Mass Creation of Vendor (Supplier) Master Records

through LSMW
July 8, 2013 | 3,630 Views |

Mohd Shazaly A J
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FIN (Finance)
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Easy 12 steps for mass creation of vendors(suppliers) using Legacy System Migration Workbench –
SAP Standard Tools.
Step 1: Maintain Object attributes
Step 2: Maintain Source Structures
Step 3: Maintain Source Fields
Step 4: Maintain Structure Relations
Step 5: Maintain field mapping and conversion rules
Step 6: Maintain fixed values, translations, user-defined routines
Step 7: Specify files
Step 8: Assign files
Step 9: Read & Display imported data
Step 10: Convert and Display converted data
Step 11: Create batch input session
Step 12: Execute Batch Input Session
First, call Legacy System Migration Workbench by entering transaction code LSMW.
Every conversion task is grouped together as Project / Subproject / Object structure. Create a Project
called MBF_2010 and a Subproject as SECURE_PYMT and Object as ACC_PAYABLE as shown in Figure 1.

Figure 1 – Conversion Task with Project, Subproject and Object

The main screen of LSMW provides wizard-like step-by-step tasks, as shown in Figure 2. To complete
your data conversion, you need to execute these steps in sequence. Once a step is executed, the cursor
is automatically positioned to the next step.
Note that these steps may look different depending upon your Personal menu settings. You could make
step numbers visible by ‘Numbers on’ icon or hidden by ‘Numbers off’ icon. You can execute a step by
double-clicking on the row. Toggle icon ‘Doubleclick=Display’ or ‘Doubleclick=Edit’, makes the step in
‘display’ mode or ‘change’ mode.

Figure 2 – LSMW Wizard – initial screen

Step 1: Maintain Object attributes

In this case, we will be creating the vendor master records with the help of recording a transaction
(FK01). Choose radio button Batch Input Recording and click on the recording overview icon to record
the R/3 transaction. Enter the Recording name as VMD0000001, the description as Dealers Creation,
and the transaction code as FK01.
Figure 3 – Object type ‘Transaction Recording’
The system calls the transaction code FK01 and prompts you to complete the Create Vendor transaction,
as shown in Figure 4. Enter all the relevant information like the normal way you create a vendor in SAP
and save transaction.

Figure 4 – Transaction recording for Transaction Code ‘FK01’

Once the transaction is completed, R/3 records the flow of screens and fields and saves the information,
as shown in Figure 5.

Figure 5 – Transaction recording overview (#2 Field Names & #3 Default Values)
Note that the fields are populated with default values. The values you entered when you recorded the
transaction are set by default.
Note that if you have more fields in the recording than needed, you can remove them by clicking
‘Remove Screen field’ icon.
Observe that the transaction-recording process stores field names in a technical format. By pressing the
F1 key on individual screen fields and then pressing the F9 key, the system displays technical names. You
then can replace the technical names with descriptive names. Double-click on the field RF02K-KTOKK
and enter the name as KTOKK and the description as Vendor account group and remove the default
value.
(See Figure 6)

Figure 6 – Field attributes

Similarly, you can click on ”Default All” icon and instantly all field names and description will appear
accordingly.

Once you have made changes, the recording overview screen looks like what you see in Figure 7.

Figure 7 – Transaction Recording Overview – with screen field attributes

Save your changes. When you go back to the initial screen, you will see that the initial screen steps have
changed.

Step 2: Maintain Source Structures

Give a name and a description to the source structure (Figure 8)

Figure 8 – Source Structure

Step 3: Maintain Source Fields
In this step, you need to list what fields are present in the source structure. The easiest way is to click on
‘Table Maintenance’ icon
to enter Field Name, Type and Length for each field as shown in Figure 9.

Figure 9 – Source fields of source Structure

Note that your input file will have four fields as key fields and you need to update three fields in the
system.

Step 4: Maintain Structure Relations

Execute a step to “Maintain Structure Relations” (See Figure 10.)
Since, there is only one Source and Target Structure, the relationship is defaulted automatically.
Figure 10 – Structure Relation
Step 5: Maintain field mapping and conversion rules
If your source file already has the field value, you choose rule ‘Source Field’. Keep cursor on field ‘LIFNR’
and click on ‘Assign Source field’ icon to choose source field VENDOR from structure FK01 as shown in
Figure 11.

Figure 11 – Assign source fields

Field EPRF represents that you chose “Check Flag for Double Invoices or Credit Memos” for the vendor
master screen accordingly its value should be set to X. Keep your cursor on field EPRF and click on
Constant rule icon to choose the constant value of ‘X’.
Similarly, assign ‘Source Field’ rules to the remaining fields.
Once all the fields are mapped, you should have an overview screen as shown in Figure 12.
Figure 12 – Maintain field mapping and conversion rules
Step 6: Maintain fixed values, translations, user-defined routines
You can also maintain re-usable translations and user-defined routines, which can be used across
conversion tasks. In this case, that step is not required.

Step 7: Specify files

In this step, we define how the layout of the input file is. The input file is a [Tab] delimited with the first
row as field names. It is present on PC (local drive) as C:\Documents\SAP
Technicals\LSMW_VMD0000001.txt (See Figure 13)
Figure 13 – File attributes
Create an Excel file (Figure 14) with your data and save it as a Tab-delimited text file on local drive (C:\)
as LSMW_VMD0000001.txt.

Figure 14 – Source data in Excel file (saved as Tab delimited file)

Step 8: Assign files
Execute step ‘Assign Files’ (Figure 15) and the system automatically defaults the filename to the source
structure.

Figure 15 – Assign file to Source Structure

Step 9: Read & Display imported data

In this step, LSMW reads the data (Figure 16) from the source file (from PC local drive). There is an
option to read only selected rows and convert data values to internal format.
Figure 16 – Read Data
This step (Figure 17) is optional. If required, you can review the field contents for the rows of data read.

Figure 17 – Display Read Data

Step 10: Convert and Display converted data
This is the step that actually converts the source data (in source format) to a target format. Based on the
conversion rules defined, source fields are mapped to target fields.
Again, this is an optional step to view how the source data is converted to internal SAP format (Figure
18).
Figure 18 – Display Converted Data
Step 11: Create batch input session
Once the source data is converted in an internal format, you can create a batch session to process
updates (Figure 19).

Figure 19 – Create Batch Input Session

Step 12: Execute Batch Input Session

Execute the BDC session by Run Batch input session. Executing a batch input session is a standard SM35
transaction for managing BDC sessions.
Figure 20 – Batch Input Session
Once you have successfully executed the batch input session, the vendor master records are created in
the system. It’s a good practice if these newly created vendors were to be confirmed before they can be
used 🙂
.

Español

Creación masiva de registros maestros de proveedores a

través de LSMW
8 de julio de 2013 | 3,630 vistas |

Mohd Shazaly AJ
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12 pasos sencillos para la creación masiva de proveedores (proveedores) utilizando Legacy System
Migration Workbench - SAP Standard Tools.
Paso 1: Mantener los atributos del objeto
Paso 2: mantener las estructuras de origen
Paso 3: Mantener los campos de origen
Paso 4: Mantener relaciones de estructura
Paso 5: Mantener las reglas de conversión y asignación de campos
Paso 6: mantener valores fijos, traducciones, rutinas definidas por el usuario
Paso 7: Especificar archivos
Paso 8: Asignar archivos
Paso 9: Leer y mostrar datos importados
Paso 10: Convertir y mostrar datos convertidos
Paso 11: Crear sesión de entrada por lotes
Paso 12: Ejecutar sesión de entrada por lotes
Primero, llame a Legacy System Migration Workbench ingresando el código de transacción LSMW.
Cada tarea de conversión se agrupa como proyecto / subproyecto / estructura de objeto. Cree un
proyecto llamado MBF_2010 y un subproyecto como SECURE_PYMT y el objeto como ACC_PAYABLE
como se muestra en la Figura 1.

Figura 1 - Tarea de conversión con proyecto, subproyecto y objeto

La pantalla principal de LSMW proporciona tareas paso a paso de tipo asistente, como se muestra en la
Figura 2. Para completar su conversión de datos, debe ejecutar estos pasos en secuencia. Una vez que
se ejecuta un paso, el cursor se coloca automáticamente en el siguiente paso.
Tenga en cuenta que estos pasos pueden parecer diferentes según la configuración del menú
Personal. Puede hacer que los números de los pasos estén visibles con el ícono 'Números en' o
escondido con el ícono 'Números sin'. Puedes ejecutar un paso haciendo doble clic en la fila. El icono
Toggle 'Doubleclick = Display' o 'Doubleclick = Edit', realiza el paso en el modo 'display' o el modo
'cambiar'.
Figura 2 - Asistente de LSMW - pantalla inicial

Paso 1: Mantener los atributos del objeto

En este caso, crearemos los registros maestros de proveedores con la ayuda de registrar una transacción
(FK01).Seleccione el botón de opción Batch Input Recording y haga clic en el icono de vista general de
grabación para grabar la transacción R / 3. Ingrese el nombre de la Grabación como VMD0000001, la
descripción como Creación de Distribuidores y el código de transacción como FK01.

Figura 3 - Tipo de objeto 'Registro de transacciones'

El sistema llama al código de transacción FK01 y le solicita que complete la transacción Crear proveedor,
como se muestra en la Figura 4. Ingrese toda la información relevante como la forma normal en que
crea un proveedor en SAP y guarde la transacción.
Figura 4 - Registro de transacciones para el código de transacción 'FK01'

Una vez que se completa la transacción, R / 3 registra el flujo de pantallas y campos y guarda la
información, como se muestra en la Figura 5.

Figura 5 - Resumen de registro de transacciones (# 2 Nombres de campo y # 3 Valores predeterminados)

Tenga en cuenta que los campos se rellenan con los valores por defecto. Los valores que ingresó cuando
registró la transacción se establecen de manera predeterminada.

Tenga en cuenta que si tiene más campos en la grabación de los necesarios, puede eliminarlos haciendo
clic en el icono "Eliminar campo de pantalla".
Observe que el proceso de registro de transacciones almacena los nombres de campo en un formato
técnico. Al presionar la tecla F1 en campos de pantalla individuales y luego presionar la tecla F9, el
sistema muestra los nombres técnicos. A continuación, puede reemplazar los nombres técnicos con
nombres descriptivos. Haga doble clic en el campo RF02K-KTOKK e ingrese el nombre como KTOKK y la
descripción como grupo de cuentas de proveedor y elimine el valor predeterminado.
(Ver Figura 6)

Figura 6 - Atributos del campo

Del mismo modo, puede hacer clic en el icono "Todos predeterminados" e instantáneamente
aparecerán todos los nombres de campos y la descripción correspondiente.

Una vez que haya realizado los cambios, la pantalla de resumen de grabación se verá como se ve en la
Figura 7.

Figura 7 - Resumen de la grabación de transacciones - con atributos de campo de pantalla

Guarda tus cambios. Cuando regrese a la pantalla inicial, verá que los pasos iniciales de la pantalla han
cambiado.
Paso 2: mantener las estructuras de origen
Asigne un nombre y una descripción a la estructura de origen (Figura 8)

Figura 8 - Estructura de la fuente

Paso 3: Mantener los campos de origen
En este paso, debe enumerar qué campos están presentes en la estructura de origen. La forma más
sencilla es hacer clic en el ícono 'Mantenimiento de tabla'
para ingresar el Nombre, Tipo y Longitud del campo para cada campo como se muestra en la Figura 9.

Figura 9 - Campos fuente de la estructura fuente

Tenga en cuenta que su archivo de entrada tendrá cuatro campos como campos clave y que necesita
actualizar tres campos en el sistema.

Paso 4: Mantener relaciones de estructura

Ejecute un paso para "Mantener las relaciones de la estructura" (consulte la Figura 10).
Dado que, solo hay una Estructura de origen y de destino, la relación se establece automáticamente
como predeterminada.
Figura 10 - Relación de estructura
Paso 5: Mantener las reglas de conversión y asignación de campos
Si su archivo de origen ya tiene el valor del campo, elija la regla 'Campo de origen'. Mantenga el cursor
en el campo 'LIFNR' y haga clic en el icono 'Asignar campo de origen' para elegir el campo de origen
VENDOR de la estructura FK01 como se muestra en la Figura 11.

Figura 11 - Asignar campos de origen

El campo EPRF representa que usted eligió "Marcar control para facturas dobles o notas de crédito"
para la pantalla maestra del proveedor, por lo que su valor debe establecerse en X. Mantenga el cursor
en el campo EPRF y haga clic en el ícono Regla constante para elegir el valor constante de 'X '.
Del mismo modo, asigne reglas de 'Campo de origen' a los campos restantes.
Una vez que todos los campos están asignados, debe tener una pantalla de resumen como se muestra
en la Figura 12.
Figura 12 - Mantener reglas de conversión y mapeo de campos
Paso 6: mantener valores fijos, traducciones, rutinas definidas por el usuario
También puede mantener traducciones reutilizables y rutinas definidas por el usuario, que se pueden
usar en todas las tareas de conversión. En este caso, ese paso no es necesario.

Paso 7: Especificar archivos

En este paso, definimos cómo es el diseño del archivo de entrada. El archivo de entrada es una [pestaña]
delimitada con la primera fila como nombres de campo. Está presente en la PC (unidad local) como C: \
Documentos \ SAP Technicals \ LSMW_VMD0000001.txt (consulte la Figura 13)
Figura 13 - Atributos del archivo
Cree un archivo de Excel (Figura 14) con sus datos y guárdelo como un archivo de texto delimitado por
tabulaciones en la unidad local (C: \) como LSMW_VMD0000001.txt.

Figura 14 - Datos de origen en un archivo de Excel (guardado como archivo delimitado por tabulaciones)
Paso 8: Asignar archivos
Ejecute el paso 'Asignar archivos' (Figura 15) y el sistema automáticamente predeterminará el nombre
del archivo a la estructura de origen.

Figura 15 - Asignar archivo a la estructura de origen

Paso 9: Leer y mostrar datos importados

En este paso, LSMW lee los datos (Figura 16) del archivo fuente (desde la unidad local de la PC). Hay una
opción para leer solo las filas seleccionadas y convertir los valores de datos al formato interno.
Figura 16 - Leer datos
Este paso (Figura 17) es opcional. Si es necesario, puede revisar el contenido del campo para las filas de
datos leídos.

Figura 17 - Mostrar datos de lectura

Paso 10: Convertir y mostrar datos convertidos
Este es el paso que realmente convierte los datos de origen (en formato de origen) a un formato de
destino. Según las reglas de conversión definidas, los campos de origen se asignan a los campos de
destino.
Nuevamente, este es un paso opcional para ver cómo los datos de origen se convierten al formato
interno de SAP (Figura 18).
Figura 18 - Mostrar datos convertidos
Paso 11: Crear sesión de entrada por lotes
Una vez que los datos de origen se convierten en un formato interno, puede crear una sesión por lotes
para procesar las actualizaciones (Figura 19).

Figura 19 - Crear sesión de entrada por lotes

Paso 12: Ejecutar sesión de entrada por lotes

Ejecute la sesión BDC mediante la sesión de entrada Ejecutar por lotes. La ejecución de una sesión de
entrada por lotes es una transacción estándar de SM35 para administrar las sesiones de BDC.
Figura 20 - Sesión de entrada por lotes
Una vez que haya ejecutado con éxito la sesión de entrada por lotes, los registros maestros de
proveedores se crean en el sistema. Es una buena práctica si estos proveedores recién creados fueran
confirmados antes de que puedan ser utilizados 🙂