Vendor Management Program Overview 

 
All vendors should be subject to continuous monitoring and assessment.  Each business unit engaging 
outside vendors should designate an individual or group responsible for evaluating the effectiveness of 
vendor  performance.  The  frequency  and  depth  of  each  vendor  evaluation  should  be  based  upon  the 
scope and risk exposure of the service being outsourced. 
 
Vendor  scorecards  should  be  established  to  continuously  monitor  and  assess  strategic  vendors.  After 
scoring, each business unit should provide a detailed explanation of the reasons why a vendor scoring 
lowly is being retained. The results of these assessments should be stored in the vendor management 
system to track positive and negative trends. 
 
A  Vendor  Management  Program  (VMP)  should  be  implemented  as  an  ongoing  control  function  to 
monitor the effectiveness and costs of outsourced services and leverage the existing obligations of the 
corporation. The VMP should be seen as a strategic activity that proactively collaborates with executive 
management,  business  units,  IT,  and  Finance  to  help  identify,  select,  monitor,  and  report  on  strategic 
partner relationships that are critical to the enterprise. The VMP leadership must thoroughly understand 
the  strategic  goals  and  objectives  of  the  organization  and  provide  a  key  role  in  strategic  alignment, 
operational risk management, and cost control. 
 
An effective VMP works proactively with both internal business units and vendors to foster strong and 
efficient partnerships that result in innovative solutions. Consistent monitoring of the environment for 
new  or  emerging  risks  and  partnering  with  the  internal  stakeholders  will  help  promote  clear  Service 
Level  Agreements  (SLA).    The  establishment  of  clear  SLAs  is  critical  because  they  are  the  bases  for 
measurement, and provide a roadmap for issue management. 
 
In  order  to  achieve  this,  AlixPartners  should  review  and  assess  each  vendor  relationship  to  assess 
accountability  in  the  decision‐making  process,  relevance  in  the  centralized  business  functions,  and 
significance  in  the  future  operation  of  the  business.  Business  units  should  prepare  a  detailed  and 
complete business justification for existing vendors and establish procedures for new vendors to be fully 
considered  by  business  managers  before  contracting.  An  objective  evaluation  standard  should  be 
established with executive and business leadership for all future vendor selection. 
 
The  selection  process  should  be  designed  to  allow  flexibility  to  include  various  risk  factors  including 
overall costs, project risks, and complexity. In order to implement an effective, manageable process, a 
centralized group needs to have the authority to review all requests for new vendors. 

Phone: 248.731.8572 6441 Inkster - Suite 240 – Bloomfield Hills – Michigan – 48301 Fax: 248.341.1216
 For existing vendors, the review should focus on: 
 Agreement construction 
 Statement of services 
 Deliverables and acceptance criteria 
 Term and termination 
 Payments 
 Relationships and third‐parties 
 Confidentiality and data protection 
 Intellectual property rights 
 Performance warranties and service‐level agreements 
 Audits and record retention 
 Dispute resolution 
 Insurance, indemnification, and limitation of liability 
 General provisions 
Monitoring and assessment requirements should be tied to a comprehensive risk assessment, 
including  total  spend,  access  to  customer  data,  financial  stability,  provisions  for  business 
continuity  planning,  and  system  integration  as  minimum  criteria.  High‐risk  vendors  should  be 
required to proved independent certification or attestation, e.g. SAS/70 or compliance with ISO 
standards.  Vendors  unable  to  provide  such  assurance  should  be  subjected  to  on‐site  reviews 
and audits conducted to test and verify risk, and associated control environments. The ongoing 
vendor  management  program  will  include  active  tracking  and  managing  in  a  centralized 
repository. 
For new vendors, the developed process should focus on: 
 The current issue or challenges that require the external provider 
 The type of product or service that will be provided and how this service will particularly 
resolve the current business issue 
 How this service supports one or more strategic business objectives 
 How  this  service  improves  the  current  operational  environment,  e.g.,  improves  internal 
controls,  complies  with  legal/regulatory  requirements,  enhances  customer  experience, 
provides new products, etc. 
 Why this service cannot be performed by existing resources 
 RFP preparation in accordance with corporate standards 
 The detailed documented business requirements of the requesting business unit 
 Detailing a cost/benefit analysis defining how the new service will provide a positive ROI 
 
Consideration of the above criteria will help AlixPartners in the development of a robust environment to 
partner,  manage,  and  excel  with  their  current  and  future  vendors,  while  leveraging  their  expertise  to 
assist in the areas of compliance. 
 

Phone: 248.731.8572 6632 Telegraph Rd - Suite 292 – Bloomfield Hills – Michigan – 48301 Fax: 248.341.1216