MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

EN EL MARCO DEL FODEL – HONDURAS

 INDICE
PG-01 FORMULAR UN PROYECTO .......................................................................................................................................................................... 5

PG-02 ANALIZAR EL PERFIL FINAL DEL PROYECTO .................................................................................................................................................. 7

PG-03 PREPARAR EXPEDIENTE DE PROYECTO A PRESENTAR AL COMITÉ ................................................................................................................ 9

PG-04 APROBAR UN PROYECTO EL COMITÉ ESPECIAL ZONAL (CEZ) ...................................................................................................................... 10

PG-05 REFRENDAR O APROBAR (FFI) UN PROYECTO EL COMITÉ ESPECIAL DE SEGUIMIENTO (CES) ...................................................................... 12

PG-06 SUSCRIBIR UN CONVENIO DE COFINANCIAMIENTO ................................................................................................................................... 14

PG-07 REALIZAR UN DESEMBOLSO ...................................................................................................................................................................... 16

PG-08 OTORGAR UN CONTRATO DE SERVICIOS, SUMINISTROS U OBRAS, CON RECURSOS DE LA UE POR UN VALOR INFERIOR A €2,500/
CONTRATO DE OBRAS O CONSULTORÍA CON RECURSOS DEL GH POR UN VALOR INFERIOR A L85,000, (EXCEPTO CONTRATOS DE ATA,
SUPERVISIÓN Y FORMULACIÓN) ................................................................................................................................................................ 21

PG-09 OTORGAR UN CONTRATO DE SERVICIOS, SUMINISTROS U OBRAS, CON RECURSOS DE LA UE POR UN VALOR MAYOR O IGUAL A €2,500 Y
MENOR O IGUAL A €10,000 / CONTRATO DE OBRAS O CONSULTORÍA CON RECURSOS DEL GH POR UN VALOR IGUAL A L85,000 Y MENOR
A L850,000 / CONTRATO DE SUMINISTRO POR UN VALOR HASTA DE L170,000 CON RECURSOS DEL GH, (EXCEPTO CONTRATOS DE ATA,
SUPERVISIÓN Y FORMULACIÓN) ................................................................................................................................................................ 23

PG-10 OTORGAR UN CONTRATO DE SERVICIOS, SUMINISTROS U OBRAS, CON RECURSOS DE LA UE, POR UN VALOR MAYOR A €10,000 /
CONTRATO DE CONSULTORÍAS U OBRAS, CON RECURSOS DEL GH, POR UN VALOR IGUAL O MAYOR A L850,000 / CONTRATO DE
SUMINISTROS, CON RECURSOS DEL GH POR UN VALOR MAYOR A L170,000 ............................................................................................. 26

PG-11 CONTRATAR LA ATA, LA FORMULACIÓN Y LA SUPERVISIÓN CUYO VALOR SEA MENOR O IGUAL A €10,000 CON RECURSOS DE LA UE O
MENOR A L850,000 CON RECURSOS DEL GH.............................................................................................................................................. 29

PG-12 LIQUIDAR UN DESEMBOLSO ...................................................................................................................................................................... 31

PG-13 EJECUTAR CONTRATOS DE SERVICIOS (ATA, CAPACITACIÓN, FORMULACIÓN Y SUPERVISIÓN)................................................................... 33

2
PG-14 REPORTAR EL APORTE DE CONTRAPARTIDA .............................................................................................................................................. 35

PG-15 MODIFICAR EL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO (EXCLUIDO EL USO DE IMPREVISTOS) ............................................................................. 38

PG-16 AMPLIAR EL PLAZO DE UN PROYECTO O USAR LOS IMPREVISTOS O MODIFICAR ACTIVIDADES DE UN PROYECTO (SIN AFECTAR EL MONTO
O LA ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO)...................................................................................................................................................... 41

PG-17 MODIFICAR UN CONTRATO FINANCIADO CON RECURSOS DE LA UE, SIEMPRE QUE EL CONTRATO MODIFICADO NO SUPERE €10,000 ...... 43

PG-18 MODIFICAR UN CONTRATO FINANCIADO CON RECURSOS DE LA UE, CUANDO EL VALOR DEL CONTRATO ORIGINAL SEA MAYOR A €10,000
................................................................................................................................................................................................................. 47

PG-19 MODIFICAR UN CONTRATO FINANCIADO CON RECURSOS DEL GOBIERNO DE HONDURAS, SIEMPRE QUE LAS MODIFICACIONES
ACUMULADAS NO EXCEDAN EL 25% DEL VALOR ORIGINAL ....................................................................................................................... 49

PG-20 CERRAR UN PROYECTO .............................................................................................................................................................................. 53

3
INTRODUCCION

4
CÓDIGO PG-01
NOMBRE FORMULAR UN PROYECTO
DESCRIPCIÓN Se elabora el perfil del proyecto cuyo financiamiento se solicitará al FODEL
PRE-CONDICIONES El BENEFICIARIO tiene la idea del proyecto a perfilar
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A0101 Evaluar la idea de El BENEFICIARIO expone la idea del proyecto a • FACILITADOR DE • Guía para presentar
proyecto un FACILITADOR DE ÁREA DE LA SRF, ÁREA DE LA SRF proyectos con fondos
asignado por el COORDINADOR DE LA SRF, y • BENEFICIARIO FODEL
éste valora el mérito de la idea y evalúa que • Reglamento de
cumpla con condiciones de elegibilidad. Si la Operaciones del
evaluación es negativa la idea de proyecto se Fideicomiso
rechaza.
• Reglamento Interno
de los Comités de
Aprobación
A0102 Obtener el Formato Se solicita el formato en la SRF o se descarga del • BENEFICIARIO • Formato para
para elaborar un perfil sitio www.forcuencas.org bajo la pestaña FODEL elaborar un perfil de
de proyecto con fondos – Formatos. También se debe obtener el proyecto con fondos
FODEL Instructivo para la elaboración de presupuestos. FODEL
• Instructivo para la
elaboración de
presupuestos
A0103 Escoger el método Para formular el perfil, el BENEFICIARIO tiene 3 • BENEFICIARIO • Formato para
para elaborar el perfil opciones: a) Lo elabora él mismo (caso de tener elaborar un
del proyecto capacidad); b) Contrata a un técnico a su costa o anteproyecto con
con el apoyo de otra organización; c) Solicita fondos FODEL
financiamiento al mismo FODEL. En este último • Instructivo para la
caso, el BENEFICIARIO solicita a la SRF, o elaboración de
descarga del sitio www.forcuencas.org, el
presupuestos
Formato para elaborar un anteproyecto con fondos
FODEL.

5
CÓDIGO PG-01
A0104 Elaborar el perfil del Se elabora el perfil del proyecto de acuerdo con • BENEFICIARIO • Lista de control de
proyecto la información requerida en el Formato para • PROVEEDOR DE calidad de los
elaborar un perfil de proyecto con fondos FODEL o AT perfiles de proyectos
en el Formato para elaborar un anteproyecto con • FACILITADOR DE • Formato de
fondos FODEL, incluyendo todos los documentos ÁREA DE LA SRF certificación de
anexos que exige el Reglamento Interno de los punto de acta
Comités. El FACILITADOR DE ÁREA DE LA SRF (FORM1)
da seguimiento a la formulación mediante • Reglamento interno
revisiones periódicas siguiendo la Lista de control de los Comités (Art.
de calidad de los perfiles de proyectos 12)
A0105 Presentar el perfil del El representante del BENEFICIARIO remite el • Representante del • Perfil del proyecto
proyecto perfil a la SRF, solicitando su revisión final. La BENEFICIARIO • Constancia de
Secretaria de la SRF emite una constancia de • SECRETARIA DE recepción de perfil
recepción del perfil, para dejar constancia. LA SRF (FORM2)
A0106 Elaborar Reporte de El FACILITADOR DE ÁREA DE LA SRF rellena • FACILITADOR DE • Reporte de revisión
Revisión de proyectos el formato de Reporte de Revisión de proyectos y lo ÁREA DE LA SRF de proyectos
firma y sella (FORM3)

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CÓDIGO PG-02
NOMBRE ANALIZAR EL PERFIL FINAL DEL PROYECTO
DESCRIPCIÓN Se analiza técnicamente el perfil del proyecto cuyo financiamiento se solicitará al FODEL
PRE-CONDICIONES El BENEFICIARIO tiene el documento final de perfil con todos los anexos requeridos y el mismo
ha sido revisado por la SRF
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A0201 Enviar el perfil del El COORDINADOR DE LA SRF remite a la OCF • COORDINADOR • Perfil del proyecto
proyecto a la OCF una copia del perfil del proyecto, junto con el DE LA SRF • Reporte de revisión
Reporte de revisión de proyectos debidamente de proyectos
completado, solicitando su revisión. (FORM3)
A0202 Revisar el perfil del El FUNCIONARIO DE LA OCF asignado para la • FUNCIONARIO DE • Formato para
proyecto revisión (el especialista en seguimiento y LA OCF elaborar un perfil de
evaluación o el ATI en metodología y proyecto con fondos
sistematización) revisa el perfil, considerando los FODEL
siguientes aspectos: a) Que esté enmarcado en el • Instructivo para la
plan ambiental municipal o zonal, o con el plan de elaboración de
fortalecimiento a las instituciones locales; b) Que
presupuestos
sea conforme con las normas establecidas en el
ROF; c) Que sea viable técnicamente; d) Que el • Lista de control de
presupuesto esté bien elaborado según los rubros calidad de los
de gasto. Esta revisión se podrá realizar mediante perfiles de proyectos
una reunión de análisis (en el caso que se
requiera revisar más de un proyecto). Esta
reunión se efectuará en la SRF, en fechas
programadas, con participación de los técnicos de
la SRF, el FUNCIONARIO DE LA OCF y, de ser
posible, los formuladores. El FUNCIONARIO DE
LA OCF decide si el proyecto está listo para
presentarse al Comité de aprobación que
corresponda.

A0203 Refrendar el Reporte El FUNCIONARIO DE LA OCF firma y sella el • FUNCIONARIO DE • Reporte de revisión
de revisión de Reporte de revisión de proyectos y lo remite al LA OCF de proyectos
7
CÓDIGO PG-02
proyectos COORDINADOR DE LA SRF (FORM3)

8
CÓDIGO PG-03
NOMBRE PREPARAR EXPEDIENTE DE PROYECTO A PRESENTAR AL COMITÉ
DESCRIPCIÓN Se revisa que el expediente del proyecto esté completo y se elabora la solicitud de financiamiento
PRE-CONDICIONES El COORDINADOR DE LA SRF ha recibido el Reporte de revisión del proyecto refrendado por el
FUNCIONARIO DE LA OCF
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A0301 Revisar el expediente EL FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • FACILITADOR EN • Lista de chequeo de
del proyecto SRF revisa el expediente del proyecto y verifica ADMINISTRACIÓN expediente (FORM4)
que contenga toda la documentación requerida DE LA SRF
por el RIF. Si faltara algún documento, lo solicita a
quien corresponda. Rellena la Lista de chequeo de
expediente y la firma y sella. Traslada el
expediente al COORDINADOR DE LA SRF
A0302 Elaborar El COORDINADOR DE LA SRF rellena el formato • COORDINADOR • Recomendación al
recomendación al de Recomendación al Comité de Aprobación y lo DE LA SRF Comité de
Comité de Aprobación firma y sella Aprobación (FORM5)
A0303 Elaborar la solicitud de El FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • FACILITADOR EN • Solicitud de
financiamiento al SRF rellena el formulario de Solicitud de ADMINISTRACIÓN Financiamiento
FODEL Financiamiento en el Sistema de información del DE LA SRF (FORM6)
FODEL, a partir de la información contenida en el • Representante del
perfil del proyecto y la Recomendación al CEZ BENEFICIARIO
emitida por el COORDINADOR DE LA SRF.
Obtiene la firma y sello del representante del
BENEFICIARIO

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CÓDIGO PG-04
NOMBRE APROBAR UN PROYECTO EL COMITÉ ESPECIAL ZONAL (CEZ)
DESCRIPCIÓN Se presenta el proyecto ante el CEZ y éste decide si lo aprueba
PRE-CONDICIONES El expediente de proyecto contiene el Perfil de proyecto o el Anteproyecto, más los documentos
anexos, la Lista de chequeo, la Recomendación al Comité y el formulario de Solicitud de
Financiamiento. Todos los documentos debidamente firmados y sellados por quien corresponda
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A0401 Convocar al CEZ El Secretario del CEZ elabora la convocatoria y la • SECRETARIO del • Carta de
envía a los miembros del CEZ, con al menos 8 CEZ con el apoyo convocatoria a
días de anticipación, junto con los perfiles de cada logístico de la SRF reunión del CEZ
uno de los proyectos a conocer durante la sesión (FORM7)
a la que se convoca
A0402 Revisar las solicitudes El COORDINADOR DE LA SRF, con el apoyo de • CEZ • Guía de evaluación
de financiamiento los técnicos de la SRF, presenta el proyecto ante • SECRETARIO DEL de los proyectos
los miembros del CEZ, auxiliándose de CEZ FODEL
diapositivas u otros medios a su alcance. Podrá • COORDINADOR • Solicitud de
considerar también, de ser necesario, la DE LA SRF financiamiento
participación de un representante del (FORM6)
BENEFICIARIO. Los miembros del CEZ revisan y
evalúan el proyecto conforme a la Guía de
evaluación de proyectos FODEL, decidiendo: a)
Aprobarlo sin observaciones; b) Aprobarlo con
condiciones; c) Remitirlo para refrendo del CES
(en el caso que el aporte del FODEL supere el
límite establecido en el ROF); d) Rechazarlo. El
SECRETARIO DEL CEZ firma y sella la Solicitud
de Financiamiento en señal de aprobación, si fuera
el caso
A0403 Elaboración de acta El SECRETARIO DEL CEZ redacta el Acta de la • SECRETARIO DEL • Modelo de Acta de
del CEZ sesión, tomando como referencia el modelo de CEZ con el apoyo la sesión del CEZ
Acta de sesión del CEZ logístico de la SRF (FORM8)
A0404 Elaboración de El SECRETARIO DEL CEZ redacta la • SECRETARIO DEL • Modelo de
Certificación de punto Certificación del punto de acta de aprobación de CEZ con el apoyo Certificación de
10
CÓDIGO PG-04
de acta de aprobación los proyectos, tomando como referencia el logístico de la SRF punto de acta de la
del proyecto modelo de Certificación de punto de acta de la sesión del Comité
sesión del Comité (FORM9)
A0405 Publicación del acta Se da a conocer el contenido del acta, de acuerdo • COORDINADOR • Informe de
del CEZ con el formato de Informe de proyectos aprobados, DE LA SRF proyectos aprobados
a los siguientes actores: OCF, BANCOS (FORM10)
FIDUCIARIOS, ALCALDÍAS MUNICIPALES DE
LA REGIÓN, mediante notas, correos electrónicos
y publicación en la página Web de
FORCUENCAS

11
CÓDIGO PG-05
NOMBRE REFRENDAR O APROBAR (FFI) UN PROYECTO EL COMITÉ ESPECIAL
DE SEGUIMIENTO (CES)
DESCRIPCIÓN Se presenta el proyecto ante el CES y éste decide si lo refrenda o aprueba (caso de proyectos del
FFI)
PRE-CONDICIONES El proyecto fue aprobado previamente por el CEZ (excepto proyectos del FFI). El expediente de
proyecto tiene el Perfil de proyecto, la Solicitud de financiamiento, la Lista de chequeo, la
Recomendación al Comité, el formulario de Solicitud de Financiamiento y la Certificación del punto
de acta de aprobación del CEZ (excepto proyectos del FFI). Todos los documentos debidamente
firmados y sellados por quien corresponda
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A0501 Convocar al CES El Secretario elabora la convocatoria y se envía a • SECRETARIO del • Carta de
los miembros del CES, con al menos 8 días de CES con el apoyo convocatoria
anticipación, junto con los perfiles de cada uno de logístico de la OCF
los proyectos a conocer durante la sesión a la que
se convoca
A0502 Revisar las solicitudes Los técnicos de las SRF o de la OCF, presentan • CES • Guía de evaluación
de financiamiento el proyecto ante los miembros del CES, quienes • SECRETARIO DEL de los proyectos
lo revisan y evalúan conforme a la Guía de CES FODEL
evaluación de proyectos FODEL, decidiendo: a) • TÉCNICOS DE LA • Solicitud de
Refrendarlo o aprobarlo sin condiciones; b) OCF O DE LAS financiamiento
Refrendarlo o aprobarlo con condiciones; c) SRF (FORM6)
Rechazarlo. El SECRETARIO DEL CES firma y
sella la Solicitud de Financiamiento en señal de
refrendo o aprobación, según el caso
A0503 Elaboración de acta El SECRETARIO DEL CES redacta el Acta de la • SECRETARIO DEL • Modelo de Acta de
del CES sesión, tomando como referencia el modelo de CES con el apoyo la sesión del CEZ
Acta de sesión del CEZ logístico de la OCF (FORM8)
A0504 Elaboración de El SECRETARIO DEL CES redacta la • SECRETARIO DEL • Modelo de
Certificación de punto Certificación del punto de acta de aprobación de CES con el apoyo Certificación de
de acta de aprobación los proyectos, tomando como referencia el logístico de la OCF punto de acta de la
del proyecto modelo de Certificación de punto de acta de la sesión sesión del Comité
del Comité
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CÓDIGO PG-05
(FORM9)
A0505 Publicación del acta Se da a conocer el contenido del acta, de acuerdo • ASISTENTE DEL • Informe de
del CES con el formato de Informe de proyectos aprobados, DIRECTOR DE LA proyectos aprobados
a los siguientes actores: SRF, BANCOS EGP (FORM10)
FIDUCIARIOS, ALCALDÍAS MUNICIPALES DE
LA REGIÓN, INSTITUCIONES DEL COMITÉ DE
DIRECCIÓN, mediante notas, correos
electrónicos y publicación en la página Web de
FORCUENCAS

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CÓDIGO PG-06
NOMBRE SUSCRIBIR UN CONVENIO DE COFINANCIAMIENTO
DESCRIPCIÓN El DIRECTOR DE LA EGP suscribe un convenio de cofinanciamiento con el BENEFICIARIO para
ejecutar un proyecto
PRE-CONDICIONES El proyecto ha sido aprobado por el CEZ o el CES
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A0601 Elaboración del Si el proyecto fue aprobado sin condiciones por el • FACILITADOR EN • Convenio de
Convenio de CEZ o por el CES, se elabora el Convenio de ADMINISTRACIÓN Cofinanciamiento
Cofinanciamiento Cofinanciamiento, en el que se establecen los DE LA SRF o (FORM11)
compromisos de las partes y se imprimen 4 • ASISTENTE DEL
originales. Si el proyecto fue aprobado con DIRECTOR DE LA
condiciones, el Convenio de Cofinanciamiento se EGP (proyectos del
elaborará y firmará hasta que las mismas hayan FFI)
sido cumplidas
A0602 Enviar el expediente Se remite el original y una copia del expediente • COORDINADOR • Convenio de
del proyecto a la OCF completo a la OCF, así como los 4 originales del DE LA SRF Cofinanciamiento
(excepto proyectos del Convenio de Cofinanciamiento, para su revisión y (FORM11)
FFI) firma
A0603 Revisar el expediente El REVISOR designado por el ADMINISTRADOR • REVISOR • Convenio de
del proyecto y el DE LA EGP revisa el expediente de aprobación y Cofinanciamiento
Convenio de el Convenio de Cofinanciamiento y verifica que el (FORM11)
cofinanciamiento a mismo cumple con lo establecido en el ROF y el
suscribir RIF. Si se requieren aclaraciones o documentos
adicionales, los solicitará al COORDINADOR DE
LA SRF o al TÉCNICO DE LA OCF (caso de
proyectos del FFI). Si no, traslada el Convenio de
Cofinanciamiento a firma del DIRECTOR DE LA
EGP
A0604 Firmar el convenio de El DIRECTOR DE LA EGP revisa el expediente • DIRECTOR DE LA • Convenio de
Cofinanciamiento de proyecto y el Convenio de Cofinanciamiento y EGP Cofinanciamiento
firma y sella los 4 originales del mismo, en señal • Representante del (FORM11)
de aprobación. En el caso de proyectos de las BENEFICIARIO
oficinas regionales, devuelve todos los • COORDINADOR
14
CÓDIGO PG-06
documentos al REVISOR, quien envía los 4 DE LA SRF
originales del Convenio de Cofinanciamiento al • REVISOR
COORDINADOR DE LA SRF para que sean • ASISTENTE DEL
firmados y sellados por el representante del DIRECTOR DE LA
BENEFICIARIO. En el caso de proyectos del FFI, EGP
la ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA EGP, se
encarga de tramitar la firma del BENEFICIARIO.
El COORDINADOR DE LA SRF devuelve 2
originales a la OCF, conserva 1 original para su
expediente y entrega 1 original al BENEFICIARIO.
De los 2 originales que recibe la OCF, uno
formará parte de su expediente y el otro lo
trasladará al BANCO FIDUCIARIO.
A0605 Remitir el expediente La ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA EGP • ASISTENTE DEL • Expediente completo
de aprobación de remite el expediente de aprobación del proyecto DIRECTOR DE LA de aprobación del
proyecto al BANCO al BANCO FIDUCIARIO que corresponda, a EGP proyecto
FIDUCIARIO efectos de que éste pueda proceder a realizar los
desembolsos que se autoricen.

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CÓDIGO PG-07
NOMBRE REALIZAR UN DESEMBOLSO
DESCRIPCIÓN El BANCO FIDUCIARIO efectúa un desembolso para la ejecución del proyecto, a solicitud del
BENEFICIARIO
PRE-CONDICIONES El BANCO FIDUCIARIO tiene en su poder los siguientes documentos: a) Perfil del proyecto
aprobado; b) Formulario de solicitud de financiamiento debidamente aprobado por el Comité
correspondiente; c) Certificación del punto de acta de la reunión del Comité donde fue aprobado el
proyecto; d) Convenio de Co-financiamiento entre el Beneficiario y FORCUENCAS, debidamente
firmado y sellado por las partes.
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A0701 Solicitar un El BENEFICIARIO se presenta a la SRF y rellena • BENEFICIARIO • Formulario de
desembolso el Formulario de Solicitud de Desembolso. Esta • FACILITADOR EN solicitud de
solicitud deberá tener los anexos ADMINISTRACIÓN desembolso
correspondientes en original y 2 copias. Lista de DE LA SRF (FORM12)
anexos: • Formularios de
1. En el caso de que el desembolso es cotización o de
directamente para el BENEFICIARIO (anticipo oferta
para gastos debidamente justificados, de un
• Formulario de
monto limitado al equivalente en Lempiras de
€1,000, liquidable a un plazo máximo de 30 liquidación de
días y para realizar actividades tales como desembolsos
capacitaciones en la comunidad y algunas (FORM13)
compras menores: • Facturas a nombre
a) Presupuesto de gastos; de FODEL
b) Liquidación de desembolso anterior en • Facturas proforma a
FORM13 (si aplica), junto con los nombre de FODEL
originales de los comprobantes de gasto, • Recibos a nombre de
tales como facturas o recibos emitidos a FODEL
nombre de FODEL (en el dorso de los • Expediente de
comprobantes o en la hoja donde sean contratación
pegados se anotará el nombre del • Reportes de avance
BENEFICIARIO y/o el código del
o final
proyecto).
c) El recibo del beneficiario por el valor del
16
CÓDIGO PG-07
desembolso a favor del FODEL.
2. En el caso de que el desembolso es para un
PROVEEDOR del BENEFICIARIO:
a) Original del expediente de contratación
(de acuerdo con los procedimientos del
artículo 22 del RIF);
b) Liquidación de desembolso anterior en
FORM13 (si aplica), junto con los
originales de los comprobantes de gasto,
tales como facturas o recibos emitidos a
favor de FODEL (en el dorso de los
comprobantes o en la hoja donde sean
pegados se anotará el nombre del
BENEFICIARIO y/o el código del
proyecto);
c) Facturas originales o recibos originales o
facturas proforma originales, emitidos a
favor de FODEL (en el dorso de los
comprobantes o en la hoja donde sean
pegados se anotará el nombre del
BENEFICIARIO y/o el código del
proyecto).

Nota: Si el proveedor únicamente entrega la

factura proforma, el pago solamente se hará
efectivo al momento de presentar la factura
original al BANCO FIDUCIARIO y el acta de
entrega o nota de envío firmada por el
BENEFICIARIO.

3. En el caso de que el desembolso es para un

CONTRATISTA de obras o servicios:
a) Si es el primer pago:
a. Original del expediente de
contratación (de acuerdo con los
procedimientos del artículo 22 del
RIF).

17
CÓDIGO PG-07
b. Facturas originales o recibos
originales o facturas proforma
originales, emitidos a favor de FODEL
(en el dorso de los comprobantes o
en la hoja donde sean pegados se
anotará el nombre del
BENEFICIARIO y/o el código del
proyecto).
c. Si lo posee, certificación vigente
emitida por la DEI de que la persona
o empresa es sujeto de Pagos a
Cuenta. De lo contrario se le retendrá
lo exigido por la Ley del Impuesto
sobre la Renta (12.5%).
b) Si es un pago subsiguiente:
a. Original del Reporte de Supervisión o
del Reporte de Avance o Final, lo que
aplique según contrato, debidamente
firmado y sellado por las partes que
corresponde.
b. Factura original o recibo original o
factura proforma original, emitidos a
favor de FODEL (en el dorso de los
comprobantes o en la hoja donde
sean pegados se anotará el nombre
del BENEFICIARIO y/o el código del
proyecto).

Nota: Si el contratista únicamente entrega la

factura proforma, el pago solamente se hará
efectivo al momento de presentar la factura
original al BANCO FIDUCIARIO y el acta de
entrega o nota de envío firmada por el
BENEFICIARIO.
A0702 Revisar solicitud de El FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • FACILITADOR EN • Formulario de
desembolso la SRF SRF verifica que: ADMINISTRACIÒN solicitud de
DE LA SRF desembolso
18
CÓDIGO PG-07
a) Está correctamente liquidado un desembolso (FORM12)
anterior. Excepcionalmente el DIRECTOR DE • Formularios de
LA EGP podrá autorizar un nuevo desembolso cotización o de
sin cumplirse esta condición, toda vez que se oferta
demuestre que es indispensable para realizar • Formulario de
alguna actividad oportunamente, tales como liquidación de
capacitaciones u otras actividades que se
desembolsos
vean afectadas por cambios climáticos. Si
(FORM13)
fuera el caso, El FACILITADOR EN
ADMINISTRACIÓN DE LA SRF verificará que • Facturas a nombre
exista esta autorización; de FODEL
b) El procedimiento de contratación ha sido • Facturas proforma a
realizado conforme a las normas establecidas; nombre de FODEL
c) No se está sobrepasando el presupuesto de • Recibos a nombre de
los rubros aprobados para el proyecto; FODEL
d) El gasto está justificado en el perfil del • Expediente de
proyecto; contratación
e) El avance físico del proyecto guarda relación
con los desembolsos realizados (a partir del
examen de los informes de asistencia técnica
y de supervisión);
f) Están las facturas y recibos originales, o
facturas proforma originales a nombre de
FODEL y éstos cumplen con las normas
requeridas por la DEI;
g) Está la Orden Exonerada del ISV (si aplica) o
se constata que FODEL no pagará el ISV;
h) Está retenido el ISR (si aplica).

El FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA
SRF procede a firmar y sellar la solicitud de
desembolso, como REVISADO. Además, sella
todas las páginas de las 2 copias del expediente
con el sello “ESTE DOCUMENTO ES COPIA
FIDEDIGNA DE SU ORIGINAL”, envía el original
y 1 fotocopia del expediente completo a la OCF a
la espera de la aprobación del desembolso por el

19
CÓDIGO
A0703 Revisar solicitud de
desembolso la OCF
A0704 Aprobar la solicitud de
desembolso
A0705 Efectuar el
desembolso
PG-07
DIRECTOR DE LA EGP.
El REVISOR de la OCF, verifica que el • REVISOR DE LA • Expediente de
expediente original está completo y cumple con OCF solicitud de
todas las condiciones indicadas en la actividad desembolso
A0702. Firma y sella en señal de REVISADO y
traslada el expediente al DIRECTOR DE LA EGP.
El DIRECTOR DE LA EGP firma y sella la • DIRECTOR DE LA • Expediente de
Solicitud de Desembolso en señal de APROBADO y EGP solicitud de
la devuelve al REVISOR DE LA OCF. • REVISOR DE LA desembolso
El REVISOR DE LA OCF envía en original la OCF
Solicitud de Desembolso aprobada al BANCO
FIDUCIARIO e informa a la SRF de la aprobación.
Traslada el original del expediente completo y la
copia a la Oficina Central del BANCO
FIDUCIARIO.
El BANCO FIDUCIARIO revisa que la copia es • BANCO • Expediente de
fidedigna y devuelve el original al REVISOR DE FIDUCIARIO solicitud de
LA OCF. El BANCO FIDUCIARIO revisa la • BENEFICIARIO desembolso
solicitud de desembolso y sus anexos y si está • PROVEEDORES O
conforme emite los pagos indicados, mediante CONTRATISTAS
cheques, órdenes de pago o mediante traslados a
las cuentas indicadas (en el caso de que las
cuentas sean de un banco distinto, el beneficiario
del pago deberá asumir el costo de la
transferencia electrónica).
El BENEFICIARIO del proyecto o los beneficiarios
de los pagos se presentan a la agencia del
BANCO FIDUCIARIO a retirar el pago. Si la
solicitud de desembolso en vez de tener
anexados los recibos o facturas finales,
solamente tiene facturas proformas, el BANCO
FIDUCIARIO solamente efectuará el pago al
momento de recibir los documentos ORIGINALES
de facturas o recibos finales y el acta de entrega o
nota de envío firmada por el BENEFICIARIO.
El BANCO FIDUCIARIO traslada a la OCF las
facturas o recibos originales que haya recibido.
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CÓDIGO PG-08
NOMBRE OTORGAR UN CONTRATO DE SERVICIOS, SUMINISTROS U OBRAS,
CON RECURSOS DE LA UE POR UN VALOR INFERIOR A €2,500/
CONTRATO DE OBRAS O CONSULTORÍA CON RECURSOS DEL GH POR
UN VALOR INFERIOR A L85,000, (EXCEPTO CONTRATOS DE ATA,
SUPERVISIÓN Y FORMULACIÓN)
DESCRIPCIÓN El BENEFICIARIO realiza el procedimiento para la adquisición de servicios, suministros u obras
PRE-CONDICIONES Los servicios/consultorías (GH), suministros u obras a adquirir están previstos en el perfil del
proyecto
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A0801 Realizar gastos Se consideran gastos menores aquellos inferiores • BENEFICIARIO • Factura o recibo a
menores a €200 para gastos con recursos de la UE (de nombre de FODEL
servicios, suministros y obras) e inferiores a • Perfil del proyecto
L6,000 con recursos del GH (únicamente de
consultorías y obras). Para considerarlos
justificados bastará con presentar la factura o
recibo de pago a nombre de FODEL, sin
obligación de realizar ningún otro procedimiento.
A0802 Elaborar Términos de Cuando se vaya a realizar gastos de un valor • BENEFICIARIO • Modelo de Términos
Referencia y igual o mayor a €200, pero menor a €2,500 (con • ATA de Referencia
Especificaciones fondos de la UE, para servicios, suministros y • SRF (FORM14)
Técnicas obras) o igual o mayor a L6,000 pero menor a • Modelo de
L85,000 (con fondos del GH, únicamente para Especificaciones
consultorías y obras), se aplicará el procedimiento Técnicas (FORM15)
descrito de la A0802 a la A0805.
• Perfil del proyecto
De no existir en el Perfil del Proyecto, El
BENEFICIARIO, con el apoyo del ATA o de la
SRF, elabora los Términos de Referencia (contratos
de servicios/consultorías), o Especificaciones
Técnicas (contratos de suministros u obras)
A0803 Solicitar una oferta El BENEFICIARIO solicita una sola oferta a la • BENEFICIARIO • Modelo de solicitud
persona o empresa de su elección, dentro de las • CONTRATISTA de oferta para
21
CÓDIGO PG-08
que se encuentran registradas en contratos de
FORCUENCAS. servicios/consultoría
(FORM16)
• Modelo de
cotización de
suministros u obras
(FORM17)
• Modelo de
presentación de
ofertas de
servicios/consultoría
(FORM18)
• Registro de
contratistas
A0804 Evaluar la oferta y El BENEFICIARIO decide si otorga el contrato, • BENEFICIARIO • Modelo de orden de
adjudicar el contrato considerando si la oferta cumple con lo solicitado • ATA compra (FORM19)
en los Términos de Referencia o Especificaciones • SRF
Técnicas, y si está dentro del presupuesto
disponible
A0805 Suscribir el contrato El BENEFICIARIO y el CONTRATISTA suscriben • BENEFICIARIO • Modelos de
un contrato, para servicios/consultorías y obras. • CONTRATISTA contratos:
En el caso de suministros, la firma de un contrato • SRF servicios/consultoría
será indispensable únicamente cuando haya que • ATA (FORM20),
tramitar la exoneración del ISV (con fondos de la suministros
UE) (FORM21) y obras
(FORM22)

22
CÓDIGO PG-09
NOMBRE OTORGAR UN CONTRATO DE SERVICIOS, SUMINISTROS U OBRAS,
CON RECURSOS DE LA UE POR UN VALOR MAYOR O IGUAL A €2,500 Y
MENOR O IGUAL A €10,000 / CONTRATO DE OBRAS O CONSULTORÍA
CON RECURSOS DEL GH POR UN VALOR IGUAL A L85,000 Y MENOR A
L850,000 / CONTRATO DE SUMINISTRO POR UN VALOR HASTA DE
L170,000 CON RECURSOS DEL GH, (EXCEPTO CONTRATOS DE ATA,
SUPERVISIÓN Y FORMULACIÓN)
DESCRIPCIÓN El BENEFICIARIO realiza el procedimiento para la adquisición de servicios/consultoría (GH),
suministros u obras
PRE-CONDICIONES Los servicios/consultorías (GH), suministros u obras a adquirir están previstos en el perfil del
proyecto
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A0901 Elaborar Términos de De no existir en el Perfil del Proyecto, El • BENEFICIARIO • Perfil del proyecto
Referencia y BENEFICIARIO, con el apoyo del ATA o de la • ATA • Modelo de Términos
Especificaciones SRF, elabora los Términos de Referencia (contratos • SRF de Referencia
Técnicas de servicios/consultorías), o Especificaciones (FORM14)
Técnicas (contratos de suministros u obras) • Modelo de
Especificaciones
Técnicas (FORM15)
A0902 Solicitar ofertas Para contratos de servicios, suministros u obras, • BENEFICIARIO • Modelo de solicitud
cuyo valor estimado sea mayor igual a €2,500 y • CONTRATISTA de oferta para
menor que €5,000 (con recursos de la UE) el • ATA contratos de
BENEFICIARIO solicita al menos 2 ofertas a las • SRF servicios/consultoría
personas o empresas de su elección, dentro de (FORM16)
las que se encuentran registradas en
• Modelo de
FORCUENCAS. Lo mismo aplica para contratos
cotización de
de consultorías y obras cuyo valor sea mayor o
suministros u obras
igual a L85,000 y menor que L170,000 y para
contratos de suministros cuyo monto no exceda (FORM17)
los L50,000 (con recursos del GH). • Modelo de
presentación de
23
CÓDIGO PG-09
ofertas de
Para contratos de servicios, suministros u obras servicios/consultoría
cuyo valor estimado sea mayor o igual a €5,000 y (FORM18)
menor o igual a €10,000 (con recursos de la UE) • Registro de
el BENEFICIARIO solicita al menos 3 ofertas a las contratistas
personas o empresas de su elección, dentro de
las que se encuentran registradas en
FORCUENCAS. Lo mismo aplica para contratos
de consultorías y obras cuyo valor sea mayor o
igual a L170,000 y menor que L850,000 y para
contratos de suministros cuyo monto esté entre
L50,000 y L170,000 (con recursos del GH).

Una derogación de este procedimiento tendrá que

ser autorizada por el DIRECTOR DE LA EGP
sobre la base de una solicitud debidamente
justificada del BENEFICIARIO. Sin embargo, no
se podrá derogar en el caso de contratos de
suministros financiados con recursos del GH.
A0903 Integrar un COMITÉ El BENEFICIARIO instala un COMITÉ DE • COMITÉ DE • Certificación de acta
DE EVALUACIÓN DE EVALUACIÓN DE OFERTAS integrado por 3 de EVALUACIÓN DE de nombramiento
OFERTAS sus miembros OFERTAS de Comité de
• ATA Evaluación
• SRF (FORM23)
A0904 Evaluar las ofertas El COMITÉ DE EVALUACIÓN DE OFERTAS se • COMITÉ DE • Formatos de
reúne y cada uno de los miembros analiza EVALUACIÓN DE evaluación de
independientemente las ofertas recibidas, OFERTAS ofertas de
utilizando los Formatos de Evaluación de Ofertas. • ATA servicios/consultoría
Posteriormente, discuten los resultados • SRF (FORM24),
individuales y elaboran un resumen, utilizando los suministros
Formatos de Resumen de evaluación de ofertas (FORM25) y obras
(FORM26)
• Formatos de
resumen de
evaluación de
ofertas de
24
CÓDIGO PG-09
servicios/consultoría
(FORM27), de
suministros
(FORM28) y de obras
(FORM29)
A0905 Adjudicar el contrato El COMITÉ DE EVALUACIÓN DE OFERTAS • COMITÉ DE • Modelo de acta de
recomienda la adjudicación del contrato a la oferta EVALUACIÓN DE evaluación y
económica más baja, de entre las que cumplieron OFERTAS adjudicación
administrativa y técnicamente • ATA (FORM30)
• SRF
A0906 Suscribir el contrato El BENEFICIARIO y el CONTRATISTA suscriben • BENEFICIARIO • Modelos de
un contrato, para servicios/consultorías y obras. • CONTRATISTA contratos:
En el caso de suministros, la firma de un contrato • SRF servicios/consultoría
será indispensable únicamente cuando haya que • ATA (FORM20),
tramitar la exoneración del ISV (con fondos de la suministros
UE) (FORM21) y obras
(FORM22)

25
CÓDIGO PG-10
NOMBRE OTORGAR UN CONTRATO DE SERVICIOS, SUMINISTROS U OBRAS,
CON RECURSOS DE LA UE, POR UN VALOR MAYOR A €10,000 /
CONTRATO DE CONSULTORÍAS U OBRAS, CON RECURSOS DEL GH,
POR UN VALOR IGUAL O MAYOR A L850,000 / CONTRATO DE
SUMINISTROS, CON RECURSOS DEL GH POR UN VALOR MAYOR A
L170,000
DESCRIPCIÓN La EGP apoya al BENEFICIARIO para realizar el procedimiento para la adquisición de
servicios/consultorías, suministros u obras
PRE-CONDICIONES Los servicios/consultorías, suministros u obras a adquirir están previstos en el perfil del proyecto
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1001 Solicitar apoyo a la El BENEFICIARIO y el ATA solicitan el apoyo del • BENEFICIARIO • Reporte de Inforeuro
SRF FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • ATA del mes
SRF para realizar el procedimiento de • FACILITADOR EN • Solicitud de apoyo
contratación por un valor mayor a €10,000, de ADMINISTRACIÓN para realizar
acuerdo a la tasa de cambio Inforeuro del mes, DE LA SRF procedimiento de
para proyectos financiados por la UE. Lo mismo contratación
aplica para contratos de consultoría u obra
iguales o mayores a L850,000 o contratos de
suministros mayores a L170,000, para proyectos
financiados por el GH
A1002 Elaboración de El FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • BENEFICIARIO • Guía Práctica
expediente de SRF elabora el borrador del expediente de • ATA • Ley de Contratación
licitación licitación, con el apoyo del BENEFICIARIO y del • FACILITADOR EN del Estado
ATA ADMINISTRACIÓN • Expediente de
DE LA SRF licitación
A1003 Revisión del El COORDINADOR DE LA SRF remite el • COORDINADOR • Carta de remisión
expediente de expediente de licitación a la ADMINISTRACIÓN DE LA SRF • Expediente de
licitación DE LA OCF, solicitando su revisión. La • ADMINISTRACIÓN licitación
ADMINISTRACIÓN DE LA OCF revisa y solicita DE LA OCF • Guía Práctica
las aprobaciones que requiera el expediente,
• Ley de Contratación
según su magnitud, conforme a la Guía Práctica
26
CÓDIGO PG-10
(fondos UE) o la Ley de Contratación del Estado del Estado
(fondos GH) y el Convenio de Financiación de • Convenio de
FORCUENCAS Financiación de
FORCUENCAS
A1004 Efectuar la licitación Una vez aprobado el expediente por quien • ADMINISTRACIÓN • Expediente de
corresponda, la ADMINISTRACIÓN DE LA OCF DE LA OCF licitación
lo traslada a la SRF para que el BENEFICIARIO • FACILITADOR EN
proceda a realizar la licitación con la asistencia ADMINISTRACIÓN
del FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA DE LA SRF
SRF • BENEFICIARIO
A1005 Integrar un Comité de Con el apoyo del FACILITADOR EN • BENEFICIARIO • Expediente de
Evaluación de Ofertas ADMINISTRACIÓN DE LA SRF, el • FACILITADOR EN licitación
BENEFICIARIO, siguiendo las instrucciones de la ADMINISTRACIÓN
Guía Práctica o la Ley de Contratación del Estado, DE LA SRF
propone el COMITÉ DE EVALUACIÓN DE • ADMINISTRACIÓN
OFERTAS, considerando que el Comité será DE LA OCF
presidido por un designado por la
ADMINISTRACIÓN DE LA OCF. Posteriormente,
el BENEFICIARIO remite la propuesta de
COMITÉ DE EVALUACIÓN a la
ADMINISTRACIÓN DE LA OCF, solicitando su
aprobación. La ADMINISTRACIÓN DE LA OCF
revisa y solicita las aprobaciones que requiera la
propuesta de COMITÉ DE EVALUACIÓN DE
OFERTAS, según su magnitud, conforme a la
Guía Práctica o la Ley de Contratación del Estado y el
Convenio de Financiación de FORCUENCAS.
Finalmente, una vez aprobado el COMITÉ DE
EVALUACIÓN DE OFERTAS por quien
corresponda, la ADMINISTRACIÓN DE LA OCF,
comunica a la SRF para que el BENEFICIARIO
proceda a realizar la evaluación de las ofertas
A1006 Evaluar las ofertas Se procederá conforme a lo establecido en la Guía • COMITÉ DE • Guía Práctica
Práctica o la Ley de Contratación del Estado EVALUACIÓN DE • Ley de Contratación
OFERTAS del Estado

27
CÓDIGO
A1007 Adjudicar el contrato
A1008 Suscribir el contrato
PG-10
El COMITÉ DE EVALUACIÓN DE OFERTAS • COMITÉ DE • Guía Práctica
procederá conforme a lo establecido en la Guía EVALUACIÓN DE • Ley de Contratación
Práctica o la Ley de Contratación del Estado OFERTAS del Estado
Se procederá conforme a lo establecido en la Guía • BENEFICIARIO • Guía Práctica
Práctica o la Ley de Contratación del Estado. El • CONTRATISTA • Ley de Contratación
BENEFICIARIO y el CONTRATISTA suscriben un del Estado
contrato, para servicios/consultorías, suministros
u obras.
28
CÓDIGO PG-11
NOMBRE CONTRATAR LA ATA, LA FORMULACIÓN Y LA SUPERVISIÓN CUYO
VALOR SEA MENOR O IGUAL A €10,000 CON RECURSOS DE LA UE O
MENOR A L850,000 CON RECURSOS DEL GH
DESCRIPCIÓN La EGP apoya al BENEFICIARIO para contratar los servicios de ATA, formulación y de supervisión
del proyecto
PRE-CONDICIONES Los servicios de ATA y/o formulación y/o de supervisión están previstos en el perfil del proyecto
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1101 Elaborar Términos de De no existir en el Perfil del Proyecto, el • COORDINADOR • Perfil del proyecto
Referencia COORDINADOR DE LA SRF elabora los Términos DE LA SRF • Modelo de Términos
de Referencia de los servicios/consultorías a de Referencia
contratar, conforme al perfil del proyecto (FORM14)
A1102 Constituir Comité de Se constituye un COMITÉ DE SELECCIÓN • REPRESENTANTE • Acta de constitución
Selección integrado por: el Representante legal del LEGAL DEL del Comité de
BENEFICIARIO, el COORDINADOR DE LA SRF, BENEFICIARIO Selección
un delegado del CEZ y un delegado de la OCF. • COORDINADOR
Este Comité se podrá constituir aun antes de DE LA SRF
aprobarse el proyecto por parte del CEZ • DELEGADO DEL
CEZ
• DELEGADO DE LA
OCF
A1103 Seleccionar a un El COMITÉ DE SELECCIÓN escoge a un • COMITÉ DE • Registro de
proveedor de servicios profesional o empresa sobre la base del registro SELECCIÓN contratistas
de contratistas. • Acta de selección de
En la escogencia del candidato, el COMITÉ DE proveedor de
SELECCIÓN deberá considerar: servicios
a) El CV de los candidatos;
b) Su experiencia profesional general y
específica;
c) El número de contratos que esté ejecutando
que sean pagados por el FODEL (el que
estará limitado a 3);

29
CÓDIGO
A1104 Solicitar oferta
A1105 Evaluar la oferta
A1106 Adjudicar el contrato
A1107 Suscribir el contrato
PG-11
d) Su disponibilidad;
e) Y la experiencia que se haya tenido en la
ejecución de otros contratos.
El COORDINADOR DE LA SRF solicita al • COORDINADOR • Modelo de solicitud
proveedor de servicios/consultorías que presente DE LA SRF de oferta para
sus oferta • PROVEEDOR DE contratos de
SERVICIOS servicios/consultoría
(FORM16)
• Modelo de
presentación de
ofertas de
servicios/consultoría
(FORM18)
El COMITÉ DE SELECCIÓN se reúne y cada uno • COMITÉ DE • Formato de
de los miembros analiza independientemente la SELECCIÓN evaluación de
oferta recibida, utilizando los Formatos de ofertas de
Evaluación de Ofertas. Posteriormente, discuten los servicios/consultoría
resultados individuales y elaboran un resumen, (FORM24)
utilizando los Formatos de Resumen de evaluación • Formato de resumen
de ofertas de evaluación de
ofertas (FORM27)
El COMITÉ DE SELECCIÓN propone adjudicar el • COMITÉ DE • Modelo de acta de
contrato si la oferta cumple administrativa y SELECCIÓN evaluación y
técnicamente adjudicación
(FORM30)
El BENEFICIARIO y el PROVEEDOR DE • BENEFICIARIO • Modelo de contratos
SERVICIOS suscriben un contrato de • PROVEEDOR DE de
servicios/consultorías. SERVICIOS servicios/consultoría
(FORM20)
30
CÓDIGO PG-12
NOMBRE LIQUIDAR UN DESEMBOLSO
DESCRIPCIÓN El BENEFICIARIO liquida un desembolso recibido entregando a la SRF los justificantes del gasto
PRE-CONDICIONES Se otorgó un anticipo al BENEFICIARIO
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1201 Archivar los El BENEFICIARIO guarda todos los • BENEFICIARIO • Facturas a nombre
comprobantes de comprobantes de gasto (facturas y recibos), los • ATA de FODEL
gasto y otros cuales deberán estar emitidos a nombre de • Recibos a nombre de
documentos FODEL (en el dorso de los comprobantes o en la FODEL
hoja donde sean pegados se anotará el nombre
del BENEFICIARIO y/o el código del proyecto),
así como el expediente de contratación original.
Para reducir el riesgo de extravío, pega los
comprobantes en hojas de papel bond.
A1202 Elaborar la liquidación El BENEFICIARIO, con el apoyo de la ATA, • BENEFICIARIO • Formulario de
procede a rellenar el Formulario de Liquidación, al • ATA liquidación de
cual anexa los comprobantes de gasto originales desembolsos
y los expedientes de contratación (si aplica). (FORM13)
• Facturas a nombre
de FODEL
• Recibos a nombre de
FODEL
• Expedientes de
contratación
A1203 Presentar la El BENEFICIARIO presenta a la SRF el • BENEFICIARIO • Formulario de
liquidación Formulario de Liquidación y sus anexos (en liquidación de
original y 2 copias), solicitando su revisión. desembolsos
(FORM13) y anexos
A1204 Revisar la liquidación El FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • FACILITADOR EN • Formulario de
la SRF SRF procede a revisar la liquidación, poniendo ADMINISTRACIÓN liquidación de
atención a los siguientes aspectos: DE LA SRF desembolsos
a) La conformidad de los gastos con el (FORM13) y anexos
31
CÓDIGO
A1205 Revisar la liquidación
la OCF
A1206 Aprobar la liquidación
PG-12
presupuesto aprobado;
b) La validez de los expedientes de contratación
(si aplica) y de los comprobantes de gasto
Si la liquidación está correcta, el FACILITADOR
EN ADMINISTRACIÓN DE LA SRF procede a
firmar y sellar el Formulario de liquidación, como
REVISADO. Además, sella todas las páginas de
las 2 copias del expediente con el sello “ESTE
DOCUMENTO ES COPIA FIDEDIGNA DE SU
ORIGINAL”, envía el original y 1 fotocopia del
expediente completo a la OCF a la espera de la
aprobación de la liquidación por el REVISOR DE
LA OCF.
El REVISOR de la OCF, verifica que el • REVISOR DE LA • Expediente de
expediente de liquidación original está completo y OCF liquidación
cumple con las condiciones indicadas en la
actividad A1204. Firma y sella en señal de
REVISADO y traslada el expediente al
DIRECTOR DE LA EGP.
El DIRECTOR DE LA EGP firma y sella el • DIRECTOR DE LA • Expediente de
Formulario de liquidación en señal de APROBADO EGP solicitud de
y la devuelve al REVISOR DE LA OCF. • REVISOR DE LA liquidación
El REVISOR DE LA OCF traslada el original del OCF
expediente completo de liquidación y la copia a la • BANCO
Oficina Central del BANCO FIDUCIARIO. FIDUCIARIO
El BANCO FIDUCIARIO revisa que la copia es
fidedigna y devuelve el original al REVISOR DE
LA OCF. El BANCO FIDUCIARIO revisa el
Formulario de liquidación y sus anexos y si está
conforme registra el gasto como válido
32
CÓDIGO PG-13
NOMBRE EJECUTAR CONTRATOS DE SERVICIOS (ATA, CAPACITACIÓN,
FORMULACIÓN Y SUPERVISIÓN)
DESCRIPCIÓN Los PROVEEDORES DE SERVICIOS contratados por el BENEFICIARIO realizan las actividades
previstas en los respectivos términos de referencia
PRE-CONDICIONES El BENEFICIARIO ha otorgado contratos de ATA, capacitación, formulación y supervisión
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1301 Realizar las acciones Los PROVEEDORES DE SERVICIOS proceden • PROVEEDORES • Contratos de
previstas en los de acuerdo con su contrato (incluyendo los DE SERVICIOS servicios
términos de referencia términos de referencia y su oferta) a realizar todas • BENEFICIARIO
las actividades previstas
A1302 Reportar visitas al El PROVEEDOR DE SERVICIOS rellena el • PROVEEDOR DE • Reporte de visitas
BENEFICIARIO Reporte de Visitas con la información pertinente, en SERVICIOS DE (FORM31)
original y 3 copias. Lo presenta a la persona del ASISTENCIA
BENEFICIARIO que lo atendió, solicitando su TÉCNICA,
firma y sello. El PROVEEDOR DE SERVICIOS FORMULACIÓN Y
firma y sella el Reporte. SUPERVISIÓN
Este Reporte formará parte de los anexos de los • BENEFICIARIO
Informes de Avance y Final que presente el
PROVEEDOR DE SERVICIOS
A1303 Reportar eventos de El PROVEEDOR DE SERVICIOS rellena el • PROVEEDOR DE • Reporte de eventos
capacitación Reporte de eventos de capacitación, con la SERVICIOS DE de capacitación
información pertinente, en original. Lo presenta a CAPACITACIÓN (FORM32)
las personas asistentes, a efecto de que escriban • BENEFICIARIO
los datos requeridos en el reporte.
Posteriormente, lo presenta al representante del
BENEFICIARIO, solicitando su firma y sello. El
PROVEEDOR DE SERVICIOS firma y sella el
Reporte.
Este Reporte formará parte de los anexos de los
Informes de Avance y Final que presente el
PROVEEDOR DE SERVICIOS DE
CAPACITACIÓN.
33
CÓDIGO PG-13
A1304 Elaborar informes de Los PROVEEDORES DE SERVICIOS de • PROVEEDORES • Formato de Informe
avance y finales asistencia técnica, capacitación y de formulación DE SERVICIOS DE de asistencia técnica
siguen el formato de Informe de Asistencia Técnica. ASISTENCIA (FORM33)
Los PROVEEDORES DE SERVICIOS de TÉCNICA, • Formato de informe
supervisión siguen el Formato de Informe de FORMULACIÓN, de supervisión
Supervisión. CAPACITACIÓN Y (FORM34)
Los informes deberán fecharse y presentarse a la SUPERVISIÓN
SRF firmados y sellados por los PROVEEDORES • REPRESENTANTE
DE SERVICIOS y por el Representante Legal del LEGAL DEL
BENEFICIARIO. Los informes serán presentados BENEFICIARIO
en original y 3 copias, a distribuir así: original,
OCF; 1 copia para BENEFICIARIO, SRF y
BANCO FIDUCIARIO
A1305 Revisar informes de El FACILITADOR DE LA SRF asignado por el • FACILITADOR DE • Formato de Informe
los Proveedores de COORDINADOR DE LA SRF, revisa los informes, LA SRF de asistencia técnica
servicios verificando: (FORM33)
a) Que han sido entregados en tiempo • Formato de informe
b) Que brindan la información necesaria y de supervisión
suficiente sobre la situación del proyecto (FORM34)
El FACILITADOR DE LA SRF visa los informes y
envía a la OCF el original y una copia, adjuntos a
las Solicitudes de Desembolso (si corresponde
realizar algún pago).
A1306 Evaluar el desempeño Al finalizar la ejecución del contrato de servicios, • COORDINADOR • Formulario de
de los Proveedores de el COORDINADOR DE LA SRF evaluará el DE LA SRF evaluación de
servicios desempeño del PROVEEDOR DE SERVICIOS, contratos de
mediante el Formulario de evaluación de contratos servicios (FORM35)
de servicios.

34
CÓDIGO PG-14
NOMBRE REPORTAR EL APORTE DE CONTRAPARTIDA
DESCRIPCIÓN El BENEFICIARIO reporta a la EGP sus aportes de contrapartida para la ejecución del proyecto
PRE-CONDICIONES El aporte del BENEFICIARIO y su forma de realización está previsto en el perfil del proyecto
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1401 Archivar los El BENEFICIARIO guarda todos los • BENEFICIARIO • Facturas a nombre
comprobantes de comprobantes de gasto (facturas y recibos), los • ATA del BENEFICIARIO
gasto y otros cuales deberán estar emitidos a su nombre. Para • Recibos a nombre
documentos reducir el riesgo de extravío, pega los del BENEFICIARIO
comprobantes en hojas de papel bond. • Reporte de eventos
Si en el perfil del proyecto estaba previsto que el
de capacitación
aporte del BENEFICIARIO consistiría en
(FORM32)
participación en eventos de capacitación o en
otras actividades, deberá conservar las planillas • Planillas de mano de
de asistencia del Reporte de eventos de obra no calificada
capacitación. (FORM36)
Si en el perfil del proyecto estaba previsto que el • Modelo de
aporte del BENEFICIARIO consistiría en mano de constancia de aporte
obra no calificada, deberá conservar las planillas de Alcaldía y otras
de Mano de obra no calificada. organizaciones
Si en el perfil del proyecto estaban previstos (FORM37)
aportes de la Alcaldía de la jurisdicción o de otras
organizaciones, el BENEFICIARIO deberá
requerir constancias de tales ayudas, siguiendo el
Modelo de constancia de aporte de Alcaldía y otras
organizaciones.
A1402 Elaborar el informe de El BENEFICIARIO, con el apoyo de la ATA, • BENEFICIARIO • Formulario de
aporte de procede a rellenar el Formulario de declaración de • ATA declaración de
contrapartida contrapartida, al cual anexa copias de los contrapartida
comprobantes de gasto y de aportes. (FORM38)
• Facturas a nombre
del BENEFICIARIO
• Recibos a nombre
35
CÓDIGO PG-14
del BENEFICIARIO
• Reporte de eventos
de capacitación
(FORM32)
• Planillas de mano de
obra no calificada
(FORM36)
• Modelo de
constancia de aporte
de Alcaldía y otras
organizaciones
(FORM37)
A1403 Presentar el informe El BENEFICIARIO presenta mensualmente a la • BENEFICIARIO • Formulario de
de aporte de SRF el Formulario de declaración de contrapartida y declaración de
contrapartida sus anexos (en original y 2 copias), solicitando su contrapartida
revisión. (FORM38) y anexos
A1404 Revisar el informe de El FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • FACILITADOR EN • Formulario de
aporte de SRF procede a revisar el informe de aporte de ADMINISTRACIÓN declaración de
contrapartida contrapartida, poniendo atención a la conformidad DE LA SRF contrapartida
de los gastos y aportes con el presupuesto (FORM38) y anexos
aprobado.
Si el informe está correcto, el FACILITADOR EN
ADMINISTRACIÓN DE LA SRF procede a firmar
y sellar el Formulario de declaración de
contrapartida, como REVISADO. Además, sella
todas las páginas de las 2 copias del expediente
con el sello “ESTE DOCUMENTO ES COPIA
FIDEDIGNA DE SU ORIGINAL”, envía el original
y 1 fotocopia del expediente completo a la OCF
A1405 Revisar el informe de El REVISOR de la OCF, verifica que el informe de • REVISOR DE LA • Formulario de
aporte de aporte de contrapartida está completo. Firma y OCF declaración de
contrapartida sella en señal de REVISADO y traslada el original contrapartida
del expediente completo de informe de liquidación (FORM38) y anexos
a contabilidad para su registro y la copia a la
Oficina Central del BANCO FIDUCIARIO.

36
37
CÓDIGO PG-15
NOMBRE MODIFICAR EL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO (EXCLUIDO EL USO
DE IMPREVISTOS)
DESCRIPCIÓN Se aumenta el valor original comprometido a financiar por el FODEL o se adiciona un rubro en el
presupuesto (sin incrementar el total) o se trasladan recursos de un rubro de presupuesto a otro
rubro (solamente en el caso que el valor a trasladar exceda el 10% del monto original aprobado)
PRE-CONDICIONES Existe una situación que justifica ampliar o modificar el presupuesto original, mientras el Convenio
de Cofinanciamiento se encuentra vigente
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1501 Solicitar la Las modificaciones al presupuesto, excluido el • BENEFICIARIO • Solicitud de
modificación del uso de imprevistos, para las que se requiere CON EL APOYO modificación del
presupuesto autorización del CEZ o CES (según a quien DE LA ATA presupuesto del
corresponda), son: proyecto (FORM39)
a) Incrementar su valor, distribuido entre 1 o
varios rubros
b) Adicionar un rubro de gasto, sin
incrementar el presupuesto total
c) Trasladar asignaciones de un rubro a otro,
sin modificar el total, siempre que el valor
a trasladar exceda el 10% del monto
original aprobado. Para traslados menores
a ese porcentaje no se requiere
autorización.
El BENEFICIARIO solicita la modificación del
presupuesto del proyecto, mediante carta de
solicitud al CEZ. Deberá anexar los justificantes
de la solicitud, tales como:
a) Informe del supervisor
b) Informe de la ATA
c) Detalle de las actividades a realizar
d) Cotizaciones
e) Presupuestos de actividades
Debe presentar un original y 2 copias.

38
CÓDIGO PG-15
A1502 Revisar la solicitud de El COORDINADOR DE LA SRF revisa la solicitud • COORDINADOR • Solicitud de
modificación del y si está conforme la visa y la traslada al CEZ DE LA SRF modificación del
presupuesto del presupuesto del
proyecto proyecto (FORM39)
A1503 Aprobación de la El CEZ evalúa la solicitud y si está conforme la • CEZ • Solicitud de
solicitud de aprueba. Si el nuevo valor del presupuesto supera • SECRETARIO DEL modificación del
modificación del el límite de aprobación del CEZ (según lo que CEZ presupuesto del
presupuesto del establece el Artículo 17 del ROA), deberá proyecto (FORM39)
proyecto trasladar la solicitud al CES para su refrendo. El • Modelo de
SECRETARIO DEL CEZ emite una Certificación Certificación de
del punto de acta de modificación de presupuesto
punto de acta de la
sesión del Comité
(FORM9)
A1504 Elaboración del El FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • FACILITADOR EN • Addendum al
Addendum al SRF elabora el Addendum al Convenio de ADMINISTRACIÓN Convenio de
Convenio de Cofinanciamiento, en el que se establecen los DE LA SRF o Cofinanciamiento
Cofinanciamiento compromisos de las partes y se imprimen 4 • ASISTENTE DEL (FORM40)
originales. DIRECTOR DE LA
EGP (proyectos del
FFI)
A1505 Enviar el expediente Se remite el original y una copia del expediente • COORDINADOR • Addendum al
del Addendum a la completo a la OCF, así como los 4 originales del DE LA SRF Convenio de
OCF (excepto Addendum al Convenio de Cofinanciamiento, para su Cofinanciamiento
proyectos del FFI) revisión y firma (FORM40)
A1506 Revisar el expediente El REVISOR designado por el ADMINISTRADOR • REVISOR • Addendum al
de Addendum al DE LA EGP revisa el expediente del Addendum al Convenio de
Convenio de Convenio de Cofinanciamiento y verifica que el Cofinanciamiento
cofinanciamiento a mismo cumple con lo establecido en el ROF y el (FORM40)
suscribir RIF. Si se requieren aclaraciones o documentos
adicionales, los solicitará al COORDINADOR DE
LA SRF o al TÉCNICO DE LA OCF (caso de
proyectos del FFI). Si no, traslada el Addendum al
Convenio de Cofinanciamiento a firma del
DIRECTOR DE LA EGP
A1507 Firmar el Addendum al El DIRECTOR DE LA EGP revisa el expediente • DIRECTOR DE LA • Addendum al

39
CÓDIGO PG-15
Convenio de de Addendum al Convenio de Cofinanciamiento y EGP Convenio de
Cofinanciamiento firma y sella los 4 originales del mismo, en señal • Representante del Cofinanciamiento
de aprobación. En el caso de proyectos de las BENEFICIARIO (FORM40)
oficinas regionales, devuelve todos los • COORDINADOR
documentos al REVISOR, quien envía los 4 DE LA SRF
originales del Addendum al Convenio de • REVISOR
Cofinanciamiento al COORDINADOR DE LA SRF • ASISTENTE DEL
para que sean firmados y sellados por el DIRECTOR DE LA
representante del BENEFICIARIO. En el caso de EGP
proyectos del FFI, la ASISTENTE DEL
DIRECTOR DE LA EGP, se encarga de tramitar
la firma del BENEFICIARIO. El COORDINADOR
DE LA SRF devuelve 2 originales a la OCF,
conserva 1 original para su expediente y entrega
1 original al BENEFICIARIO. De los 2 originales
que recibe la OCF, uno formará parte de su
expediente y el otro lo trasladará al BANCO
FIDUCIARIO.
A1508 Remitir el expediente La ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA EGP • ASISTENTE DEL • Expediente completo
de aprobación de remite el expediente de aprobación del Addendum DIRECTOR DE LA de Addendum
Addendum al BANCO al BANCO FIDUCIARIO que corresponda, a EGP
FIDUCIARIO efectos de que éste registre la modificación.

40
CÓDIGO PG-16
NOMBRE AMPLIAR EL PLAZO DE UN PROYECTO O USAR LOS IMPREVISTOS O
MODIFICAR ACTIVIDADES DE UN PROYECTO (SIN AFECTAR EL
MONTO O LA ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO)
DESCRIPCIÓN Se amplía el plazo del proyecto o se autoriza el uso de imprevistos o se aprueba modificar las
actividades previstas en el proyecto, todo ello sin modificar el monto o la estructura del
presupuesto aprobado
PRE-CONDICIONES Existe una situación que justifica ampliar el plazo o utilizar los imprevistos o modificar actividades
del proyecto, mientras el Convenio de Cofinanciamiento se encuentra vigente
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1601 Solicitar la ampliación El BENEFICIARIO solicita la ampliación del plazo • BENEFICIARIO • Solicitud de
de plazo o el uso de del Convenio o el uso de imprevistos o la modificación del
imprevistos o la modificación de actividades, mediante carta de plazo del Convenio o
modificación de solicitud al DIRECTOR DE LA EGP. Deberá uso de imprevistos o
actividades anexar los justificantes de la solicitud, según modificación de
convenga, tales como: actividades
f) Informe del supervisor (FORM41)
g) Informe de la ATA
h) Detalle de las actividades a realizar
i) Cotizaciones
j) Presupuestos de actividades
Presenta un original y 2 copias.
A1602 Revisar la solicitud de El COORDINADOR DE LA SRF revisa la solicitud • COORDINADOR • Solicitud de
ampliación de plazo o verificando los siguientes aspectos: DE LA SRF modificación del
el uso de imprevistos a) La solicitud está plenamente justificada plazo del Convenio o
o la modificación de b) No se está cambiando el monto o la estructura uso de imprevistos o
actividades del presupuesto aprobado modificación de
c) No se modifican sustancialmente las actividades
actividades previstas en el perfil del proyecto
(FORM41)
Si el COORDINADOR DE LA SRF está conforme
visa la solicitud y la traslada al DIRECTOR DE LA
EGP
A1603 Enviar el expediente Se remite el original y una copia del expediente • COORDINADOR • Solicitud de
41
CÓDIGO PG-16
de la solicitud de completo a la OCF, para su revisión y firma de DE LA SRF modificación del
modificación a la OCF aprobación plazo del Convenio o
(excepto proyectos del uso de imprevistos o
FFI) modificación de
actividades
(FORM41)
A1604 Revisar el expediente El REVISOR designado por el ADMINISTRADOR • REVISOR • Solicitud de
de la solicitud de DE LA EGP revisa el expediente de la solicitud de modificación del
modificación ampliación de plazo o el uso de imprevistos o plazo del Convenio o
modificación de actividades y verifica que el uso de imprevistos o
mismo cumple con lo establecido en el ROF y el modificación de
RIF. Si se requieren aclaraciones o documentos actividades
adicionales, los solicitará al COORDINADOR DE (FORM41)
LA SRF o al TÉCNICO DE LA OCF (caso de
proyectos del FFI). Si no, traslada la Solicitud de
modificación a firma del DIRECTOR DE LA EGP
A1605 Aprobar la solicitud de El DIRECTOR DE LA EGP revisa el expediente • DIRECTOR DE LA • Solicitud de
modificación de ampliación de plazo o de uso de imprevistos o EGP modificación del
modificación de actividades y firma y sella el • REVISOR plazo del Convenio o
original y la copia del mismo, en señal de • ASISTENTE DEL uso de imprevistos o
aprobación. En el caso de proyectos de las DIRECTOR DE LA modificación de
oficinas regionales, entrega todos los documentos EGP actividades
a la ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA EGP, (FORM41)
quien envía el original al REVISOR DE LA SRF y
una copia al BANCO FIDUCIARIO, al tiempo que
comunica al COORDINADOR DE LA SRF la
decisión

42
CÓDIGO PG-17
NOMBRE MODIFICAR UN CONTRATO FINANCIADO CON RECURSOS DE LA UE,
SIEMPRE QUE EL CONTRATO MODIFICADO NO SUPERE €10,000
DESCRIPCIÓN Se emite una orden de cambio o se suscribe un apéndice al contrato
PRE-CONDICIONES Existe un contrato suscrito entre el BENEFICIARIO y un CONTRATISTA y dicho contrato se
encuentra vigente
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1701 Solicitar la Una de las partes, el BENEFICIARIO o el • BENEFICIARIO • Solicitud de
modificación de un CONTRATISTA, solicita a la otra parte la • CONTRATISTA modificación de
contrato modificación del contrato contrato (FORM42)
A1702 Evaluar la Si la solicitud de modificación proviene del • BENEFICIARIO • Solicitud de
modificación del CONTRATISTA, el BENEFICIARIO, con el apoyo • CONTRATISTA modificación de
contrato del COORDINADOR DE LA SRF y el ATA, • COORDINADOR contrato (FORM42)
deberá verificar que la misma responde a motivos DE LA SRF
justificados, para lo cual hará las consultas que • ATA
considere necesarias al CONTRATISTA. Además,
independientemente de quién haya propuesto la
modificación, comprobará que se cumplen los
siguientes principios generales:
a) Las modificaciones están estrechamente
relacionadas con la naturaleza del proyecto
objeto del contrato inicial.
b) Los cambios propuestos no modifican
sustancialmente el contrato, tales como
cambios sustantivos en los Términos de
Referencia, en el caso de contratos de
servicios.
c) Las modificaciones no alteran las condiciones
de competencia vigentes en el momento de la
adjudicación del contrato.
Finalmente, el BENEFICIARIO deberá considerar
las siguientes normas:
a) En los contratos de servicios se podrá
43
CÓDIGO PG-17
incrementar el valor total del contrato,
solamente en el caso que se prolonguen
actividades que ya se estén llevando a cabo.
Esta modificación no tendrá efecto retroactivo.
b) En los contratos de suministros no se podrá
incrementar el presupuesto inicial o acordar la
compra de bienes que no estén previstos en
las Especificaciones Técnicas originales.
c) En los contratos de obras se podrá
incrementar el presupuesto inicial, cuando se
tenga que hacer frente a incrementos
sustanciales repentinos de precios en los
materiales de construcción, o en el caso de
acordar obras complementarias no
contempladas en el contrato original pero que,
debido a circunstancias imprevisibles, sean
necesarias para la ejecución de las obras
previstas inicialmente y cuyo costo no
sobrepase el 50% del valor del contrato
original.
d) La vigencia del contrato modificado no podrá
sobrepasar la vigencia del proyecto del cual
forma parte y todos los pagos deberán estar
completados en dicho período
A1703 Determinar la manera Toda modificación que implique el incremento en • BENEFICIARIO • Modelo de Apéndice
de formalizar la el valor del contrato requerirá la firma de un • COORDINADOR al contrato
modificación Apéndice al Contrato. De otra manera, solo se DE LA SRF (FORM43)
requiere emitir Ordenes Administrativas, para • ATA • Modelo de Orden
cambios tales como: secuencia de ejecución, administrativa
métodos, calendarios, adiciones, supresiones, (FORM44)
sustituciones, forma, plazo, lugar de entrega,
dimensiones, niveles.
A1704 Elaborar y entregar Con el apoyo de la ATA, el BENEFICIARIO • BENEFICIARIO • Modelo de Orden
una Orden prepara la Orden Administrativa (en 4 originales), • CONTRATISTA administrativa
Administrativa siguiendo los modelos proporcionados. • ATA (FORM44)
Las Órdenes administrativas no requerirán de • FACILITADOR EN
ninguna aprobación de la EGP. Por lo tanto, ADMINISTRACIÓN
44
CÓDIGO PG-17
serán emitidas por el BENEFICIARIO y DE LA SRF
entregadas al CONTRATISTA, sin más trámite, • REVISOR
quien estará obligado a cumplirlas cual si
formaran parte del contrato original. Dos
originales de éstas deberán ser enviados al
FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA
SRF, quien, a su vez, lo remitirá a la OCF. La
OCF conservará uno en su expediente y enviará
el otro al BANCO FIDUCIARIO
A1705 Elaborar un Apéndice Con el apoyo de la ATA y el FACILITADOR EN • BENEFICIARIO • Modelo de Apéndice
al Contrato ADMINISTRACIÓN DE LA SRF, el • ATA al Contrato
BENEFICIARIO elabora el Apéndice al Contrato en • FACILITADOR EN (FORM43)
4 originales ADMINISTRACIÓN
DE LA SRF
A1706 Enviar el expediente Se remite el original y una copia del expediente • COORDINADOR • Modelo de Apéndice
del Apéndice al completo a la OCF, así como los 4 originales del DE LA SRF al Contrato
Contrato Apéndice del Contrato, para su revisión y (FORM43)
aprobación
A1707 Revisar el expediente El REVISOR designado por el ADMINISTRADOR • REVISOR • Modelo de Apéndice
del Apéndice al DE LA EGP revisa el expediente de Apéndice al al Contrato
Contrato Contrato y verifica que el mismo cumple con lo (FORM43)
establecido en A1702. Si se requieren
aclaraciones o documentos adicionales, los
solicitará al COORDINADOR DE LA SRF o al
TÉCNICO DE LA OCF (caso de proyectos del
FFI). Si no, traslada el Apéndice al Contrato a la
aprobación del DIRECTOR DE LA EGP
A1708 Firmar el Apéndice al El DIRECTOR DE LA EGP revisa el expediente • DIRECTOR DE LA • Modelo de Apéndice
Contrato de Apéndice al Contrato y firma y sella los 4 EGP al Contrato
originales del mismo, en señal de aprobación. En • Representante del (FORM43)
el caso de proyectos de las oficinas regionales, BENEFICIARIO
devuelve todos los documentos al REVISOR, • CONTRATISTA
quien envía los 4 originales del Apéndice al • COORDINADOR
Contrato al COORDINADOR DE LA SRF para DE LA SRF
que sean firmados y sellados por el representante • REVISOR
del BENEFICIARIO y el CONTRATISTA. En el • ASISTENTE DEL

45
CÓDIGO PG-17
caso de proyectos del FFI, la ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA
DIRECTOR DE LA EGP, se encarga de tramitar EGP
la firma del BENEFICIARIO y del CONTRATISTA.
El COORDINADOR DE LA SRF devuelve 2
originales a la OCF, conserva una copia para su
expediente y entrega 1 original al BENEFICIARIO
y 1 original al CONTRATISTA. De los 2 originales
que recibe la OCF, uno formará parte de su
expediente y el otro lo enviará al BANCO
FIDUCIARIO.
A1709 Remitir el expediente La ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA EGP • ASISTENTE DEL • Expediente completo
de Apéndice al remite el Apéndice al Contrato al BANCO DIRECTOR DE LA del Apéndice al
Contrato al BANCO FIDUCIARIO que corresponda, a efectos de que EGP Contrato
FIDUCIARIO éste registre los cambios.

46
CÓDIGO PG-18
NOMBRE MODIFICAR UN CONTRATO FINANCIADO CON RECURSOS DE LA UE,
CUANDO EL VALOR DEL CONTRATO ORIGINAL SEA MAYOR A €10,000
DESCRIPCIÓN Se emite una orden de cambio o se suscribe un apéndice al contrato
PRE-CONDICIONES Existe un contrato suscrito entre el BENEFICIARIO y un CONTRATISTA y dicho contrato se
encuentra vigente
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1801 Solicitar la Una de las partes, el BENEFICIARIO o el • BENEFICIARIO • Solicitud de
modificación de un CONTRATISTA, solicita a la otra parte la • CONTRATISTA modificación de
contrato modificación del contrato contrato (FORM42)
A1802 Solicitar apoyo a la El BENEFICIARIO y el ATA solicitan el apoyo del • BENEFICIARIO • Solicitud de apoyo
SRF FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • ATA para realizar
SRF para realizar el procedimiento de • FACILITADOR EN modificación de
modificación ADMINISTRACIÓN contrato igual o
DE LA SRF mayor a €10,000
A1803 Emitir una Orden Si tras consultar en la Guía Práctica, el • BENEFICIARIO • Modelo de Orden
Administrativa FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • ATA administrativa
SRF determina que la modificación al contrato • FACILITADOR EN (FORM44)
procede realizarla mediante una Orden ADMINISTRACIÓN • Guía Práctica
Administrativa, apoya al ATA y al BENEFICIARIO DE LA SRF
a elaborarla (en 4 originales), siguiendo los • REVISOR
modelos proporcionados.
Las Órdenes administrativas no requerirán de
ninguna aprobación de la EGP. Por lo tanto,
serán emitidas por el BENEFICIARIO y
entregadas al CONTRATISTA, sin más trámite,
quien estará obligado a cumplirlas cual si
formaran parte del contrato original. Dos
originales de éstas deberán ser enviados al
FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA
SRF, quien, a su vez, lo remitirá a la OCF. La
OCF conservará uno en su expediente y enviará

47
CÓDIGO PG-18
el otro al BANCO FIDUCIARIO
A1804 Elaboración de Si tras consultar en la Guía Práctica, el • BENEFICIARIO • Guía Práctica
expediente de FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA • ATA • Expediente de
modificación de SRF determina que la modificación al contrato se • FACILITADOR EN Apéndice al Contrato
contrato debe realizar mediante un Apéndice, éste elabora ADMINISTRACIÓN
el borrador del expediente de Apéndice al Contrato, DE LA SRF
con el apoyo del BENEFICIARIO y del ATA
A1805 Revisión del El COORDINADOR DE LA SRF remite el • COORDINADOR • Carta de remisión
expediente de expediente de Apéndice al Contrato a la DE LA SRF • Expediente de
Apéndice al Contrato ADMINISTRACIÓN DE LA OCF, solicitando su • ADMINISTRACIÓN Apéndice al Contrato
revisión. La ADMINISTRACIÓN DE LA OCF DE LA SRF
revisa y solicita las aprobaciones que requiera el
expediente
• •

48
CÓDIGO PG-19
NOMBRE MODIFICAR UN CONTRATO FINANCIADO CON RECURSOS DEL
GOBIERNO DE HONDURAS, SIEMPRE QUE LAS MODIFICACIONES
ACUMULADAS NO EXCEDAN EL 25% DEL VALOR ORIGINAL
DESCRIPCIÓN Se emite una orden de cambio o se suscribe un apéndice al contrato
PRE-CONDICIONES Existe un contrato suscrito entre el BENEFICIARIO y un CONTRATISTA y dicho contrato se
encuentra vigente
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A1901 Solicitar la Una de las partes, el BENEFICIARIO o el • BENEFICIARIO • Solicitud de
modificación de un CONTRATISTA, solicita a la otra parte la • CONTRATISTA modificación de
contrato modificación del contrato contrato (FORM42)
A1902 Evaluar la Si la solicitud de modificación proviene del • BENEFICIARIO • Solicitud de
modificación del CONTRATISTA, el BENEFICIARIO, con el apoyo • CONTRATISTA modificación de
contrato del COORDINADOR DE LA SRF y el ATA, • COORDINADOR contrato (FORM42)
deberá verificar que la misma responde a motivos DE LA SRF • Ley de Contratación
justificados, para lo cual hará las consultas que • ATA del Estado
considere necesarias al CONTRATISTA. Además,
independientemente de quién haya propuesto la
modificación, comprobará que se cumplen los
siguientes principios generales (véase Ley de
Contratación del Estado Artículos 121 al 123):
a) Toda modificación deberá ser
debidamente fundamentada y procederá
cuando concurran circunstancias
imprevistas al momento de la contratación
o necesidades nuevas, de manera que
esa sea la única forma de satisfacer el
interés público perseguido;
b) el valor de las modificaciones acumuladas
no podrán exceder del veinticinco por
ciento (25%) del monto inicial del contrato
o referirse a objeto o materia diferente al
originalmente previsto, si excediese del
49
CÓDIGO PG-19
veinticinco por ciento (25%) requerirán
aprobación del Congreso Nacional.
c) Cuando la modificación del contrato
implicare prestaciones adicionales a cargo
del Contratista se pagará su valor,
considerando los precios unitarios
inicialmente pactados, sin perjuicio, en su
caso, de la aplicación de la cláusula de
ajuste por incremento de costos
A1903 Determinar la manera Toda modificación que implique el incremento en • BENEFICIARIO • Modelo de Apéndice
de formalizar la el valor del contrato superior al 10% de su valor • COORDINADOR al contrato
modificación original requerirá la firma de un Apéndice al DE LA SRF (FORM43)
Contrato. De otra manera, solo se requiere emitir • ATA • Modelo de Orden
Ordenes Administrativas, para cambios tales administrativa
como: secuencia de ejecución, métodos, (FORM44)
calendarios, adiciones, supresiones,
sustituciones, forma, plazo, lugar de entrega,
dimensiones, niveles.
A1904 Elaborar y entregar Con el apoyo de la ATA, el BENEFICIARIO • BENEFICIARIO • Modelo de Orden
una Orden prepara la Orden Administrativa (en 4 originales), • CONTRATISTA administrativa
Administrativa siguiendo los modelos proporcionados. • ATA (FORM44)
Las Órdenes administrativas no requerirán de • FACILITADOR EN
ninguna aprobación de la EGP. Por lo tanto, ADMINISTRACIÓN
serán emitidas por el BENEFICIARIO y DE LA SRF
entregadas al CONTRATISTA, sin más trámite, • REVISOR
quien estará obligado a cumplirlas cual si
formaran parte del contrato original. Dos
originales de éstas deberán ser enviados al
FACILITADOR EN ADMINISTRACIÓN DE LA
SRF, quien, a su vez, lo remitirá a la OCF. La
OCF conservará uno en su expediente y enviará
el otro al BANCO FIDUCIARIO
A1905 Elaborar un Apéndice Con el apoyo de la ATA y el FACILITADOR EN • BENEFICIARIO • Modelo de Apéndice
al Contrato ADMINISTRACIÓN DE LA SRF, el • ATA al Contrato
BENEFICIARIO elabora el Apéndice al Contrato en • FACILITADOR EN (FORM43)
4 originales ADMINISTRACIÓN
DE LA SRF
50
CÓDIGO PG-19
A1906 Enviar el expediente Se remite el original y una copia del expediente • COORDINADOR • Modelo de Apéndice
del Apéndice al completo a la OCF, así como los 4 originales del DE LA SRF al Contrato
Contrato Apéndice del Contrato, para su revisión y (FORM43)
aprobación
A1907 Revisar el expediente El REVISOR designado por el ADMINISTRADOR • REVISOR • Modelo de Apéndice
del Apéndice al DE LA EGP revisa el expediente de Apéndice al al Contrato
Contrato Contrato y verifica que el mismo cumple con lo (FORM43)
establecido en A1902. Si se requieren
aclaraciones o documentos adicionales, los
solicitará al COORDINADOR DE LA SRF o al
TÉCNICO DE LA OCF (caso de proyectos del
FFI). Si no, traslada el Apéndice al Contrato a la
aprobación del DIRECTOR DE LA EGP
A1908 Firmar el Apéndice al El DIRECTOR DE LA EGP revisa el expediente • DIRECTOR DE LA • Modelo de Apéndice
Contrato de Apéndice al Contrato y firma y sella los 4 EGP al Contrato
originales del mismo, en señal de aprobación. En • Representante del (FORM43)
el caso de proyectos de las oficinas regionales, BENEFICIARIO
devuelve todos los documentos al REVISOR, • CONTRATISTA
quien envía los 4 originales del Apéndice al • COORDINADOR
Contrato al COORDINADOR DE LA SRF para DE LA SRF
que sean firmados y sellados por el representante • REVISOR
del BENEFICIARIO y el CONTRATISTA. En el • ASISTENTE DEL
caso de proyectos del FFI, la ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA
DIRECTOR DE LA EGP, se encarga de tramitar EGP
la firma del BENEFICIARIO y del CONTRATISTA.
El COORDINADOR DE LA SRF devuelve 2
originales a la OCF, conserva una copia para su
expediente y entrega 1 original al BENEFICIARIO
y 1 original al CONTRATISTA. De los 2 originales
que recibe la OCF, uno formará parte de su
expediente y el otro lo enviará al BANCO
FIDUCIARIO.
A1909 Remitir el expediente La ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA EGP • ASISTENTE DEL • Expediente completo
de Apéndice al remite el Apéndice al Contrato al BANCO DIRECTOR DE LA del Apéndice al
Contrato al BANCO FIDUCIARIO que corresponda, a efectos de que EGP Contrato
FIDUCIARIO éste registre los cambios.

51
52
CÓDIGO PG-20
NOMBRE CERRAR UN PROYECTO
DESCRIPCIÓN Se suscribe un Acta de Cierre del proyecto que da por finalizado el compromiso de las partes y un
Acta de Entrega que traspasa al BENEFICIARIO la propiedad de todos los bienes y realizaciones
del proyecto.
PRE-CONDICIONES Están concluidas todas las actividades previstas o existe una razón para cerrar el proyecto
anticipadamente
FLUJO BÁSICO
No. Actividad Descripción y reglas Actores Documentos
asociados
A2001 Reportar la finalización El BENEFICIARIO, con el apoyo de la ATA, • BENEFICIARIO • Modelo de Informe
de las actividades del elabora un informe final de ejecución del proyecto, • ATA Final (FORM45)
proyecto siguiendo el Modelo de Informe Final y lo remite
a la OCF. Los informes serán presentados en
original y 3 copias, que posteriormente serán
distribuidas así: original, OCF; 1 copia para el
BENEFICIARIO, 1 para la SRF y 1 al BANCO
FIDUCIARIO

A2002 Revisar el Informe El FACILITADOR EN ADMINISTRACION DE LA • FACILITADOR EN • Modelo de Informe

final y elaborar el Acta SRF revisa el informe verificando que brinda la ADMINISTRACION Final (FORM45)
de Cierre y el Acta de información necesaria y suficiente sobre la DE LA SRF • Modelo de Acta de
Traspaso finalización de las actividades del proyecto. Si Cierre (FORM46)
está conforme lo visa y elabora el Acta de Cierre, • Modelo de Acta de
en la que se establece la finalización de Traspaso (FORM47)
compromisos; y el Acta de Traspaso, en la que se
entregan en propiedad al BENEFICIARIO los
bienes y realizaciones adquiridas con el proyecto
y se imprimen 4 originales.
A2003 Remitir el Informe final Se remite el original y una copia del Informe Final • FACILITADOR EN • Modelo de Informe
y el Acta de Cierre y el a la OCF, así como los 4 originales del Acta de ADMINISTRACION Final (FORM45)
Acta de Traspaso Cierre y los 4 originales del Acta de Traspaso, para DE LA SRF • Modelo de Acta de
su revisión y firma Cierre (FORM46)
• Modelo de Acta de
Traspaso (FORM47)
53
CÓDIGO PG-20
A2004 Revisar el Acta de El REVISOR designado por el ADMINISTRADOR • REVISOR • Modelo de Informe
Cierre y el Acta de DE LA EGP revisa el Informe Final, el Acta de Final (FORM45)
Traspaso Cierre y el Acta de Traspaso y verifica que la • Modelo de Acta de
información que contienen es correcta, de Cierre (FORM46)
acuerdo con sus registros. Si se requieren • Modelo de Acta de
aclaraciones o documentos adicionales, los Traspaso (FORM47)
solicitará al COORDINADOR DE LA SRF o al
TÉCNICO DE LA OCF (caso de proyectos del
FFI). Si no, traslada el Acta de Cierre a firma del
DIRECTOR DE LA EGP. El Acta de Traspaso la
trasladará a firma de la Ministra de SETCO, una
vez que el Acta de Cierre haya sido firmada.
A2005 Firmar el Acta de El DIRECTOR DE LA EGP revisa el Informe Final • DIRECTOR DE LA • Modelo de Informe
Cierre y el Acta de Cierre y firma y sella los 4 originales EGP Final (FORM45)
del mismo, en señal de aprobación. En el caso de • BENEFICIARIO • Modelo de Acta de
proyectos de las oficinas regionales, devuelve • COORDINADOR Cierre (FORM46)
todos los documentos al REVISOR, quien envía DE LA SRF
los 4 originales del Acta de Cierre al • REVISOR
COORDINADOR DE LA SRF para que sean • ASISTENTE DEL
firmados y sellados por el representante del DIRECTOR DE LA
BENEFICIARIO. En el caso de proyectos del FFI, EGP
la ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA EGP, se
encarga de tramitar la firma del BENEFICIARIO.
El COORDINADOR DE LA SRF devuelve 2
originales a la OCF, conserva 1 original para su
expediente y entrega 1 original al BENEFICIARIO.
De los 2 originales que recibe la OCF, uno
formará parte de su expediente y el otro lo
trasladará al BANCO FIDUCIARIO.
A2006 Firmar el Acta de Se envía a SETCO una copia del Informe Final y • MINISTRA DE • Modelo de Informe
Traspaso una copia del Acta de Cierre y los 4 originales del SETCO Final (FORM45)
Acta de Traspaso para gestionar la firma de la • BENEFICIARIO • Modelo de Acta de
Ministra. Una vez firmados, SETCO devuelve a la • COORDINADOR Cierre (FORM46)
EGP los 4 originales del Acta de Traspaso. Luego, DE LA SRF • Modelo de Acta de
el REVISOR, quien envía los 4 originales del Acta • REVISOR Traspaso (FORM47)
de Traspaso al COORDINADOR DE LA SRF para • ASISTENTE DEL

54
CÓDIGO PG-20
que sean firmados y sellados por el representante DIRECTOR DE LA
del BENEFICIARIO. En el caso de proyectos del EGP
FFI, la ASISTENTE DEL DIRECTOR DE LA EGP,
se encarga de tramitar la firma del
BENEFICIARIO. El COORDINADOR DE LA SRF
devuelve 2 originales a la OCF, conserva 1
original para su expediente y entrega 1 original al
BENEFICIARIO. De los 2 originales que recibe la
OCF, uno formará parte de su expediente y el otro
lo trasladará al BANCO FIDUCIARIO.
A2007 Remitir el Acta de El REVISOR remite el Informe Final, el Acta de • REVISOR • Modelo de Informe
Cierre y el Acta de Cierre y el Acta de Traspaso al BANCO Final (FORM45)
Traspaso al Banco FIDUCIARIO que corresponda. • Modelo de Acta de
Fiduciario Cierre (FORM46)
• Modelo de Acta de
Traspaso (FORM47)

55
SIGLAS Y ACRONIMOS

ATA Asistencia técnica administrativa

CES Comité Especial de Seguimiento
CEZ Comité Especial a nivel Zonal
CV Currículum Vitae
DEI Dirección Ejecutiva de Ingresos
EGP Entidad Gestora del Proyecto
FFI Fondo de Fortalecimiento Institucional
FODEL Fideicomiso Fondo para el Desarrollo Local
GH Gobierno de Honduras
OCF Oficina Central de FORCUENCAS
RIF Reglamento Interno de Funcionamiento de los Comités de Aprobación
ROF Reglamento de Operaciones del FODEL
SRF Sede Regional de FORCUENCAS
UE Unión Europea

56