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Programa HUWIB-IBC-Harvard Undergraduate Women in Business-Intercollegiate Business Convention

2018
INSTRUCTIVO BECARIAS
V3-5jun18

NOTA: Conforme se vaya acercando el tiempo del viaje se podrán hacer ajustes a este instructivo que no afectaran el costo pero
si la operación del programa. Les agradeceremos estar pendientes de esos cambios.
SOLO SE TENDRÁ EN CUENTA LA ÚLTIMA VERSIÓN.

Índice
1. Tipos de participantes
2. Coordinadora del programa
3. Jefe del Grupo
4. Acompañantes
5. Mentoras
6. Becarias

Instructivo Becarias
7. Requisitos
8. Responsabilidades de las becarias
9. Forma de organización del grupo
10. Interesada
11. Inscripción
12. Documentos Requeridos
13. Visa
14. Inglés
15. Costo del Programa
16. Calendario de pago
17. Instrucciones de pago
18. Duración y fecha del viaje
19. Cambios de itinerario
20. Otras actividades
21. Alojamiento
22. Agenda
23. Multas
24. Compromisos de la Fundación Mujeres por Colombia
25. Políticas de devolución
26. Condiciones generales
27. Entidad Organizadora
28. Personas Responsables

1. TIPOS DE PARTICIPANTES

1. Mentoras
2. Becarias
3. Coordinadora del programa
4. Jefe de Grupo
5. Acompañantes

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2. COORDINADORA DEL PROGRAMA

Paula Camila Pachon Mendieta


Coordinadora Programa HUWIB18
Fundación Mujeres por Colombia
Email: huwib@fundacionmujeresporcolombia.org
Tel: 319-365-8686

3. JEFE DE GRUPO

Isabel Londoño Polo


Directora Ejecutiva, Fundación Mujeres por Colombia
Email isabel.londono@fundacionmujeresporcolombia.org

4. ACOMPAÑANTES

Podrán acompañar este grupo ejecutivas colombianas mayores de 26 años, reconocidas o funcionarias de instituciones de
educación superior que serán escogidas por la Junta Directiva de la FMC. Si tu mamá o alguna persona de tu familia quiere asistir
al viaje, puedes sugerirle que se inscriba y estudiaremos su participación. Las acompañantes deberán demostrar que pueden y
van a hacer una contribución especial al grupo, al programa y a la Fundación.

5. MENTORAS

Profesionales o estudiantes de últimos semestres que cumplen los requisitos que se establecen a continuación, y que liderarán
un grupo de becarias siendo sus acompañantes y consejeras.

6. BECARIAS

Estudiantes universitarias de pregrado o recién egresadas mayores de 18 años y menores de 26 años, de cualquier carrera y de
cualquier universidad.

INSTRUCTIVO BECARIAS

7. REQUISITOS

En este programa participarán mujeres que cumplen uno de los siguientes requisitos

• Estudiantes universitarias de pregrado de cualquier carrera, de cualquier universidad, en cualquier semestre, (mayores de 18
años y menores de 26 años). Las menores de 20 años deberán presentar una entrevista con el comité de selección.
• Profesionales egresadas de cualquier carrera, de cualquier universidad menores de 26 años.
• Nivel intermedio de inglés (ver adelante examen de inglés).

Todas las participantes deberán solicitar ser admitidas en el grupo incluyendo los documentos solicitados (ver más adelante
INSCRIPCIÓN).

8. RESPONSABILIDADES DE LAS BECARIAS

1. Diligenciar y entregar su solicitud en forma oportuna y completa.


2. Atender las instrucciones de su mentora.
3. Hacer los pagos en las fechas oportunas.
4. Seguir las instrucciones al respecto de la solicitud de visa de E.E.U.U. y hacer el trámite de la visa en grupo y en las fechas
establecidas.
5. Presentarse en el aeropuerto 3 horas antes del vuelo.
6. Comportarse en coherencia al evento y objetivo del viaje.
7. Participar en las reuniones previas de coordinación del grupo.
8. Atender las sugerencias de la coordinadora de grupo.
9. Realizar todas las actividades con el grupo y respetar los acuerdos que implique este programa.

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9. FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL GRUPO

El grupo se organizará dentro de la Fundación Mujeres por Colombia, dentro del Programa HUWIB, siguiendo las instrucciones
que se consignan en los diferentes instructivos, y bajo la supervisión general de la Dirección Ejecutiva de la Fundación y su Junta
Directiva.

10. INTERESADAS

El primer paso es enviar diligenciado el formato de inscripción que le fue enviado por una de las mentoras del programa, por la
coordinadora, por la asistente administrativa o por una de sus amigas. Este formato debe ser diligenciado completamente
(responder TODAS las preguntas) y enviado a la cuenta de correo de su mentora y/o del programa,
huwib@fundacionmujeresporcolombia.org. Si usted no responde todas las preguntas su inscripción en el programa no será
autorizada.

11. INSCRIPCIÓN

El formato de inscripción diligenciado completamente de la clienta interesada es revisado por el comité de selección del
programa. Si la interesada es aprobada, le será comunicado inmediatamente por su mentora para proceder al pago de la
inscripción.

Seguidamente la inscrita deberá empezar a enviar en las fechas establecidas una serie de documentos de obligatorio envío, que
nos garantizan frente a todas las instituciones frente a las que operamos (la Embajada de los Estados Unidos, la Universidad de
Harvard, y demás) que todas las participantes son idóneas. Los documentos se envían antes de la fecha límite al email de sus
mentoras.

12. DOCUMENTOS REQUERIDOS

Los documentos requeridos para el programa son:


Grupo 1
1. Formato de Información Básica.
2. Hoja de Vida en Español formato Word.
Grupo 2: Tres días después del pago de la inscripción y abono 1
3. Fotocopia del comprobante de consignación o transferencia del pago 1-inscripción y abono 1.
4. Pasaporte.
5. Fotocopia de la visa de Estados Unidos o comprobante de diligenciamiento del formulario DS-160 para la visa.
6. Fotocopia ampliada del carnet universitario (si son estudiantes).
7. Fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía.
8. Itinerario de regreso.
Grupo 3: el día del pago 2: abono 2
9. Fotocopia del comprobante de consignación o transferencia del pago 2-abono2.
10. Foto digital de cara.
11. Perfil autobiográfico.
12. Ensayo motivación de participar en el viaje.
13. Ensayo Planes Futuros.
14. Formato de referencias.
15. Una recomendación académica.
16. Una recomendación laboral.
17. Cláusula de responsabilidad por parte de la Fundación Mujeres por Colombia.
18. Formato para compra de seguro.

Recomendaciones sobre los documentos

1. Formato de Preinscripción: Formato de Información Básica en Excel totalmente diligenciado.

2. Hoja de vida: Sin foto, ni datos personales. De máximo 1 hoja en formato Word.

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3. Fotocopia del comprobante de consignación o transferencia del pago 1-inscripción. Se enviaran instrucciones de pago. Favor
seguir las instrucciones sobre el envío del comprobante de pago (consignación, transferencia o pago con tarjeta de crédito)
con la información adicional solicitada.

4. Pasaporte. Fotocopia de la primera página del pasaporte, la cual contiene la foto y la información personal. El pasaporte
debe estar vigente por lo menos hasta Diciembre de 2017.

5. Visa de Estados Unidos: fotocopia de la página del pasaporte en donde esta estampada su visa, si la tiene. Si no tiene la visa
debe diligenciar el Formato DS-160.

6. Carnet de la Universidad: Si es estudiante universitaria la fotocopia del carnet universitario.

7. Cédula de Ciudadanía: Fotocopia ampliada al 150% de la cédula de ciudadanía.

8. Cláusula de Responsabilidad: Enviar firmada la cláusula de responsabilidad por parte de la Fundación Mujeres por Colombia
(tanto la firma de la participante, como el de su acudiente con todos los datos de contacto-Nombre completo, Parentesco,
Email, número de celular, número fijo y ciudad).

8. Foto: De cara, como la que se usa para documentos de identidad como el pasaporte), en formato .JPG, con resolución alta,
mínima de 75k. La foto será subsidiada por la Fundación con un fotógrafo especializado. Ver instructivo al respecto.

10. Perfil autobiográfico: texto de máximo 150 palabras en formato Word (.doc) que contenga su nombre, sitio de nacimiento,
educación, experiencia laboral, reconocimientos y logros, y planes futuros.

11. Ensayo motivación a participar en el programa: Texto de máximo 500 palabras, a doble espacio, tipo Arial 12, márgenes de
2.5 cms a los lados y arriba y abajo, en formato Word (.doc), que responda las siguientes preguntas:
• ¿Qué la motiva a participar en el Intercollegiate Business Convention de Harvard University Women In Business 2017?
• ¿Cómo ha ejercido hasta el momento su liderazgo como mujer, como estudiante o profesional, o como miembro de su
comunidad y por qué la participación en HUWIB le ayudará a ampliar ese liderazgo?
• ¿Qué va hacer con los aprendizajes y contactos que haga en HUWIB?
El ensayo debe tener el nombre de la que aplica y el número de página en cada página. Recomendación académica de un(a)
profesor(a) de la Universidad o de su director(a) de tesis, en formato .pdf y deben tener el nombre completo, entidad, cargo,
teléfono, celular y dirección electrónica de quien las firma, de forma que sean verificables. La recomendación debe tener por
lo menos 250 palabras.

12. Ensayo Planes Futuros: Diligenciar con su información el formato de Excel en donde nos comenta sus planes futuros, tanto
académicos, como laborales y personales.

13. Formato Referencias: se enviará formato para diligenciar. Con referencias personales, familiares, académicas y laborales.
Llenar toda la información de cada una de las referencias.

14. Recomendación laboral. De un(a) jefe o supervisor en algún trabajo de práctica, de vacaciones. En formato .pdf, y deben
tener el nombre completo, entidad, cargo, teléfono, celular y dirección electrónica de quien las firma, de forma que sean
verificables. La recomendación debe tener por lo menos 250 palabras. Recordar que no es una certificación sino una
recomendación.

15. Formato para compra de seguro: Completar los datos requeridos en el formato Excel, para la compra del seguro.

13. VISA DE LOS ESTADOS UNIDOS

La Fundación apoyará el proceso de solicitud de visa de grupo con la Embajada de los Estados Unidos. Las personas que no tienen
visa de los Estados Unidos deberán hacer el trámite de la visa en grupo y en las fechas establecidas, siguiendo las instrucciones
que se les darán oportunamente.
Al regreso del viaje, en la fecha establecida, las becarias cuyas becas fueron tramitadas con apoyo de la Fundación deberán enviar
su pasaporte físico para que este sea presentado en el Consulado de los Estados Unidos en la fecha indicada. Este es un requisito
exigido por la embajada para expedir visas de grupo.

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14. INGLÉS

Si usted tiene un examen que certifique su nivel de inglés por favor envíenoslo.
Puede ser:

A. Un examen como el TOEFL en los últimos 6 años y sacar un puntaje superior a 72/120) (costo aprox. US$175).
B. Un examen como el Michigan (MTELP) en los últimos 6 años y sacar un puntaje superior a 60/100. (Costo aprox. Col$90.000)
C. Un examen como el IELTS en los últimos 6 años y sacar un puntaje superior a 5.5/9.0. (Costo aprox. Col$452.000)
D. Un examen como el Cambridge ESOL (PET) y sacar un puntaje superior a 60/100. (Costo aprox. Col$260.000)
E. Un resultado de “intermedio” en un examen desarrollado por KAPLAN.

Si usted no ha presentado ningún examen, por favor autoevalúese el nivel y escríbalo en el formato de Información básica (FIB).
Recuerde que si su nivel inicial es básico, el 1 de Octubre deberá estar dispuesta a tomar un examen oral, por skype, para
verificar que tiene el nivel mínimo requerido que es Intermedio.

15. COSTO DEL PROGRAMA

El costo del programa incluye:

• Pasaje de ida y vuelta.


• Impuestos de salida en el aeropuerto de Bogotá.
• Transporte hacia/desde el aeropuerto en New York.
• Transporte New York- New Heaven.
• Transporte New Heaven- Boston.
• Transporte Boston- New York.
• Transportes a los eventos planeados dentro de la ciudad de Boston en bus privado o en transporte público.
• Alojamiento: 7 noches en hotel de 3 estrellas o más, acomodación múltiple.
• Dos (2) comidas en grupo.
• Inscripción al foro.
• Seguro de Viaje cubriendo la totalidad de los días del viaje.
• Carta de presentación y acompañamiento en proceso de trámite de visa de Estados Unidos.
• Participación en la actividades del grupo (visitas guiadas, y otros).
• Acompañamiento, mentoría y coordinación del programa.
• Certificación de la participación en el programa (si se cumplen todas las reglas del juego).
• Bufanda /Pashmina.
• Foto profesional.
• Tarjetas de presentación.
• Traducción hoja de vida.
• Inscripción en página cerrada de Facebook Colombia en HUWIB desde donde tendrán acceso a promociones y ofertas
especiales de la Fundación.
• Inscripción a la Fundación, que incluye cuota de inscripción (por una sola vez) y cuota de sostenimiento por el año 2018.
• Coordinación del programa

16. PRECIO Y CALENDARIO DE PAGO:

Solicitar la información de precio y calendario de pago que le aplica según el momento de su inscripción.

17. FORMA DE PAGO

Los pagos se realizan en pesos colombianas equivalentes el monto del pago a la tasa de cambio del día del pago consignando en
la cuenta de la Fundación. La consignación deberá hacerse exclusivamente a nombre de la FUNDACION MUJERES POR
COLOMBIA en la cuenta de Ahorros cuyo número se les informara a solicitud y deberán enviar la copia del recibo de consignación
con los siguientes datos:

• Nombres y Apellidos Completos.


• Celular.
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• Fecha de Consignación.
• Indicar el pago correspondiente (ej. Inscripción, prueba inglés, 1er abono, etc.).
• El monto del pago en letra CLARA.

Si el pago se realiza por medio de una transferencia electrónica debe enviar un correo con el pantallazo de la transacción, el
correo debe contener los datos mencionados arriba. El recibo de pago junto con los datos pedidos deben ser escaneados y
enviados por correo electrónico a la cuenta del programa: huwib@fundacionmujeresporcolombia.org

LA FUNDACION MUJERES POR COLOMBIA NO SE HACE RESPONSABLE DE PAGOS QUE NO SEAN REPORTADOS EN LA FORMA
ESTABLECIDA ACÁ. SI LOS PAGOS NO SE REPORTAN A TIEMPO SUS MONTOS PUEDEN CAMBIAR DE ACUERDO A LOS PRECIOS Y
FECHAS ESTABLECIDAS EN LA TABLA DE PRECIOS. LOS PAGOS DEBEN REALIZARCE EN DIAS, FECHAS Y HORARIOS BANCARIOS
EFECTIVOS (NO HORARIO ADICIONAL O EXTENDIDO).

Los originales de las consignaciones deben ser guardados porque le serán exigidos para entregarle la orden de pasaje y demás
documentos del viaje.

Ver instrucciones más precisas en Instructivo de Pago que se envía a las preinscritas.

18. DURACION Y FECHAS DEL VIAJE.

El viaje se inicia el Martes 23 de octubre, y termina el miércoles 31 de octubre.

19. CAMBIOS DE ITINERARIO

Si la becaria quiere hacer un cambio adicional en la fecha de viaje, este cambio tendrá un costo de US$100 adicionales además
del valor adicional del tiquete si se genera. Este cambio solo podrá ser hecho antes de la fecha en la que se emita el pasaje, y
deberá ser solicitado a la mentora en un email cuyo asunto debe ser
Apellidos, nombres-SOLICITUD CAMBIO ITINERARIO
La fundación no se hace responsable de solicitudes de cambio de itinerario que se realicen después de la fecha en la que han sido
expedidos los tiquetes ni de que todos los cambios solicitados sean posibles.

20. OTRAS ACTIVIDADES

Además de asistir al foro, y a todas sus actividades complementarias, se coordinarán algunas de las siguientes actividades, todas
las cuales son de asistencia obligatoria.
• Tour de la Escuela de Negocios de Yale
• Sesión informativa con el departamento de admisiones del SOM de Yale
• Asistencia a una clase del MBA de Yale.
• Tour de la Universidad de Yale.
• Charla de admisiones en el MBA de MIT.
• Tour en el Massachusetts Institute of Technology (MIT).
• Tour en el Harvard Business School (HBS)
• Charla de admisiones en el HBS.
• Comida con los estudiantes y residentes Colombianos de Cambridge y Boston.
• Tour caminado por centro de Boston (libre-si lo permite el clima).
• Tour caminando por New York (libre-si lo permite el clima)

21. ALOJAMIENTO

El alojamiento es en hoteles de 3 a 5 estrellas. Se deberá compartir habitación con 2 o 3 personas y una vez asignada la
habitación está totalmente prohibido, por motivos de seguridad (riesgo de incendio, temblores o cualquier otro tipo de
emergencia) cambiarse de habitación y/o dormir en una habitación diferente a la asignada.

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22. AGENDA

El viaje tendrá una agenda minuto a minuto. Se espera que todas las participantes sean parte de estas actividades. La agenda
minuto a minuto le será enviada a las estudiantes en sus diferentes versiones una vez hayan hecho el primer pago.

23. MULTAS

Las becarias, mentoras, participantes y coordinadoras deben cumplir con los horarios establecidos en la agenda detallada. El no
cumplimiento de estos incurrirán con una multa de USD$3 por minuto de retraso. La multa máxima será de US$30. Los horarios
estarán establecidos en la agenda detallada (minuto a minuto) y serán revisadas por las mentoras con su grupo todos los días al
final del día. No se aceptará ninguna excusa para llegadas tarde. Todos los días se cobraran las multas y se rifara el total del
dinero recolectado entre todas las miembros del grupo que no tuvieron multas.

También se cobraran multas por no asistencia o llegada tarde a las reuniones/talleres y otras actividades obligatorias previas o
posteriores al viaje.

La negativa de una becaria de pagar las multas se considerara como una violación grave de este reglamento y puede generar
sanciones mayores.

24. COMPROMISOS DE LA FUNDACIÓN MUJERES POR COLOMBIA

La Fundación Mujeres por Colombia se compromete a:


1. Organizar el Programa.
2. Reclutar y entrenar a las mentoras.
3. Recibir y estudiar solicitudes de inscripción y responder oportunamente.
4. Dar una carta de presentación para presentar en la embajada el día de la cita de la visa y supervisar el proceso de visa.
5. Comprar pasajes.
6. Conseguir alojamiento y definir quiénes ocuparan cada una de las habitaciones que se compartirán.
7. Organizar actividades y transporte terrestre en Boston (aeropuerto-hotel, hotel-aeropuerto) y otras actividades.
8. Comprar seguros de viaje.
9. Devolver los dineros recibidos de acuerdo con reglas de juego de devoluciones.
10. Entregar los pasajes el día del viaje en el aeropuerto.
11. Acompañar la realización del programa.

25. POLÍTICA DE DEVOLUCIÓN

El monto correspondiente a la inscripción no será devuelto en ningún caso.

Los montos correspondientes al Abono 1 y al Abono 2 serán devueltos en efectivo o en especie (pasajes, tarjetas, chaleco, etc)
dependiendo de la fecha en la cual se haga la cancelación. Si los elementos ya han sido adquiridos se devolverá el elemento, si
no, se devolverá el efectivo.

26. CONDICIONES GENERALES

La Fundación no asumirá el riesgo de cambio de los pagos en dólares correspondientes al programa. La Fundación tratará de
lograr las mejores condiciones de costo para todos los elementos del programa. La Fundación no será responsable de ninguna
actividad, costo o requerimiento adicional. Para tal efecto se exigirá seguro de salud con cobertura adecuada y este será
obligatorio y además el cumplimiento de un instructivo o reglamento del viaje. En caso de fuerza mayor que impida la realización
del viaje la Fundación devolverá aquellos recursos no comprometidos y los pasajes para ser utilizados en fecha posterior.

27. ENTIDAD ORGANIZADORA

Fundación Mujeres por Colombia. Recordar que la Fundación no es una agencia de viajes ni un operador terrestre de turismo y
este programa es una actividad sin ánimo de lucro y con propósito educativo de la entidad.

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28. PERSONAS RESPONSABLES

- Por la Fundación:
Isabel Londoño Polo, Ed.D.
Directora Ejecutiva, Fundación Mujeres Por Colombia Isabel.londono@gmail.com
- Por la coordinación del programa
Paula Camila Pachon Mendieta
Coordinadora HUWIB 2018, Fundación Mujeres Por Colombia huwib@fundacionmujeresporcolombia.org

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