LEGISLACION TRIBUTARIA

TEMA:

FACTURACION

PRESENTADO A:

MIGUEL RIVALDO

PRESENTADO POR:

IBETH ALTAHONA ID 597698

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CORPORACION EDUCATIVA UNIMINUTO

BARRANQUILLA 24 DE FEBRERO DE 2019

¿Quiénes están obligados a expedir factura o documento equivalente?

Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes,
ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de
la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar
copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad
de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de
Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por
ésta.

Parágrafo. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento

equivalente a la factura.

Parágrafo 2o. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas,
deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del
Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un
certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del
certificado bimestral.

En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del
Estatuto Tributario.»

Por su parte, el artículo 1.6.1.4.1 del decreto único reglamentario 1625 de 2016 dice:

«Obligación de facturar. Sin perjuicio de lo señalado en el artículo 511 del Estatuto Tributario,
también están obligados a expedir factura o documento equivalente por cada una de la operaciones
que realicen, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan
profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la
actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no
contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).»

¿Quiénes no están obligados a expedir factura o documento equivalente?

Por regla general todas las operaciones económicas que se realicen deben ser debidamente
facturadas. La expedición de la factura es obligación del vendedor, quien debe cumplir con todos
los Requisitos de la factura.

Sin embargo, la ley hace algunas excepciones frente a la obligación de expedir factura, y de forma
taxativa señala en qué casos no se requiere de su expedición, como lo señala el artículo 1.6.1.4.2
del decreto único reglamentario 1625 del 2016.

Señala este artículo las siguientes entidades o personas no obligadas a expedir factura.

a) Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda, las
Compañías de Financiamiento Comercial;
b) Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las
Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos
de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;

c) Los responsables del régimen simplificado;

d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en
lo referente a estos productos;

e) Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros,
en relación con estas actividades;

f) Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;

g) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación
con esta actividad;

h) Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o presten
servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos
a los responsables del régimen simplificado.

Parágrafo 1. Las personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, si optan por
expedirlos, deberán hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el
caso.

Parágrafo 2. Los tipógrafos y litógrafos que pertenezcan al régimen simplificado del impuesto sobre
las ventas, deberán expedir factura por el servicio prestado, de conformidad con lo previsto en el
artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

Las personas o entidades que no estén expresamente excluidas de la obligación de facturar, deben
en consecuencia expedir las facturas sopena de exponerse a las sanciones por facturación previstas
por el estatuto tributario.

Es importante anotar que la Dian en concepto 000889 del 9 de mayo de 2017 expuso que quienes
no estén obligados a facturar pero que opten por hacerlo, deben solicitar autorización para facturar,
con base a la resolución 055 del 14 de julio de 2016, resolución que deroga las resoluciones 3878 y
5709 de 1996.

¿Qué Requisitos deben tener las facturas?

Requisitos debe cumplir una factura para efectos comerciales.

Para que una factura sea legalmente valida y que pueda constituir un título valor, debe contener
como mínimo los siguientes requisitos contenidos en el artículo 774 del código de comercio:

Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos
621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen,
adicionen o sustituyan, los siguientes:
1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención
expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los
treinta días calendario siguiente a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea
el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura,
del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma
obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales
señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no
afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o
prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con
indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente
artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas.

Requisitos debe cumplir una factura para efectos tributarios.

Desde el punto de vista tributario, la factura debe cumplir con los requisitos que contiene el artículo
617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere
el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la
discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

j. <Literal inexequible>
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar
previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de
carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o
máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los
requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las
facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Parágrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio
entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de
numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita
individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos
numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura
(vendedor).

Requisitos que debe cumplir la factura para soportar costos, deducciones e impuestos
descontables.

El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que debe cumplir la factura desde el punto
de vista de quien la expide, pero para el comprador, que es el que debe soportar o probar los costos,
deducciones e impuestos descontables que pretenda declarar, no requiere que la factura contenga
todos los requisitos del 617, sino que le es suficiente con que acredite los requisitos del artículo 771-
2 del estatuto tributario:

Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para
la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos
descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los
requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto
Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales
b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que

pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables,
deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617
del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables,
bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”.

PARÁGRAFO 2o. Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones
efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la
factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando
se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.

Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la

numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura.
Si no se cumplen con todos los requisitos de la factura existen tres consecuencias a saber:

No sirve como título valor

No sirve para soportar costos o gastos.

El que la expida se hace acreedor a una sanción.

Valga decir que todo responsable del régimen común del impuesto a las ventas debe expedir factura,
sea una persona natural o una persona jurídica.

¿Qué es la solicitud de autorización de numeración de factura y quien la

expide?

De acuerdo con el artículo 6 de la Resolución 000055 de julio 14 de 2016 desde el 1 de julio de

2017 los trámites de solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de numeración y vigencia
de las autorizaciones de facturación deben adelantarse a través de los sistemas informáticos
electrónicos de la DIAN.

La autorización de numeración consiste en la facultad que le otorga la DIAN al solicitante para que
este facture de acuerdo con una numeración consecutiva, la cual es autorizada por intervalos, es
decir de un número a otro. La vigencia máxima de la autorización de numeración de facturación es
de dos años.

En el caso de los obligados a facturar o expedir documento equivalente que tengan más de un
establecimiento al momento de realizar la solicitud de autorización de numeracióndeben identificar
cada establecimiento a través de prefijos.

Según el artículo 5 de la resolución en mención, cuando se requiera la autorización de numeración

en la factura o documento equivalente que se vaya a expedir es obligatorio indicar, además del
número de intervalo de numeración consecutiva autorizada, el número, la fecha y la vigencia de la
autorización de numeración.

El artículo 4 de la Resolución 000055 de 2016 señala los casos en que no es necesario solicitar
autorización de numeración, estos son:

Cuando se vaya a expedir documentos equivalentes a la factura.

Las facturas expedidas por: entidades de derecho público en las que el Estado posea más del 50%
de capital, entidades que presten servicios públicos domiciliarios, cámaras de comercio, notarías y
los no contribuyentes del impuesto sobre la renta.

Cuantas modalidades de facturación existen?

Papel:

Comúnmente conocida como pre-impreso, este tipo de facturación se lleva generalmente en un

talonario mandado a timbrar, el cual debe contener algunos datos preimpresos como el NIT del
vendedor, la razón social, número de la factura, entre otros. Los datos restantes pueden ser llenados
a mano, en máquina de escribir o con impresora. Regida por los artículos 617, 618 y 618-3
del Estatuto tributario.
Por computador:

Al igual que la factura en papel se encuentra regida por los artículos 617, 618 y 618-3 del Estatuto
tributario, su expedición es por medio electrónico, pero su entrega debe ser física. Adicionalmente
permite al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las
ventas. Quienes utilicen esta modalidad de facturación, no están obligados a conservar copia física
de las facturas generadas.

Máquina registradora POS:

Esta es una modalidad en la que hardware y software interactúan para la generación de la factura.
Para el control fiscal se exige imprimir al final del día un comprobante de informe diario de ventas
por cada servidor. La normatividad para la máquina registradora se encuentra en el artículo 616-1
del Estatuto tributario, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996, artículo 7 de la Resolución 3878 de 1996,
artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996y artículo 4 Decreto 522 de 2003.

Electrónica:

Esta modalidad de facturación se asemeja a la factura por computador ya que su expedición se da

por un medio electrónico, lo que las hace diferentes es que la factura electrónica adicionalmente es
entregada, aceptada y almacenada por y en medios electrónicos. Además en este caso el software
debe estar certificado por la ISO 9001:2000. La normatividad para este tipo de facturación está dada
por el Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 de 2007.

Las facturas generadas por Alegra son facturas para resoluciones autorizadas por computador,
estas son facturas para imprimir y no se consideran facturas electrónicas. Si tienes esta
resolución puedes facturar perfectamente en Alegra.

Actualmente estamos en proceso de certificación ISO 9001 para poder emitir facturas electrónicas.
Cuando terminemos este proceso podrás solicitar resolución para facturar de manera electrónica y
no tendrás que imprimir tus facturas.

En el futuro esperamos contar la opción de facturar en papel, con el fin de soportar los pre impresos,
si tienes talonarios y resolución autorizada para facturar en papel podrías utilizar esta modalidad.

Si quieres consultar sobre los tipos de facturación puedes hacerlo en los siguientes
enlaces: Requisitos para facturar mediante el sistema POS, Preguntas frecuentes de Facturación
DIAN, Resolución de facturación cuando es autorizada o habilitada en papel no se puede utilizar
para facturar por computador, Preguntas frecuentes Factura Electronica DIAN.

¿Qué es la facturación por computador y Facturas electrónica y qué

diferencias hay entre una y otro?

Lo que las hace diferentes es que la factura electrónica adicionalmente es entregada, aceptada y
almacenada por y en medios electrónicos. Además en este caso el software debe estar certificado
por la ISO 9001:2000. La normatividad para este tipo de facturación está dada por elDecreto 1929
de 2007 y la Resolución 14465 de 2007.
¿Qué requisitos debe contener el documento equivalente?

El documento equivalente a la factura más común o más utilizado, es el que debe expedirse cuando
se le compra a una persona que no está obligada a expedir factura, y principalmente, cuando
el régimen común adquiere bienes y servicios a responsables del régimen simplificado. Vemos
entonces cuáles son los requisitos que debe cumplir este documento equivalente a la factura.

El artículo 3 del decreto 522 de 2003 señala cuáles son los requisitos que debe cumplir el documento
equivalente a la factura expedidos por el comprador en el caso que nos ocupa:

El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas
naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un
documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;

d) Fecha de la operación;

e) Concepto;

f) Valor de la operación;

g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;

Estos son los requisitos que debe cumplir el documento equivalente cuando es expedido por el
comprador y no por el proveedor o vendedor.

Si el documento equivalente a la factura es expedido por el vendedor o proveedor, no es obligatorio

que incluya el nombre del adquiriente. Así lo dispone el artículo 4 del decreto 522 de 2003:

Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes
o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario
identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT.

El artículo 64 de la ley 788 de 2002 hace referencia al literal c del artículo 617 del estatuto tributario
que trata de la identificación del adquiriente de los bienes y servicios.

¿Qué son documentos sustitutos de la facturas?

Los tiques constituyen una excepción a la regla general de que los gastos y deducciones deben
justificarse mediante factura completa.

Son dos las condiciones que han de cumplirse para poder emitir tiques en lugar de facturas:

Que el importe de la operación no exceda de 3.000 euros (IVA incluido).

Que se trate de alguna de las operaciones enumeradas en el apartado 1 del artículo 4 del reglamento
de facturación.
En cualquiera de las operaciones es factible sustituir tiques por facturas, en cuyo caso, será
imprescindible indicar a qué tiques sustituye la factura, pues de lo contrario podrían computarse por
duplicado determinado número de operaciones. A esto hay que añadir que no se consideran facturas
rectificativas las que se expidan en sustitución de tiques expedidos con anterioridad, si los tiques
expedidos en su día cumplían los requisitos exigidos en el reglamento.

El contenido del tique ha de ser el siguiente:

Número (correlativo) y, en su caso, serie. Se podrán usar series separadas por razones objetivas y
entre otros casos:

Cuando existan varios establecimientos de trabajo.

Cuando se realicen operaciones de distinta naturaleza.

Cuando los tiques se expidan por los destinatarios o por terceros.

Los rectificativos.

Cuando se documenten las operaciones en facturas y tiques.

NIF del expedidor.

Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor.

Tipo impositivo aplicado o la expresión «IVA incluido».

Contraprestación total.

¿Qué sanciones incurre el usuario, comerciante o/y responsable de

impuestos no realizar las facturas en debida forma?

Expedir facturas sin el cumplimiento de los requisitos legales, o lo que es peor, el no expedir factura,
es un hecho sancionable que incluso puede llevar al cierre del establecimiento de comercio.

Todo contribuyente o responsable que esté obligado a facturar, debe expedir las facturas con
el cumplimiento de los requisitos de ley, de lo contrario estará expuesto a la imposición de las
sanciones contemplas por el ordenamiento fiscal colombiano.

Recordemos que para efectos tributarios, quien expide una factura debe hacerlo con el cumplimiento
de los requisitos contemplados por el artículo 617 del estatuto tributario.

Sanción por expedir facturas sin requisitos. Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan
sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h) e i) del artículo 617 del
Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones
facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 Uvt. Cuando haya
reincidencia se dará aplicación a lo previsto en el artículo 657 del Estatuto Tributario.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución

independiente, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar, quien
tendrá un término de diez (10) días para responder.
Parágrafo. Esta sanción también procederá cuando en la factura no aparezca el NIT con el lleno de
los requisitos legales.

Luego, el artículo 652-1 del estatuto tributario contempla:

Sanción por no facturar. Quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan, podrán ser objeto
de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde
se ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artículos 657 y 658
del Estatuto.

Las sanciones relativas a la facturación, además de ser de tipo económico, implican también el cierre
del establecimiento de comercio según lo establece el artículo 657 del estatuto tributario.

Consulte: Clausura o cierre del establecimiento de comercio como sanción según la ley 1819 de
2016

Lo más preocupante del asunto, es que la Dian puede imponer las dos sanciones al mismo tiempo,
es decir, imponerle una multa y cerrarle el establecimiento de comercio al contribuyente [Concepto
Dian 69045 de 1999].

Vale anotar que en el caso del cierre del establecimiento de comercio, este procede cuando no se
expide factura o cuando se expide sin el cumplimiento de los requisitos contemplados en los literales
b,c,d,f y g del artículo 517 del estatuto tributario. Esto quiere decir que no se cierra el establecimiento
de comercio si no se cumple con el literal a del artículo 617, el que regula la denominación de la
factura.

Este último punto es importante, toda vez que con la expedición de la ley 1231 de 2008, las facturas
ya no se pueden denominar “Factura cambiara de compraventa” sino que se deben llamar
expresamente “Factura de venta”, tanto para efectos tributarios como para que la factura tenga la
calidad de título valor.

Quiere decir esto que si la factura no se llama “Factura de venta”, da lugar a la sanción contemplada
por el artículo 652 del estatuto tributario pero no al cierre del establecimiento de comercio.

Recordemos que para el cliente, es indiferente la denominación de la factura, toda vez que para
soportar costos y deducciones, el artículo 771-2 del estatuto tributario no exige que la factura cumpla
con el requisito contemplado por el literal a del artículo 617 del estatuto tributario.

¿Qué sucede si el comerciante expide factura sin la autorización de

numeración o con ésta vencida?

Expedir una factura sin la resolución de autorización o con la resolución vencida, expone al
contribuyente a que la Dian le pueda cerrar su establecimiento de comercio.

Aunque en el artículo 617 del estatuto tributario no contempla dentro de sus requisitos la inclusión
en la factura de la resolución de autorización de facturación, sí lo exige la resolución 00055 de 2016
de la Dian.

Si bien no hay una ley o decreto que de forma expresa imponga una sanción por el incumplimiento
de esta obligación, hay que considerar que la ley [artículos 684, 684-1 y 684-2 del estatuto tributario]
faculta ampliamente a la Dian para que implemente los sistemas técnicos de control que a su juicio
considere necesarios, y en desarrollo de esa facultad, la Dian expidió la resolución 00055 de 2016 ,
en la cual consideró la obligación de solicitar autorización para facturar, por lo tanto esta es de
obligatorio cumplimiento.

Respecto a la sanción aplicable por su incumplimiento, el artículo 684-2 del estatuto tributario
establece que «…la no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido
dispuestos por la Dirección General de Impuestos Nacionales o su violación dará lugar a la sanción
de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657».

Queda claro entonces que en caso de expedir una factura sin la resolución de autorización o
expedirla estando vencida, que es lo mismo, la sanción aplicable es el cierre del establecimiento de
comercio.

Lo anterior para quien expide la factura. Para quien la recibe, es decir, para el cliente, no hay ninguna
consecuencia negativa, por cuanto la factura expedida sin resolución de facturación o con la
resolución vencida, no afecta en nada la validez de la factura como título valor o como soporte para
la procedencia de los costos o deducciones representados en la factura expedida con esta falencia.

Esto debido que la ley, para la procedencia de costos y deducciones, sólo exige al poseedor de la
factura, que esta cumpla con los requisitos contemplados en el artículo 771-2, y en esos requisitos
no figura la resolución de facturación; es más, ni siquiera figuran todos los requisitos contemplados
en el artículo 617 de estatuto tributario, razón para que no exista ningún problema por recibir una
factura sin resolución de facturación. El problema es únicamente para quien la expida así.