PELAKSANAAN STOK OPNAME

Kode Nomor : 001 / DEP.LOG No. Revisi : 10 Halaman : 1/4

Ditetapkan :
SPO
Administrasi
Tanggal Terbit : 31 / 12 / 2010
Pelayanan
Yulisar dr. Hasmoro
Direktur Umum dan Keuangan Direktur Utama

PENGERTIAN 1. Stok opname adalah kegiatan yang dilakukan setiap triwulan (3 bulan sekali) sebagai suatu
mekanisme kontrol atas persediaan perbekalan farmasi, perbekalan umum, termasuk Bahan
Habis Pakai dan dilakukan sesuai waktu yang telah ditentukan/ditetapkan.
2. Perbekalan farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan,
reagensia, radiofarmasi dan gas medis.
3. Perbekalan umum adalah material kebutuhan diluar perbekalan farmasi dan alat kesehatan
(alkes).
4. Barang Habis Pakai (BHP) adalah barang yang dipakai di suatu unit kerja untuk kepentingan
pasien dimana biayanya tidak dibebankan secara langsung kepada pasien bersangkutan selama
melakukan transaksi di RSIA/RS Hermina Anggota HHG.

TUJUAN 1. Menjamin mutu perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di rumah sakit dan Departemen
Logistik sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Mengetahui nilai buku, GL dan nilai fisik perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di
rumah sakit dan Departemen Logistik pada tiap periode yang telah ditetapkan,
3. Mengetahui selisih nilai fisik dan nilai buku perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di
rumah sakit dan Departemen Logistik pada tiap periode yang telah ditetapkan.
4. Mengetahui selisih nilai fisik dan nilai GL perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di
rumah sakit dan Departemen Logistik pada tiap periode yang telah ditetapkan.

KEBIJAKAN 1. Unit kerja yang terkait dalam pelaksanaan stok opname :

a. Rumah Sakit : Instalasi Farmasi, Laboratorium, Radiologi, Fisioterapi, Kamar Bersalin
(VK), Kamar Operasi (OK), Perina/NICU-ICU, IGD, Perawatan Anak, Perawatan Ibu,
Perawatan Umum, KBBL, Rawat Jalan/Poliklinik, Gudang Umum Rumah Sakit, Bagian
Keuangan dan EDP.
b. Departemen : Gudang Farmasi, Gudang Alkes dan Gudang Umum Departemen Logistik,
Departemen Keuangan, EDP.
2. Jadwal stok opname menggunakan jadwal yang telah ditetapkan yaitu setiap 3 (tiga) bulan sekali
dengan pembagian personil seperti terlampir dan dilakukan secara serentak di seluruh unit yang
terkait di rumah sakit.
3. Wadirum bertanggung jawab terhadap kelancaran persiapan dan pelaksanaan stok opname serta
memimpin diskusi hasil stock-opname antara Bidang Penunjang Medis, Bagian Rumah Tangga,
Bagian Keuangan, EDP.
4. Khusus untuk HHG, Kepala Departemen Logistik bertanggung jawab terhadap kelancaran
persiapan dan pelaksanaan stock-opname di gudang farmasi, gudang umum, dan gudang alat
medis. Direktur Umum & Keuangan HHG memimpin rapat hasil stock-opname antara
Departemen Logistik, Departemen Pengembangan, Departemen Keuangan dan EDP.
5. Penghitungan dan pencatatan dilakukan oleh 2 (dua) staf dari bagian terkait dan bagian lain, dari
awal sampai dengan proses penyesuaian kedua.

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI HERMINA HOSPITAL GROUP SECARA TERTULIS *
Halaman 1
 PELAKSANAAN STOK OPNAME
Kode Nomor : 001 / DEP.LOG No. Revisi : 10 Halaman : 2/4
Ditetapkan :
SPO
Administrasi
Tanggal Terbit : 31 / 12 / 2010
Pelayanan
Yulisar dr. Hasmoro
Direktur Umum dan Keuangan Direktur Utama

6. Hasil kertas kerja ditandatangani tiap halamannya oleh kedua staf yang menghitung dan
mencatat dan dipertanggungjawabkan bersama.
7. Proses peng-input-an ke komputer dilakukan oleh salah satu dari 2 (dua) staf yang menghitung
dan mencatat.
8. Hasil input harus segera disesuaikan, tidak diperbolehkan ada fasilitas “print screen”.
9. Berita acara penyesuaian I dan II (bila diperlukan penyesuaian II) harus ditandatangani oleh
kedua staf yang melakukan penghitungan dan pencatatan.
10. Selama proses kegiatan stok opname, pelayanan Rawat Jalan maupun Rawat Inap dilakukan
secara manual (tidak ditransaksikan dengan menggunakan komputer).

PROSEDUR 1. a. Selambat-lambatnya 2 (dua) minggu sebelum stok opname,

Manajer Penunjang Medis, Manajer Rumah Tangga dan Manajer Keuangan, mengusulkan
nama-nama petugas yang akan melaksanakan stok opname kepada Wadirum dengan
berpedoman pada lampiran SPO ini, selanjutnya Bagian Personalia membuat surat tugas
sesuai ketentuan yang ada, sedangkan untuk di Departemen Logistik dan Departemen
Keuangan mengusulkan nama-nama petugas tersebut kepada Direktur Umum dan Keuangan
dan selanjutnya Bagian Personalia HHG membuat surat tugas sesuai ketentuan.
b. Paling lambat 1 (satu) hari menjelang stok opname dilakukan pengarahan oleh Wakil Direktur
Umum dan Keuangan (untuk RS)/ Direktur Umum dan Keuangan (untuk HHG) terhadap
pelaksanaan stok opname.
2. Satu hari sebelum pelaksanaan stok opname, lakukan pengeluaran BHP.
3. Pelaksanaan stok fisik dilakukan sebagai berikut :
a. Lakukan pencetakan formulir item perbekalan farmasi dan perbekalan umum sebelum
pelaksanaan stok opname oleh EDP.
b. Lakukan penutupan menu Current stock pada menu melihat saldo stok.
c. Hitung perbekalan farmasi dan umum secara manual, baik untuk Barang Habis Pakai
maupun bukan Barang Habis Pakai oleh Kepala Instalasi (Farmasi), Kepala Pelayanan
(Laboratorium, Fisioterapi), Kaperu (Rawat Inap dan Rawat Jalan) / Petugas dari instalasi
yang ditunjuk, staf gudang umum RS bersama dengan petugas dari instalasi/ bagian lain
yang disupervisi oleh Manajer Penunjang Medis, Manajer Rumah Tangga setempat serta
Ka.Ur. Akuntansi untuk rumah sakit. Di Departemen, hitung perbekalan farmasi, perbekalan
umum, dan alat medis oleh petugas yang ditunjuk didampingi petugas dari bagian lain,
disupervisi oleh Manajer Penyimpanan dan Distribusi dan Staf Departemen Keuangan.
Khusus untuk obat dalam kemasan dus, jika telah digunakan, segel/ penutupnya harus
dibuka sehingga diketahui berapa jumlah obat yang tersisa pada saat pelaksanaan stok
opname.
d. Catat hasil perhitungan manual pada formulir yang telah ditetapkan oleh petugas dari
instalasi / bagian lain yang ditunjuk.

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI HERMINA HOSPITAL GROUP SECARA TERTULIS *
Halaman 2
 PELAKSANAAN STOK OPNAME
Kode Nomor : 001 / DEP.LOG No. Revisi : 10 Halaman : 3/4
Ditetapkan :
SPO
Administrasi
Tanggal Terbit : 31 / 12 / 2010
Pelayanan
Yulisar dr. Hasmoro
Direktur Umum dan Keuangan Direktur Utama

e. Kertas kerja hasil pencatatan dipertanggungjawabkan oleh kedua staf yang menghitung dan
mencatat. Bila ada koreksi / coretan diparaf oleh kedua staf. Hasil kertas kerja harus
dipertanggungjawabkan sesuai dengan bukti fisik.
f. Dilakukan peng-input-an data ke komputer oleh petugas yang mencatat dengan disaksikan
/didampingi oleh petugas yang lainnya. Hasil peng-input-an dikoreksi kembali. Peng-input-
an tersebut dilakukan di satu tempat yang telah ditetapkan dengan jumlah komputer yang
memadai.
g. Hasil input yang didapat harus langsung dilakukan penyesuaian oleh EDP. Cetak hasil
penyesuaian oleh EDP tersebut kemudian cetak hasil stok opname.
h. Lakukan analisis (dicari selisih), antara stok yang tertera pada komputer dengan stok fisik
oleh Manajer Penunjang Medis. Kepala Instalasi bersama dengan Kepala Pelayanan dan
Kepala Keperawatan yang bersangkutan, penjelasan selisih harus masuk akal, logis, dan
dapat diterima (misal : bila ada yang tertukar kode harus ada pasangan “lebih” dan yang
“kurang”).
i. Catat hasil selisih yang diusulkan untuk dilakukan penyesuaian kedua pada formulir Berita
Acara Penyesuaian Kedua, kemudian Kaur Akuntansi/ Departemen Keuangan melakukan
penghitungan ulang item yang diusulkan, bersama dengan kepala unit terkait.
j. Kemudian lakukan penyesuaian kedua pada menu penyesuaian stok random dan dicetak
serta ditandatangan oleh Kepala Unit terkait, EDP dan Kaur Akuntansi/ staf Departemen
Keuangan.
k. Cetak rekapitulasi penyesuaian barang 3 (tiga) bulan terakhir melalui menu “Rekap
Penyesuaian Barang”.
3. Kemudian lakukan lakukan analisis secara mendetail pada H+1 :
a. Analisis laporan stok opname yang membandingkan antara nilai fisik dengan nilai buku oleh
Kepala Instalasi disupervisi Manajer Penunjang Medis dan oleh staf gudang umum
disupervisi oleh Manajer Rumah Tangga. Laporan analisa difokuskan pada penyebab selisih
stok item per item (bukan difokuskan kepada analisa global / akumulasi selisih + dan -),
dengan menggunakan format terlampir (Lampiran 1 dan 2 khusus perbekalan farmasi). Di
Departemen, analisis laporan stok opname dilakukan oleh Kepala Gudang Farmasi, Kepala
Gudang Umum, dan Kepala Gudang Alat Medis, disupervisi oleh Manajer Penyimpanan dan
Distribusi.
b. Manajer Penunjang Medis dan Manajer Rumah Tangga merangkum hasil analisa instalasi
yang terkait.
c. Analisis laporan stok opname yang membandingkan antara nilai fisik dengan nilai General
Ledger (GL) dilakukan oleh Manajer Penunjang Medis/Manajer Rumah Tangga bersama
dengan Kepala Urusan Akuntansi atau Departemen Keuangan.
d. Analisis rekapitulasi penyesuaian barang satu triwulan oleh Manajer Penunjang Medis,
Manajer Rumah Tangga bersama dengan Kepala unit terkait/staf gudang umum dengan
format terlampir.

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI HERMINA HOSPITAL GROUP SECARA TERTULIS *
Halaman 3
 PELAKSANAAN STOK OPNAME
Kode Nomor : 001 / DEP.LOG No. Revisi : 10 Halaman : 4/4
Ditetapkan :
SPO
Administrasi
Tanggal Terbit : 31 / 12 / 2010
Pelayanan
Yulisar dr. Hasmoro
Direktur Umum dan Keuangan Direktur Utama

4. Laporan hasil analisa stok opname jajaran medis diserahkan kepada Wadir
Medis untuk diketahui/ dikoreksi, kemudian diserahkan kepada Wadir Umum dan diteruskan
kepada Direktur. Laporan hasil analisa stok opname jajaran umum langsung diserahkan kepada
Wadir Umum dan diteruskan kepada Direktur.
5. Laporan stok opname yang telah ditandatangani oleh Direktur RS diserahkan
kepada Departemen Logistik/Departemen Pengembangan dalam waktu 2 minggu setelah
pelaksanaan stok opname. Departemen merangkum, menganalisis, dan, menyimpulkannya
dalam laporan untuk disampaikan kepada Direktur Umum dan Keuangan dalam waktu 1
minggu.

Catatan :
SOP ini merupakan revisi dari SOP Pelaksanaan Stok Fisik Perbekalan Farmasi di Instalasi
Penunjang Medis dan Keperawatan No:JMED/SOP/15/06-S7P2 revisi ke 08 tahun 2004.

UNIT TERKAIT Bidang Penunjang Medis / Bidang Keperawatan / Bagian Keuangan / Bagian Rumah Tangga /
Departemen Keuangan / EDP / Departemen Logistik.

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI HERMINA HOSPITAL GROUP SECARA TERTULIS *
Halaman 4