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Orientación sobre:
Principios generales de auditoría
Gestión de programas de auditoría
Conducción de auditorías de sistemas de
gestión de la calidad y ambiental.
Calificación de los auditores de sistemas
de gestión ambiental y de la calidad.
LIC. T.M. Mariana Fernández C.
Consultora Internacional de la FAO
AUDITORÍA DE SISTEMA
DE CALIDAD
Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas objetivamente a fin de
determinar hasta que punto se cumplen los
criterios de auditoría.
Nota:
• Las auditorías internas, denominadas algunas veces
auditorías de primera parte, son realizadas por, o en
nombre de la propia organización.
• Las auditorías externas incluyen auditorías de
segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda
parte pueden ser de clientes, u otras partes
interesadas en la organización. Las auditorías de
tercera parte son las efectuadas por organismos
independientes y externos, tales como los de
certificación.
LIC. T.M. Mariana Fernández C.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Determinar la conformidad o no conformidad del sistema
de calidad con los requisitos especificados.
Evaluar la efectividad del sistema de calidad establecido
para el logro de los objetivos de calidad o normas a
cumplir.
Verificar el cumplimiento del programa de calidad de
acuerdo con las regulaciones establecidas.
Considerar auditorías
horizontales y verticales.
Programa incluye auditorías
internas regulares.
Puede ser necesario realizar
auditorías especiales no
programadas.
Se pueden realizar:
• como resultado de un reclamo de un cliente.
• Por detección de un trabajo no conforme
(resultado anómalo).
• Para verificar la eficacia de las acciones
correctivas.
• Para evaluar cambios en el sistema de
calidad.
Cliente: la persona u
organización que solicita la
auditoría.
Auditado: la organización
motivo de la auditoría.
LIC. T.M. Mariana Fernández C.
Consultora Internacional de la FAO
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN
DE LOS AUDITORES
Educación
Entrenamiento: normas que se usarán en la auditoría,
técnicas de evaluación, gestión.
Experiencia: 4 años práctica, 2 años en aseguramiento
de calidad, 4 auditorías (20 días), experiencia reciente.
Atributos personales: juicio amplio y maduro,
habilidades analíticas, tenacidad, perceptivo,
comprensión.
Capacidad de gestión
Mantención de la competencia: vigencia de
conocimientos, actualización, revisión de desempeño.
Idioma
LIC. T.M. Mariana Fernández C.
Consultora Internacional de la FAO
Saber escuchar
Saber comunicarse
Capacidad de planificación
Capacidad para dirigir y conducir
Capacidad para tomar decisiones
Capacidad de cooperación
Capacidad de trabajo independiente
Capacidad para adquirir y ampliar nuevos
conocimientos
Capacidad para adaptarse a condiciones y trabajos
nuevos
LIC. T.M. Mariana Fernández C.
Inteligente, razonador, alerta
Sosegado, estable emocionalmente
Cuidadoso, curioso, de mente abierta
Honesto e imparcial
Tenaz, pero no testarudo
Educado
Buena apariencia
Puntual
Buena vista
LIC. T.M. Mariana Fernández C.
Consultora Internacional de la FAO
ACTITUDES INDESEABLES DEL
AUDITOR
Irresponsable.
Inflexible.
Polémico.
Prepotente.
Fácilmente influenciable.
Creer todo lo que escucha.
Intratable / No comunicativo.
No inquisitivo.
Negligente.
Carente de ética.
Autoritarismo
Antagonismo
Hostilidad
Técnicas distraccionistas
Información copiosa
Conflictos internos
Decepciones
Tensiones
Procedimiento escrito.
Plan de auditoria (programa, alcance, fecha
de realización).
Manual de calidad y documentación del
sistema de calidad del laboratorio.
Lista de verificación.
Formularios para registrar información, como
evidencias de apoyo, hallazgos de auditoría y
registro de las reuniones.
LIC. T.M. Mariana Fernández C.
Consultora Internacional de la FAO
PLAN DE AUDITORIA
Objetivo de la auditoría.
Alcance de la auditoría, incluyendo la identificación
de la organización y las unidades funcionales de los
procesos que van a ser auditados.
Documentos de base.
Fecha y horario de la auditoría.
El tiempo esperado y la duración para las
actividades de la auditoría, incluyendo reuniones con
los auditados y con el equipo auditor.
Las funciones y responsabilidades de los miembros
del equipo auditor y de cualquier persona que los
acompañe
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Consultora Internacional de la FAO
PLAN DE AUDITORIA
Además, si es necesario:
La identificación del representante del auditado
en la auditoría.
El idioma de trabajo y del informe de la
auditoría, cuando es diferentes del idioma del
auditor o del auditado.
Los temas del informe de auditoría, incluyendo
cualquier métodos de clasificación de no
conformidades, formatos y estructuras, fechas
previstas de emisión y distribución.
Arreglos de logística ( viajes, facilidades en el
emplazamiento, etc.)Materias relacionadas con
la confidencialidad.
LIC. T.M. Mariana Fernández C.
PLAN DE AUDITORIA
El plan debe ser revisado y aceptado por el
cliente de la auditoría y presentado al auditado
antes de que comiencen las actividades en el
emplazamiento.
Cualquier objeción del auditado debe ser
resuelta entre el auditor jefe, el auditado y el
cliente de la auditoría.
Cualquier revisión al plan de auditoría debe ser
aceptada entre las partes interesadas antes de
continuar la auditoría.
REUNIÓN INICIAL
AUDITORÍA EN SI MISMA- Ejecución
NO CONFORMIDADES- Nota de desviación
REUNIÓN FINAL
INFORME DE AUDITORÍA
Observación de
actividades
NO CONFORMIDAD: INCUMPLIMIENTO DE
UN REQUISITO
ISO 9000: 2000
NOTA DE DESVIACIÓN
MEDIO POR EL CUÁL LOS AUDITORES
DOCUMENTAN LOS HECHOS QUE EVIDENCIAN
LA NO CONFORMIDAD
• Ejemplos:
• El pedido PC-XX-YY-ZZ no fue firmado por...
• No se ha registrado el curso de formación de auditores impartido
por el ICA...
• Ejemplos:
• Se modifican las Instrucciones de Trabajo sin la
autorización del responsable de realizarlo.
• La temperatura de la incubadora está fuera del rango
especificado en la metodología analítica.
Influye en la calidad de los resultados; Práctica errónea;
Debe tener una acción correctiva inmediata y evidencia
objetiva de la corrección antes de la acreditación; Necesidad
de una auditoría posterior.
LIC. T.M. Mariana Fernández C.
NO CONFORMIDADES-categorías
OBSERVACIÓN
20
100
Documentación
Compras
% frecuencia
Equipos IME
No Conformidades
Sistema de Calidad
Inspección proceso
Estado de
transcurso de una auditoría
Inspección PF
Formación
Acciones
Desviaciones más frecuentes encontradas en el
Revisión del SC
Almacenamiento
PREGUNTAS
ARMA PRINCIPAL DEL AUDITOR
Primera pregunta típica: ?
"POR FAVOR, ¿PUEDE EXPLICARME LO QUE ESTÁ
HACIENDO?"
Pueden estructurarle otras con:
QUIEN - CUANDO - COMO - DONDE - POR QUE??
O podría comenzar:
"CREO QUE ESTA HACIENDO...PARA...¿ME
EQUIVOCO?"
"POR FAVOR, ENSÉÑEME..."
Y desde luego es muy útil.
"PERDÓN, NO LO ENTIENDO. ¿PODRÍA
REPETÍRMELO?"
PREGUNTAS
ES MUY IMPORTANTE
?
No hacer más que una pregunta cada vez.
No tener miedo de esperar hasta lograr una
respuesta.
No tener miedo de hacer preguntas sencillas.
Hablar clara y sencillamente.
Mirar a la persona a la que se está hablando.
Emplear lenguaje acorde con nivel del
interlocutor.
Repetir la pregunta de otra forma, si no ha
sido entendida.
Preguntar
no al guía.
PREGUNTAS
ES MUY IMPORTANTE
?
a la persona que hace el trabajo,
Plan de auditoría.
Programa.
Lista de verificación.
Informe.