Resumen Sistemas Integrados de Gestión PDF

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CAPACITACION, INSPECCION, CONSULTORIA, SOFTWARE & AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTION
Sistema de Gestión Integrado

Con el enfoque basado en procesos del sistema de gestión integrado, el protagonismo no debe
estar centrado en la documentación y debe enfocarse a los procesos y su gestión. La
documentación es, en este contexto, la necesaria para asegurar que los procesos serán eficaces.
Todo esto no significa que haya que prescindir de documentos que antes sí existían y que ahora
parecen no tener tanta importancia o no son tan exigibles por los auditores. Existe muchísimo know
– how de las empresas recogido en procedimientos documentados. Lo importante es que la
documentación esté al servicio de la buena gestión y de la consecución de buenos resultados en
los procesos, de una forma operativa, ágil y manejable.
Esto, junto con el uso indispensable de las tecnologías en las empresas, ha potenciado el empleo
de representaciones más gráficas para la aplicación de este enfoque basado en procesos de los
sistemas integrados, lo que es además compatible con la existencia de otros sistemas
documentales más tradicionales.
Para saber el alcance de un sistema de gestión integrado es necesario conocer la agrupación

de los sistemas que lo constituyen. Cuando hablamos de integración, rápidamente lo asociamos
con los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral. Como ya hemos
mencionado otras veces esto no es así, la integración se lleva a cabo realizando combinaciones
entre los distintos Sistemas de Gestión y/o Modelos de Excelencia.
Según estudios, se afirma que la mayoría de las organizaciones deciden proceder a la integración
de estos tres sistemas de gestión. También se concluye que el Sistema de Gestión de Calidad
(SGC) suele ser el único que se integra en todas las organizaciones.
Hay organizaciones que pertenecen a sectores en los que no es necesario implantar ciertos
sistemas de gestión para obtener la certificación oportuna, ya sea calidad, medio ambiente
y/o seguridad y salud laboral. También encontramos sectores a los que se les exige otro tipo de
estándares internacionales mucho más rigurosos que los ISO.
Cuando se da alguna de estas situaciones, es posible que la integración se limite a dos de los tres
sistemas de gestión mencionados anteriormente.
Los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, etc. se pueden
organizar en función a las partes interesadas o stakeholders.
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 Los clientes se preocupan por la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la empresa (ISO
9001).
 La sociedad se interesa por la protección del medio ambiente en el que la organización desarrolla
su actividad a diario (ISO 14001).
 Los trabajadores muestran su preocupación por desarrollar su trabajo en un lugar seguro (OHSAS
18001).
En definitiva, podemos afirmar que el alcance de un sistema de gestión integrado no está limitado
a los sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral. Hay que considerar que
estos sistemas de gestión no deben implantarse obligatoriamente, se hará en función de las
necesidades de la organización.
Hoy día es impensable prescindir de herramientas TIC para dar soporte a un sistema integrado
de gestión o SIG con un enfoque basado en procesos.
En la implementación de un Sistema Integrado de Gestión existe un fuerte componente

de gestión de documentos. Los sistemas se suelen basar en unos documentos maestros como la
política y los objetivos de gestión y una serie de procedimientos e instructivos que describen los
distintos procesos incluidos en el sistema de gestión.
Para la integración de sistemas de gestión bajo un enfoque basado en procesos, estableceremos

en la organización una estructura documental tal y como sigue:

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1) La Política Integrada
Es el documento base para realizar la implementación de un sistema integrado de calidad, medio

ambiente, inocuidad y seguridad y salud en el trabajo basado en las normas ISO 9001, ISO 14001,
ISO 22000 y OHSAS 18001 respectivamente. Este documento marca las directrices necesarias
para la planificación del sistema de gestión y dirige a la organización hacia la satisfacción del cliente.
La política integrada debe ser apropiada a los propósitos de la compañía, a la naturaleza,

dimensión e impactos ambientales y dimensión del riesgo en función de las actividades llevadas a
cabo.
Del mismo modo, la política integrada incluirá el compromiso para satisfacer las necesidades
propuestas por los clientes, prevenir la contaminación del entorno en el que se desarrolla la actividad
y el trabajo orientado hacia la mejora continua.
Esta política estará en todo momento a disposición pública y será asumida por todos sus
integrantes para garantizar a sus clientes una mejora continua de los productos y servicios
prestados.
Para terminar, expondremos un ejemplo de política integrada en una organización ficticia, la cual
ha elaborado una política para cumplir los requisitos de las normas ISO 9001 e ISO 14001. Por
supuesto, esta política estaría incorporada en el Manual de Gestión integrado del cual hablaremos
más adelante.
Ejemplo de Política integrada
La empresa X es una compañía dedicada a la producción y distribución de neumáticos. Sus

principios y compromisos se citan a continuación:
 X se compromete a cumplir la normativa legal vigente y los compromisos que ha establecido con
sus clientes.
 Las actividades de la organización estarán gestionadas por procesos, definiendo objetivos para los
procesos esenciales que se evaluarán y actualizarán una vez al año.
 Se determinarán sistemas para prevenir la contaminación y llevar a cabo una gestión eficiente de
los recursos.
 Se procederá con una sistemática de mejoramiento continuo que favorezca el modo de realizar y
gestionar las funciones desarrolladas por la organización con la finalidad de incrementar su eficacia.

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2) El Manual Integrado
En este documento aparecen referidos todos los documentos que constituirán el sistema
integrado y sirve de base para el desarrollo de los procedimientos e instrucciones.
En el manual integrado se describe la política integrada y sirve de guía para documentar las
principales funciones y responsabilidades, detallar las interacciones del sistema, los objetivos
generales y facilitar la orientación necesaria sobre la documentación de referencia en temas de
calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.
En definitiva podemos decir que el Manual integrado actúa como marco de la documentación del
sistema integrado de gestión:
 Alberga la política integrada de la organización.

 Detalla las actividades vinculadas.
 Explica los medios para conseguir los objetivos y metas definidos.
 Identifica prioridades y define objetivos y metas.
 Garantiza que los elementos del sistema de gestión integrado se implantan adecuadamente.
 Es aplicable a toda la compañía y sus trabajadores.
 Identifica y valora los elementos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
 Reconoce los requisitos legales y los establecidos por la organización.
 Simplifica las actividades de planificación, control, auditoría y revisión para garantizar el
cumplimiento de la política y comprueba que sigue siendo correcta.
 Se adapta a los cambios.
 Mejora continuamente el sistema de gestión integrado.
 Hace especial atención a la prevención de las consecuencias de calidad, medio ambiente y
seguridad y salud en el trabajo, más que en su identificación y corrección tras haberse producido.
El manual integrado estará a disposición pública para los miembros de la empresa y todo su
contenido será de obligado cumplimiento en función de la actividad que desarrollen.
3) El Mapa de Procesos
El mapa de procesos es la representación gráfica de la estructura de aquellos procesos que

conforman el sistema de gestión. Para desarrollar un mapa de procesos, es necesario realizar una
agrupación de los procesos en el mapa. Una agrupación válida es la que divide los procesos en
estratégicos, operativos o cadena de valor y de apoyo o soporte. El objetivo de la agrupación
es establecer analogías entre los mismos y facilitar la interrelación e interpretación del
mapa en su conjunto.

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El nivel de detalle del mapa va a depender del tamaño de la compañía así como de la complejidad
de sus actividades.
Un ejemplo de mapa de procesos para un sistema integrado de Calidad, Medio Ambiente y

Seguridad y Salud Laboral puede ser este.
Para describir las características del proceso utilizamos la Ficha de Proceso o Ficha de
Caracterización. En esta ficha recogemos todas aquellas características relevantes para el control
de las actividades del proceso y su gestión.
La ficha no debe de ocupar más de una hoja y representa de manera ordenada y gráfica toda la
información relevante para el proceso. Los términos que podemos encontrar en la ficha del proceso
son:
 Propietario del proceso.

 Misión.
 Alcance.
 Entradas y Salidas.
 Proveedores y Clientes.
 Indicadores.
 Variables de control.
 Recursos.
 Vinculación con otros documentos como procedimientos, ITs o registros. Aquí entramos ya a la
propia organización documental del sistema de gestión.
 Etc.
Tenemos que tener clara la diferencia entre proceso y procedimiento. Un proceso es un conjunto
de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en
salidas. Un procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
En un sistema integrado de gestión, los procesos impactan tanto en el cliente para el cuál
fabricamos los productos o prestamos servicios, como en el medio donde desarrollamos nuestra
actividad, ya sea a nivel local o global, como en los empleados que realizan sus funciones las cuales
pueden conllevar riesgos para su salud.
Es por ello que en el proceso debemos incorporar todos los requisitos para maximizar la satisfacción
del cliente, reducir el impacto en el medio y disminuir los incidentes laborales.

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4) Instrucciones Técnicas y procedimientos
Las Instrucción Técnicas son documentos donde se específica el modo en el que se debe realizar
una operación. Esto se consigue explicando detalladamente los pasos necesarios para llevar a cabo
dicha actividad.
Los procesos de las organizaciones deben de reflejarse en los documentos denominados

procedimientos. Ya hemos dicho que un procedimiento consiste en la información de cómo se
hace una determinada tarea.
Los procedimientos tendrán una redacción clara que favorezca la comprensión de todos los
miembros de la organización sin ninguna dificultad.
En este tipo de documentos se describe:
 Las actividades ejecutadas por el personal.

 El proceso, en función de un orden de operación establecido.
 Las operaciones descritas en el procedimiento siempre en coherencia con las normas empleadas
en el proceso.
Entre los procedimientos integrados que pueden existir en una organización destacamos:
 Control de los documentos.

 Control de los registros.
 Identificación de requisitos legales.
 Revisión del Sistema.
 Objetivos, metas y planes de mejora.
 Formación, competencia y toma de conciencia.
 Comunicación.
 Gestión de compras y evaluación de proveedores.
 Control operacional.
 Calibración de equipos.
 Planes de emergencia y capacidad de respuesta.
 Auditorías Internas.
 No Conformidades.
 Acciones correctivas, preventivas, accidentes e incidentes.

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5) Formatos y Registros
Los registros son los documentos que agrupan los resultados y registran el nivel de calidad, la
prevención del medio ambiente y la seguridad y salud laboral de los servicios de la organización
y sus trabajadores.
Todos los registros se pueden encontrar en formato papel y/o digital. Estos documentos se
conservaran durante 5 años, con el objeto de consultarlos si fuese necesario por la reclamación de
algún cliente y por utilizar los resultados como datos estadísticos para estudios de prevención o
mejora.

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BIBLIOGRAFIA:
Gestión documental en Sistemas Integrados ISO, ISOTOOLS EXCELLENCE, ESPAÑA, 2014
Interrelaciones de los sistemas de gestión HSEQ para su integración. ICONTEC. 2012
Planificación de los sistemas de gestión para su integración. ICONTEC. 2012
Integración de los sistemas de gestión (ISO 9001- ISO 14001- OHSAS 18001). DNV Business
Assurance. 2013


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El mapa de procesos es la representación gráfica de la estructura de aquellos procesos que

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 Propietario del proceso.

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4) Instrucciones Técnicas y procedimientos

Los procesos de las organizaciones deben de reflejarse en los documentos denominados

En este tipo de documentos se describe:

 Las actividades ejecutadas por el personal.

 Control de los documentos.

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Interrelaciones de los sistemas de gestión HSEQ para su integración. ICONTEC. 2012

Planificación de los sistemas de gestión para su integración. ICONTEC. 2012

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