Platforme de knowledge management în IT

O platforma software reprezinta un mediu software care este folosit cu scopuri diferite,
pentru a scrie aplicatii si a le rula, pentru a facilita comunicarea, impartasirea de cunostinte, loc de
incarcare a documentelor etc.
Cred ca majoritatea ati auzit despre Knowledge sharing, iar daca nu, macar intuiti la ce
face referire acesta, asa ca va adresez aceasta intrebare, ce credeti ca reprezinta acesta?
Knowledge Sharing reprezintă un proces în care indivizii își schimbă reciproc cunoștințele
tacite și explicite pentru a crea noi cunoștințe. Această definiție face referire faptul că fiecare
schimb de cunoștințe este alcatuit din 2 componente si anume cererea de noi cunoștințe si
furnizarea acestora. De asemenea, schimbul de cunostinte este vazut ca pe o donare de cunoștințe,
prin comunicarea capitalului intelectual personal cu ceilalți si implicit, printr-o colectare a
acestora.1
Knowledge sharing se adreseaza mediului formal si informal. Caracteristice mediului
formal se numara resursele, serviciile, activitățile, întâlnirile, sesiunile de brainstorming care sunt
concepute de companie sau organizate în scopul schimbului de cunoștințe sau al învățării
reciproce. In ceea ce priveste mediul informal, acestea fac referire la interactiunile in afara
programului de lucru, deoarece cea mai mare parte a schimbului de cunoștințe are loc în mod
informal, chiar și în organizații în care schimbul cunoștințelor este bine definit.
Avantaje:2
 Susținerea învățării continue
 Promovarea colaborării și a inovației
 Identificarea și completarea lacunelor de cunoștințe
 Creșterea eficienței și a competenței
 Reducerea pierderilor de cunoștințe
 Deciziile luate sunt mai bune și mai rapide
 Reducerea costurilor in ceea ce priveste bugetul alocat

1
***, Knowledge Sharing, https://www.knowledge-management-tools.net/knowledge-sharing.php
2
***, 15 benefits of Knowledge Sharing, https://www.elium.com/blog/benefits-of-knowledge-sharing/
 Provocari3
 Motivarea oamenilor să împărtășească, să reutilizeze și să aplice în mod consecvent cuno
ștințele
 Extragerea informațiilor se poate dovedi obositoare
 Găsirea unor modalități de captare și înregistrare eficientă a cunoștințelor
 Implementarea unor metode pentru a face informațiile și resursele ușor de găsit
 Alinierea Knowledge Sharing cu obiectivele generale și strategia de afaceri
 Alegerea și implementarea soluției potrivite
 Integrarea managementului cunoștințelor în procesele și sistemele informatice existente

SharePoint
Organizațiile utilizează SharePoint pentru a crea site-uri web. Îl puteți utiliza ca pe un loc
sigur pentru a stoca, a organiza, a partaja și a accesa informații de pe aproape orice dispozitiv.
SharePoint” se poate referi la unul sau mai multe dintre produsele sau tehnologiile SharePoint,
cum ar fi: 4
 SharePoint Online
Un serviciu în cloud găzduit de Microsoft, pentru firme de toate dimensiunile. În loc să
instaleze și să implementeze SharePoint Server local, orice firmă se poate abona acum la un plan
Office 365 sau la serviciul SharePoint Online independent. Angajații dvs. pot crea site-uri pentru
a partaja documente și informații cu colegii, partenerii și clienții.
 SharePoint Server
Organizațiile pot implementa și gestiona SharePoint Server local. Acesta include toate
caracteristicile SharePoint Foundation. Și oferă caracteristici și capacități suplimentare, cum ar fi
gestionarea de conținut la nivel de întreprindere, business intelligence, căutare la nivel de
întreprindere, site-uri personale și flux de știri.
 SharePoint Foundation

3
***, Top10 Challenges of Knowledge Management, https://devada.com/top-10-challenges-of-
knowledge-management/
4
***, Ce este SharePoint, https://support.office.com/ro-ro/article/ce-este-sharepoint-97b915e6-651b-
43b2-827d-fb25777f446f
 În prezent nu mai este disponibilă separat pentru versiunea de SharePoint 2016, dar
SharePoint Foundation era tehnologia de bază pentru toate site-urile SharePoint. SharePoint
Foundation (denumită în trecut Windows SharePoint Services) este gratuită pentru implementarea
locală. Puteți utiliza SharePoint Foundation pentru a crea mai multe tipuri de site-uri unde puteți
să colaborați la pagini web, documente, liste, calendare și date.
 SharePoint Designer 2013
Un program gratuit lansat ultima oară în 2013. Utilizat pentru a crea soluții puternice cu
capacitate de flux de lucru. Și utilizat pentru editarea tipului de conținut extern pentru o soluție de
date externe bazată pe Serviciile de conectivitate cu aplicații de business.
Printre facilitatile oferite de SharePoint, se numără:5
 Încărcarea fișiere în biblioteca de documente, pentru a le putea accesa de oriunde
 Deschiderea unui document dintr-o bibliotecă de documente
 Lucrul la același document în același timp cu alte persoane
 Păstrarea versiunilor anterioare ale unui document în timp ce efectuați modificări la
acesta
 Crearea unui site de echipă și adăugarea unei liste sau o biblioteci
 Partajarea de informații cu întreaga organizație
 Partajarea de documente și site-uri
 Căutarea unui element6
Platforma SharePoint poate fi utlizată la un preţ cuprins între 5 şi 20$ pe lună.

Bloomfire

Bloomfire se prezintă ca cel mai bun software de knowledge management, această tehnologie
patentată de inteligență artificială este concepută pentru a ajuta organizațiile să furnizeze cel mai
relevant conținut utilizatorilor, la momentul potrivit. Functii de bază ale platformei Bloomfire:7
 Căutare

5
***, SharePoint Server, https://products.office.com/ro-ro/sharepoint/sharepoint-server
6
***, Introducere in SharePoint, https://support.office.com/ro-ro/article/introducere-%C3%AEn-
sharepoint-909ec2f0-05c8-4e92-8ad3-3f8b0b6cf261
7
***, Knowledge Sharing Platform Bloomfire, https://bloomfire.com/knowledge-sharing/product
 Bloomfire indexează fiecare cuvând din fiecare fişier cee ace inseamna că totul poate fi căutat.
Platforma indexează şi conţinutul video, astfel încât se pot găşi cu uşurinţă videoclipuri sau se pot
identifica anumite cuvinte din material. Folosind niveluri multiple de clasificare, se pot efectua
căutări în funcţie de autor, grup sau alte categorii stabilite. Informaţii suplimentare despre
subiectul căutat sunt uşor de găsit cu algoritmul lor propriu de inteligenţă artificială.
 Postare
Încărcarea conţinutului este facilitate de metodele de încărcare, fie direct din computer fie din
aplicaţiile integrate : Box, Dropbox, Microsoft OneDrive sau Google Drive. Se poate crea şi
conâinut original direct în comunitatea Bloomfire. Se pot programa postări, programare pentru
deyarhivare de fişiere sau seta memento-uri pentru a păstra informaţii actualizate.
 Colaborare
Comunicarea dintre membrii echipei cu privire la conţinut este puternică. Utiliazatorii pot
comenta la postări şi îşi pot personalize setările cu privire la notificări. Se poate folosi @ şi
persoana menţionată va primi o notificare în acest sens. Pentru proiectele de grup se poate crea un
post cu mai multi colegi, astfel încât sa poată fi edidat şi gestionat de întreaga echipă. De asemenea,
se pot crea grupuri de utilizatori şi se poate controla accesul la informaţii în mod diferenţiat.
 Centralizare
Se poate crea un hub al tuturor informaţiilor din companie. Sunt acceptate documente, fisiere
PDF, Excel, poze sau video-uri. -Se poate organiza conţinutul în funcţie de nevoile şi dorinţele
companiei. Nu există un spaţiu de stocare limitat şi nu se taxează cantitatea de conţinut
suplimentară. Aplicaţia dispune de o interfaţă prietenoasă şi intuitivă.
 Analiză
Comportamentul utilizatorilor este analizat, astfel încât se poate vedea cine contribuie şi cine
adaugă conţinut. Se pot crea rapoarte transparente – precum raportul de interogare pentru căutări
care ajută la o mai bună înţelegere a conţinutului folosit. Se poate curăţa baza de date, eliminându-
se informaţiile nefolositoare.
 Integrare
Aplicaţia Bloomfire poate fi integrată cu mai multe aplicaţii : Google Chrome, Slack, Tableau,
Domo, Box, DropBox, Microsoft OneDrive, Salesforce sau Zendesk.
 Versiune Mobilă
 Aplicaţia poate fi folosită de pe orice dispozitiv. Fie că este vorba de aplicaţie desktop sau
versiune pentru device-uri mobile, accesarea este simplă.
 Securitate
Securitatea platformei este susţinută de certificarea SOC2 şi platforma este pregătită pentr
HIPPA. Se poate configura conectarea unică astfel încât utilizatorii să poată navinga între sisteme
fără a trebui sa gestioneze mai multe parole. Este creat şi un sistem de backup şi recuparare al
datelor pe servere propria. Permisiunea bazată pe roluri ajută la un control al informaţiilor din
companie. Bloomfire este găzduit de serviciul Amazon Web Services, utilizând mai multe straturi
de Securitate pentru a preveni accesul neautorizat la resurse hardware şi infrastructură. 8

Platforma Bloomfire poate fi utilizată cu suma de 450$/lună pentru 25 utilizatori.

8
***, Bloomfire, https://www.capterra.com/p/131501/Bloomfire/