CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE COMUNICACIONES Código: DP-F01

Versión: 04

Objetivo del proceso:

Optimizar los sistemas de comunicación interna y externa, garantizando eficacia en las comunicaciones interinstitucionales al Líder del Proceso:
informar, recrear y educar a la comunidad universitaria, mantener la buena imagen corporativa y cumplir con el protocolo en los Director de Comunicaciones
eventos; así como promocionar los productos, servicios y programas académicos presenciales, de postgrados y a distancia..

Quien Suministra Entradas Salidas Quien Recibe

Actividades
Proceso Gestión Acuerdos superiores. 1. Revisar y ajustar políticas y manuales del Proceso. Políticas y manuales. Comunidad en
Documental Acuerdos académicos. 2. Revisar las fuentes de información (boletines, correos general.
Resoluciones electrónicos, correspondencia recibida, página web, Plan de trabajo del
rectorales. comunicaciones telefónicas o personales). equipo de
Proceso Dirección y 3. Coordinar la distribución interna y externa de las comunicaciones
Planeación. Planes y programas publicaciones.
institucionales. 4. Proponer temas para las publicaciones institucionales. Necesidades de
Proceso Gestión 5. Realizar consejo de redacción para evaluar los temas recursos. Proceso Gestión
Administrativa Manual de Sistema de informativos y programar fechas de entrega. Administrativa
Gestión Integral. 6. Elaborar el boceto o machote de las publicaciones
institucionales: UNinotas y AGORA. Proceso Gestión del
Proceso de Gestión Disponibilidad de P 7. Preparar la realización de visitas a la institución (actualizar Talento Humano.
Documental. recursos para el SGI. bases de datos, construir agenda y preparar el material de
promoción institucional). Proceso de Gestión
Estructura 8. Preparación de equipos para el funcionamiento de la Financiera.
organizacional. Emisora Cultural Unimagdalena Radio.
9. Construir la programación radial de la Emisora Cultural
Mecanismos para la Unimagdalena Radio.
administración del 10. Realizar inducción a los nuevos realizadores y socializar el
riesgo. manual de estilo de Unimagdalena Radio.
11. Distribución de actividades para la construcción del dossier
Mantenimiento de de noticias.
espacios y equipos. 12. Organización para la participación en ferias universitarias.
13. Valoración de la información a difundir.
14. Asignación de actividades para la organización o
Comunicaciones acompañamiento de los eventos académicos, culturales y
internas y deportivos que se desarrollen por el Alma mater.
correspondencia 15. Construcción del libreto de presentación siguiendo el
externa. protocolo institucional.
16. Elaboración de la agenda para el registro fotográfico de
eventos institucionales.

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Actividades
Plan de trabajo del 17. Elaboración de la publicación quincenal UNinotas Impresos y Comunidad en
equipo de 18. Elaboración de la publicación del periódico institucional publicaciones. general.
comunicaciones. AGORA.
Entrega de bienes de 19. Construcción de boletines de prensa Programas radiales. Alta Dirección
Proceso Gestión inventario. 20. Funcionamiento de la Emisora Cultural Unimagdalena Universitaria.
Administrativa Radio. Piezas digitales
Entrega de 21. Elaboración del dossier de noticias diario. Todos los procesos.
suministros. 22. Elaboración de piezas digitales para promoción y divulgación Dossier de prensa.
de la Universidad. Proceso Gestión de
Recursos de apoyo 23. Difusión de la información institucional Banco de fotos contratación.
logístico. 24. Organización de eventos.
25. Oficiar como maestros de ceremonia en eventos
Mecanismos para el 26. Promoción de la oferta académica y otros servicios Informe de
Proceso de Gestión control y distribución institucionales (Ferias Universitarias, Toma ICFES, Tour interventorías.
Documental. de los documentos. Universitario y Stand Promocional).
H 27. Registro de fotografías institucionales.
Documentos para 28. Asesoría Interna y externa.
Proceso Apoyo consulta. 29. Corrección de estilo de informes de gestión de la Institución.
Tecnológico TIC
Capacitación en
gestión documental y
archivística.
Indicadores del Proceso analizado.
Proceso de Dirección y V
Proceso. 30. Efectuar seguimiento al proceso.
Planeación Proceso Gestión de
31. Analizar indicadores e informes de resultados. Indicadores e
la Calidad.
Resultados de la informes analizados
ejecución del proceso. y evaluados.
Proceso analizado. Correcciones.
A 32. Tomar acciones. Acciones
Indicadores e informes Correctivas.
analizados y Acciones
Proceso Gestión de la Proceso Gestión de
evaluados. Preventivas.
Calidad la Calidad.
Acciones de Mejora.
Plan de mejora.
Plan de
Mejoramiento

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Información documentada para la operación del

Recursos Seguimiento y Medición
Proceso
Recursos Físicos:
Computadores de alto rendimiento, grabadoras de Ver http://cogui.unimagdalena.edu.co INDICADORES
periodistas, radios AM/FM para periodistas, televisor, Procesos / estratégico/ Comunicaciones Ver Indicadores del Proceso
radio portátil, lote para la torre de transmisión,
estudios de grabación, consola, micrófonos,
audífonos, software de grabación, software para
fotografía, video y diseño, scanner, cámara
fotográfica, cámara de video, kits de audio, kits de
luces, impresora, matasombras, stand universitario,
archivador, teléfonos, equipos de oficina, papelería,
portátil, video beam.

Recursos Humanos:
Jefe (periodista), Periodistas, tres operadores Riesgos y Oportunidades
controles, tres diseñadores gráficos, un reportero Ver Mapa de riesgo del proceso
gráfico, un productor audiovisual, un coordinador de
promoción institucional, un auxiliar administrativo y un
transmisorista.

Ambiente de trabajo:
Oficina dotada con buena iluminación, ventilación,
sillas ergonómicas, capacitaciones, jornadas de
integración.

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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

ISO 9001:2015 NTCGP 1000:2009 MECI 1000:2014
7.4. Comunicación 5.5.3. Comunicación Interna. Direccionamiento Estratégico
8.1. Planificación y control operacional 7.1. Planificación de la realización del producto o prestación del Autoevaluación institucional
8.2.1. Comunicación con el cliente servicio. Auditoría Interna
8.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio 7.2.3. Comunicación con el cliente. Planes de Mejoramiento
9.1.1. Generalidades 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio. Información y Comunicación
10. Mejora 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos.
8.5. Mejora.

Fecha de actualización: 25 de enero de 2017

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