El Expediente de Contrataciones

Públicas

 Mejores practicas (Best Prácticas) en Contrataciones

Públicas.
 La construcción o armado del expediente administrativo de
contrataciones en Venezuela.
 Vinculación de mejores practicas con la contratación
pública en general

Facilitador: Edgar José Mariño Díaz

emarinodiaz@hotmail.com
Temas a considerar
Manuales de Procura (2007-2010-2018) Instituto - Dlcp (2014)y Reglamento Lcp (2009) El
Expediente Administrativo en el ámbito contractual

 Breves comentarios
 Precisiones sobre el tema
 Criterio de la Cj del Instituto sobre Roles de las Unidades.
 Disposiciones legales que regulan el archivo del expediente
administrativo.
 Debilidades más comunes en el ensamblaje del expediente y como
evitarlas.
 ¿Cómo armar el expediente de una manera sencilla y ajustada a la Ley?
Esquema de Funcionamiento de Procura
Manual Procura
 Sujeción al DLCP y la “no vigencia” sobrevenida, de las
disposiciones que colidan con el DLCP

(…) DISPOSICIÓN DEROGATORIA (DLCP)

Única. Se deroga la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.503 de
fecha 06 de septiembre de 2010.
Los actos normativos dictados a la fecha conservarán su vigencia
total o parcial. En tanto no contradigan las disposiciones del
presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley. Ello hasta que
tales actos sean sustituidos, reformados o derogados por la autoridad
competente.
 DLCP. Art 6 numerales 2 y 3

Memorando N°Cjaaag-2015-0051 del 13 de enero de 2019.

Resumen:
Consultas de Precio no deben ser sometidas a la evaluación de la CC. (Salvo Derivadas y Planes Excepcionales
La Comisión de Contrataciones como Unidad Contratante en las modalidades de CA y CC debe sustanciar el expediente con el apoyo
técnico de la “Unidad de Procura”.
RLCP Reglamento de la LCP

Artículo 2
Definiciones
A los efectos de este Reglamento, se entiende por:
La Construcción del Expediente
 Debilidades más comunes en el ensamblaje de los
expedientes y como evitarlas o corregirlas.
 Omisión del orden cronológico,
 Ausencia de los originales o copias certificadas de los
mismos.
 No se aprecian algunos de los documentos fundamentales que
exige el artículo 32 Rlcp.
 Ausencia de foliatura o foliados con criterios diversos
 No contienen el “Acta de Inicio”, tal como lo exige el artículo
107 del RLCP y el Art 5 del Manual.
 El presupuesto base es posterior al requerimiento de la Unidad
Usuaria (Ver normativa interna).
 La verificación de la Programación y Disponibilidad
presupuestaria son posteriores al requerimiento (esto no es
irregular, pero se puede mejorar)
 Algunas ofertas no contienen la obligación del CRS, lo cual es
irregular.
 En las Contrataciones directas no se acompaña el Auto
Motivado, lo cual contraviene el art 6.30 del Dlcp y el 18 de la
LOPA
 En ocasiones no se evidencia la notificación al beneficiario de
la adjudicación (126 Rlcp).
 Debilidades más comunes en el ensamblaje del
expediente y como evitarlas.

 Se incorpora la “lista de Chequeo”, al inicio o al final indistintamente, siendo que este

documento por su naturaleza y susceptibilidad de modificación constante no cumple con
los requisitos de certeza, cronología y oportunidad de inserción (sin eventuales
cambios) que exige la Ley de Contrataciones Públicas. Lo cual no excluye su utilización
como mecanismo de control, pero sin incorporar.
 Existen foliaturas corregidas con marcadores especiales, e igualmente en ocasiones
se han numerado ambas caras de un mismo folio, cuando lo acertado es sólo numerar
la cara “recta” anverso, entendiendo que la parte de atrás u otra cara del folio, se
denomina “reverso” o “vuelto”. Vale decir que un folio es una hoja y el reverso es su
“vuelto”.

 Es importante destacar que la ausencia de la documentación necesaria, al igual que la

omisión de foliatura de la documentación inserta en el mismo, le resta validez al
expediente propiciando su nulidad en caso de eventuales controversias con los
contratantes

Documento
Art 32 RLCP
Solicitud de la Unidad Usuaria
o Requirente
Documento que autoriza el
inicio del procedimiento o acta
de Inicio de la modalidad
Presupuesto Base
Ver temporalidad BC
Planilla Resumen SNC
Aplica la integridad para
indicadores
Disponibilidad Presupuestaria 74 Rlcp
32.13 Rlcp
Justificación de exclusión de
toda posibilidad de
competencia
Llamado o Invitación a lo(s)
participante(s).
Oferta (s) debe indicarse en
ellas la obligación del CRS.
incluir Tributos
Modificaciones o Aclaratorias
de las condiciones de
contratación si las hubiere
Informe de recomendación de
la adjudicación o declaratoria
de desierta.
Auto de Adjudicación
Actos Motivados
“Aprobación” Opinión
Comisión de Contratación
Notificación al beneficiario de 109-117 Rlcp
la adjudicación y otros
LISTA DE CHEQUEO NECESARIO PARA ARMAR EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
Expediente: ___________
Base Legal Ok Observaciones
(x) Edgar José Mariño Díaz
Art 6.2 DLCP No debe confundirse con el punto de cuenta. Ni con autorizaciones distintas. El
Art 2 y 32.1 Rlcp requerimiento de la Unidad Usuaria inicia el expediente de procura o contratación
No debe desvirtuar su naturaleza autorizatoria de inicio del Procedimiento de selección.
32.2 y Aunque este programada, el RLCP señala que debe hacerse. En contrataciones excluidas
107 RLCP de las modalidades de selección pareciera no aplicar.
6.2, 59 y 60 Estudios de mercado, cotizaciones, Normas Internas y otros. Si el contratante no lo define
DLCP y expresamente (Art 60 DLCP) corresponderá su preparación como actividad previa a la
7 y 32.13 Rlcp unidad usuaria. Ver166 numeral 4(sanción)
47al 50 DLCP Precisar Actualización y CFEC . Ver 8 y 14 del Decreto del 11 de enero 2018
32.13 Rlcp Ver interoperabilidad y suficiencia de acreditación
La facilita la Unidad correspondiente. Se destaca que la obligación de contar con la
disponibilidad presupuestaria es al momento de la adjudicación o antes de formalizar el
contrato. (Art 74 DLCP)
114 Rlcp Constancia emitida por el propietario de la marca o bien, Pudiera ser la Constancia de
32.13 Rlcp Propiedad Intelectual o certificación del fabricante. Cuando se invoque exclusividad y
aplique al caso.
32.5 y 116 Rlcp Por lo regular en CD es un solo participante (116 RLCP). Pero el RLCP recomienda dos. En
CP son 3 Participantes. En Concurso Cerrado 5.
32.8 De ser posible comparar ofertas recibidas a los fines de su justedad y aplicabilidad del Art 38
58 DLcp y 34, 116 Artículo LOCGRSNCF
y 118 Rlcp
32.6 Rlcp Si se trata de plataforma Tecnológica verificar el cumplimiento de las Normas dictadas por
66.24, 68 y 69 SUDEBAN
DLCP y 7Rlcp
32.9 Los lapsos deben ser inferiores cuando se de el supuesto (Art 115 RLCP).. el tiempo para la
74, 75 y 109 adjudicación debe ser inferior al establecido para la modalidad de selección de contratista
Rlcp que corresponda Facilitador: Edgar José Mariño Díaz
emarinodiaz@hotmail.com
6.30 y 103 DLCP. El 15 numeral doce(12) del DLCP atribuye competencias a la Comisión de Contrataciones
114 Rlcp para opinar. El 103 aunque es más amplio, solo atribuye opinar (Derivada-escalera). Dicha
18 Lopa opinión no tiene carácter aprobatorio ni vinculante.
En Contratación Directa, la Comisión de contrataciones sólo “considera” y “opina ( No
16.11 Rlcp vinculante)”. El expediente los sustancia la UC. (6.3 DLCP).
Por lo regular en Contratación Directa es un solo participante (Art 116 RLCP). El resto de las
contrataciones variara conforme a la modalidad utilizada.
Solicitud o Recibo del CRS 6.24, 15.7, 30al 34, 66.15 DLCP 166 numeral 5, quien omite la solicitud o recibo del CRS,
y 118.3 Dlcp compromete su responsabilidad administrativa
Contrato/Órdenes de 6.32 DLCP y 132 Rlcp Definición de Contrato/Órdenes de compra y de Servicio. Ambas
compra pueden servir de contrato pero deben cumplir requerimientos legales
Garantías. 122-125DLCP 166.11 DLCP Sanciones
32.1 Rlcp (Admón. del Administración del Contrato
Cont)
Aprobaciones de pago y 32. Nuemrales 5 y 6 Rlcp Administración del Contrato
pagos realizados. (Admón. del Cont)
Finiquito Contable DLCP 146 y 15 Primero se realiza el finiquito contable (permite verificar
Rlcp cumplimiento de estipulaciones contractuales) y posteriormente se
32.7 (Admón. del Cont) realiza la la liberación de garantías
Liberación de garantías. Rlcp 32.1 (Admón. del Efectuada la recepción definitiva (150DLCP), se realizan los pagos
Cont)y151 DLCP restantes, se hace el finiquito contable y luego se devuelven las
Liberación de garantías retenciones, y se liberan las fianzas que se hubieren constituido, para
Finiquito contable luego extender el finiquito contable….Luego de ello el cierre
administrativo. Caso contrario, se compromete la responsabilidad
administrativa de los servidores de la Administración

Cierre Administrativo 15.156, 118.9, y 151 De no realizarse el servidor público compromete su Responsabilidad
DLCP Administrativa . Art 166 numeral 8 DLCP
32.10 32.1 0 Rlcp
(Admón. del Cont)
Evaluación de desempeño 8 y 32.9 Rlcp 32.9 Rlcp Es obligatoria. De ser el caso, también se realiza en Contrataciones
(Admón. del Cont) Directas, cuando incumplan con las condiciones u obligaciones
derivadas de la contratación,.
Cualquier otro relacionado 32.10 Rlcp Incluye documentos exigidos por la Normativa interna del Órgano o
con la administración del 1 (Admón. del Cont) Ente
contrato y evaluación
posterior.
Así las cosas, el artículo 74 del Reglamento de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, prevé, de manera detallada, la forma como se elabora
el expediente administrativo en los términos siguientes:
 “Cada expediente que se forme con ocasión del ejercicio de la potestad de
investigación se identificará con un número y los documentos que lo integren
deberán estar foliados, en orden numérico ascendente, a partir del folio uno (1).

 Dichos expedientes podrán estar compuestos de varias piezas, las cuales también se
identificarán en orden numérico ascendente, a partir de la pieza número uno (1), y estarán
integradas cada una con un número no mayor de doscientos cincuenta (250) folios.

 Los documentos consignados por los interesados legítimos o sus apoderados, serán
incorporados al expediente mediante un auto que deberá expresar: el nombre, apellido y
número de la cédula de identidad de la persona que consigna la documentación, número de
folios de la documentación consignada y la orden de incorporación de dicha documentación
al expediente.

 En caso de errores en la foliatura de dichos expedientes, se deberá estampar un auto

ordenando la corrección e indicando a partir de cuál folio se hace la misma”.
 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE
POTESTAD INVESTIGATIVA dictado por la CGR.
Aplicable por analogía al universo de las Contrataciones Públicas

 Expediente: Inserción de documentos sólo de originales o copias debidamente

certificadas.

 Organizados cronológica, Mantener unidad y conservación integra.

 Toda la documentación generada con posterioridad a la notificación del interesado legítimo

debe incorporarse al expediente, a través de un auto de incorporación de documentos que
debe contener:

A. Identificación plena del documento que se incorpora.

B. Número de folios de la documentación consignada.
C. Señalamiento de si es original, copia certificada o copia simple.
D. Identificación plena de la persona que lo consigna, de ser el caso, o en su defecto
procedencia de los mismos.
E. Orden de incorporación de la documentación al expediente.

Composición del expediente:

Puede ser de varias piezas.
Identificación en orden numérico ascendente integrados por un número no mayor de 250 folios.
 Los folios que conforman el expediente guardarán un orden correlativo y serán numerados de
manera ascendente a partir del folio número uno (1), en la parte superior derecha, en letras y
números, preferiblemente con bolígrafo negro, sin enmendadura.

 Se incorporará un Auto de Corrección de Foliatura, cuando al formar el expediente sus

documentos fueren insertados sin llevar orden cronológico o se incurra en un error de
foliatura. En dicho auto se ordenará reorganizar y realizar las correcciones …y hacer una
nueva foliatura.

 Este error de foliatura se tachará con una línea, dejando visible la foliatura corregida. En
ningún caso se utilizará corrector líquido. El auto de corrección de foliatura se incorporará al
final de la documentación que para el momento conste en el expediente.
Expediente Administrativo

Criterios Doctrinales y Jurisprudenciales

 La falta de observancia de los requisitos para la formación de los expedientes
podría acarrear la sanción de nulidad, absoluta o relativa

 Por ello es necesario también cumplir las reglas materiales para la preparación de
los expedientes, especialmente en el ámbito de las contrataciones públicas.

 “El expediente no es otra cosa que la materialización del procedimiento

administrativo, es decir, “el procedimiento hecho papel”. Para Francisco González
Navarro, citado por Cosimina G. Pellegrino Pacera

Facilitador: Edgar José Mariño Díaz

emarinodiaz@hotmail.com
 Conclusiones y Recomendaciones

 Los expedientes adolecen de debilidades

 Con la adopción de “Mejores Prácticas”, las debilidades son
perfectamente subsanables.
 Deben agotarse los esfuerzos para lograr la adecuación integral de
los expedientes a las estipulaciones legales.
 Profundizar la busqueda del conocimiento de las Normas que
regulan las Contrataciones Públicas.
 Acoger con enfasis los Principios previstos en la LCP, referidos a
transparencia, honestidad, eficiencia y simplificación.