El control presupuestario como herramienta de auditoria

El presupuesto es una declaración formal de los planes para un período futuro,

generalmente expresados en unidades monetarias, el presupuesto es sólo una parte
de la planeación estratégica, ya que en éste se plasman los objetivos de la
administración en forma cuantificada por lo tanto está sujeto a examen, investigación
y evaluación por los auditores internos o externos.

A continuación, se menciona algunos conceptos y definiciones que el auditor tendrá

que conocer para que su evaluación sea satisfactoria, aunque el auditor interno no
este directamente relacionado en todas las decisiones que la administración
proyecta, el mismo deberá familiarizarse para su oportuna intervención cuando sea
necesario.

Misión del negocio

Describe la razón de ser de un negocio. Consiste en definir el marco de actuación actual y futuro
de la organización teniendo presente los productos o servicios que distribuye o presta.

Diagnóstico externo
Consiste en la identificación de una serie de factores externos, de por si incontrolables que inciden
en el futuro tanto a nivel nacional como regional y de la misma organización, comprende el análisis
del entorno en su conjunto, incluyendo las experiencias pasadas, las disposiciones estatales, los
acreedores, proveedores, accionistas y clientes.

Diagnóstico interno
Consiste en la identificación de los factores que subyacen en la organización y cuyo manejo
adecuado, permite competir favorablemente en el mercado. Este debe efectuarlo la gerencia.

Planeación estratégica
En la planeación estratégica fundamentalmente se identifican en forma sistemática las
oportunidades y amenazas de la organización para un futuro.

EL PROGRAMA DE AUDITORIA

De acuerdo a los objetivos propuestos de cómo una organización debe de procurar el uso eficiente
de los recursos con los que dispone, se hace énfasis en el programa de evaluación del control
presupuestario. La importancia de la evaluación del presupuesto y de los planes operativos, radica
en que los presupuestos desempeñan un papel importante dentro de las herramientas
administrativas, pues con ellos, se trata de anticiparse a unos hechos, minimizar el riesgo, orientar
la empresa hacia un mejor futuro y ponderar unos recursos económicos y humanos necesarios
para alcanzar los propósitos dela organización. Es decir, antes de proceder se conocen las metas y
el presupuesto requerido para alcanzarlas. Dada su importancia se hace necesario entonces,
evaluar la calidad de los diferentes componentes que integran el sistema, ya que el proceso no
sería completo si no se hace una auditoría que permita su retroalimentación.

LA PARTICIPACÓN DEL AUDITOR INTERNO EN EL CONTROLPRESUPUESTAL

El mundo del comercio es un eje en el cual giran las necesidades de prestación de servicios y
bienes de consumo final, los cuales complementan la producción de otros bienes, unido a los
servicios necesarios para el mantenimiento de esa producción. Esas necesidades se valorizan en
términos monetarios para efectos de estadísticas, tendencias de producción y sobre todo, para
contar con información financiera confiable para la toma de decisiones. Las relaciones comerciales
entre una empresa y otra varían de acuerdo a la naturaleza del negocio de cada una de ellas y
cambian de acuerdo a la especialización que cada una de estas tenga por ejemplo, una entidad se
puede especializar en la producción de alimentos mientras que otra tiene como principal actividad
la prestación de servicios profesionales. Las actividades de negocios involucran diariamente un
alto volumen de transacciones. Sin controles adecuados que aseguren el registro apropiado delas
transacciones, la información financiera resultante puede no ser confiable y debilitar la habilidad de
la gerencia para tomar decisiones. Como uno de los resultados de la globalización de los
mercados, los sistemas de información requieren de empresas específicas que prestan servicios a
terceros término conocido como Outsourcing de procesamiento y administración de información
financiera. Estas entidades se encargan del registro de las operaciones y del cumplimiento de las
obligaciones que resulten de las negociaciones comerciales realizadas por las compañías que los
contraten. La responsabilidad que cada entidad traslada a este tipo de empresas varía según la
necesidad de cada una de estas. Las empresas prestadoras de servicios pueden ser contratadas
para el registro y control de áreas específicas como por ejemplo el registro de compras y ventas,
pago de impuestos y el manejo de inventarios o quedar contratadas para tener a su cargo el
registro de todas las operaciones contables y financieras hasta la generación de informes que
muestran el desempeño y situación financiera del negocio, así como su capacidad de generar
flujos monetarios y, en algunos casos, análisis financiero.

El presupuesto como herramienta de planificación y control

En el marco de la importancia que se debe asignar a la planificación y al posterior control de la

gestión, entendemos que el presupuesto es una útil y poderosa herramienta para el desarrollo de
esta tarea tanto en el ámbito público como privado; no debiendo asociar este concepto a un mero
deseo, sino a los objetivos expresados en términos monetarios con los recursos o medios
necesarios para cumplirlos.

Siempre existe una primera vez a la hora de elaborar el presupuesto. Se debe comenzar por
adecuarse a la planificación estratégica de la organización, teniendo en cuenta los planes y
objetivos a corto, mediano y largo plazo con la posibilidad de abarcar otras perspectivas que no
sea únicamente la financiera.

Además, se deben tener en cuenta aquellas características del presupuesto que hacen a su
funcionalidad integrando y buscando participación y compromiso de los diferentes departamentos,
áreas y actividades, con aquellas otras que hacen a la operativa cimentando una herramienta de
pronóstico flexible que permita revisión y cambios en su desarrollo.

El hecho de contar con la participación de todas las áreas de la organización determinará la

existencia de presupuestos parciales que serán consolidados en lo que denominaremos el
presupuesto final.

La planificación debe contemplar el presupuesto de ventas de productos actuales y nuevos

lanzamientos a través de los distintos canales, así como los planes y programas de producción,
gastos, compras e inversiones junto con las políticas de financiamiento y de dividendos, teniendo
en cuenta de esta forma aspectos operativos y económico-financieros.

Asimismo, se deberán estimar y considerar factores externos que constituyan los distintos
escenarios como la tasa anual de inflación, la evolución del tipo de cambio, la eventual demanda
de nuestros productos teniendo en cuenta su elasticidad precio y los posibles sustitutos.

La flexibilidad radica en reconocer la existencia de eventos probables que podrán afectar el

presupuesto y, por lo tanto, deberán contemplar planes de contingencia adecuados y muy bien
definidos que permitan trasponer rubros de manera correctiva.

Tan ineficaz resulta la carencia de esta herramienta como la existencia de presupuestos rígidos o
aquellos elaborados en forma burocrática como simples planillas mecánicas que no aportan ningún
valor agregado.
Debe existir la figura de un coordinador de presupuesto con el conocimiento del negocio suficiente
para dar soporte y explicar a las distintas áreas un objetivo común de modo de ser consistentes en
la metodología a utilizar por parte de todos los involucrados. Dicha persona será responsable del
plan, el calendario de las distintas etapas hasta su aprobación final.

La segunda gran ventaja de contar con un presupuesto elaborado en la empresa es la posibilidad

de poder controlar y analizar las desviaciones que vayan surgiendo en el transcurso del año, donde
podremos analizar los resultados reales de acuerdo a los previstos; tanto en lo que tiene que ver
con los ingresos, como los gastos o las inversiones.

Dicho análisis se puede hacer mes a mes de modo de poder prevenir situaciones poco deseadas,
controlando las áreas más sensibles o conflictivas que están gastando más recursos de los
asignados, para lo cual se deberá trasponer desde otros rubros o reducir el gasto en los meses
futuros.

Lo mismo debe suceder con el control de inversiones previstas y su ejecución a lo largo del tiempo
ya que quizás estemos fuera del rango establecido en la elaboración.

Con el paso del tiempo se podrá observar mucha mayor exactitud a la hora de confeccionar los
presupuestos lo cual hace que la empresa tenga un mapa de ruta adecuado y se mejore la relación
costo beneficio en el proceso de elaboración.

Como conclusión, se deben tener en cuenta las siguientes puntualizaciones para que la actividad
presupuestaria tenga éxito en la organización:

Debe ser impulsada a partir de lo más alto de la organización, pero integrando absolutamente a
todas las áreas.

Debe existir un replanteo de los objetivos de cada sector y de recursos necesarios.

Debe permitir acciones correctivas dotando de una mayor flexibilidad a la empresa frente a
circunstancias adversas.
Producto de la participación conjunta de las distintas áreas existirá un alto valor agregado.
Se obtendrá un poderoso mecanismo de control en la gestión.

Cr. Bernardo Vitale

Gerente Dpto. Consultoria - Risk Advisory Services
Publicado el 13 de agosto de 2015