Uno de los programas más temidos por la mayoría de las personas que trabajan

con computadoras o que tienen un contacto con la tecnología, es Microsoft Excel.

Y es fácil de entenderlo, desde su presentación en una temida hoja de cálculo, las
aterradoras fórmulas y sobre todo, la idea que se ha construido de que Excel es
una de las aplicaciones más pavorosas y complicadas, han contribuido a que por
regla general, no se quiera tener ningún trato con la aplicación.

Sin embargo, ¿te gusta la idea de tenerle miedo a una aplicación? ¿Estás
consciente de todas las horas de trabajo que Microsoft Excel te puede ahorrar?
¿Sabes que el conocimiento de las fórmulas de Excel y sus funciones puede dar
como resultado un trabajo de mayor calidad?

Permítenos mostrarte que en el mundo de Excel no hay nada que temer y sí

mucho que agradecer. El propósito de este blog es, entrada por entrada, mostrarte
cómo hacer más fácil el trabajo y cómo con práctica y mucha paciencia, puedes
llegar a comprender, trabajar y dominar Excel.

Empezaremos por lo primero y más importante: ¿Qué es Excel?

Microsoft Excel forma parte de un paquete de herramientas denominado Office,

desarrollado por la compañía Microsoft, por lo que también suele ser llamado
“Office Excel” o “Microsoft Office Excel”. Excel es un programa que consiste en
una herramienta que te permite desarrollar tablas, además de hacer cálculos y
análisis de datos. Es decir, con Excel, puedes crear hojas de cálculo electrónicas.

Y en este punto, posiblemente te preguntarás: ¿Qué es una hoja de cálculo

electrónica?

Una hoja de cálculo electrónica es un programa informático que te da la

posibilidad de manipular datos numéricos y alfanuméricos (o sea palabras y
números en un solo dato). Está compuesta por espacios denominados celdas,
filas y columnas. A continuación, te presentaremos una breve explicación de cada
uno de esos conceptos.

Las celdas son los lugares en donde puedes introducir datos y realizar los cálculos
necesarios. A simple vista, las puedes identificar como la unión entre filas y
columnas. Cada una de estas celdas es única e irrepetible y todas reciben un
nombre específico y están presentadas alfabética y numéricamente en orden
ascendente. Por ejemplo B4 o E5 (la letra corresponde al nombre que tiene la
columna y el número corresponde a la fila).
Una columna se puede definir como el conjunto de celdas que se agrupan de
manera vertical descendente en el libro de trabajo (así se le conoce también a los
archivos de Excel). Y como mencionábamos anteriormente, cada una es
identificada por una letra, ubicada en la parte superior de la misma. Esta letra es
conocida como cabecera de columna, van desde la A, B, C, D hasta la AA, ZZ.
Para la versión de Microsoft Excel 2010, se cuenta con 16,384 columnas.
Las filas son definidas como un grupo de celdas agrupadas de manera horizontal y
que van de izquierda a derecha en el libro de trabajo. Como ya habíamos dicho,
cada una de las filas es identificada por un número. Este número es conocido
como cabecera de la fila y va desde el 1 hasta el 1, 048,576 en la versión de
Excel 2010.

Es importante mencionar que el número de columnas y filas es fijo y no hay nada

que podamos hacer para aumentar ese número. En artículos posteriores te
mostraremos algunos trucos para el manejo interactivo de filas y celdas. Te
sorprenderás de todo lo que se puede lograr con funciones que aparentemente
son muy básicas.

Y por último, pero no menos importante, tenemos los libros de trabajo. De manera
muy simplificada podemos considerar que un libro de trabajo es un conjunto de
hojas de cálculo. Se trata de un archivo en el que se organiza toda la información
relacionada con un solo tema. Cada una de las hojas de este libro se diferencia
por medio de la etiqueta de hoja, recibiendo el nombre automático de hoja 1, hoja
2 y hoja 3. Estas hojas se pueden rebautizar y también se pueden añadir o
suprimir de acuerdo a la necesidad.
Como podrás observar, una vez que conocemos un poco más la estructura física
de Microsoft Excel, resulta mucho menos atemorizante. Y posiblemente te sientes
muy interesado en saber más sobre el amplio mundo de Excel.

Cuando has escuchado a personas que tienen un conocimiento mucho más

avanzado sobre Excel, notas que ellos utilizan un gran número de términos que
para nosotros podrían resultar desconocidos. Ya hemos dado un rápido repaso
por algunos de los mencionados y en los siguientes artículos, iremos ampliando
cada vez más las definiciones y lo más importante, te enseñaremos algunos trucos
y te daremos los consejos que harán tu experiencia con Excel mucho más fácil.

Te recomendamos que leas más nociones básicas de como podemos movernos

más rápido por Excel.

Y ten siempre presente que Excel te puede ahorrar muchísimo tiempo en el

trabajo. Considéralo… ¿No te gustaría un poco de tiempo libre?
FÓRMULAS Y FUNCIONES
DE EXCEL
Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el
mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que
podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los
resultados que necesitamos de nuestra información.
Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo
cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de
una función para lograr su objetivo. A continuación encontrarás
una serie de artículos para saber más sobre este tema de
las fórmulas y funciones de Excel.
1. Fórmulas de Excel
2. Constantes y referencias de celda
3. Referencias absolutas y relativas
4. Precedencia de operadores aritméticos
5. Comparar valores en Excel
6. Ingresar fórmulas en Excel
7. Asignar nombres a celdas o rangos
8. Insertar funciones
9. Trucos para la autosuma en Excel
10. Funciones de tiempo en Excel
FUNCIONES DE TEXTO
1. La función EXTRAE (vídeo)
2. La función CONCATENAR (vídeo)
3. La función ENCONTRAR (vídeo)
4. La función CARACTER
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
1. La función DIAS.LAB (vídeo)
2. La función DIAS.LAB.INTL (vídeo)
3. La función DIA.SEM
FUNCIONES LÓGICAS
 1. La función SI (vídeo)
2. La función O
3. La función Y (vídeo)
FUNCIONES MATEMÁTICAS Y
TRIGONOMÉTRICAS
1. La función REDONDEAR
2. La función SUMAR.SI
3. La función RESIDUO
4. La función COMBINAT
5. La función ALEATORIO.ENTRE
FUNCIONES DE INFORMACIÓN
1. La función ESBLANCO
2. La función ES.NOD
3. La función ES.ERROR
4. La función ESERR
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y
REFERENCIA
1. La función BUSCARV (vídeo)
2. La función COINCIDIR
3. La función BUSCAR
Con el material cubierto en estos artículos podrás familiarizarte
rápidamente con las fórmulas y funciones de Excel, pero si
deseas ver algunos vídeos sobre este mismo tema, consulta la
siguiente página: Video tutorial de funciones en Excel 2010.
Excel tiene cerca de 400 funciones listas para ayudarte a trabajar
con tu información, así que toma tu tiempo y comienza a
familiarizarte con cada una de ellas. Una vez que comiences a
dominar varias funciones podrás crear fórmulas avanzadasque
te ayudarán a ser más eficiente en el uso de Excel.
OCULTAR UNA HOJA DE
EXCEL
Excel nos permite ocultar cualquier hoja de un libro y
generalmente lo hacemos para quitarla de la vista del usuario de
manera que no pueda visualizar su contenido. Hoy te mostraré un
par de métodos para ocultar una hoja de Excel incluyendo la
modificación de la propiedad Visible.
Antes de iniciar con el primer ejemplo quiero recordarte la manera
de seleccionar varias hojas de un libro. Esto es importante porque
Excel nos permite ocultar una o varias hojas al mismo tiempo.

Si queremos seleccionar más de una hoja, debemos mantener

pulsada la tecla CTRL mientras hacemos clic sobre el nombre de
cada hoja que deseamos seleccionar. La siguiente imagen
muestra la selección de la Hoja2, Hoja3 y Hoja4 del libro.

Observa que los nombres de las hojas seleccionadas se

muestran en un color diferente a las demás indicando que
tenemos una selección múltiple. También podrás saber que has
hecho una selección múltiple a través de la barra de título de
Excel ya que a un lado del nombre del libro se mostrará la
leyenda [Grupo].

Para quitar la selección múltiple de las hojas será suficiente con

hacer clic en cualquiera de las hojas que no estén seleccionadas.
Si todas las hojas están seleccionadas, entonces puedes hacer
clic derecho sobre cualquier hoja y elegir la opción Desagrupar
hojas.
OCULTAR UNA HOJA DE EXCEL
Una vez que has decidido la hoja o las hojas que quieres ocultar,
deberás hacer clic derecho sobre su nombre y elegir la
opción Ocultar.

Otra manera de ocultar la hoja, o la selección de hojas, es desde

la ficha Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar
hoja.
Una vez que hayas ejecutado el comando Ocultar, el nombre de
la hoja desaparecerá y permanecerá oculta.
MOSTRAR UNA HOJA OCULTA
Para mostrar una hoja que ha sido ocultada previamente,
necesitamos abrir el cuadro de diálogo Mostrar y para eso
tenemos dos alternativas. La primera es hacer clic derecho sobre
cualquier nombre de hoja y elegir la opción Mostrar.
La otra alternativa que tenemos es ir a la ficha Inicio > Celdas >
Formato > Ocultar y mostrar > Mostrar hoja.
Cualquiera de los métodos descritos anteriormente abrirá el
cuadro de diálogo Mostrar el cual tendrá una lista de las hojas
actualmente ocultas y nos permitirá elegir aquella que queremos
volver a mostrar.

Al hacer clic en el botón Aceptar la hoja se volverá a mostrar.

Desafortunadamente este cuadro de diálogo no nos permite hacer
una selección múltiple y por lo tanto tendremos que seleccionar
una por una las hojas que deseamos mostrar.

OCULTAR UNA HOJA CON LA PROPIEDAD

VISIBLE
Si queremos ocultar una hoja de una manera diferente a la
tradicional entonces debemos modificar su propiedad Visible.
Este método para ocultar una hoja no es tan conocido por los
usuarios de Excel y por lo tanto no será tan fácil que la puedan
mostrar de nuevo.
Debo mencionar que este método no nos permite ocultar varias
hojas al mismo tiempo, pero será muy sencillo aplicarlo para más
de una hoja. Comenzamos por hacer clic derecho sobre el
nombre de la hoja que vamos a ocultar y hacemos clic en la
opción Ver código.
Se abrirá la ventana del Editor de Visual Basic para Aplicaciones.
No te preocupes si nunca has visto esta ventana en Excel, lo
importante es que la parte superior del panel izquierdo muestre la
lista de hojas de nuestro libro.
Si por alguna razón no ves la lista de hojas, entonces deberás ir
al menú Ver > Explorador de proyectos. De igual manera deberás
ver la ventana de Propiedades, que en la imagen anterior se
muestra en la parte inferior del panel izquierdo. Si no ves la
ventana Propiedades, entonces deberás ir al menú Ver > Ventana
propiedades.
Para ocultar una hoja debes seguir dos pasos:

1. En la ventana Proyecto selecciona la hoja que vas a ocultar.

 2. En la ventana Propiedades cambia el valor de la
propiedad Visible a 2 – xlSheetVeryHidden como se muestra
en la siguiente imagen.

Deberás repetir esta acción para todas las hojas que deseas
ocultar. Una vez que hayas terminado, cierra la ventana del Editor
de Visual Basic para Aplicaciones para regresar a Excel y podrás
ver que las hojas han quedado ocultas y no se podrán mostrar
con los comandos tradicionales. Para volver a mostrar las hojas
deberás seguir los mismos pasos anteriores para editar la
propiedad Visible y colocar su valor como -1 – xlSheetVisible.
 CÓMO ORDENAR FILAS
ALFABÉTICAMENTE EN
EXCEL
Cuando hablamos de ordenación de datos en Excel,
generalmente nos referimos a ordenar los datos de manera
vertical, es decir por columnas. Pero en esta ocasión te mostraré
cómo ordenar los datos de manera horizontal considerando los
valores de una fila.

uchos usuarios de Excel utilizan la técnica de transponer datos

porque eso les permite aplicar un orden vertical y posteriormente
vuelven a transponer los datos para dejarlos en su formato
original.
Aunque dicha técnica funciona adecuadamente, existe otra
alternativa que te mostraré a continuación. Como ejemplo,
tomaremos la siguiente hoja de cálculo, donde se muestran los
montos de ventas de diferentes países.

Los países no tienen un orden específico, sino que fueron

capturados de manera aleatoria y ahora nos han pedido ordenar
los países de manera alfabética. Eso quiere decir que debemos
ordenar los datos a partir de los valores en la fila 1.

Antes de ordenar los datos, debemos seleccionar adecuadamente

los valores que serán incluidos en el ordenamiento.
Para nuestro ejemplo, seleccionaré el rango B1:K20 y en seguida
haré clic en el botón Ordenar y filtrar y seleccionaré la
opción Orden personalizado.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar que de manera

predeterminada muestra la lista de columnas por las cuales
podemos ordenar los datos.

Sin embargo, queremos ordenar por filas y por lo tanto debemos

hacer clic en el botón Opciones, el cual abrirá un nuevo cuadro de
diálogo y activaremos la opción Ordenar de izquierda a derecha.
Al pulsar el botón Aceptar, el cuadro de diálogo Ordenar mostrará
la lista de filas por las cuales podemos ordenar los datos.

Selecciono la Fila 1, que es la que contiene los nombres de los

países dentro del rango de datos, y también me aseguro que
el Criterio de ordenación sea de A a Z. Finalmente pulso el
botón Aceptar y los países se ordenarán alfabéticamente.
 De esta manera hemos ordenado los datos en base a los
valores contenidos en una fila.

TIPOS DE GRÁFICOS EN
EXCEL
Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para
mostrar la información adecuadamente es de suma importancia.
Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera
diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la
interpretación correcta a los datos.
TIPOS DE GRÁFICOS MÁS UTILIZADOS
Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis

especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las
categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores
en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico
con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en
los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de

los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es
comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea
hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que
en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie

(en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener
una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada
una de las partes respecto al total.
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la
comparación entre elementos en un período de tiempo específico.
Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia

de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a
un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está
relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la
magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de
línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles

para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este
tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar
de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos
anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie,

anillos, burbuja, pero los analizaremos en una publicación
posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de
gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el
mayor provecho de cada uno de ellos.
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