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PRESENTACIÓN
Tarea 5 de Administración ll
Sustentante:
Luis Rafael Sánchez
Matricula:
16-5266
Materia:
Administración ll
Facilitador:
Andrea Jiménez
Santo Domingo Este
Indicación y espacio para subir la tarea #5
Actividad de la unidad:
Bienvenid@s a nuestra quinta semana de trabajo, en esta ocasión debatiremos sobre
la Comunicación como Herramienta de Coordinación Organizacional, para esto se
sugiere realizar las siguientes actividades.
la eficiencia y la eficacia. Drucker dice: eficiencia significa “hacer correctamente las cosas” y
eficacia significa “hacer las cosas correctas”.
ahora que es eficiencia. eficiencia es la capacidad de reducir al mínimo los recursos usados
para alcanzar los objetivos de la organización osea “hacer las cosas bien”.
otro ejemplo que podemos dar es el deeficacacia; la eficacia implica elegir las metas acertadas.
Un gerente que elige una meta equivocada es un gerente ineficaz, aun cuando produzca autos
grandes con enorme eficiencia.
entonces eficacia es la capacidad para determinar los objetivos apropiados: “hacer lo que se
debe hacer”.
Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho, Drucker afirma que
la eficacia es la clave del éxito de una organización. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma
eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para hacer.
La productividad: La productividad se define como la cantidad de producción de una unidad
de producto o servicio por insumo de cada factor utilizado por unidadde tiempo.Mide la eficiencia
de producción por factor utilizado, que es por unidad de trabajo o capital utilizado.
Rentabilidad: La rentabilidad es la capacidad que tiene algo para generar suficiente utilidad o
ganancia; por ejemplo, un negocio es rentable cuando genera mayores ingresos que
egresos.Pero una definición más precisa de la rentabilidad es la de un índice que mide la
relación entre la utilidad o la ganancia obtenida, y la inversión o los recursos que se utilizaron
para obtenerla.
Percepción: se relaciona con los factores psicológicos del receptor (valores, opiniones,
personalidad, necesidades...). Recordemos que no será lo mismo tratar a la mascota de
una persona mayor que la de alguien que la tenga como herramienta de trabajo u ocio.
Rol y estatus: como profesionales, está claro nuestro rol; aún así, el receptor puede no
asumirlo inmediatamente porque no nos conoce, por ejemplo.
El canal de comunicación dentro de la consulta está claro que es verbal, pero debemos de
prestar atención a la comunicación no verbal.
Comunicación verbal
A la hora de comunicarnos, debemos usar un lenguaje que se adapte al receptor. Nuestros
pensamientos pueden ir más deprisa que las palabras, y acabamos diciendo lo que no
queremos. Hay que recordar que mientras estamos explicando el diagnóstico diferencial a un
cliente, podemos acordarnos de uno extra. En otras ocasiones quizás queramos guardar algo
de la información para cuando tengamos el resultado de cierta prueba.
Para que nuestro mensaje sea aceptado y comprendido, el lenguaje habrá de ser:
Claro, preciso y sencillo, evitando tecnicismos, argot, frases hechas, refranes o palabras
demasiado rebuscadas.
Gráfico y descriptivo, de forma que genere imágenes mentales con claridad, pues en
ocasiones no tenemos ningún otro medio de apoyo más que la palabra para darnos a
entender.
Dinámico, los verbos se tienen que usar en presente, nunca en futuro o condicional y, sobre
todo, mostrando seguridad.
Por último, “si el receptor no entiende es culpa del emisor”. Es importante evitar la falsa
confianza y la falsa humildad. Nunca debemos decir: “Es que usted no me entiende”, sino: “He
debido explicarme mal”.
Comunicación no verbal
La comunicación no verbal es todo aquel lenguaje que surge de nuestro cuerpo y que no
depende de las palabras que decimos. En muchas ocasiones, una persona es simpática no
por la manera de hablar, sino porque cuando habla sonríe, nos escucha activamente o se ríe
de nuestras ocurrencias...
Por ello vamos a ver las partes de la comunicación no verbal que debemos controlar en
nuestra consulta.
En definitiva, es más fácil que un cliente perdone un problema si le caemos simpático que si
somos unos “bordes”.
La sonrisa no afecta a nuestra imagen como profesional, más bien al contrario, ayuda a que
ésta se relaje, lo que facilita la comunicación. Si empezamos la consulta con el ceño fruncido
habrá tensión, desconfianza e incluso miedo por parte del dueño para compartir ciertas cosas.
La mirada
Dicen, no sin cierta razón, que los ojos son el espejo del alma. Los ojos pueden expresar todo
tipo de emociones e incluso, a veces, conseguimos leer el pensamiento de la otra persona por
su mirada. Debemos prestar atención a la mirada puesto que es un aspecto difícil de
manipular.
Cuando escuches, mira a los ojos de la otra persona. Esto refuerza el sentimiento de ser
escuchado y es un signo de confianza hacia nuestro interlocutor.
Sin embargo, cuando seamos nosotros los que hablamos, debemos evitar fijar la mirada, ya
que esto puede resultar incómodo. En la consulta es sencillo hacer esto, puesto que podemos
mirar a la mascota como mecanismo de evasión. La proporción ideal entre mirar al dueño de
la mascota y la mascota puede estar en torno al 50 por ciento.
A la hora de mirar debemos hacerlo de manera frontal, ya que mirar de otra manera provocará
desconfianza o dará sensación de agresividad. Igual que nos comportamos de manera
diferente delante de un gato o un perro, debemos también hacerlo delante de sus dueños que
son los “animales” más peligrosos
Los gestos de la cara
La cara expresa realmente el estado de ánimo de las personas. En primer lugar, un veterinario
debe ser cordial y a la vez dar confianza. Para ello, debemos ser capaces de esbozar una
medio sonrisa, sin fruncir la frente, lo que puede dar la sensación de desconfianza. A la hora
de sonreír, la sonrisa tiene que parece natural y eso implica el enseñar los dientes. Es
importante practicar delante del espejo y ver que sensación te transmite a ti mismo tu propia
imagen y trabajar sobre ello. Esto es algo que como veterinarios no debemos olvidar: por muy
buenos que seamos técnicamente, el público nos juzgará por nuestra imagen y lo que
transmitimos.
Las manos
Las manos siempre nos delatan. Nos olvidamos de ellas y a veces delatan nuestro verdadero
estado de ánimo. De la misma manera que cuidamos en mostrar el revés de nuestra mano a
un perro cuando lo conocemos por primera vez, puesto que si le enseñamos la palma la verá
como una amenaza, debemos tener el mismo cuidado con los dueños.
Si escondemos nuestras manos, mucha gente puede entender que estamos escondiendo
algo. Por tanto, cuando nos dirijamos a los clientes debemos enseñar las palmas de nuestras
manos, lo que expresará honestidad. También debemos mirar las manos de nuestro cliente: si
parece tranquilo, pero se frota las manos o tamborilea con los dedos, quizás no nos esté
contando toda la historia.
La postura
La kinesia es la teoría que estudia las diferentes posturas del cuerpo y su significado. Está
claro que dependiendo de cómo coloquemos los brazos o las piernas nuestra mente estará
más abierta o cerrada. Si alguien con el que estás hablando sobre un tema, de repente cruza
los brazos y se echa hacia atrás, podemos sospechar que aunque nos sigue prestando
atención, no comparte nuestro punto de vista.
La vestimenta
En lo que se refiere a la vestimenta a la hora de consultar, lo único básico es que debe estar
limpia y en perfecto estado. Un uniforme roto o sucio cambiará la imagen que los dueños
tienen de nosotros. La imagen vende, pero no se debe vender sólo la imagen.
3. Piense en una ocasión en que se haya enfrentado a un problema
ocasionado por una mala comunicación... imagine un problema de este
tipo, si no le ha pasado personalmente... ¿Cómo considera que pudo
haberse manejado mejor?
Cuando le preguntas a una persona cómo se siente, hay dos palabras que de
inmediato puede decir: bien o mal. Es una respuesta casi programada en
nuestra mente y la formulamos de manera automática cuando alguien pregunta
por nuestro estado de ánimo; es, hasta cierto punto, una cortesía social que
nos inculcaron. Sin embargo, ¿qué pasa cuando alguien decide ahondar más y
nos pregunta por qué nos sentimos bien o mal? En ese instante ya no es tan
fácil contestar.
Lo mismo sucede dentro de una empresa. Un colaborador puede expresar
rápidamente si se siente a gusto o no en el trabajo, mas cuando tiene que
explicar por qué, para muchos es difícil conocer la razón exacta, especialmente
cuando ya no se encuentra cómodo para laborar allí.
Falta de liderazgo
Si el líder del equipo no tiene las habilidades necesarias para dirigirlo y hacerlo
sentir seguro, dudará al momento de dar órdenes, no se comunicará
abiertamente con los colaboradores y ellos se sentirán desorientados, pues no
recibirán una respuesta concreta a sus dudas.
Objetivos confusos
Desde el momento que un nuevo empleado firma su contrato, incluso antes,
debe tener una idea muy clara de las actividades que desarrollará. La falta de
este conocimiento puede traer problemas para su desempeño y la
productividad de la compañía.
Falta de competencias
Los cursos inductivos son un buen método para darle la bienvenida a los
nuevos colaboradores, pero también es la oportunidad perfecta para mejorar
sus habilidades o desarrollar otras. Si tus colaboradores no tienen las
competencias necesarias, la comunicación interna se verá afectada.
No hay retroalimentación
Es necesario procurar que todos los integrantes de la empresa reciban
comentarios y críticas constructivas de su trabajo. De no hacerlo, los
colaboradores no sabrán sus aciertos y fallas, llevando a una falta de
comunicación y confianza.
Colaboradores desmotivados
Esto puede estar relacionado con la falta de retroalimentación, ya que si los
empleados notan que a sus superiores no les interesa ayudarlos a mejorar su
desempeño, se sentirán desmotivados y no comunicarán sus ideas o sus
propios comentarios sobre un proyecto.
Equipos virtuales
Gracias a la nueva tecnología, ya no es necesario que una persona vaya a la
oficina a trabajar. Muchas compañías contratan colaboradores que laboren
desde casa, sin importar si vive en otro estado o país. Aunque tiene muchas
ventajas, la falta de comunicación es un riesgo en esta iniciativa.
A pesar de que son varios los elementos que pueden ser causas de una mala
comunicación interna, eso no significa que siempre sea la razón principal que
afecta al negocio o el motivo por el que los colaboradores perciben que su
buen desempeño se ve frenado o perjudicado.
En una nota publicada en Harvard Business Review (HBR) se aborda
precisamente este tema: “Cuando algo sale mal en el trabajo, la gente siente
que no tuvo los datos que necesitaba para tomar una decisión (…) Como creen
que les faltó información fundamental, señalan la falta de comunicación como
la culpable del problema”.
¿Qué queremos decir con esto? Que a veces la sospecha de una
mala comunicación interna solamente es una alerta que evidencia un problema
todavía más grande.
Para esclarecer esta afirmación, pongamos el ejemplo que dio HBR.
Una empresa que tuvo un rápido crecimiento se dio cuenta que los nuevos
colaboradores que había contratado tenían una explicación vaga y confusa de
sus tareas. Al principio, los directores creyeron que se debía a una falta de
comunicación entre empleados, pero cuando solicitaron ayuda de un experto,
se dieron cuenta que esa no era la cuestión: su verdadero problema era una
falta de estructura organizacional.
El proceso de comunicación
El mundo empresarial contemporáneo nos impone grandes desafíos a
todos. Estamos sometidos al reto de la globalización, la mencionada
innovación tecnológica, la competencia, la inestabilidad y la
imprevisibilidad.
Ante esta realidad, las organizaciones de hoy día, tratan de lograr
resultados más eficaces y eficientes de acuerdo a los objetivos para los
cuales surgieron y tratan de contar con mejores recursos humanos,
quienes a fin de cuentas, son la vida de la organización, son la propia
organización.
Tradicionalmente en la gestión de recursos humanos se buscaban
habilidades o competencias –para entrar en sintonía con los enfoques
actuales- de tipo técnico, y “casi nunca para no decir nunca, fuimos
evaluados por las competencias sociales e individuales (…) según un
estudio reciente realizado entre las empresas suecas estas asignan a las
competencias individuales y sociales un peso del 70% respecto a las
otras que conforman el perfil ocupacional para un puesto de trabajo.
Cabe destacar que las empresas modernas generan en el sector
terciario, o sea,
en el ámbito de los servicios la mayor oferta de empleados (un 65% de
los cargos disponibles) (…) la mayor parte de las evaluaciones se
compone de aplicaciones de instrumentos que miden exclusivamente
conocimientos” (Gordillo, 2005).
Como continúa destacando Gordillo (2005): “ en el mundo actual, la
información y la tecnología cambian rápidamente pero la esencia de la
persona, referida a sus facilidades de interrelacionarse, de hacerse
responsable de sus actos, de ser cooperativo en su puesto de trabajo y
de interesarse por su propio crecimiento profesional tienen un carácter
más permanente…”
Quisimos ofrecer este preámbulo para reconocer el lugar relevante que
están ocupando las habilidades sociales en la contemporaneidad, las
cuales son definidas como (Iruarrizaga, Gómez-Segura, Criado, Zuaco y
Sastre, 2002):
Una tipología que tiene gran aceptación entre los estudiosos del tema es aquella
que considera las orientaciones integrativa y distributiva.
Negociación integrativa.
Es más que una actitud circunstancial, es una toma de posición trabajosa porque
implica admitir diferentes puntos de vista y diferentes intereses en las personas.
Consideran los conflictos como inherentes a la vida. De ninguna manera
pretenden negarlos, ocultarlos o evadirlos. Aún en el caso de que sea poco
agradable vivirlos, se trata de comprenderlos, manejarlos y buscar su resolución.
En otros términos, a partir de la crisis que genera, al menos inicialmente, el
negocio, se trata de conducirlos positivamente, buscando la solución más
beneficiosa para todos los intereses involucrado. La motivación de las partes es
del tipo "Yo gano, tú ganas".
El asunto objeto de la negociación, el problema, no es visto como un trabajo de
suma cero, es decir que lo que uno obtiene en definitiva, lo obtiene
automáticamente a expensas del otro.
Por eso se suele afirmar que en esta dimensión de la negociación los recursos son
guías.