Fin Inv Pp002 Store Room

POLICIES & PROCEDURES
SECTION: FINANCE & ACCOUNTING

TITLE: Storeroom, Requisitions and Stock take
OBJECTIVE
To safe custody and preservation of the Sebagai tempat penyimpanan yang
materials stocked, to their receipts, issue
aman dan penampungan bahan dan
and accounting and to efficiently and barang, dari mulai penerimaan,
economically provide the right materialspengeluaran dan penghitungan
at the time when it is required and in the
akuntansi dan juga secara efisien dan
condition in which it is required. ekonomis menyediakan bahan-bahan
yang tepat pada saat diperlukan dan
dalam kondisi di mana diperlukan.
SCOPE
All Department. Semua Departmen.
ASSOCIATED DOCUMENT
COMPANY CONFIDENTIAL
1. FIN-INV-F002A – Stock Card 1. FIN-INV-F002A – Stock Card

2. FIN -INV-F002B – Store Purchase Flow 2. FIN -INV-F002B – Store Purchase Flow
Chart Chart
3. FIN -INV-F002C – Requisition / Issuance 3. FIN -INV-F002C – Requisition /
Form Issuance Form
4. FIN -INV-F002D – Loss, spoiled and 4. FIN -INV-F002D – Loss, spoiled and
Breakage Report Breakage Report
5. FIN -INV-F002E – Requisition Flowchart 5. FIN -INV-F002E – Requisition
6. FIN -INV-F002F – Store Inventory Flowchart
Report 6. FIN -INV-F002F – Store Inventory
7. FIN -INV-F002G – Stock take Flow Report
Chart 7. FIN -INV-F002G – Stock take Flow
Chart
POLICY
1. Responsibility of the Storekeeper: 1. Tanggung Jawab Storekeeper :
a. Identification of all material stored. a. MengIdentifikasi semua material
b. Receipt of incoming material yang disimpan.
Receipt of incoming material b. Penerimaan barang dan tanda
c. Storage and Preservation terima dari material yang masuk
d. Material Handling and Packing. c. Penyimpanan dan Pengamanan
e. Issue of material to users within d. Penanganan material dan Packing.
the operational. e. mengeluarkan bahan untuk
f. Maintenance of stock Records. pengguna dalam operasional.
g. Inventory Control. f. Pemeliharaan daftar material yang
h. Submission of Reports to Finance di simpan.

Manager. g. Inventory Control.
h. Penyampaian Laporan untuk
Manajer Keuangan.
2. Daftar Persediaan secara fisik di cek
2. Physical Inventories record on all the di semua area penyimpanan.
items are physically check in all the karyawan yang bertugas
storage areas. The employee who in bertanggung jawab untuk catatan ini.
charge responsible for this record. 3. Bin Card harus menyebutkan tingkat
3. A Bin Card with minimum stock level stok minimum, untuk meringankan
posted should somewhat alleviate the masalah kehabisan persediaan
problem of running out since the karena orang yang mengambil
person taking inventory prior to persediaan tersebut sebelum

ordering can check visually if the memesan dapat memeriksa secara
stock has fall below as per par stock visual jika jumlah persediaan jatuh di
requirement. bawah jumlah sesuai kebutuhan
nominal aman yang ditetapkan.
4. Bin Card sebagai metode Inventory

4. A Bin Card Indicated as an Inventory control di mana orang yang
Control Method in which the person mengambil Inventarisasi sebelum
taking Inventory prior to ordering can memesan dapat memeriksa secara
check visually of the stock has falls visual dari persediaan berada di
below the par required. bawah par yang diperlukan.
Bin card Contain: Bin Card terdiri dari :

a. Description of Commodity a. Nama atau deskripsi Komoditi
b. Quantity of Issued Goods b. Kuantitas Barang Dikeluarkan
c. Date c. Tanggal
d. Balance Remaining d. Sisa Saldo
e. Accounting of Received Goods e. Akuntansi Barang Diterima
f. Minimum Stock Level f. Tingkat Stock Minimum
5. Masing masing item harus selalu
5. Each item should always found in ditempatkan ditempat yang sama
same location and attention should be setiap saat, untuk memudahkan
given to ensure deliveries. pengiriman.
6. Issuing Control 6. Penanganan Pengeluaran stok:
a. Store Requisitions are made by the a. Penerbitan Store Requisition

requesting department. Store dibuat oleh departemen meminta.
Requisition is used for issuing of Store Requisition digunakan untuk
item to the requesting Department mengeluarkan barang ke
with dept. head approval. Department bersangkutan setelah
b. Stock keeper must establish di setujui oleh department head.
procedure to ensure that older b. Storekeeper harus menetapkan
quantities of any items are used prosedur untuk memastikan
before any deliveries (FIFO: first in bahwa persediaan yang lebih
fisrt out) lama dari setiap item adalah yang
digunakan sebelum pengiriman
(FIFO: Yang pertama masuk
dikeluar lebih dulu)

7. Security Issues
a. Goods should never store in a 7. Sehubungan dengan Keamanan:
manner that permits pilferage. a. Barang harus tidak ditempatkan
That is another reason for moving dengan cara yang memungkinkan
goods from the receiving area to terjadinya pencurian. Itulah alasan
storage quickly as possible. lain untuk memindahkan barang
b. Store room never be left dari receiving area untuk secepat
Unattended. mungkin ke tempat penyimpanan.
c. Employee should never be permit b. Store area tidak boleh dibiarkan
to remove items to their own will. tanpa pengawasan.
d. Store kept on their specified c. Karyawan tidak diperbolehkan
timing. untuk menghapus item dengan

e. If the Store is closed the key should kehendak mereka sendiri.
be kept by duty manager or in d. Storeroom mempunyai waktu
front office safe. tertentu.
e. Jika storeroom ditutup kunci harus
disimpan oleh duty manajer atau
di front office.
8. Minimum / Maximum Purchase Order
Sistem (Par Stock)
8. Minimum/Maximum Purchase Order a. Tingkat persediaan minimum:
System (Par Stock) tingkat aman kuantitas minimum,
a. Minimum inventory levels: Safety jumlah persediaan tidak boleh
level—minimum quantity below turun kuantitasnya.

which inventory items should not b. Tingkat persediaan maksimum:
fall kuantitas tertinggi di atas yang
b. Maximum inventory levels: Highest persediaan tidak boleh naik.
quantity above which inventory c. Lead-time kuantitas: antisipasi
items should not rise jumlah unit pembelian diambil
c. Lead-time quantity: Anticipated dari jumlah persediaan antara
number of purchase units taken waktu pesanan dilakukankan dan
from inventory between the time lama waktu pengiriman
an order is placed and the time it is d. Titik Order: Jumlah unit
delivered persediaan di saat pesanan
d. Order point: Number of purchase ditempatkan
units in stock when an order is 9. Komoditas Yang tahan lama:

placed Makanan ini tidak membusuk bila
ditangani dengan baik. Item ini harus
9. Non-perishable foods: disimpan di tempat yang sejuk dan
These foods do not spoil unless they kering. dapat disimpan selama satu
are handled carelessly. They should be tahun. Mereka harus dipilih dan
stored in a cool, dry place. They can dibersihkan sebelum disimpan.
be stored for one year. They should be makanan ini terdiri dari - gula, lemak,
picked and cleaned before storage. minyak sayur, beras, biji-bijian,
Non–perishable goods include sugar, maintenance stock, printed
hydrogenated fat, vegetable oil, ghee, Stationery, giveaways, room and
whole grains, whole nuts, sachet, apartment supplies and amenities dll.
maintenance stock, printed stationery 10. Komoditas yang semi tahan lama
item, giveaways, room and apartment Makanan ini tidak membusuk untuk
supplies and amenities. waktu yang lama jika disimpan
10.Semi perishable foods dengan benar. Mereka cenderung
These foods do not spoil for a fairy pembusukan karena kontaminasi
long time if stored properly. They are mikro-biologis dari makanan yang
less likely to decay due to micro- mudah basi lainnya. kerusakan kimia
biological contamination than other juga lebih lambat dalam makanan
perishable foods. Natural chemical tersebut. Jika mereka ditempatkan di
breakdown is also slower in such tempat yang dingin dengan ventilasi
foods. If they a restored in a cool place yang cukup mereka memiliki
with adequate ventilation they have a kehidupan agak panjang. Bahan ini
moderately long shelf life. Semi termasuk sereal olahan, kacang-

perishable foods include processed kacangan, dan produk seperti tepung.
cereals, pulses, and their products like 11. Mudah Rusak
flour, Bengal gram flour. Ini adalah yang terbesar dari tiga
kelompok dan mencakup sebagian
11.Perishable foods besar makanan yang kita konsumsi
This is the largest of the three group setiap hari, seperti susu dan produk
and include most of the food items we susu, telur, unggas, daging, ikan
consume every day, such as a milk sebagian besar buah dan sayuran
and milk product, eggs, poultry, meat, seperti pisang, nanas, pepaya,
fish most fruits and vegetables such sayuran berdaun hijau dan lain-lain
as bananas, pineapple, papaya, green 12. Barang serba-serbi:
leafy vegetables etc. Untuk barang-barang non-makanan

12.Sundries Goods: seperti barang-barang kertas,
For non-food items as paper goods, percetakan, perlengkapan pembersih
printing, cleaning supplies etc. dll
13. Items yang ada di General

13.Items in General Storeroom Storeroom
a. Stationery a. Peralatan kantor
b. Printing b. Printing
c. Main storeroom c. Barang umum di simpan terpusat
14.Housekeeping Storeroom 14.Housekeeping Storeroom
a. Guest supplies a. Persediaan untuk kamar tamu
b. Bathroom Amenities b. Persediaan untuk kamar mandi

c. Linen & Towel tamu
d. Chemical c. Bahan linen & handuk
15.Items in Kitchen Storeroom d. Chemical
a. Dry goods item 15.Items di Kitchen Storeroom
b. Imported & Japanese Goods a. Dry goods item
c. Fresh Meats b. Imported & Japanese Goods
d. Fresh Dairy c. Fresh Meats
e. Fresh Fish d. Fresh Dairy
f. Frozen Food e. Fresh Fish
16.Items in FB Restaurant Storeroom f. Frozen Food
a. Restaurant Supplies 16.Items di FB Restaurant Storeroom
17.Items in FB Bar Storeroom a. Restaurant Supplies

a. Red Wines 17.Items di FB Bar Storeroom
b. Sparkling Wine a. Red Wines
c. White Wine b. Sparkling Wine
d. Fortified Wine c. White Wine
e. Soft Drinks d. Fortified Wine
f. Beer e. Soft Drinks
g. Spirits f. Beer
18.Items in Karaoke Storeroom g. Spirits
19.Items in Bakery Storeroom 18.Items di Karaoke Storeroom
20.Items in Sakura Cikampek Storeroom 19.Items di Bakery Storeroom
21.Items in Sakura FC Storeroom 20.Items di Sakura Cikampek Storeroom
22.Temperature of Food: 21.Items di Sakura FC Storeroom

o Fresh Meats 34*F to 36*F 22.Temperature untuk Food:
o Fresh Dairy 34*F to 36*F o Fresh Meats 34*F to 36*F
o Fresh Fish 30*F to 34*F o Fresh Dairy 34*F to 36*F
o Frozen Food -10*F to 0*F o Fresh Fish 30*F to 34*F
23.Temperature of Beverages: o Frozen Food -10*F to 0*F
o Red Wines 13-16*C (55-60*F) 23.Temperature untuk Beverages:
o Sparkling Wine13*C (55*F) o Red Wines 13-16*C (55-60*F)
o White Wine10*C (50*F) o Sparkling Wine13*C (55*F)
o Fortified Wine 17-22*C o White Wine10*C (50*F)
o Soft Drinks 13*C (55*F) o Fortified Wine 17-22*C
o Beer 13*C (55*F) o Soft Drinks 13*C (55*F)

o Spirits 13-16*C (55-60*F) o Beer 13*C (55*F)
24.In area of cost food controller should o Spirits 13-16*C (55-60*F)
allocate a space on coordinating 24. Di area pengatur makanan harus
report from shrinkage and spoilage dipermudah koordinasi laporan dari
items. penyusutan dan pembusukan bahan
25.Many of the containers of beverages makanan.
as Crates, Kegs, Bottles, etc. are 25. Banyak tempat minuman sperti
charged by the supplier according to krat, Tong, Botol, dll dibebankan
delivery. An emphasis return book kepada hotel oleh pemasok dalam
should be maintain in which entries of pengiriman. Sebuah buku pencatatan
all container received by the supplier harus dari semua kontainer yang
should be made. diterima dan diambil oleh pemasok

26.This is necessary to record the issue of harus dibuat.
drinks to the kitchen or other goods of 26. Diperlukan untuk mencatat
staff at paid down by company policy pengeluaran makanan dan minuman
(compliment). untuk dapur atau barang lainnya
yang di dibayar oleh kebijakan
27.Provide Control of all daily deliveries perusahaan (komplimen).
to the Bar and daily issue of each 27. Melakukan pengecekan untuk
beverages from the Bar to various semua pengiriman setiap hari ke Bar
outlets and should cross check with dan pengeluaran harian dari Bar ke
the entire in the Bin Card and berbagai outlet dan harus cross check
perpetual inventory ledger held in dengan Bin Card dan buku
control. persediaan perpetual.

28.Before month end close, all items in 28. Sebelum penutupan akhir bulan,
stores (i.e. General store, FB stores, semua item di gudang (yaitu Gudang
Housekeeping, Engineering, Finance, utama, gudang FB, Housekeeping,
Sales and Marketing) must be counted Teknik, Keuangan, Penjualan dan
by each designated storekeeper. All Pemasaran) harus dihitung oleh
consumption report and losses, masing-masing penjaga gudang yang
spoiled and breakages are to be ditunjuk. Semua laporan konsumsi
submitted to Finance. dan kehilangan, busuk dan rusak
harus diserahkan ke Keuangan.
29. General Store opening hour: 29.Waktu buka Gudang utama:
Monday - Friday 6:00am – 4:00pm Senin - Jumat 8:00am – 3:30pm
PROCEDURES
1. Purchasing: 1. Pembelian:
a. Storekeeper and each department a. Penjaga gudang dan masing-
head to set a par quantity (Min and masing departemen head untuk
Max Stock) level for their mengatur tingkat kuantitas
inventories and operating nominal aman (Min and Max
equipment. Stock) untuk persediaan dan
b. All purchases for inventories and peralatan operasional.
operating equipment are governed b. Semua pembelian persediaan dan

by the Purchasing and Purchase peralatan operasional diatur oleh
Orders Policy and Procedures. Kebijakan Prosedur pembelian dan
c. Bin card for the inventory and Purchase Order.
operating equipment are to be c. Bin Card untuk persediaan dan
updated on receipt of additional peralatan operasional harus
inventory. Person updating the diperbarui pada penerimaan
record to initial on stock card persediaan tambahan. Orang yang
clearly to allow future reference. memperbarui catatan stok awal
d. When placing an order the pada kartu stok dengan jelas
following must be considered: untuk memungkinkan referensi di
o Par stock masa mendatang.
o Stock on hand d. Ketika mengeluarkan pesanan

o Pending orders atau purchase order, hal berikut
o Order period till next delivery harus dipertimbangkan:
date o Stock aman
o Average consumption o Stock di tangan
o Pending order
o Periode Pesanan sampai
tanggal pengiriman berikutnya
o Rata-rata konsumsi
2. Pengeluaran dan Store Requissition:
2. Issue and Requisition: a. Item harus disimpan sehingga
a. Items should be stored so that they mereka mengeluarkan First-In-
are issued on a First-In-First-Out First-Out yang Pertama masuk

basis. dikeluarkan lebih dulu.
b. A Store Requisition / Issuance Form b. Sebuah form Permintaan / Form
(FA-INV-F001C) must be completed pengeluaran (FA-INV-F001C) harus
and approved by Dept. Head diisi dan disetujui oleh
before any item is taken out of the Departemen Head sebelum item
Storeroom. apapun yang diambil dari
c. For items that were drawn from Storeroom.
store for replacement due to loss c. Untuk item yang ditarik dari
or breakage, a Loss and Breakage gudang untuk penggantian karena
Report (FA-INV-F001D) needs to be kehilangan atau kerusakan,
prepared by the Dept. Head and Laporan Loss, spoiled dan
forward to Finance before end of breakage (FA-INV-F001D) perlu

each month for recording. dipersiapkan oleh Departemen
d. The designated storekeeper should Head dan meneruskan ke Finance
only issue the items based on sebelum akhir bulan untuk
approved Request Form with an pencatatan.
attached Loss and Breakages d. Hanya Store keeper yang ditunjuk
Report. yang mengeluarkan item
e. Any items removed from the berdasarkan formulir permohonan
Storeroom must be recorded in the yang disetujui oleh dept. head
stock card. Person updating the dengan melampirkan Laporan
record to initial on stock card loss, spoiled dan Breakages.
clearly to allow future reference. e. Item yang dihapus dari Storeroom
harus dicatat dalam kartu stok.

Orang yang memperbarui catatan
pada kartu stok harus dengan
jelas untuk memungkinkan
3. Stocktake referensi di masa mendatang.
a. Stock take should be conducted 3. Penghitungan stok
every end of the month by a a. Penghitungan stok harus
designated storekeeper with Cost dilakukan setiap akhir bulan oleh
Control. penjaga gudang dengan Cost
b. For operating equipment, each Control.
month Finance to randomly select b. Untuk peralatan operasional,
inventory items for independent setiap bulan Keuangan untuk
check – to be documented. An secara acak memilih item

independent stock take to be done persediaan untuk pemeriksaan
annually. independen -untuk
c. A Store Inventory Report (FA-INV- didokumentasikan. Sebuah
F001F) has to be completed after penghitungan persediaan
each stock take. independen untuk dilakukan
d. Any differences should be verified setiap tahunnya.
by a recount. c. Laporan Penghitungan Persediaan
e. The Stock Inventory Report must (FA-INV-F001F) harus diselesaikan
be submitted to Finance. setelah setiap penghitungan
f. The Stock Cards must be updated dilakukan.
with the results of the physical d. Setiap perbedaan harus
count and the Finance staff will diverifikasi dengan penghitungan

sign against the quantities stated. ulang.
g. Any discrepancy in the quantities e. Laporan Penghitungan Persediaan
between the physical count and harus diserahkan ke bagian Cost
stock card should be investigated control.
and explained by the designated f. Kartu Stock harus diperbarui
storekeeper and Cost Control staff. dengan hasil perhitungan fisik dan
The designated storekeeper must Cost Control akan
prepare reconciliation between menandatangani jumlah yang
physical count and Stock Card dinyatakan.
quantities within 7 days. g. Setiap perbedaan dalam jumlah
h. A copy of the reconciliation and antara jumlah fisik dan kartu stok
results of the investigation should harus diselidiki dan dijelaskan oleh

be given to the Finance Manager penjaga gudang dan Cost Control
and Department Heads concerned. yang ditunjuk. Penjaga Gudang
i. Any slow-moving items noted yang ditunjuk harus
during the count should be brought mempersiapkan rekonsiliasi antara
to the attention of the Department jumlah dan Kartu Stock kuantitas
Heads in-charge with the view to fisik dalam waktu 7 hari.
clearing such stocks. h. Salinan rekonsiliasi dan hasil
investigasi harus diberikan kepada
Manajer Keuangan dan Kepala
Departemen yang bersangkutan.
i. Setiap item yang bergerak lambat
dicatat selama penghitungan dan

harus menjadi perharian
Departemen Heads dengan
maksud untuk membersihkan
persediaan tersebut.

Fin Inv Pp002 Store Room

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Fin Inv Pp002 Store Room

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

POLICIES & PROCEDURES

SECTION: FINANCE & ACCOUNTING

1. FIN-INV-F002A – Stock Card 1. FIN-INV-F002A – Stock Card

h. Submission of Reports to Finance di simpan.

person taking inventory prior to persediaan tersebut sebelum

4. Bin Card sebagai metode Inventory

Bin card Contain: Bin Card terdiri dari :

a. Store Requisitions are made by the a. Penerbitan Store Requisition

dikeluar lebih dulu)

timing. untuk menghapus item dengan

level—minimum quantity below turun kuantitasnya.

units in stock when an order is 9. Komoditas Yang tahan lama:

moderately long shelf life. Semi termasuk sereal olahan, kacang-

leafy vegetables etc. Untuk barang-barang non-makanan

13. Items yang ada di General

b. Bathroom Amenities b. Persediaan untuk kamar mandi

17.Items in FB Bar Storeroom a. Restaurant Supplies

22.Temperature of Food: 21.Items di Sakura FC Storeroom

o Beer 13*C (55*F) o Soft Drinks 13*C (55*F)

should be made. diterima dan diambil oleh pemasok

control. persediaan perpetual.

Monday - Friday 6:00am – 4:00pm Senin - Jumat 8:00am – 3:30pm

operating equipment are governed b. Semua pembelian persediaan dan

o Stock on hand d. Ketika mengeluarkan pesanan

are issued on a First-In-First-Out First-Out yang Pertama masuk

forward to Finance before end of breakage (FA-INV-F001D) perlu

harus dicatat dalam kartu stok.

check – to be documented. An secara acak memilih item

count and the Finance staff will diverifikasi dengan penghitungan

results of the investigation should harus diselidiki dan dijelaskan oleh

dicatat selama penghitungan dan

You might also like

o Beer 13C (55F) o Soft Drinks 13C (55F)