SENA ES FORMACIÓN

GC-F--004 V.01
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Letra de cambio

Negociables Pagare

Cheques

Documentos
Mercantiles Remisión

Facturas
No
Negociables
Recibos

Nota Debito

Nota crédito
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Funciones de la documentación comercial

• a. Función contable: Proporciona a la Teneduría

de Libros los datos necesarios para efectuar las
registraciones contables.

• b. Función de control: Permite individualizar a las

personas que intervienen en las negociaciones,
estableciendo sus responsabilidades.
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Funciones de la documentación comercial

c. Función jurídica: Es un medio de prueba escrita de las

transacciones efectuadas y de sus correspondientes
registros en los libros de Contabilidad.

d. Función impositiva: Los comprobantes contables

cumplen la función no solo de demostrar lo que expresan
los libros, sino también la de justificar lo manifestado en
las declaraciones juradas, y al mismo tiempo para facilitar
la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones.
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Documento mediante el cual una persona o empresa

formula un pedido de compra a un comerciante. Este
documento comercial no obliga a realizar la
operación.
Uno que queda en poder del que lo
suscribió (comprador)
Se extiende 2 ejemplares
Otro, que es el que se entrega o envía al
vendedor.
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Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega de

los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos
bienes deja constancia de su conformidad.

Sirve de base para la preparación de la factura.

La firma de recibido del

La firma de recibido del
comprador: Concreta el
comprador : Confirma la
derecho del vendedor a
obligación del comprador a pagar.
cobrar.
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Definición: Es la relación escrita que el vendedor entrega

al comprador detallando:
Como mínimo la factura debe MERCANCIA

extenderse por duplicado.

El original queda en poder del CANTIDADES PRECIO

comprador.
El duplicado queda para el
vendedor. DESCUENTOS IMPUESTOS
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Con este documento se hace el cargo al cliente y se

contabiliza su deuda a favor del vendedor.

Para el comprador es el documento que justifica la

compra y con su contabilización queda registrado su
compromiso de pago.
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Respecto del vendedor:

• Nombre y apellido, o razón social.
• Domicilio legal.
• Numero de identificación tributaria (NIT).
• Condición respecto al Impuesto al Valor agregado.
• Fecha de emisión
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Respecto del vendedor:

• Numeración pre impresa, consecutiva y
progresiva.
• Código de identificación del documento (A, B o C).
• Fecha de inicio de las actividades en el local
habilitado para las ventas.
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Respecto del comprador:

• Nombre y apellido, o razón social.
• Domicilio.
• Condición respecto del IVA.
• Clave única de identificación tributaria.
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Respecto de la mercadería vendida:

• Cantidad y descripción
• Precio unitario.
• Importe total.
• Condiciones de venta.
• Número de remito.
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• Respecto de la imprenta:
• Nombre y apellido, o razón social.
• Clave única de identificación tributaria.
• Fecha en la que se realizó la impresión.
• Primero y último números de los documentos impresos.
• Número de C.A.I. (Código de Autorización de Impresión).
• Fecha de vencimiento.
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El recibo es una constancia de pago o de haber

recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su
firma puesta al pie es la prueba de la extinción
parcial o total de la deuda.
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Soporte de los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren del giro de un
cheque, para ello se establece un fondo denominado
caja menor.
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Definición: Documento que se prepara con el fin de

registrar las operaciones que no tienen soporte
contable como es el caso de asientos de corrección,
ajuste o cierres.
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Sirve como comprobante de todos los ingresos

monetarios y de constancia de todos los pagos
recibidos. Se diligencian cuando ingresan dineros en
efectivo o cheque bien sea por venta o por cualquier
otro concepto.
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Definición: Llama o también orden de pago. Es un

soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un
cheque.
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Definición: Generalmente en la empresa se elabora

por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para
anexar al archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de egreso

queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario.
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Definición: Generalmente en la empresa se elabora

por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para
anexar al archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de egreso

queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario.
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Nota de débito. Llámese así a la comunicación que

envía un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que la
misma indica.

Este documento incrementa la deuda, ya sea por un

error en la facturación, interés por pago fuera de
término, etc.
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Nota de débito. Varios son los casos en que se utiliza

este documento, siendo algunos los siguientes:

En los bancos: cuando se carga al cliente una comisión.

En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de

una mercadería.
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Nota de Crédito. Es el documento en el cual el comerciante

envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación
en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.

Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías

vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
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Resumen de cuenta o cuenta de cobro

Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su

cuenta, con la finalidad de:

Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que

figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios
registros.

Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

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Consignación: Comprobante que elaboran

los bancos y suministran a sus cuentas
habientes, para que lo diligencien
al consignar.

El original queda en el banco, y una copia con

el sello del cajero recibidor o el timbre de la
máquina registradora sirve de soporte para la
contabilidad de la empresa que consigna.
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Es uno de los Títulos valores que se extiende

por una persona (acreedor - librador) y
recoge una obligación de pago aceptada por
otra persona (deudor - librado) de una
cantidad determinada en la fecha de su
vencimiento, y que se encuentra regulado por
el Código de comercio Colombiano en sus
artículos 691 a 708.
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Elementos la letra de cambio

Librador: Persona que emite la letra de cambio (acreedor) dando

la orden de pago a otra persona (deudor).
Librado: Persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor).
Endosante: Acreedor (original o posteriores) que transmite su
derecho de cobro.
Endosatario: Persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido
el derecho de cobro.
Tenedor: persona poseedora del título en cada momento.
Avalista: Persona que garantiza, en todo o parte, el pago.
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Vencimiento de la letra de cambio

A la vista: debiendo pagarse en el momento de su presentación.

A un plazo contado desde la fecha del libramiento.
A un plazo contado desde la vista.
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El pagaré es otro de tipo de titulo valor que se

encuentra consagrado a partir del artículo
709 del código de comercio, en el cual existe
una persona denominada otorgante, que es
alguien que promete pagar una
suma determinada de dinero a otra persona
denominada beneficiario o portador.
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Además de los requisitos generales de todo titulo valor el

pagare debe contener lo siguiente:

La promesa incondicional de pagar una suma

determinada de dinero.
El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago.
La indicación de pagadero a la orden o al portador.
La forma de vencimiento.
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Un cheque es un documento contable

de valor en el que la persona que es
autorizada para extraer dinero de una cuenta
(por ejemplo, el titular), extiende a otra
persona una autorización para retirar una
determinada cantidad de dinero de su
cuenta, la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la
cuenta bancaria.
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El cheque es un título de valor a la orden o al

portador y abstracto en virtud del cual una
persona, llamada librador, ordena
incondicionalmente a una institución de
crédito el pago a la vista de una suma de
dinero determinada a favor de una tercera
persona llamada beneficiario.
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CLASES DE CHEQUES

Al portador: Son los cheques que llevan

escrita la indicación al portador y se
caracterizan por que deben pagarse solo a la
persona que lo presente al cobro.
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CLASES DE CHEQUES
Nominativo: son aquellos que van destinados a una persona
determinada con o sin la cláusula a la orden. Estos cheques
se han de pagar a la persona física o jurídica que los presente
al cobro. Es transferible por endoso. El endoso es una
cláusula que sirve para transmitir el cheque y se ha de
complementar en el reverso del mismo mediante la fórmula
“páguese por este cheque a...” debiendo constar la firma del
endosante y la fecha en que se realiza.
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CLASES DE CHEQUES
Nominativo no a la orden: en esta clase de cheques el
destinatario es una persona determinada y con la
cláusula de no a la orden. Se caracteriza porque a
continuación de la expresión páguese por este cheque
debe figurar el nombre de una persona física o jurídica
que tiene derecho a percibir el importe del cheque y la
expresión no a la orden.
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CHEQUES ESPECIALES
Cheque cruzado: El cheque cruzado es aquel que el librador
atraviesa por dos líneas paralelas y diagonales en el anverso. El
cruzar un cheque tiene por objetivo reducir el riesgo de pérdida
o robo y evitar que pueda ser cobrado por personas distintas a
la que se extendió, sin embargo, el cruzamiento no limita su
circulación ni negociabilidad. Existen dos clases de cheques
cruzados:
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CHEQUES ESPECIALES
Cheque cruzado general. El cheque será cruzado general si
entre las dos líneas no aparece designado el nombre de ningún
banco o entidad de crédito. En este caso el cheque podrá ser
cobrado por cualquier banco.

Cheque cruzado especial. Es cuando entre las líneas esta

designado el nombre de un banco en concreto. El cobro solo se
podrá hacer en banco cuyo nombre aparezca entre las líneas, o
por el banco a quien el anterior lo endosare para el cobro.
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Cheque para abono en cuenta: Es aquel que lleva insertada la

leyenda “PARA ABONO EN CUENTA” u otra equivalente como
“PARA CONSIGNAR EN CUENTA”. Se utiliza para prohibir que el
cheque sea pagado en efectivo. En este caso el librador solo podrá
pagar el cheque abonando su importe en la cuenta que lleve o abra
el tenedor.
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Cheque Certificado o Conformado: Es aquel en el que el banco

librado ha manifestado que todos los datos reseñados son
conformes y que en ese momento puede ser satisfecho, es decir,
garantiza la firma y la existencia de fondos para su pago. Esta
conformidad puede conseguirse en el dorso del cheque por el
banco librado. En la conformidad debe aparecer la fecha hasta la
cual esta cláusula es válida. La expresión “VISTO BUENO” u otras
equivalentes, suscritas por el librado, o la sola firma de éste
equivaldrán a su certificación.
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Cheque Certificado o Conformado:

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Cheque en blanco: El cheque en blanco es aquel que en el

momento de su emisión está incompleto, por ejemplo, que le falte
el importe o la fecha. Si este tipo de cheque se completase sin
tener en cuenta los acuerdos entre ambas partes, el
incumplimiento de los mismos no podrá ser alegado contra el
tomador salvo cuando este se haya adquirido de mala fe o con
culpa grave.
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Cheque bancario: La persona que tiene depositado fondo en una

cuenta bancaria puede disponer de ellos pidiendo al banco que
extienda un cheque. Este cheque se denomina cheque bancario y
presenta las siguientes características:
Lo expide el banco a petición del titular de una cuenta bancaria.
El banco retira de la cuenta bancaria el importe del cheque.
Un cheque bancario tiene la garantía de que siempre será
pagado.
El banco cobrará una comisión por la gestión a la persona que
solicite el cheque.
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Cheque fiscal: Se denominan cheques fiscales a aquellos que son

girados por cualquier concepto a favor de las entidades públicas.
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