YO COMO ASESOR DE LA EMPRESA DE CONFECCIONES S.A.

Y AL DUEÑO
O GERNETE JUAN RODRÍGUEZ SOBRE SU EMPRESA CONFECCIONES S.A.
EL INFORMO QUE TIENE QUE ASER SOBRE EL INFORME SOLICITADO POR
EL CLIENTE SOBRE LA GESTION DE CALIDAD DE LA EMPRESA
TENIENDO EN CUENTA LA DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN INTERNO Y
EXTERNO, DE ACUERDO A LO REQUERIDO POR LA NORMA ISO 9001 ES.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ORIGEN INTERNO

La información documentada de origen interno es la que corresponde a aquella que es
elaborada, aprobada y controlada por la organización para la ejecución de sus
actividades. Esta documentación debe ser una herramienta flexible y debe estar diseñada
teniendo en cuenta la realidad y las particularidades de cada organización. Ejemplos de
información documentada de origen interno son: Política, Alcance, Objetivos del Sistema
de Gestión de la Calidad, Procedimientos de trabajo, Formatos (sin diligenciar), entre
otros.

La información documentada que NO es útil para una organización de la

empresa es:
 Cuando se elaboran procedimientos extensos que no se leen ni se utilizan.
 Cuando se documenta información en un idioma que no corresponde al utilizado
por el personal de la organización.
 Cuando se elaboran documentos en lenguaje muy técnico y de difícil comprensión
para los trabajadores.
 Cuando los registros exigen información que no es analizada posteriormente y no
agrega valor al Sistema de Gestión.
 Cuando se copian procedimientos cuyo formato pertenece a otras organizaciones
de la misma actividad económica, pero que no son útiles para la empresa pues no
se ajustan a la realidad de la misma.

Información de obligatoria documentación

Es importante que tenga en cuenta, que a la hora de desarrollar e implementar un
Sistema de Gestión de la Calidad en una organización solo alguna información es de
obligatoria documentación como.

 Alcance del Sistema:

(Numeral 4.3. de la Norma NTC ISO 9001): Es la que determina los límites y la
aplicabilidad del Sistema de Gestión de la Calidad.

 Política de Calidad:
(Numeral 5.2. de la Norma NTC ISO 9001): Es la que recopila las intenciones y el
direccionamiento de una organización con relación a la calidad. Este debe ser un
documento consensuado y respaldado por la alta dirección de la organización, y
debe ser consecuente con el contexto, propósito y actividad económica de la
compañía.
  Objetivos de la calidad:
(Numeral 6.2 de la Norma NTC ISO 9001): Es la que agrupa los resultados
esperados con relación al cumplimiento de los requisitos suscritos por la
organización.

 Operación de los Procesos:

(Numeral 4.4 de la Norma NTC ISO 9001): Es la que identifica y describe los
procesos de la organización y su Sistema de Gestión de la Calidad, así como las
especificaciones que la compañía considere necesarias (por ejemplo:
procedimientos, instructivos, guías, formatos, entre otros).

Especificaciones
Las “especificaciones” en el Sistema de Gestión de la Calidad hacen referencia a la
información documentada requerida y determinada como necesaria para el correcto
funcionamiento del mismo.
Algunos ejemplos de especificaciones serían:

 Mapa de procesos
 Caracterización de procesos
 Manual de calidad
 Procedimiento

Registros
Un registro es un tipo de documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona
evidencia de las actividades realizadas por la organización. Los registros pueden utilizarse
para proporcionar evidencia de la verificación del cumplimiento de los procedimientos de
trabajo, acciones preventivas y correctivas de los procesos.
Algunos ejemplos de registros son:

• Inspecciones de calidad realizadas al producto.

• Listados de asistencia diligenciados y firmados.
• Salidas (productos o servicios) no conformes de los procesos.
• Resultados o informes de las auditorías internas.
• Medición y análisis de indicadores.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ORIGEN EXTERNO

Los documentos de origen externo son aquellos que no son elaborados por la
organización pero que son incluidos o adoptados por el Sistema de Gestión ya que
representan una ayuda y/o guía para el correcto desarrollo de los procesos.
 Requisitos legales
Hace referencia a aquellas condiciones de obligatorio cumplimiento establecidas
por un organismo legislativo.
 Normas internacionales
Estas normas son documentos que las organizaciones toman como referencia
para la realización de sus actividades.

 Manuales de operación de maquinaria / equipo

Son documentos que contienen la descripción general de la máquina, la
forma de instalación, precauciones de operación, mantenimiento, entre
otros, y sirven como guías para la correcta operación de las máquinas de la
organización