MANUAL ANTIFRAUDE RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO Elaborado T | ECP-UEC-M-003 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO GLOSARIO CONDICIONES GENERALES. 1, Ambito de aplicacién... DESARROLLO. 1. Factores de riesgo de fraude. 2. Clasfficacién de fraude . 3. Sefiales de alerta .... 3.1, Proceso de Gestidn Financiera : 4.3.2. Proceso de Gestion de Actives Industriales e Ingenieria 4.3.3, Proceso de Transporte y Logistica de Hidrocarburos 4.3.4, Proceso de Mercadeo de Productos y Servicios. 4.3.5. Proceso de Gestion de Abastecimiento. 6. Proceso de Gesti6n del Talento Humane .. 7. Proceso de Gestién de Tecnologia de Ia Informacién.. .8. Proceso de Gestion de Proyectos .. 9. Proceso de Gestién de Relacionamiento con Grupos de Interés .. 4.3.10. Gestién de Infreestructura Locativa y Negociacién de Tierras 4.3.11. — Gestién de Servidos Juridicos... 4.3.32. Gestin Operacional de HSE 4.3.13. _Prestacién de Servicios de Salud Integral. 4.4, Actividades de prevencién del fraude en la compaiifa, 4.4.1. Evaluacién ¢ identificacion de riesgos de fraude . 4.4.2. Implementacién y ejecucién de controles entifraude. : 4.4.3. Monitorao de materializacén de riesgos y efactividad de controlas 4.4.4. Capacttacion 4:5. Atencién de denuncias, y responsabilidades en le gestibn de posibles casos de Fraude 4.6, Roles y responsabilidades sobre el cumplimiento del Manual Antifraude Comité de Auditoria de Junta Directive . Oficial de Cumplimiento Jefe de la Unidad de Etica y ¥ Gumpimiento. Comité Directive .. eee Empieados 4.6.6, Auditoria Interna 4.7. Sanciones 4.8. Referencia normativa 5. | CONTINGENCIAS..... panes paoaa Praia 007 Tedes les derechos reservados para Ecopetral S.A. Ninguna repraducclin externa copia o vansmision dal de esta publcecton puede ser hecka sin permiso escito. Nirgun pérrafo de esta publicacion puece ser reproducido, coplado 9 trarsmiica catalment sin un Eonsentiniante eoureo o de acuerdo con Ist layse que raguan loz Gerechos de story con bata en ls rgulacin siganteMANUAL ANTIFRAUDE ee RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL | UNIDAD DE ETICA Y CUMPLIMIENTO ROL le Elaborado Versién: jer vec 30/11/2012 2 Identificar y formalizar el proceso de prevencién, deteccién y respuesta al fraude en Ecopetrol S.A. (en adelante “Ecopetrol”, o "ia Empresa”). Reconocemios que el fraude puede tomar muchas formas, por lo tanto los lineamientos equi definides son esenciales para construir la. credioilidad y reputacion de Ecopetral; asi como el cumplimiento de los compromises ante Ios grupos de interés. Canales receptores de denuncias: Medios habilitados por Ecopetrol S.A. para recibir denuncias. Se hen habilitaco los siguientes canales: Linea gratuita a nivel nacional ¢ internacional 01 8009 121 013 y en Bogoté 2343900, o a través del formulario en linea en la pagina wed: www.ecopetral.com.co, Error: Distorsién da la informacién financiera y no financiera sin dnimo da causar perjuicio a la compaifiia o terceros Interesados en sus resultados. Fraude: Cualquier acto ilegal caracterizado por engafo, gcultacién 0 violacion de contlanza, los cuales no requieren la aplicacién de emenaze de violencia o de fuerza fisica. Los fraudes son perpetrados por individuos y por organizeciones para obtener dinero, bienes y servicios, para evitar pagos 0 pérdidas ce servicios, © para asegurarse veniajas personales 0 de negocio! Fraude en estados financleros: El acto intencional que resulta en una declaracién equivocada material contenica en los estados financieros y demds reportes generados por la Empresa al mercado de valores. Informacién Relevante: Cualquier informacién material que razonablemente se crea que pueda afectar la negoclacién de las acciones de la empresa, cualouler informacién que se tenga que publicer en el pais de origen de la empresa o informacién que haya sido publicada en cualquier mercado en donde se negocien los valores de la empresa. Esto se regula de la siguiente manera: 1) Colombia: Decreto 3139 de 2006 y, ii) Estados Unidos: Normatividad emitida por la Comisién de Valores de los Estacios Unicos (SEC). Perpetrador: Individuo que comets algiin acto de fraude o corrupcisn. Revelaciones: Informacién adicional que es necasaria para una adecuada interpretacién cuantitativa y cualitativa de la realidad que no esta contenida en el cuerpo de los estados, informes, y reportes financieros, y es revelada en notas a los estados financieros 0 por medio comunicados puilicos. Les revelaciones deben servir, entre otros aspectos, para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluacién de acuerdo con sus necesidades, e Informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos de inversion de la Empresa Riasgos de Cumplimiento: Son todos aquellos eventos que pueden afectar nuestra reputacién y que amenazan le sostenibilidad de Ecopetrol, en especial (os relacionados con el frauce, la corrupcion, el Lavado de Actives y la Financiacién del Terrorismo (LAFT). Los riesgos se evaldan siguiendo las directrices del “Manual de Gestién de Riesaos de Ecoperrol S.A.” Plentila 007 ‘oils is derechas reservares para Ecpatrol S.A. Nrguna reproduccén externa cepiao transmision algal de esta publcacén puede ser hacha tin parmso escrte. Ningin pirrafa ce esta publicacén puede ser reprocurléo, capiado 0 tanemitio digitalmente sin un Consertimieres escrte © de acverde eon ie leyes que repulen for davoshos da subse y con baie an regulacien vigente,MANUAL ANTIFRAUDE RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ETICA ¥ CUMPLIMIENTO ROL Flaborado Versione ECP-UEC-M-003 30/14/a012 3 3.1. Ambito de aplicacién Este Manual aplica a todos los procesos en los que s2 presenten factoras de riesgo de fraude y esté dirigido a todos los funcionarios y contratistas de Ecopetrol. Para efectos de este Manual, quienes involucran un factor de riesgo de fraude y sobre quienes se determinan los siguientes lineamientos, son Proveedores y contratistas Clientes Socios Fillales y subsidlarias Agentes Empleados Cualquler otra persona que tenga una relacion de negocios con Ecopetrol S.A. Estas directrices estén disefiadas para ayudar, no sélo 2 los trabajadores sino a todas las personas que tengan relacién de negocios con Ecopetrol S.A. y su Grupo Empresarial, a cumplir nuestros esténdares de prevencion del fraude. Los Garentes y/o representantes legales ce las Filiales y Subsidiarias de Ecopetrol S.A. deben Implementar directrices, reglamentos, manuales y/o procedimientos necesarlos para asegurar un adecuade proceso de gectién de riesgos de cumplimionto en general, y de prevencién del fraude en Darticular, que contribuya 2 mitigar los riesgos de fraude dentro del Grupo Empresarial; Esto, de acuerdo con lo descrito en la “Guia Corporetiva para Filiales y Subsidiarias de Ecopetrol" (ECP-UCF-G- 002) SA NI ERE TN OID I LIENS 4.1, Factores de riesgo de fraude Corresponde a situaciones que podrian representar Ia existencia de situaciones o eventos de fraude, por lo que se recomienda que cada vez que se haga una evaluacién de riesgos de fraude, estas sean consideradas: 2) Que exista el incantive © prasién para perpstrar un fraude, en el cual se obtenga un beneficio directo 0 indirecto. Por ejempl 2. Presién por cumplimiento de metas b. Incentivo de obtencién de una bonificacién ©. Presién financiera por gester més allé de les posibilidades econémices. b) Que exista la oportunidad por parte del perpetrador de cometer un acto Irregular. Algunos aspectos que se pueden considerar en este andlisis so & Debliidad en el sistema de contro! interno b. Debilidad en la supervisiSn del proceso Pianta 007 os 5 ‘Tedos ies derechos reservados rara Ecopetrol S.A. Nnguna regroduccion extarna copa 0 transmision dgtal de ests pubicacién suede ser heena sn. porian vesctto. Nirgun pavrafo de asia pusliccion pusce ser rerreduedo, capiate 9 trarsmiico dgtalment si Un Cancentimiente eserze ode acuarda von las leyae que ragulsnloe detector de autor con bees an la Feguacén vigents.