SISTEMA DE POLIZAS

Una de las operaciones más importantes que acompañan al tema de la contabilidad y factura
electrónica es el de las pólizas contables, del cual hablaremos a continuación.

Las pólizas contables son documentos físicos o digitales en los que se registran las operaciones de
la contabilidad que un negocio, empresa o profesionista realiza; estas pólizas deben registrarse a
más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la actividad comercial. Ya que las
pólizas se entregan en XML se recomienda contar con una solución integral para generar
facturas, descargar CFDI, crear archivos en XML y generar la contabilidad electrónica y los archivos
necesarios, de forma automática.
Dentro de las pólizas contables encontramos:
 Pólizas de diario: Sirven para registrar las operaciones que afectan la economía de la
empresa, pero que no representan flujo de efectivo, se elaboran en operaciones que no implican
una entrada de dinero al banco a través de una ficha de depósito, ni una salida por la cual se
deba elaborar un cheque; al realizar este tipo de pólizas debemos tener anexo el comprobante
que está dando origen a su elaboración.
 Póliza de ingresos: Contienen los registros contables de todo lo que implique una entrada de
dinero, ya sea en efectivo, transferencia o cheque y del cual se debe expedir una factura, por
ejemplo, ante el pago de un cliente.
 Póliza de egresos: Sirven para registrar las operaciones contables que impliquen
erogaciones o salidas de dinero para la empresa; sin embargo, si la erogación se realiza por
medio de cheque, la póliza contable generada será póliza de cheque.
La información de las pólizas generadas debe presentarse en archivos en formato XML, de acuerdo
con la fracción III de la regla I.2.8.1.6., establecida en la Quinta Resolución de Modificaciones a la
Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, los contribuyentes que estén obligados a llevar
contabilidad electrónica deben incluir la información de sus pólizas contables, que son los archivos
con mayor número de elementos nuevos a considerar, pues entre estos encontramos:
 Los catálogos de tipos de póliza, monedas y bancos.
 Información de pagos realizados.
 Información de los comprobantes fiscales digitales relacionados.
 Detalles de cada transacción.
 Cada partida contendrá cuenta contable, subcuenta y sus auxiliares.
 Los impuestos, con las distintas tasas, cuotas y actividad.
 Para las operaciones relacionadas con terceros, debe incluirse el RFC de éste.
La información generada de las pólizas contables se entrega al SAT, junto con la balanza de
comprobación, incluyendo detalles por transacción, cuenta, partida, auxiliares y subcuentas. La
fecha de entrega depende del tipo de régimen al que cada empresa pertenezca y se envían dentro
del mes siguiente a la fecha en que se realicen las operaciones respectivas.
La información se envía en archivos comprimidos con formato Zip a través del Buzón Tributario o en
la sección Trámites del portal oficial del SAT; el envío debe hacerse con la firma electrónica.
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contabilidad-electronica/

Si bien, ahora que la contabilidad electrónica ha llegado para quedarse, es necesario

conocer la información básica de una de las partes más fundamentales de esta, las
pólizas contables.

¿Qué son las pólizas contables?

Las pólizas contables son un documento físico o digital en el que se registran las
operaciones contables desarrolladas por una persona o una empresa. Se deben
registrar de preferencia a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización
de la operación; acto o actividad.

¿Cuáles son los tipos de pólizas contables que existen?

Los tipos de pólizas contables que existen se clasifican en: diario, ingresos y egresos.

 Póliza de diario

Una póliza de diario sirve para registrar las operaciones que afectan la economía de la
empresa; pero que no representan flujo de efectivo alguno.

Es decir, es la que se elabora cuando la operación que se está registrando no implica

una entrada de dinero al banco a través de una ficha de depósito ni una salida por la
cual se deba elaborar un cheque, es importante resaltar que este tipo de pólizas
siempre debe de tener anexo el comprobante que está dando origen a su elaboración.

 Póliza de ingresos
 Las pólizas de ingresos son las que contienen los registros contables de todo aquello
que implique entrada de dinero a la empresa ya sea en efectivo, transferencia o cheque
y del cual tienes que expedir una factura, por ejemplo, el pago que hace un cliente.

 Póliza de egresos

Las pólizas de egresos sirven para registrar las operaciones contables que impliquen
erogaciones (egresos, pagos) o salidas de dinero para la empresa.

Pero debemos tener en cuenta que si la erogación se realiza por medio de un cheque,
la póliza contable generada se conocerá como póliza de cheque.

Pólizas contables y la contabilidad electrónica

De acuerdo con la fracción III de la regla I.2.8.1.6., establecida en la Quinta Resolución

de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, los contribuyentes que
estén obligados a llevar contabilidad electrónica deberán hacerlo en sistemas
electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan
información de las pólizas generadas.

Para la contabilidad electrónica las pólizas contables son los archivos que presentan el
mayor número de elementos nuevos a considerar, los cuales te enlisto a continuación:

1. Incorporará los catálogos de tipos de póliza, monedas y bancos.

2. A su vez, La información de pagos (cheques y transferencias).
3. De igual forma; la información de los comprobantes fiscales digitales relacionados.

¿Qué debe contener cada póliza contable?

 Detalle por cada transacción.
 Cada partida contendrá cuenta contable, subcuenta y sus auxiliares.
 Debe ser posible distinguir los CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) que
soporten la operación.
 Los impuestos deben poder distinguirse con las distintas tasas y cuotas, cuando
deba pagar el impuesto indicar la actividad.
 Para las operaciones relacionadas con terceros debe incluirse el RFC de éste.
 Cuando el folio fiscal no pueda identificarse en las pólizas contables, el
contribuyente podrá, relacionar todos los folios fiscales a través de un reporte auxiliar.
 El RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza
contable.

¿Cuándo se deben entregar las pólizas contables en contabilidad

electrónica?

La información generada de las pólizas deberá entregarse mensualmente, incluyendo el

detalle por transacción, cuenta, partida, auxiliares y subcuenta. Las pólizas contables se
enviarán al mismo tiempo que la balanza de comprobación.

Las pólizas contables se entregarán conforme a las fechas establecidas para la balanza
de comprobación y podrán enviarse al SAT dentro del mes siguiente a la fecha en que se
realicen las operaciones respectivas.

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Ve el resumen de este artículo en esta presentación

El Sistema de Pólizas Contables
El sistema de pólizas contables es aquel en el que se registran las diversas
operaciones de la empresa en documentos contables conocidos como PÓLIZAS
CONTABLES, los cuales atienden a una única naturaleza debiendo registrarse en ellos,
operaciones de naturaleza idéntica. Así pues:

 Las pólizas de ingresos sirven para registrar operaciones que generen una entrada de
dinero en efectivo o a través de medios electrónicos; como ejemplo están los pagos
recibidos de clientes, deudores, etc. Suelen ser de color azul celeste:
 Póli
za de Ingresos

 Las pólizas de egresos registran las operaciones que generen una salida de dinero en
efectivo o a través de medios electrónicos; por ejemplo los pagos de luz, a los
proveedores, etc. Suelen ser de color amarillo paja o rosa:
 Póli
za de Egresos

 Las pólizas de diario registran las operaciones en las que no interviene el dinero en
ninguna forma, como ejemplo están las depreciaciones, ajustes, determinación de IVA,
etc. Son formatos de color verde:
 Póli
za de Diario

 Las pólizas de cheque ayudan a llevar un control de cheques expedidos y suelen ser
también de color verde:
 Póli
za de Cheque
El llenado de estos documentos es parecido al libro diario:

i. En la columna "Cuenta” se escribe el código de la cuenta mayor que se afectará.

ii. En la columna “Subcuenta” se escribe el código de la subcuenta que se afectará.

 iii. En la columna “Nombre” se escribe el nombre de la cuenta o subcuenta que se afectará.

iv. En la columna “arcial” se introducen las cantidades de las subcuentas.

v. En la columna “Debe” se introducen las cantidades que se cargan.

vi. En la columna “Haber” se introducen las cuentas que se abonan.

vii. En el campo “Concepto” se describe la operación que da cabida al registro contable.

viii. En el campo “Fecha” se introduce la fecha en que se celebra la operación.

ix. En el campo “Elaborado por” se introduce el nombre o la firma de quien elaboró la

póliza.

x. En el campo “Revisado por” se introduce el nombre o la firma de quien revisó la póliza.

 Lle
nado pólizas

Aquí falto el espacio para el número de póliza, el cual suele encontrarse en la esquina
inferior derecha.
La póliza de cheque, además de los datos expuestos, lleva los siguientes:

i. Fecha de expedición del cheque.

ii. Nombre del beneficiario del cheque.

iii. Importe que ampara el cheque.

 iv. Cantidad con letra del importe que ampara el cheque.

v. No. de cuenta del ordenante.

vi. No. de cheque emitido.

vii. Leyendas o especificaciones.

viii. En el campo “Firma cheque recibido” debe firmarse por quien recibe el cheque.

Lle
nado póliza cheque
Cabe mencionar que en cada póliza sólo se registra UN SOLO ASIENTO, debiendo
llenar una póliza diferente por cada asiento, aunque sean dos asientos de la misma
naturaleza consecutivos. Sin embargo, en la práctica suele realizarse un asiento con
distintas operaciones efectuadas, por ejemplo: