Planning and Scheduling Construction Projects

Guideline to develop and review baseline schedules

Part 1: The Planning Process

Prepared by Alberto Sanchez 1
Alberto Sanchez
BEng, MsCLog, MIntBus, GradCertEnSt

Alberto has over 20 years of experience delivering capital

projects with values from $100 million to over $10 billion in
Asia‐Pacific, Middle East, Europe and Central Asia and Latin
America in the private and public sector. He has worked
across different industries including oil and gas, chemicals,
utilities and infrastructure throughout all project phases
(feasibility studies through to commissioning) as project
controls manager, head of project controls, planning manager
and head of capital projects for international oil companies,
E&C contractors and consulting firms
Alberto holds a bachelor degree in civil engineering, master degree in logistics
and operations, master degree in business and postgraduate in energy studies
from recognised Australian universities. He is often requested as a keynote
speaker at major companies and industry conferences worldwide on
planning/scheduling, risk management and modular construction.
2
He is always interested in hearing from former colleagues, clients, or just 
interesting folk, so feel free to contact him
Contents
• Part 1: The Planning Process
• Common planning problems
• The planning and scheduling process
• The schedule basis
• Productivity rates and construction durations

Prepared by A. Sanchez
• Resource loaded schedules and resource leveling
• Some factors impacting the baseline schedule

• Part 2: Schedule Assurance Review
• Schedule quality review
• Schedule risk review
• Schedule benchmark review
• Conclusion  3
 Common planning problems
Pre‐Award Post‐Award
Bid / No‐Bid Phase Bid Phase Initiation Phase Execution Phase
• Schedule benchmark is not  • Proposal schedule is  • Baseline schedule does not  • Delay in payment 
applicable or incorrect  developed without clear  reflect the final negotiated  milestones leading to 
(e.g. different country) execution strategies  scope negative project cash flows
• Proposal schedule does  • Poor identification and  • Extra costs to avoid 
not fully reflect the project  quantification of schedule  schedule penalties (e.g. 
scope  risks and opportunities  overtime, additional 
• Failure to develop  during the baseline  workforces, extra 

Prepared by A. Sanchez
unbiased proposal  schedule development  supervision, etc.)
schedules (over optimistic  • Baseline schedule is  • Difficulties to demonstrate 
schedule) developed by valid extension of time 
• Proposal schedule is  planners/schedulers with  claims to clients
developed by limited experience • Lack of centralised 
planners/schedulers with  • Difficulties to transfer  database with productivity 
limited experience schedule liabilities to  rates and project historical 
• Durations are estimated  subcontractors and  data 
without key info such as  suppliers
quantities, local content,  • Lack of knowledge and/or 
construction methods, etc. understanding of 
• Lack of centralised  contractual obligations 
database with productivity 
rates and project historical 
data 
• Poor identification and 
quantification of schedule  4
risks and opportunities 
during the proposal 
schedule development 
The planning process
Poor planning is project management mistake 
number one”…Tom Mochal

Prepared by A. Sanchez
Planning Scheduling

5
Planning vs. Scheduling
• Do you know the difference between planning and 
scheduling?
• Many companies think that the two are the same
• Planning should always be before scheduling

Prepared by A. Sanchez
• Before we attempt to develop our proposal or baseline 
schedule, we must have a clear understanding of the 
project plan

Planning Scheduling Baseline

6
The planning and scheduling 
process 

Prepared by A. Sanchez
7
The schedule basis (1 of 3)
Before developing the proposal or baseline schedule important elements
such as assumptions, exclusions, constraints, etc. must be defined and 
understood. These elements form the schedule basis, such as:

• Sectors of construction or industry – e.g. oil & gas production facilities, 
chemical plant, power plant, highways and roads, etc.

Prepared by A. Sanchez
• Location of the construction site(s) – e.g. distance to borrow pits and 
quarry, location of labor accommodation camp, etc.
• Local codes, standards and permits 
• Site access and weather restrictions – e.g. rainy season, cold weather 
• Temporary construction activities – e.g. temporary access roads, 
temporary utilities, relocation of existing overhead or underground lines
• Construction priorities, logic and sequences
• Interfaces with existing facilities in operation – e.g. revamps, 
shutdowns, modernisation, expansions 8
• Interfaces with other contractors – e.g. site preparation, drilling, utilities
The schedule basis (2 of 3)
• Interfaces with local communities and regulatory bodies – e.g. traffic 
and local roads, noise levels, etc. 
• Working calendars – e.g. 6‐day calendar, 7‐day calendar, crew calendars, 
weather calendars, rotation calendars, public holidays
• Construction methods and procedures – e.g. modular components, stick‐
built or traditional, prefabricated elements, pre‐cast concrete

Prepared by A. Sanchez
• Special construction equipment requirements – e.g. heavy‐lift cranes, 
barges, pipelayer, concrete batch plant, etc. 
• Expected productivity rates (NORMs)
• Labor requirements – e.g. local content laws, labor union requirements
• Labor availability and possible overtime, rosters
• Construction subcontract arrangements 
• Establish construction camp, material laydown area and storage 
facilities
• Completion of approved drawings and design documents for  9
construction
The schedule basis (3 of 3)
• Material and equipment deliveries
• Manufacturer or supplier scope – e.g. on‐site assembly, transportation, 
preservation and storage, supervision, site testing 
• Fabrication shop versus field fabrication
• Safety requirements – e.g. confined spaces
• Protection of completed work(s)

Prepared by A. Sanchez
• Client requirements – e.g. hold points and key inspection dates
• Others

10
Different construction sectors
Productivity rates, design codes, safety and quality 
requirements, construction techniques, legal aspects, approval 
processes and other factors can vary dramatically depending 
on the sector for which the construction is required.

Prepared by A. Sanchez
Oil & gas  Textile mills Chemical plants Pharmaceutical  Steel / aluminum  Power plants
production  plants mills
facilities

Manufacturing  Food processing  Refineries Heavy  Civil and  Building and 

facilities plants construction infrastructure residential

11

Plant 
upgrade/retrofit
Construction priorities, logic 
and sequences
Before developing the schedule, other key planning elements 
must be defined such as:

• Priorities or phases – design phase, temporary construction 
phase, early production phase, pre‐shutdown phase, pre‐
commissioning phase, etc. 

Prepared by A. Sanchez
• Work Breakdown Structures (WBS) – the project schedule 
must be broken down into its component parts (e.g. process 
unit, utilities, storage, etc.) and/or work packages (e.g. 
substructure works, mechanical works, piping works, electrical 
works, etc.) 

• Logic and sequences – construction activities must follow a 
determined logic to deliver the project in the right sequence 
depending on the proposed construction method(s) 12
Construction priorities, logic 
and sequences Example: WBS or work 
• Work Breakdown Structures (WBS)  packages of industrial 
process plant 

1000
Industrial Plant

Prepared by A. Sanchez
1000 2000 3000 4000
Utilities Storage and Handling Process Support 

4100 ‐ Office and 
1100 ‐ Potable water 2100 ‐ Warehouse 310 ‐ Process train
admin buildings

3200 ‐ Process  4200 ‐ Roads and 

1200 ‐ Waste water 2200 ‐ Handling
buildings carparks

1300 ‐ Electrical 2300 ‐ Chemicals   3300 ‐ Product storage 4300 ‐ Landscape

1400 ‐ Plant air
13
Construction priorities, logic 
and sequences Example: construction 
sequence of industrial 
process plant 

Prepared by A. Sanchez
14
Labor productivity rates
• Labor productivity rate is the number of labor hours 
(work effort) required to complete a defined 
construction activity (NORM or benchmark)

• Each productivity rate is a typical or average number of 
labor hours required by the group of all individuals (i.e. 

Prepared by A. Sanchez
crew) associated with the construction activity

• Base productivity rate is adjusted by factors such as: 
labor density, facility complexity, overtime, weather, 
shifts, labor quality, labor availability, greenfield vs. 
brownfield, elevated work, geographic location, security, 
etc.

• A table should be provided in the schedule basis 
showing the productivity rate applied for each type of 
work (e.g. piping works, concrete works, steel works, etc.) 15
Labor productivity rates
• Comparison of labor productivity in different countries
LABOR PRODUCTIVITY RANGE (*)
COUNTRY
GOOD AVERAGE POOR
Australia 1.05 1.20 1.50

Prepared by A. Sanchez
Brazil 1.30 2.25 2.85
India 1.75 2.30 2.80
Indonesia 2.50 2.80 3.20
Iraq 2.00 ‐ 3.50
Nigeria 1.75 2.25 3.35
Russia 1.25 1.75 2.25
* Source: Global Construction 
South Africa 1.20 1.40 1.95 Cost and Reference Yearbook. 
2015 Annual Edition
South Korea 0.95 1.20 1.65
16
Azerbaijan 1.50 ‐ 1.85
Kazakhstan 2.00 ‐ 3.00
The influence of location on productivity 
and construction durations
• Example: comparison of similar industrial plant at 
different locations

Prepared by A. Sanchez
17
Construction durations
Estimating construction activity durations (key terms)

• Effort‐driven duration – estimate based on the work volume or 
bill of quantities (BOQ) and expected productivity rate 
(duration = work quantity / productivity rate)

Prepared by A. Sanchez
• Fixed‐duration – estimate based on amount of calendar time 
available for the activity completion (e.g. shutdown window, 
track possession, weather window)

• Forward  schedule – from project start to finish, calculate the 
earliest each activity can start and finish according to the 
sequence of work and the duration of the predecessor activity

• Back‐end driven schedule – working backward from project 
finish to start, calculate the latest each activity must start and 
finish to meet the project end date 18
Construction durations
Estimating effort‐driven durations

Prepared by A. Sanchez
19
 Construction durations
• Example: estimated duration of piping work for a new 
industrial plant in Uzbekistan
Location of construction site

Productivity Rates per 
Quantity Quantity Duration
WBS Total Crews Crew

Prepared by A. Sanchez
(diameter‐ (Work Split) (in days)
Plant Area (diameter‐inches per day)
inches)
Shop Site Shop Site Shop Site Shop Site
Utilities 54,720 DI  33,304 DI 16,416 DI 12 14 16 6 173 195

Storage 39,520 DI  27,664 DI 11,856 DI 12 12 14 4 165 247

Process 54,720 DI  38,304 DI 14,416 DI 12 12 14 4 228 300

Estimated quantity (BOQ) Productivity rate
Estimated number of crews  Estimated duration
or workers
Piping Crew (based on labor density values,  Quantity (BOQ)
labor resources requirements,  number of crews x productivity rate per crew
1 Welder labor availability, etc.)
2 Fitter(s)
1 Helper
Resource loaded schedules
• Resource loaded schedule – consists of a timeline 
with details on assigned resources (labor, 
construction equipment, tools and key quantities) 

• Manpower plan – this plan focuses on estimating 

Prepared by A. Sanchez
the size of workforce, division in disciplines and 
scheduling the deployment of required manpower

• Resource leveling – as defined by PMBOK “is a 
project management technique in which start and 
finish dates are adjusted based on resource constraints 
with the goal of balancing demand for resources with 
the available supply”
21
Schedules under limited 
resources
• The resource leveling process  

Assign resources to each construction activity in the 
schedule (i.e. labor, construction equipment) 

Prepared by A. Sanchez
Produce resource histograms from resource loaded 
schedule

Compare required resources vs. maximum possible 
amounts of resources (e.g. safety density  factors, 
labor availability, possible overtime, rosters, etc.)

Resolve resource conflicts (e.g. overcrowded areas,  22
shortage of skilled labor) 
Schedules under limited 
resources
• Resource leveling example

Prepared by A. Sanchez
23
Schedules under limited 
resources
• Resource leveling example

Prepared by A. Sanchez
24
Resource loaded schedules
Benefits of resource loaded schedules and resource 
leveling

• Determine dates for resources mobilisation and 

Prepared by A. Sanchez
demobilisation 
• Balanced resources, reducing over allocations or 
unnecessary overtimes
• Validate estimated construction durations
• Sanity check of durations, logic and assigned 
resources
25
Some factors impacting the 
baseline schedule
PROJECT SPECIFIC FACTORS
1 Relevant design and/or construction codes and specifications
2 Completion date (normal schedule or fast track schedule*)
3 Contractual issues / type of contract / alliances (JV)

Prepared by A. Sanchez
4 Payment terms / contract milestones
5 Liquidated damages / consequential damages clauses
PROCUREMENT FACTORS
1 Long lead items – equipment or materials (free issue)
2 Freight and transport issues
3 Vendor assistances
4 Warehousing (equipment and material preservation)
26
Some factors impacting the 
baseline schedule
CONSTRUCTION ISSUES
1 Location of facility / access to site
2 Weather issues (cold or hot climate, weather windows)
3 Expected productivity of workforce

Prepared by A. Sanchez
4 Labor requirements (local content, union, etc.)
5 Labor availability and possible overtime, rosters
6 Establish camp, temporary facilities, site fabrication facilities, laydown areas
7 Location of quarry / concrete batch plant
8 Location of borrow pits
9 Required construction permits
10 Construction method(s)
11 Special safety issues 27
12 Protection of the completed work
Contents
• The Planning Process
• Common planning mistakes
• The planning and scheduling process
• The construction plan
• Productivity rates and construction durations

Prepared by A. Sanchez
• Resource loaded schedules and resource leveling
• Some factors impacting the baseline schedule

• Schedule Assurance Review
• Schedule quality review
• Schedule risk review
• Schedule benchmark review
• Conclusion  28
End of Part 1:
The Planning Process

Prepared by A. Sanchez
Contact: 
amsanchezu@gmail.com 29