PROCESO ADMINISTRATIVO

INTRODUCCIÓN:
La palabra administración viene del latín “ad” y significa cumplimiento de una función bajo el mando
de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro.
La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y
transformarlo en acción.
DEFINICIÓN:
El proceso administrativo es el conjunto de funciones administrativas que buscan aprovechar al
máximo cada recurso que posee una empresa de forma correcta y rápida.
¿QUE ES?:
Es el flujo continuo e interrelaciones de las etapas para lograr un objetivo común. Aprovechar los
recursos humanos, técnicos, materiales y otros.
ETAPAS:
Planeación, organización, coordinación, dirección y control. Estas cinco fases son ciclas y repetidas
por cada objetivo establecido por la empresa u organización.
PLANEACIÓN:
Esta función es la primera que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde
serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.
La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe tener un carácter común
y modo tal que contemplase el uno con el otro para el funcionamiento correcto de la empresa y de
sus objetivos.
Se desarrolla un plan que contenga objetivamente las diferencias activas futuras que se van a
realizar dicho plan deberá implantarse tomando en cuenta cada característica.
Algunas actividades de esta son:
1. Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado.
2. Pronosticar.
3. Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas de llevar acabo.
4. Accionar frente a problemas futuros.
ORGANIZACIÓN:
La organización efectiva del proceso administrativo tiene unos elementos comunes,
independientemente de la naturaleza y del ámbito en que opere la empresa:
Es de carácter continuo, proporcionando unas pautas bien definidas y la administración de los
recursos a lo largo del tiempo.
Proporciona métodos para ejecutar las actividades de forma mucho más eficiente.
Reduce costos de producción y aumenta la productividad empresarial, eliminando gastos.
Evita esfuerzos duplicados y, por tanto, inútiles, delimitando de forma muy precisa las funciones y
competencias del personal.
Características:
Para saber cómo realizar la organización en el sistema productivo hay que tener en cuenta que éste
se puede dividir en dos etapas fundamentales.
En una primera etapa, hay que dividir el trabajo. Separar y delimitar las actividades
Y en la segunda etapa, es una fase de perfeccionamiento y servirá para aumentar la productividad
y mejorar las estructuras organizativas creadas.
COORDINACIÓN:
Controlar los procesos administrativos en una unidad sectorial, a fin de lograr la efectividad de
distribución y utilización de los recursos materiales y financieros disponibles, asignándolos
equitativamente y administrándolos para el eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción
de las necesidades de la dependencia.
Funciones, actividades y/o tareas: un coordinador debe realizar lo siguiente
 Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete.
 Participa conjuntamente con el análisis de presupuesto en la elaboración y distribución del
presupuesto anual.
 Controla la ejecución del presupuesto.
 Establece los objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos y acciones necesarias
para alcanzarlas.
 Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia.
 Coordina el registro y control de bienes de la facultad o unidad.
 Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia.
 Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo.
 Coordina la elaboración de manuales de políticas, normas y procedimientos de su
competencia.
 Asigna supervisa las tareas de su grupo.
 Diseña y clasifica las partidas a egreso extraordinarios.
 Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias.
 Verifica los trámites por solicitudes de compras divisas.
 Controla el moviente financiero que se llevan en los bancos.
 Controla las compras, distribución de materiales, registros de proveedores, facturas y
órdenes de pago.
 Asiste y participa en reuniones de comité de compras.
 Controla el funcionamiento de la caja.
 Informa a las autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la
unidad.
 Ordena y verifica los tramites de los asuntos del régimen tributario que sean necesario
efectuar por la dependencia.
 Ordena y verifica tramites de viáticos.
 Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia.
 Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al área.
 Elabora proyectos de investigación relacionados con el área donde se desempeña.
 Redacta correspondencia, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos
especiales y/o rutinarios de la unidad.
 Firma la correspondencia de la unidad.
 Supervisa y controla los ingresos y egresos de las unidades generadoras y ingresos de la
dependencia.
 Vela por la buena administración de los recursos de la unidad.
 Clasifica y ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo espacial asignado.
 Opera el microcomputador para asesorar la información.
  Cumple con las normas y procesamiento en materia de seguridad integral establecido por la
organización.
 Mantiene el orden equipo y sitio de trabajo reportando cualquier anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realiza cualquier otra tarea afín que sea asignada.
DIRECCIÓN:
Dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la
supervisión para alcanzar las metas de la organización.
¿En qué consiste la dirección del proceso administrativo?
Esta fase se lleva a cabo con la participación de un gerente quien es el encargado de motivar al
equipo de trabajo, así como velar por la coordinación del mismo e instruir y ayudar a los miembros
que lo necesiten. Sin embargo, sus funciones son aún más amplias.
Función:
Los objetivos de la dirección en el proceso administrativo pueden llegar a tener distintas finalidades,
en función de la estrategia de la propia empresa y las herramientas de gestión empresarial de las
que disponga.
¿Pero cuáles pueden llegar a ser sus funciones más importantes? Las indicamos a continuación.
 Ejecutar los planes de acuerdo a lo establecido en las fases de planificación y organización.
 Dirigir las acciones del equipo de trabajo de acuerdo al plan establecido.
Delegar actividades en otros facilitando los recursos que se necesiten y velando por la
efectividad de su uso.
 Otra de las funciones es mantener a su equipo motivado en todo momento ya que existen
circunstancias que puede hacer caer el dinamismo.
 Comunicar a sus miembros cualquier tipo de información en el momento oportuno y velar que
se haga por los canales apropiados.
 Guiar la conducta y los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo.
 Ayudar a cada miembro a descubrir su potencial y el lugar idóneo dentro de la organización.
 Mantener al equipo enfocado en las metas de la organización.
 Recordar a cada instante y poner en práctica la misión, la visión y los valores de
la organización.
 Instaurar dentro de la filosofía de la organización la participación de todos los miembros que
serán afectados por alguna decisión.
 Ser puente o interfaz entre el alto mando directivo y el personal operario en todo momento.
CONTROL:
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se
emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar, realizar evaluaciones de
los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. El control es la
función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento, el control es un elemento clave
en la administración.
Importancia:
  Por qué se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
 Deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de
los resultados.
 Permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las
actividades realizadas.
 Se planifica las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones
necesarias.
es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posterior, por lo menos en parte, debe
ser una labor de previsión.
Tipos:
 Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que inicien las operaciones e
incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Permiten a la administración evitar
problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de
control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.
 Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar
los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran.
Es como una supervisión directa.
 Control de retroalimentación, implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y
se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de
manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control
es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es
decir, se lleva a cabo después de la acción.
Áreas De Desempeño:
El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se divide una
organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los
departamentos existentes en la empresa.
Entre las áreas del control dentro de una organización las más destacada son:
 Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. consiste en la verificación
de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) esta área necesita un
control constante.
 También existe el control de información. Esta debe ser precisa, oportuna y completa. Para
esto se debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden
contribuir a corregir un problema con mayor prontitud.
 Control de costo. consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los
costos. Así para que la producción sea eficaz y no sea elevada, superando al capital que se
invirtió.
 Control de correspondencia. consiste en verificar cuidadosamente documentos legales
debido a que van dirigidos a organizaciones o personas importantes, llevan consigo mucho
prestigio y la imagen de la empresa.