Informe de Estado de Proyecto para la Gerente de Escrito según
Alta Gerencia Proyecto 2. PMO formato.
real. Mensual
3. Gerente e-mail · Indicadores de
General gestión.

· Avances
1. Gerente de semanales
proyecto.
Presentación. · Comparativo del
Informe de Estado de Proyecto para el Gerente 2. Equipo de avance semanal real con
Según Semanal
Equipo de Proyecto Proyecto proyecto el proyectado
Formato.
· Porcentaje de
avance real versus el
proyectado.
1. Gerente
Informe de rendimiento en base al
Gerente Proyecto · Indicadores de
valor ganado para el Equipo de e-mail porcentajes del valor Semanal
Proyecto 2. Equipo de
Proyecto ganado.
proyecto
1. Patrocinad
or · Rendimiento del
Reunión, valor ganado.
Informe de rendimiento en base al Gerente 2. Gerente General
valor ganado para la Alta Gerencia Proyecto
Adjunto a · Porcentaje del Mensual
3. Gerente carta valor ganado con
Comercial respecto al real.

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Público Objetivo
Requerida elaborarlo (Interesados del
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(Observaciones
(Rol en el equipo utilizar sobre la información
(Requerimiento específico de información que proyecto a los cuales se Comunicación (Mensual, y sus características
necesita el interesado, tiempo, costos, etc. NO de proyecto que debe hacer llegar la (escrito, email, (contenido, formato, etc.) quincenal,
se encarga de reuniones, de presentación o
es el medio de información, es lo que necesita) información) semanal,etc.)
preparar la presentación, difusión)
información) etc.)
· Avance del trabajo
1. Gerente de según formato
Residente
Proyecto.
Escrito. · Situación de los
Informe de avance de trabajo 2. Equipo de requisitos. Quincenal
de Obra Email.
Dirección de · Porcentaje de
Proyecto. Cumplimiento por
Actividad.
1. Patrocinad
or · Incidencias del
2. Equipo de proyecto
Dirección de · Acuerdo de actas
Proyecto. anteriores.
Gerente de
Agenda de Reuniones
Proyecto 3. PMO e-mail · Avances del Quincenal
4. Jefe de proyecto.
Calidad. · Cambios
5. Jefe de solicitados que requieran
Seguridad. aprobación del cliente.

Es de suma
importancia
Escrito, email mantener
publicado en · Detalle de informados a
Boletín Informativo
Gerente de 1. Usuarios la vitrina de avances y beneficios que Mensual
todos los
Proyecto en general. comunicación se obtendrán con el usuarios
general de la proyecto. respecto al
empresa. proyecto en que
se encuentra la
empresa.

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(Rol en el equipo utilizar sobre la información
(Requerimiento específico de información que proyecto a los cuales se Comunicación (Mensual, y sus características
necesita el interesado, tiempo, costos, etc. NO de proyecto que debe hacer llegar la (escrito, email, (contenido, formato, etc.) quincenal,
se encarga de reuniones, de presentación o
es el medio de información, es lo que necesita) información) semanal,etc.)
preparar la presentación, difusión)
información) etc.)
1. Gerente de · Detalle de las
Proyecto actividades y su estado,
Asistente de
Informes de Logistica 2. Equipo de Email necesidades, problemas, Semanal
Logistica.
Direccion del e incidencias referentes
Proyecto a su área de enfoque.

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